Legalisasi dan Waarmerking oleh Notaris: Bedanya dan Kapan Diperlukan

Surat di bawah tangan dan akta notaris

Perjanjian dapat dibuat dalam dua bentuk besar. Pertama, akta otentik, yaitu akta yang dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum seperti notaris menurut bentuk yang ditentukan undang-undang. Kedua, akta di bawah tangan, yaitu surat yang dibuat sendiri oleh para pihak tanpa pejabat umum.

Surat di bawah tangan tetap sah sebagai perjanjian selama memenuhi syarat sah perjanjian (lihat syarat sah perjanjian). Tetapi kekuatannya sebagai alat bukti lebih lemah. Menurut Pasal 1875 KUH Perdata, surat di bawah tangan yang diakui oleh orang yang dihadapkan kepadanya, atau yang dianggap diakui, mempunyai kekuatan pembuktian yang sama dengan akta otentik. Jika tanda tangan disangkal, pembuktian menjadi sulit.

Di sinilah peran legalisasi dan waarmerking: memberi nilai tambah pada surat di bawah tangan tanpa membuatnya menjadi akta otentik. Perbedaan akta otentik dan di bawah tangan dibahas di akta notaris dan kekuatan pembuktian.

Apa itu legalisasi

Legalisasi adalah pengesahan tanda tangan dan penetapan kepastian tanggal surat di bawah tangan oleh notaris. Dasarnya adalah kewenangan notaris dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN). Cirinya:

• Para pihak menandatangani di hadapan notaris.
• Notaris memastikan siapa yang menandatangani (memeriksa identitas) dan mencatat tanggalnya.
• Notaris mencatat surat itu di buku khusus legalisasi.
• Notaris dapat menjelaskan isi surat kepada para pihak, tetapi isi tetap menjadi tanggung jawab para pihak.

Dengan legalisasi, sulit bagi seorang pihak untuk menyangkal bahwa ia pernah menandatangani surat itu pada tanggal tersebut.

Apa itu waarmerking

Waarmerking (dari bahasa Belanda yang berarti pengesahan atau pembubuhan tanda) adalah pembukuan surat di bawah tangan dalam buku khusus oleh notaris. Dasarnya Pasal 15 ayat (2) huruf b UUJN. Cirinya:

• Surat sudah ditandatangani sebelumnya, lalu dibawa ke notaris untuk didaftarkan.
• Notaris hanya mencatat bahwa surat itu telah didaftarkan pada tanggal tertentu.
• Notaris tidak menyaksikan penandatanganan dan tidak menjamin siapa yang menandatangani.
• Dicatat dalam buku pendaftaran surat di bawah tangan.

Hukumonline menjelaskan bahwa pada waarmerking, hak dan kewajiban para pihak muncul saat penandatanganan, bukan saat pendaftaran, sehingga tanggal surat dan tanggal waarmerking bisa berbeda.

Perbedaan legalisasi dan waarmerking

Keduanya tidak mengubah surat menjadi akta otentik. Keduanya juga tidak menjamin isi surat sah, adil, atau tidak melanggar hukum.

Kapan perlu dipilih

Legalisasi cocok bila:

• Para pihak ingin kepastian bahwa mereka benar menandatangani, misalnya surat kuasa atau perjanjian kerja sama bernilai sedang.
• Ada risiko salah satu pihak menyangkal tanda tangan di kemudian hari.
• Surat perlu diserahkan ke instansi yang meminta pengesahan tanda tangan.

Waarmerking cocok bila:

• Surat sudah ditandatangani dan para pihak hanya ingin dokumen tercatat pada tanggal tertentu.
• Salah satu pihak tidak dapat hadir kembali, sehingga legalisasi tidak mungkin dilakukan.
• Dokumen dipakai sebagai catatan, bukan sebagai bukti utama.

Bila nilai transaksi besar atau risikonya tinggi, pertimbangkan membuat akta notaris, bukan sekadar surat bawah tangan. Contohnya jual beli tanah yang wajib dengan akta PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah). Lihat peran PPAT dan akta jual beli.

Langkah mengurus legalisasi

1. Siapkan surat final. Cetak dan baca ulang, pastikan tidak ada bagian kosong yang bisa diisi belakangan.
2. Siapkan identitas asli semua penanda tangan (KTP) dan, bila bertindak mewakili badan hukum, dokumen yang menunjukkan kewenangannya.
3. Datang ke kantor notaris bersama semua pihak yang menandatangani.
4. Jangan menandatangani sebelumnya. Tanda tangan harus dibubuhkan di hadapan notaris.
5. Notaris memeriksa identitas, menanyakan tujuan surat, dan bila perlu menjelaskan isinya.
6. Notaris membubuhkan keterangan legalisasi, nomor urut, tanggal, dan cap.
7. Terima salinan yang sudah dilegalisasi. Simpan baik-baik.

