Syarat Penghadap dan Saksi di Akta Notaris: Identitas, Bahasa, dan Tanda Tangan

Apa itu penghadap dan saksi

Penghadap adalah orang yang datang menghadap notaris untuk membuat akta, baik atas nama sendiri maupun mewakili orang lain atau badan hukum. Saksi adalah orang yang menyaksikan pembacaan dan penandatanganan akta serta turut menandatanganinya. Dalam akta notaris biasanya ada dua saksi.

Penghadap dan saksi bukan formalitas. Kehadiran dan syaratnya menentukan keabsahan akta sebagai akta otentik. Ketentuan dasarnya ada dalam UU Jabatan Notaris (UU 30/2004 yang diubah dengan UU 2/2014), antara lain Pasal 38 (susunan akta), Pasal 39 (penghadap), Pasal 40 (saksi), dan pasal-pasal tentang pembacaan dan penandatanganan. Penjelasan resmi UU 2/2014 mengonfirmasi bahwa Pasal 38 ayat (3) huruf b memuat unsur kedudukan bertindak penghadap, dan bahwa notaris harus hadir secara fisik serta menandatangani akta di hadapan penghadap dan saksi.

Artikel ini berguna bagi pihak yang akan membuat akta, bagi ahli waris yang menelaah akta lama, dan bagi pihak yang menduga ada cacat prosedur.

Syarat penghadap

Secara garis besar, hal yang lazim dituntut dari penghadap:

• Cukup umur dan cakap. Penghadap harus dewasa menurut ketentuan akta (lazimnya paling sedikit 18 tahun atau sudah menikah) dan cakap bertindak. Orang yang berada di bawah pengampuan tidak cakap; lihat pengampuan karena gangguan jiwa atau boros.
• Dikenal oleh notaris atau diperkenalkan. Notaris harus mengenal penghadap atau diperkenalkan kepadanya oleh dua saksi pengenal yang cakap, atau oleh dua penghadap lain.
• Identitas jelas. Nama, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, tempat tinggal, dan nomor identitas dicantumkan pada akta. Bawa KTP asli. Warga negara asing membawa paspor dan izin tinggal.
• Kedudukan bertindak jelas. Bila mewakili orang lain atau perusahaan, penghadap membawa surat kuasa atau dokumen kewenangan, misalnya anggaran dasar dan akta pengangkatan direksi.
• Hadir sendiri atau melalui kuasa. Penghadap hadir secara fisik di hadapan notaris, kecuali diwakili oleh kuasa yang sah. Akta kuasa dibahas di surat kuasa notaris vs di bawah tangan.

Batas usia dan rincian lain sebaiknya dicek pada teks resmi UU Jabatan Notaris, mengingat angka dan istilah dapat berubah.

Syarat saksi

Saksi akta harus memenuhi syarat tertentu, yang secara garis besar meliputi:

• cukup umur dan cakap,
• mengerti bahasa yang dipakai dalam akta,
• dapat membubuhkan tanda tangan dan paraf,
• tidak ada hubungan darah atau perkawinan dengan notaris atau para pihak dalam derajat tertentu,
• bukan pihak yang berkepentingan atas isi akta.

Praktik: banyak kantor notaris menyediakan saksi dari karyawannya. Hal ini diperbolehkan selama memenuhi syarat. Namun saksi harus benar-benar hadir selama pembacaan dan penandatanganan. Saksi yang hanya menandatangani kemudian dapat memicu masalah.

Bahasa akta

Akta dibuat dalam bahasa Indonesia. Bila penghadap tidak mengerti bahasa Indonesia, notaris dapat menerjemahkan atau menjelaskan, atau memakai penerjemah resmi. Perjanjian tertentu yang melibatkan pihak Indonesia juga tunduk pada ketentuan kewajiban bahasa Indonesia dalam kontrak. Bahasan ini dapat dibaca di perjanjian wajib berbahasa Indonesia, Perpres 63 Tahun 2019 dan penerjemah tersumpah dan dokumen berbahasa asing. Cek apakah ketentuan itu masih berlaku sebelum mengutip nomor perpresnya.

Pembacaan dan tanda tangan

Prinsip umum: akta dibacakan oleh notaris di hadapan penghadap dan saksi, lalu ditandatangani oleh penghadap, saksi, dan notaris. UU 2/2014 memberi kelonggaran: akta tidak wajib dibacakan bila penghadap menghendaki akta tidak dibacakan karena telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isinya, dengan syarat yang ditentukan, antara lain setiap halaman diparaf dan hal itu dinyatakan pada akhir akta. Keterangan ini perlu dicek pada teks resmi. Pelanggaran tata cara dapat berakibat akta turun derajat; lihat akta notaris batal demi hukum atau dapat dibatalkan.

Bagi yang tidak dapat menandatangani, hukum mengatur alternatif. Notaris mencatat alasan penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan, misalnya karena buta huruf, luka, atau cacat. Dalam banyak praktik digunakan cap jempol disertai keterangan. Tunanetra atau yang tidak dapat membaca dapat dibacakan aktanya dan, bila perlu, didampingi orang yang dipercaya. Hak penyandang disabilitas untuk mendapat aksesibilitas pelayanan diatur dalam UU 8/2016; bacaan terkait ada di penyandang disabilitas mental cakap hukum dan pendamping.

