Legalisasi Dokumen Kemenkum dan Kemlu untuk Urusan Luar Negeri: Urutan, Apostille, dan Penerjemah

Apa itu legalisasi dan siapa yang membutuhkannya

Legalisasi dalam konteks ini bukan legalisasi tanda tangan di notaris. Artinya adalah pengesahan bahwa tanda tangan pejabat, jabatan pejabat itu, dan cap pada suatu dokumen memang asli. Pengesahan dilakukan oleh instansi yang berwenang, bukan oleh pembuat dokumen. Tujuannya sederhana: pejabat di negara lain tidak mungkin mengenali tanda tangan seorang camat di Indonesia, sehingga mereka membutuhkan jaminan dari instansi pusat.

Dokumen yang paling sering diurus antara lain:

• akta kelahiran, akta nikah, dan akta cerai;
• ijazah, transkrip nilai, dan surat keterangan dari sekolah atau kampus;
• surat keterangan catatan kepolisian;
• akta notaris, termasuk surat kuasa dan anggaran dasar perusahaan;
• dokumen perusahaan untuk kerja sama atau investasi di luar negeri.

Pihak yang terkena antara lain orang yang akan kuliah, bekerja, menikah, atau menetap di luar negeri, pelaku usaha yang membuka cabang, dan keluarga yang mengurus warisan lintas negara. Arah sebaliknya juga ada. Warga negara asing, atau orang Indonesia yang lama di luar negeri, kadang membawa dokumen dari negara lain untuk dipakai di Indonesia, misalnya untuk mengurus perkara di pengadilan atau mencatatkan perkawinan.

Untuk gambaran lebih umum tentang pengesahan dokumen, baca juga legalisasi dokumen dan Apostille.

Dua jalur: Apostille atau legalisasi berjenjang

Ada dua jalur, dan negara tujuan yang menentukan.

Jalur pertama: Apostille. Apostille adalah sertifikat tunggal yang dilekatkan pada dokumen publik. Sertifikat ini berlaku antarnegara yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille 1961. Indonesia menjadi pihak lewat Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, dan layanan untuk masyarakat dibuka pada 4 Juni 2022. Dengan Apostille, dokumen tidak perlu lagi melewati beberapa instansi dan kedutaan. Satu sertifikat dari instansi berwenang di negara asal dokumen sudah cukup bagi negara anggota lain.

Jalur kedua: legalisasi berjenjang. Bila negara tujuan bukan anggota Konvensi Apostille, pengesahan dilakukan bertahap. Secara umum, dokumen disahkan lebih dulu oleh instansi di dalam negeri, kemudian oleh Kementerian Luar Negeri, dan terakhir oleh kedutaan atau konsulat negara tujuan yang berada di Indonesia. Tiap negara bisa memiliki ketentuan tambahan, sehingga persyaratan akhirnya perlu dicek ke kedutaan negara tujuan.

Daftar negara anggota Konvensi Apostille bertambah dari waktu ke waktu. Karena itu, jangan mengandalkan daftar dari artikel lama. Cek di situs resmi Konferensi Den Haag tentang Hukum Perdata Internasional (HCCH) dan situs layanan Kementerian Hukum.

Peran Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri

Kementerian Hukum (sebelumnya bernama Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia) bertindak sebagai pejabat berwenang untuk penerbitan Apostille. Layanan ini dikelola oleh unit yang menangani administrasi hukum umum. Pemohon dapat mengisi permohonan secara daring, tetapi dokumen asli perlu ditunjukkan dan sertifikat Apostille dilekatkan pada dokumen itu. Cara pengambilan dan layanan di daerah dapat berubah, jadi periksa pengumuman terbaru dari kantor wilayah setempat.

Kementerian Luar Negeri berperan pada jalur legalisasi berjenjang, terutama mengesahkan dokumen Indonesia yang akan dipakai di negara non-anggota. Perwakilan Indonesia di luar negeri, yaitu Kedutaan Besar atau Konsulat, melegalisasi dokumen asing yang akan dipakai di Indonesia bila negara asal dokumen belum memakai Apostille. Rincian dokumen yang dilayani, jam layanan, dan biaya diatur oleh masing-masing instansi. Biaya tidak disebut di sini karena dapat berubah. Lihat tarif resmi pada situs instansi.

