Surat Kuasa dari Luar Negeri: Syarat Legalisasi Konsulat atau Apostille dan Pemakaiannya

Apa itu kuasa dari luar negeri dan siapa yang membutuhkannya

Surat kuasa dari luar negeri adalah kuasa yang ditandatangani di wilayah negara lain untuk dipakai di Indonesia. Pemberi kuasa bisa pekerja migran, mahasiswa, ekspatriat Indonesia, atau orang asing yang punya urusan di Indonesia. Penerima kuasa berada di Indonesia dan akan bertindak atas nama pemberi kuasa.

Kebutuhan yang sering muncul:

• menjual atau mengurus tanah dan rumah;
• mengurus warisan, termasuk pewarisan tanah dan rekening;
• mengurus rekening bank dan asuransi;
• mewakili pemilik dalam rapat pemegang saham atau urusan usaha;
• menunjuk advokat mengurus perkara di pengadilan.

Pokok masalahnya sama dengan semua dokumen asing: pejabat di Indonesia tidak dapat memastikan keaslian tanda tangan dan jabatan pejabat luar negeri yang mengesahkan kuasa. Itulah alasan pengesahan tambahan diminta. Penjelasan urutan pengesahan secara umum ada pada legalisasi dokumen Kemenkum dan Kemlu untuk urusan luar negeri.

Aturan dasar dalam bahasa sehari-hari

• Isi kuasa tetap tunduk pada hukum Indonesia bila dipakai di Indonesia. Kuasa menjual tanah, misalnya, mengikuti aturan pertanahan Indonesia. Kuasa mutlak untuk mengalihkan tanah berisiko ditolak. Baca surat kuasa mutlak: larangan dan akibatnya.
• Bentuk dan pengesahan di luar negeri mengikuti hukum negara tempat kuasa dibuat, ditambah syarat pengesahan agar diakui di Indonesia.
• Pengesahan dilakukan dengan Apostille bila negara tempat kuasa dibuat adalah anggota Konvensi Apostille, atau dengan legalisasi oleh perwakilan Indonesia (Kedutaan Besar atau Konsulat) bila bukan. Indonesia menjadi pihak Konvensi Apostille lewat Perpres 2 Tahun 2021 dan layanan Apostille Indonesia dibuka Juni 2022.
• Bahasa. Instansi di Indonesia umumnya meminta kuasa dalam bahasa Indonesia atau disertai terjemahan oleh penerjemah tersumpah. Lihat penerjemah tersumpah dan dokumen berbahasa asing.
• Meterai. Menurut Pasal 8 ayat (1) huruf e dan Pasal 9 ayat (5) UU 10/2020, dokumen perdata yang dibuat di luar negeri terutang bea meterai pada saat digunakan di Indonesia, dan yang terutang adalah pihak yang menerima manfaat atas dokumen itu. Surat kuasa termasuk "surat lainnya yang sejenis" menurut penjelasan Pasal 3, sehingga penerima manfaatnya perlu menyiapkan meterai ketika kuasa dipakai. Periksa bea meterai dan dokumen yang wajib bermeterai.

Tidak ada satu aturan tunggal yang mengatur "kuasa dari luar negeri" secara khusus. Ketentuannya tersebar: hukum perdata, aturan pertanahan, aturan pengesahan dokumen, dan kebijakan instansi tujuan. Karena itu, bertanyalah kepada instansi tujuan di Indonesia sebelum mencetak dan menandatangani.

Opsi tempat membuat kuasa di luar negeri

Untuk urusan penting seperti tanah, notaris di Indonesia biasanya meminta kuasa yang dibuat melalui pejabat berwenang dan disahkan. Kuasa yang dibuat di perwakilan Indonesia sering lebih mudah diterima karena format dan pejabatnya dikenal. Pastikan layanan tersebut tersedia sebelum bepergian ke perwakilan.