Langkah praktis menyiapkan diri

1. Bawa identitas asli. KTP, kartu keluarga bila diminta, NPWP bila perlu, dan paspor bagi warga asing.
2. Siapkan dokumen kewenangan. Surat kuasa, anggaran dasar, akta pengangkatan, atau surat persetujuan pasangan.
3. Pastikan Anda mengerti bahasa akta. Minta terjemahan atau penjelasan bila perlu.
4. Minta draf lebih dulu. Baca dan catat pertanyaan.
5. Hadir tepat waktu bersama semua pihak. Penandatanganan terpisah di tempat berbeda dapat bermasalah.
6. Perhatikan pembacaan. Pastikan akta dibacakan atau dijelaskan, dan saksi hadir.
7. Tanda tangan konsisten. Gunakan tanda tangan yang sama dengan di dokumen resmi lain.
8. Bila tidak dapat menandatangani, sampaikan sebelumnya agar notaris menyiapkan cara yang sah dan mencatat alasannya.
9. Terima salinan dan periksa nama serta angka.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU 2/2014 mengubah sejumlah ketentuan pembuatan akta, terutama kewajiban notaris dan kelonggaran pembacaan akta. Di sisi lain, praktik teknologi memunculkan pertanyaan tentang kehadiran melalui video dan tanda tangan elektronik. Uraian dan batasannya ada di akta notaris secara elektronik dan cyber notary. Penjelasan resmi UU 2/2014 menekankan kehadiran fisik notaris dan penandatanganan di hadapan penghadap dan saksi, sehingga kehadiran video belum dapat menggantikan begitu saja.

Selain itu, UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menambah perhatian pada data identitas yang dikumpulkan notaris. Menurut pemberitaan September 2026, lembaga pengawas PDP belum dibentuk, sehingga jalur pengaduan PDP masih perlu dicek.

Kesalahan umum

Contoh: Bu Salmah, 70 tahun, tidak bisa membaca dan sudah lama tidak dapat menulis karena sakit tangan. Ia hendak membuat akta hibah kepada anaknya. Sebelum hari penandatanganan, anaknya memberi tahu notaris. Pada hari itu notaris membacakan akta perlahan, menjelaskan isinya dalam bahasa daerah yang dimengerti Bu Salmah, dan mencatat dalam akta bahwa Bu Salmah tidak dapat menandatangani dan membubuhkan cap jempol, dengan dua saksi hadir. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Penghadap badan hukum dan pasangan

Untuk badan hukum, penghadap adalah pengurus yang berwenang menurut anggaran dasar, misalnya direktur utama atau kombinasi direksi sesuai aturan. Notaris wajib memeriksa kewenangan itu. Jika anggaran dasar mengharuskan persetujuan komisaris atau RUPS untuk tindakan tertentu, persetujuan itu perlu dilampirkan. Lihat RUPS dan hak pemegang saham.

Dalam perkawinan, tindakan atas harta bersama biasanya memerlukan persetujuan pasangan. Karena itu notaris sering meminta pasangan hadir atau menandatangani persetujuan. Hal ini melindungi pasangan dan mencegah sengketa. Pengecualian berlaku bila ada perjanjian kawin pisah harta. Pelajari dasar harta dalam perkawinan melalui bahan lain di situs ini.

Penghadap warga negara asing dan penghadap yang tinggal di luar negeri

Warga negara asing dapat menjadi penghadap dengan membawa paspor dan dokumen izin tinggal yang sah. Bila tidak mengerti bahasa Indonesia, dibutuhkan penerjemah, dan bila ia berada di luar negeri serta tidak dapat hadir, ia dapat memberi kuasa. Kuasa yang dibuat di luar negeri biasanya perlu dilegalisasi atau di-apostille agar diterima di Indonesia; uraiannya ada di surat kuasa dari luar negeri dan legalisasi konsulat dan legalisasi dokumen dan apostille. Penerjemah dan saksi tidak boleh pihak yang berkepentingan agar akta tetap netral.

Bagi pasangan perkawinan campuran, persetujuan pasangan dan status harta mengikuti aturan khusus. Lihat perkawinan campuran WNI dan WNA untuk konteks. Notaris dapat meminta dokumen tambahan demi memastikan kewenangan bertindak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya boleh menjadi saksi akta sendiri? Pihak yang berkepentingan pada akta tidak lazim menjadi saksi. Saksi harus independen dari isi akta.

Bisakah akta ditandatangani lewat video? Penjelasan resmi UU 2/2014 menekankan kehadiran fisik. Praktik video belum dapat dianggap setara untuk akta otentik; periksa peraturan terbaru.

Bagaimana bila penghadap tidak bisa baca tulis? Notaris membacakan dan menjelaskan, mencatat bahwa penghadap tidak dapat membaca atau menulis, dan memakai cara pengganti tanda tangan sesuai aturan.

Apakah KTP elektronik tanpa fisik cukup? Kebijakan notaris dan layanan identitas digital berbeda. Bawa KTP fisik sebagai langkah aman.

Ringkasan

• Penghadap harus cukup umur, cakap, dikenal atau diperkenalkan notaris, dan jelas kedudukan bertindaknya.
• Akta lazim disaksikan dua saksi yang memenuhi syarat dan hadir selama pembacaan.
• Akta dibuat dalam bahasa Indonesia; penghadap yang tidak mengerti perlu dijelaskan atau diterjemahkan.
• Yang tidak dapat menandatangani dicatat alasannya dan memakai cara pengganti yang sah.
• Pelanggaran syarat dapat menurunkan akta menjadi akta di bawah tangan.
• Kehadiran fisik notaris dan penghadap ditegaskan dalam penjelasan UU 2/2014.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 8 Tahun 2016 tentang Penyandang Disabilitas
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Baca juga

• Akta Notaris Batal Demi Hukum atau Dapat Dibatalkan: Syarat Formil dan Akibatnya
• Akta Partij dan Akta Relaas: Perbedaan, Contoh, dan Dampak Pembuktian
• Akta Notaris Secara Elektronik dan Cyber Notary: Kemungkinan dan Batasnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.