Langkah praktis mengurus dokumen Indonesia untuk dipakai di luar negeri

1. Tanyakan persyaratan ke pihak penerima. Universitas, kedutaan, atau kantor imigrasi di negara tujuan biasanya menyatakan dokumen apa yang harus dilegalisasi dan apakah cukup dengan Apostille.
2. Siapkan dokumen asli. Akta kelahiran atau ijazah harus yang asli atau salinan resmi yang dikeluarkan instansi penerbit. Fotokopi biasa umumnya tidak diterima.
3. Pastikan tanda tangan pejabat terdaftar. Dokumen yang ditandatangani pejabat yang tanda tangannya belum tercatat pada instansi pengesah dapat ditolak. Kalau perlu, minta legalisasi tingkat dasar lebih dulu (misalnya oleh dinas penerbit atau notaris untuk akta notaris).
4. Cek status negara tujuan. Bila negara tujuan anggota Apostille, ajukan Apostille. Bila bukan, ikuti legalisasi berjenjang.
5. Ajukan permohonan. Isi permohonan melalui kanal resmi, bayar biaya sesuai tarif, lalu ambil dokumen yang sudah disahkan.
6. Siapkan terjemahan. Banyak negara meminta terjemahan ke bahasa setempat atau bahasa Inggris. Urutan antara terjemahan dan pengesahan dibahas di bagian berikut.
7. Simpan salinan. Pindai seluruh halaman, termasuk halaman sertifikat Apostille atau stempel, untuk arsip pribadi.

Urutan terjemahan: sebelum atau sesudah disahkan

Pertanyaan yang paling sering muncul adalah mana yang didahulukan, terjemahan atau pengesahan. Tidak ada jawaban tunggal, karena bergantung pada siapa yang meminta.

Untuk dokumen Indonesia yang dipakai di luar negeri, praktik yang umum adalah mengesahkan dokumen asli lebih dulu, lalu menerjemahkan dokumen beserta sertifikat pengesahannya. Dengan cara ini penerima dapat melihat bahwa terjemahan mencakup seluruh isi, termasuk cap Apostille. Namun ada penerima yang meminta kebalikannya, yaitu terjemahan tersumpah yang kemudian diapostille. Cek persyaratan tertulis dari penerima.

Untuk dokumen asing yang dipakai di Indonesia, pengadilan dan instansi umumnya meminta terjemahan oleh penerjemah tersumpah. Penerjemah tersumpah diangkat oleh menteri yang menangani urusan hukum, dan syarat serta tata caranya diatur dengan peraturan menteri bidang hukum (aturan terbaru yang dilaporkan adalah Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025, yang perlu dicek pada teks resminya). Penjelasan lengkap ada pada penerjemah tersumpah dan dokumen berbahasa asing.

Dokumen asing yang akan dipakai di Indonesia

Arah sebaliknya sering terlupakan. Misalnya, seseorang menikah di luar negeri lalu ingin mencatatkan perkawinannya di Indonesia, atau ahli waris tinggal di luar negeri dan perlu membawa surat dari sana ke pengadilan atau kantor pertanahan. Instansi di Indonesia umumnya meminta tiga hal: dokumen asli dari negara asal, bukti pengesahan (Apostille bila negara asal adalah anggota, atau legalisasi oleh perwakilan Indonesia di negara itu bila bukan), dan terjemahan oleh penerjemah tersumpah.

Ada beberapa catatan praktis:

• Pengesahan dilakukan di negara tempat dokumen terbit, bukan di Indonesia. Dokumen yang sudah tiba di Indonesia tanpa pengesahan sering harus dikirim kembali.
• Dokumen berbahasa asing yang diajukan sebagai bukti di pengadilan biasanya harus disertai terjemahan resmi agar hakim dan pihak lawan dapat memahaminya.
• Dokumen perdata yang dibuat di luar negeri dapat dikenai bea meterai pada saat digunakan di Indonesia (Pasal 8 ayat (1) huruf e UU 10/2020). Pembahasannya ada pada bea meterai dan dokumen yang wajib bermeterai.
• Tanda tangan elektronik dari luar negeri tidak selalu diakui oleh semua instansi. Tanyakan lebih dulu apakah salinan cetak sudah cukup.