Langkah praktis

1. Hubungi instansi tujuan di Indonesia. Notaris, PPAT, bank, atau pengadilan dapat menyebut format kuasa dan pengesahan yang mereka terima. Minta syarat secara tertulis.
2. Susun draf kuasa khusus. Sebut urusan, objek, batas wewenang, jangka waktu, dan identitas kedua pihak. Penerima kuasa di Indonesia dapat membantu menyusun dengan notaris.
3. Pilih tempat penandatanganan. Datang ke perwakilan Indonesia atau notaris setempat, bawa paspor dan dokumen identitas.
4. Tanda tangan di hadapan pejabat. Jangan menandatangani sebelumnya bila pejabat meminta menandatangani di hadapannya.
5. Urus pengesahan. Bila negara tempat Anda tinggal anggota Konvensi Apostille, ajukan Apostille ke instansi penerbit di negara itu. Bila bukan, minta legalisasi perwakilan Indonesia.
6. Siapkan terjemahan. Kuasa berbahasa asing perlu diterjemahkan ke bahasa Indonesia, dan bila diminta, oleh penerjemah tersumpah.
7. Kirim dokumen asli. Kirim melalui jasa pengiriman tercatat. Fotokopi atau berkas pindai biasanya tidak cukup. Simpan salinan dan nomor resi.
8. Penerima kuasa menyerahkan kuasa dan terjemahan kepada instansi di Indonesia, bersama identitas.
9. Catat masa berlaku dan pantau agar kuasa tidak kedaluwarsa menurut kebijakan instansi.

Biaya pengesahan, penerjemahan, dan pengiriman berbeda menurut negara dan instansi. Angka pasti tidak disebut di sini. Lihat tarif resmi pada situs pengesah.

Bila kuasa itu untuk beracara di pengadilan

Kuasa dari luar negeri yang dipakai untuk menunjuk advokat dalam perkara perdata tunduk pada syarat surat kuasa khusus di Indonesia. Hukum acara yang berlaku mengikuti pengadilan tempat perkara diperiksa, sehingga kuasa itu tetap harus menyebut dengan jelas perkara, para pihak, dan tingkat pengadilannya, sebagaimana dibahas pada surat kuasa khusus dan kuasa insidentil.

Selain pengesahan Apostille atau legalisasi, sebuah kajian akademik mencatat bahwa rumusan kamar perdata Mahkamah Agung dalam SEMA Nomor 7 Tahun 2012 meminta surat kuasa khusus yang dibuat di luar negeri dimeteraikan kemudian (nazegelen) di Indonesia sebelum didaftarkan ke pengadilan. Aturan teknis meterai sudah berganti sejak UU 10/2020, dan kajian yang sama menilai praktik pengadilan tidak seragam. Karena itu, tanyakan kepada kepaniteraan pengadilan negeri tempat perkara akan didaftarkan: apakah kuasa harus dimeteraikan kemudian, di mana, dan dokumen apa yang harus dibawa. Pembahasan umum ada pada meterai pada dokumen pengadilan dan bukti surat.

Daftar periksa bagi penerima kuasa di Indonesia

Setelah dokumen tiba, penerima kuasa sebaiknya memeriksa beberapa hal sebelum menyerahkannya kepada instansi.

• Kelengkapan pengesahan. Pastikan ada sertifikat Apostille atau cap legalisasi yang menempel pada kuasa, serta terjemahan bila diperlukan.
• Kesesuaian identitas. Nama, nomor identitas, dan ejaan pada kuasa harus sama dengan dokumen yang akan dipakai, misalnya sertifikat atau buku tabungan.
• Batas wewenang. Penerima kuasa hanya boleh melakukan yang tertulis (Pasal 1797 KUH Perdata). Jika perlu tindakan tambahan, minta kuasa tambahan, jangan menafsirkan sendiri.
• Penunjukan pengganti. Pasal 1803 KUH Perdata membuat penerima kuasa bertanggung jawab atas orang yang ia tunjuk sebagai pengganti bila ia tidak diberi kuasa untuk itu. Jika kuasa tidak mengizinkan pengganti, jangan mengoper urusan kepada orang lain.
• Laporan. Pasal 1802 mewajibkan penerima kuasa memberi laporan. Karena pemberi kuasa jauh, laporan tertulis berkala lewat surel menjaga kepercayaan dan menjadi bukti.

Bila penerima kuasa atau pemberi kuasa bermasalah

Jarak membuat pengawasan lebih sulit. Beberapa langkah pengamanan layak dipertimbangkan oleh pemberi kuasa di luar negeri:

• Beri kuasa hanya untuk satu urusan dan satu objek. Kuasa untuk transaksi yang berbeda dibuat terpisah.
• Minta laporan berkala, misalnya setiap kali ada pembeli atau penawaran, dan simpan percakapan sebagai bukti.
• Tulis di kuasa bahwa dana hasil transaksi harus dikirim ke rekening atas nama pemberi kuasa.
• Cantumkan hak mencabut. Pencabutan dikirimkan kepada penerima kuasa dan, bila perlu, kepada instansi yang pernah menerima kuasa. Menurut KUH Perdata, pencabutan yang hanya diberitahukan kepada penerima kuasa tidak dapat dipakai terhadap pihak ketiga yang tidak tahu, sehingga pemberitahuan kepada instansi yang menerima kuasa itu sangat penting.
• Bila hubungan dengan penerima kuasa memburuk, segera cabut dan buat kuasa baru.

