Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan

Dalam urusan jual beli, pendirian usaha, hibah, atau pinjaman, orang sering ditawari membuat akta di hadapan notaris. Tidak semua dokumen perlu ke notaris, tetapi beberapa memang wajib. Artikel ini menjelaskan apa itu akta otentik, beda dengan akta di bawah tangan, dan kekuatan pembuktiannya.

Apa itu akta

Akta adalah tulisan yang dibuat untuk dijadikan bukti suatu peristiwa atau perbuatan hukum. Menurut hukum perdata, akta terbagi dua:

• Akta otentik: dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang, dengan bentuk yang ditentukan undang-undang.
• Akta di bawah tangan: dibuat sendiri oleh para pihak tanpa pejabat umum.

Pasal 1868 KUH Perdata merumuskan akta otentik sebagai akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang, oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta dibuat. Notaris adalah pejabat umum yang berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan atau dikehendaki oleh yang berkepentingan, sebagaimana diatur dalam UU Jabatan Notaris (UU No. 30 Tahun 2004 sebagaimana diubah dengan UU No. 2 Tahun 2014).

Kekuatan pembuktian akta otentik

Akta otentik dipandang memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna. Pasal 1870 KUH Perdata menyebut bahwa akta otentik memberikan kepada para pihak, ahli waris, dan orang yang mendapat hak dari mereka suatu bukti yang sempurna tentang apa yang termuat di dalamnya. Dalam hukum acara perdata, hal ini juga ditegaskan dalam ketentuan HIR dan RBg tentang akta otentik.

Untuk memahaminya, para ahli membedakan tiga aspek kekuatan:

Kekuatan "sempurna" tidak berarti mutlak. Akta masih dapat dibatalkan atau dibantah apabila dapat dibuktikan ada cacat, misalnya pemalsuan, paksaan, penipuan, atau pelanggaran syarat sahnya perjanjian. Pembuktiannya dibebankan kepada pihak yang membantah.

Akta di bawah tangan

Akta di bawah tangan adalah tulisan yang ditandatangani para pihak tanpa pejabat umum, misalnya surat perjanjian utang, perjanjian sewa, atau kuitansi. Ketentuannya ada dalam Pasal 1874 dan seterusnya KUH Perdata.

Ciri pentingnya:

• Sah sebagai perjanjian selama memenuhi syarat sahnya perjanjian.
• Kekuatan pembuktiannya bergantung pada pengakuan. Bila pihak yang menandatangani mengakui tanda tangannya, akta itu mempunyai kekuatan pembuktian seperti akta otentik bagi yang menandatangani (Pasal 1875).
• Bila tanda tangan disangkal, pihak yang mengajukan akta wajib membuktikan keaslian tanda tangan itu.
• Rentan dipersoalkan tanggalnya, identitas penandatangan, dan keasliannya.

Akta di bawah tangan bukan berarti tidak berguna. Banyak perjanjian sehari-hari berjalan baik dengan akta ini. Namun untuk transaksi bernilai besar atau berisiko, akta otentik memberi perlindungan lebih.

Perbandingan ringkas

Kapan akta notaris diwajibkan

Beberapa perbuatan hukum diwajibkan atau dilazimkan dalam bentuk akta notaris, antara lain:

• Pendirian perseroan terbatas (UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas). Ada pengecualian untuk perseroan perorangan bagi usaha mikro dan kecil, yang pendiriannya tidak memerlukan akta notaris menurut aturan yang berlaku.
• Pendirian yayasan dan beberapa bentuk badan lain.
• Perjanjian pemberian jaminan fidusia (UU No. 42 Tahun 1999).
• Perjanjian perkawinan (perjanjian soal harta suami istri), dibuat dengan akta notaris dan dicatatkan. Sejak Putusan MK No. 69/PUU-XIII/2015, perjanjian ini dapat dibuat sebelum, pada saat, atau selama perkawinan.
• Surat wasiat tertentu.
• Perubahan anggaran dasar perseroan.

Jual beli dan peralihan hak atas tanah tidak dibuat di hadapan notaris biasa, melainkan di hadapan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). Satu orang dapat merangkap notaris dan PPAT, tetapi kewenangannya berbeda.

Cara pembuatan akta notaris

1. Para pihak menghadap notaris dan menerangkan maksud perbuatan hukum.
2. Notaris cek identitas dan kewenangan: KTP, kartu keluarga, NPWP, kuasa atau persetujuan pasangan bila diperlukan, serta dokumen pendukung seperti sertifikat atau akta pendirian.
3. Penyusunan draf. Notaris menyusun draf akta sesuai kehendak para pihak dan ketentuan hukum. Mintalah draf lebih dulu dan baca dengan teliti.
4. Pembacaan akta. Notaris membacakan akta di hadapan para pihak dan saksi (kecuali ketentuan membolehkan pengecualian, dengan syarat-syarat tertentu).
5. Penandatanganan. Pihak, saksi, notaris tanda tangan.
6. Penyimpanan dan penerbitan salinan. Akta asli (minuta) disimpan notaris sebagai bagian dari protokol notaris. Para pihak menerima salinan.

Pembacaan dan penandatanganan di hadapan notaris adalah inti dari keotentikan. Akta yang tidak memenuhi persyaratan tertentu dapat kehilangan kekuatan otentiknya dan hanya berkekuatan sebagai akta di bawah tangan.