Bila tujuan akhirnya adalah memberi kuasa kepada orang di Indonesia dari luar negeri, urutan pengesahan dan bentuk surat kuasa punya aturan sendiri. Kekeliruan format dapat membuat kuasa ditolak oleh bank atau kantor pertanahan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Perubahan terbesar dalam beberapa tahun terakhir adalah masuknya Indonesia ke Konvensi Apostille. Sebelum itu, dokumen untuk luar negeri hampir selalu melewati rantai pengesahan yang panjang. Sejak layanan Apostille dibuka pada Juni 2022, pengurusan untuk negara anggota menjadi lebih singkat. Dampaknya terasa pada mahasiswa dan pekerja yang tujuannya negara anggota. Dampak ini tidak berlaku untuk negara non-anggota, yang tetap meminta legalisasi berjenjang.

Perubahan kedua adalah nama dan susunan kementerian. Urusan hukum kini berada di Kementerian Hukum, sehingga peraturan dan situs layanan memakai nama baru. Dokumen yang terbit atas nama lembaga lama tetap bernilai selama keasliannya dapat dibuktikan. Namun rujukan di formulir lama bisa tidak sesuai dengan nama instansi sekarang, sehingga baca petunjuk terbaru.

Perubahan ketiga menyangkut format dokumen elektronik. Sebagian instansi kini menerbitkan dokumen dengan tanda tangan elektronik atau kode pindai (QR). Apakah dokumen demikian dapat diapostille secara langsung bergantung pada kebijakan instansi pengesah dan penerima. Tanyakan lebih dulu sebelum mencetak ulang atau meminta salinan basah.

Kesalahan umum

Contoh: Rina, seorang mahasiswa fiktif, diterima kuliah magister di sebuah negara anggota Konvensi Apostille. Kampus meminta ijazah dan transkrip nilai yang sudah disahkan. Rina membawa dokumen asli dari kampus asalnya, memastikan tanda tangan rektor sudah dilegalisasi oleh kampus, lalu mengajukan Apostille secara daring. Setelah sertifikat dilekatkan, ia menerjemahkan seluruh dokumen ke bahasa Inggris melalui penerjemah tersumpah, dan memindai semua halamannya. Temannya yang akan kuliah di negara non-anggota harus menambah tahap kedutaan. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah Apostille menggantikan seluruh legalisasi? Hanya untuk negara yang sama-sama anggota Konvensi Apostille dan untuk dokumen publik yang dicakup konvensi. Untuk negara lain, legalisasi berjenjang tetap dipakai.

Apakah dokumen yang diapostille bisa dipakai selamanya? Apostille hanya menyatakan keaslian tanda tangan dan cap, bukan masa berlaku isi dokumen. Penerima dapat menetapkan batas usia dokumen, misalnya untuk surat keterangan catatan kepolisian. Tanyakan kepada penerima.

Bagaimana dengan dokumen perusahaan yang dibuat notaris? Akta notaris dapat diajukan pengesahan, biasanya setelah notaris menandatangani dan dokumen memenuhi syarat. Persyaratan teknisnya mengikuti instansi pengesah. Baca pula legalisasi tanda tangan dan waarmerking notaris.

Bagaimana dengan surat kuasa yang dibuat di luar negeri? Prinsipnya sama dengan arah sebaliknya: pengesahan di negara asal lalu pengurusan di Indonesia. Uraian lengkap ada pada surat kuasa dari luar negeri dan syarat legalisasi konsulat.

Ringkasan

• Legalisasi atau Apostille membuktikan keaslian tanda tangan dan cap pejabat pada dokumen, bukan kebenaran isi.
• Negara anggota Konvensi Apostille cukup meminta satu sertifikat; negara non-anggota meminta legalisasi berjenjang.
• Kementerian Hukum menerbitkan Apostille; Kementerian Luar Negeri dan perwakilan asing berperan pada jalur berjenjang.
• Terjemahan tersumpah sering diminta; tanyakan urutannya kepada penerima dokumen.
• Hindari calo, jangan melepas sertifikat, dan simpan salinan pindai.
• Periksa selalu daftar negara dan aturan terbaru pada situs resmi sebelum mengurus.

Dasar hukum

• Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
• Peraturan menteri bidang hukum tentang pengangkatan penerjemah tersumpah (periksa nomor dan teks resmi yang berlaku)

Baca juga

• Legalisasi Dokumen dan Apostille: Cara Mengesahkan Dokumen untuk Luar Negeri
• Penerjemah Tersumpah dan Dokumen Berbahasa Asing: Kapan Terjemahan Biasa Tidak Cukup
• Surat Kuasa dari Luar Negeri: Syarat Legalisasi Konsulat atau Apostille dan Pemakaiannya
• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.