Dari sisi penerima kuasa di Indonesia, simpan salinan kuasa yang disahkan dan tunjukkan hanya kepada pihak yang perlu. Jangan memperbanyak kuasa asli. Jika instansi meminta dokumen asli untuk disimpan, minta tanda terima dan salinan yang dilegalisasi. Bila kuasa hilang, pemberi kuasa harus mengurus pengesahan dari awal, sehingga penyimpanan yang baik menghemat waktu dan biaya.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Perubahan terbesar adalah Apostille. Sebelum Indonesia bergabung dalam Konvensi Apostille, kuasa dari luar negeri hampir selalu harus dilegalisasi bertahap sampai ke perwakilan Indonesia. Sejak layanan Apostille dibuka pada Juni 2022, untuk negara anggota pengurusan menjadi lebih ringkas. Namun, untuk negara non-anggota, legalisasi bertahap tetap dipakai.

Perubahan lain menyangkut perubahan nomenklatur kementerian. Urusan hukum kini berada di Kementerian Hukum, sehingga formulir dan situs layanan memakai nama baru. Rujukan lama pada Kemenkumham sebaiknya dibaca sebagai rujukan pada kementerian bidang hukum yang sekarang.

Terakhir, KUHP baru (UU 1/2023) berlaku sejak 2 Januari 2026. Bila kuasa dipalsukan atau disalahgunakan, nomor pasal pidana mengikuti KUHP baru, misalnya penipuan Pasal 492 dan penggelapan Pasal 486. Ancaman pidana dibaca dari teks resmi.

Kesalahan umum

Contoh: Andi, tokoh fiktif, bekerja di sebuah negara anggota Konvensi Apostille dan ingin ayahnya di Indonesia menjual sebidang tanah keluarga. Notaris di Indonesia meminta kuasa menjual yang rinci, termasuk nomor sertifikat dan harga minimum. Andi menandatangani kuasa di hadapan notaris setempat, mengajukan Apostille, menerjemahkannya ke bahasa Indonesia, lalu mengirim dokumen asli melalui pengiriman tercatat. Ayahnya menyerahkan berkas kepada notaris dan PPAT di Indonesia. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kuasa dari luar negeri harus berbahasa Indonesia? Tidak selalu harus dibuat dalam bahasa Indonesia, tetapi instansi di Indonesia umumnya meminta terjemahan. Banyak yang memilih membuat dua bahasa sejak awal.

Apakah kuasa dapat ditandatangani elektronik? Bergantung pada instansi di Indonesia. Banyak notaris dan PPAT masih meminta dokumen asli yang ditandatangani basah. Tanyakan sebelum menyiapkan.

Apakah penerima kuasa harus dari keluarga? Tidak. Penerima kuasa bisa siapa saja yang cakap hukum dan dipercaya, termasuk advokat. Untuk beracara di pengadilan, kuasa khusus kepada advokat memiliki bentuk tersendiri. Baca surat kuasa advokat.

Bagaimana jika pemberi kuasa meninggal di luar negeri? Kuasa berakhir menurut hukum perdata Indonesia. Ahli waris perlu mengurus dokumen pewarisan yang sah dan mengikuti prosedur di Indonesia.

Ringkasan

• Kuasa dari luar negeri perlu dibuat sesuai kebutuhan instansi tujuan dan disahkan agar keaslian tanda tangan dapat dipercaya.
• Negara anggota Konvensi Apostille: cukup Apostille. Negara lain: legalisasi oleh perwakilan Indonesia.
• Siapkan terjemahan, kirim dokumen asli, dan tulis kuasa khusus yang rinci.
• Tanyakan syarat kepada notaris, PPAT, bank, atau pengadilan sebelum menandatangani.
• Waspada penyalahgunaan; jangan menandatangani kuasa kosong.

Dasar hukum

• Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek), bagian pemberian kuasa
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Legalisasi Dokumen dan Apostille: Cara Mengesahkan Dokumen untuk Luar Negeri
• Legalisasi Dokumen Kemenkum dan Kemlu untuk Urusan Luar Negeri: Urutan, Apostille, dan Penerjemah
• Surat Kuasa Khusus: Apa Isinya dan Kenapa Harus Jelas
• Penerjemah Tersumpah dan Dokumen Berbahasa Asing: Kapan Terjemahan Biasa Tidak Cukup

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.