Contoh: Dua orang sepakat membentuk usaha bersama berbentuk perseroan terbatas. Mereka menghubungi notaris, membawa KTP dan NPWP, serta menentukan nama, modal, dan pengurus. Notaris memberikan draf akta pendirian. Setelah dibaca dan disetujui, mereka menandatangani akta di hadapan notaris. Akta itu kemudian diajukan untuk pengesahan badan hukum. Akta otentik memberi kepastian siapa pendiri dan apa isi anggaran dasar.

Legalisasi dan waarmerking

Notaris juga dapat membantu mengesahkan dokumen yang dibuat di bawah tangan.

• Legalisasi: notaris mengesahkan tanda tangan dan tanggal pada surat di bawah tangan yang ditandatangani di hadapannya. Hal ini memberi kepastian bahwa para pihak menandatangani pada tanggal tersebut.
• Waarmerking (istilah Belanda untuk pendaftaran surat): notaris mendaftarkan surat di bawah tangan dalam buku khusus. Ini memberi kepastian tanggal surat itu ada, tetapi tidak memastikan siapa yang menandatangani atau isi surat.

Keduanya meningkatkan nilai bukti, tetapi tidak mengubah surat di bawah tangan menjadi akta otentik.

Akta notaris dapat dibatalkan?

Ya, tetapi tidak oleh notaris sendiri. Pembatalan harus melalui putusan pengadilan. Alasan yang dapat diajukan antara lain:

• Cacat kehendak: paksaan, penipuan, atau kekhilafan.
• Para pihak tidak cakap atau tidak berwenang.
• Objek perjanjian tidak jelas atau melanggar hukum.
• Pelanggaran syarat formal pembuatan akta yang menyebabkan akta hanya berkekuatan di bawah tangan.
• Pemalsuan tanda tangan atau dokumen yang dijadikan dasar.

Notaris juga dapat dimintai pertanggungjawaban etik, administratif, perdata, atau pidana bila terbukti melanggar kewajibannya. Pemeriksaan notaris dalam proses peradilan melibatkan lembaga pengawas dan majelis kehormatan notaris sesuai ketentuan. Bila Anda merasa dirugikan, kumpulkan salinan akta, dokumen dasar, dan bukti lain, lalu konsultasikan dengan advokat.

Tips memilih dan bekerja dengan notaris

• Pastikan notaris terdaftar dan berwenang di wilayah tempat kedudukannya.
• Tanyakan honorarium dan rinciannya sejak awal.
• Baca draf akta sebelum penandatanganan. Mintalah penjelasan atas istilah yang tidak dipahami.
• Jangan menandatangani akta kosong atau blanko.
• Pastikan data identitas, nama, dan angka dalam akta benar.
• Minta salinan akta dan simpan di tempat aman.

Akta partij dan akta relaas

Akta notaris dibedakan menjadi dua jenis. Akta partij memuat keterangan para pihak yang menghadap, misalnya akta perjanjian atau akta pendirian. Akta relaas memuat uraian notaris tentang apa yang ia lihat dan saksikan sendiri, misalnya berita acara rapat umum pemegang saham. Perbedaan ini penting karena sifat tanggung jawab dan pembuktiannya tidak sama. Pada akta partij, isi pernyataan adalah tanggung jawab para pihak; pada akta relaas, notaris bertanggung jawab atas kebenaran hal yang dilihat dan didengarnya.

Akta pengakuan utang dan grosse akta

Salah satu manfaat akta notaris adalah kemungkinan eksekusi lebih cepat. Akta pengakuan utang yang dibuat dengan syarat tertentu dapat diterbitkan sebagai grosse akta yang memuat irah-irah "Demi Keadilan Berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa" dan memiliki kekuatan eksekutorial. Artinya, bila debitur tidak membayar, kreditur dapat meminta pengadilan melaksanakan eksekusi tanpa gugatan panjang. Namun syarat dan prosedurnya ketat dan tetap melalui pengadilan. Karena itu, jangan menandatangani akta pengakuan utang tanpa memahami angka, bunga, jangka waktu, dan jaminannya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menandatangani tanpa membaca draf.
• Menganggap akta notaris pasti menjamin isi pernyataan yang tidak benar.
• Memberikan dokumen palsu atau keterangan tidak jujur kepada notaris.
• Menyepakati hal di luar akta secara lisan.
• Menganggap legalisasi sama dengan akta otentik.
• Tidak menyimpan salinan akta dan dokumen pendukung.

Ringkasan

Akta otentik dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum seperti notaris dalam bentuk yang ditentukan undang-undang, dan menurut KUH Perdata memiliki kekuatan pembuktian sempurna. Akta di bawah tangan tetap sah sebagai perjanjian, tetapi kekuatannya bergantung pada pengakuan tanda tangan. Beberapa perbuatan hukum wajib dibuat dengan akta notaris. Legalisasi dan waarmerking menambah nilai bukti tetapi tidak menjadikan akta otentik. Akta dapat dibatalkan melalui pengadilan. Untuk transaksi bernilai besar, konsultasikan draf dengan advokat.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Pasal 1868, 1870, 1874, dan 1875 (akta otentik dan akta di bawah tangan).
• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan UU No. 2 Tahun 2014.
• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
• UU No. 42 Tahun 1999 tentang Jaminan Fidusia.
• HIR dan RBg, ketentuan alat bukti surat.

Baca juga

• Alat Bukti dalam Perkara Perdata: Surat, Saksi, dan Lainnya
• Syarat Sah Perjanjian Menurut KUH Perdata
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai
• Langkah Mendirikan PT: Akta Notaris, Pengesahan, NIB, dan NPWP

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.