Contoh: Pak Arif dan Pak Bayu menyepakati kerja sama sewa gudang selama dua tahun dengan surat yang mereka ketik sendiri. Karena nilainya cukup besar dan Pak Bayu tinggal di kota lain, keduanya membuat janji bertemu di kantor notaris. Mereka menandatangani surat di hadapan notaris yang memeriksa KTP keduanya, mencatat tanggal, dan memasukkannya ke buku legalisasi. Bila nanti terjadi sengketa, tanda tangan keduanya tidak mudah disangkal.

Langkah mengurus waarmerking

1. Pastikan surat sudah ditandatangani oleh semua pihak.
2. Bawa surat asli dan identitas pihak yang mendaftarkan.
3. Sampaikan maksud meminta pendaftaran (waarmerking).
4. Notaris mencatat surat di buku pendaftaran dan membubuhkan nomor serta tanggal.
5. Simpan hasilnya bersama salinan lain.

Tanyakan kepada notaris dokumen tambahan yang dibutuhkan. Biaya mengikuti ketentuan dan kebijakan notaris; minta rincian sebelum memulai, dan jangan menerima biaya tanpa kuitansi.

Batas kemampuan legalisasi dan waarmerking

Beberapa hal yang tidak dijamin:

• Kebenaran isi. Notaris tidak menjamin isi sesuai fakta atau adil bagi semua pihak.
• Kewenangan para pihak. Pemeriksaan identitas tidak selalu membuktikan seseorang berwenang atas barang yang diperjanjikan.
• Keabsahan perjanjian. Perjanjian yang melanggar hukum tetap tidak sah.
• Perbuatan hukum yang wajib akta tertentu. Misalnya pendirian perseroan terbatas atau jual beli tanah.

Bedakan dengan legalisasi dokumen lain

Kata "legalisasi" digunakan untuk beberapa hal. Jangan tertukar:

• Legalisasi notaris: pengesahan tanda tangan dan tanggal surat bawah tangan, sebagaimana dijelaskan di atas.
• Legalisasi fotokopi: pengesahan bahwa fotokopi sesuai aslinya, dilakukan oleh pihak yang berwenang menurut instansi, misalnya sekolah atau notaris untuk dokumen tertentu.
• Legalisasi dokumen untuk luar negeri: urusan dokumen yang akan dipakai di luar negeri, termasuk apostille. Baca legalisasi dokumen dan apostille.

Pastikan Anda meminta jenis yang tepat sesuai kebutuhan instansi tujuan. Tanyakan persyaratan tertulis dari instansi yang meminta.

Contoh surat yang lazim dilegalisasi atau didaftarkan

Beberapa dokumen yang sering dibawa ke notaris untuk dilegalisasi atau didaftarkan:

• surat kuasa untuk mengurus dokumen atau mengambil barang;
• perjanjian sewa menyewa sederhana;
• perjanjian kerja sama usaha berskala kecil;
• surat pernyataan yang diminta instansi atau bank;
• perjanjian utang piutang antar-pribadi;
• kesepakatan damai antar-warga.

Untuk setiap dokumen, tanyakan dua hal kepada notaris: apakah dokumen ini cukup sebagai surat bawah tangan, dan apakah ada ketentuan yang mewajibkan bentuk akta tertentu. Notaris juga dapat menyarankan perbaikan redaksi supaya tidak menimbulkan multitafsir.

Biaya dan waktu

Biaya legalisasi atau waarmerking tidak disebut di sini karena dapat berbeda dan mengikuti ketentuan serta kebijakan masing-masing kantor notaris. Mintalah rincian tertulis sebelum menandatangani, dan simpan kuitansi. Waktu pengerjaan biasanya singkat untuk surat sederhana, tetapi tergantung antrean dan kelengkapan dokumen. Jangan menunda hingga mendekati tenggat kebutuhan Anda.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menandatangani surat sebelum datang ke notaris, padahal ingin legalisasi.
• Mengira waarmerking sama kuatnya dengan akta notaris.
• Membawa surat dengan isi yang belum final.
• Mewakilkan penandatanganan tanpa kuasa yang sah.
• Tidak membaca isi surat karena merasa sudah "diurus notaris".
• Tidak menyimpan salinan hasil legalisasi atau bukti pendaftaran.
• Meminta notaris mundur-mundurkan tanggal. Itu perbuatan terlarang dan berbahaya.

Bagaimana bila surat bawah tangan dibantah di pengadilan

Misalkan terjadi sengketa dan salah satu pihak menyangkal surat. Pada surat yang dilegalisasi, penyangkal harus menghadapi fakta bahwa ia menandatangani di hadapan notaris pada tanggal tertentu, dan catatan notaris dapat dijadikan petunjuk. Pada surat yang hanya didaftarkan, penyangkal masih dapat berargumen bahwa tanda tangan itu bukan miliknya, sehingga pembuktian menjadi lebih panjang dan bisa memerlukan pemeriksaan ahli tulisan tangan. Baik legalisasi maupun waarmerking tidak menutup hak hakim menilai seluruh bukti. Karena itu, simpan juga bukti pendukung seperti bukti pembayaran, korespondensi, dan saksi.

Menyimpan dan menggunakan hasilnya

Setelah surat dilegalisasi, simpan asli di tempat aman dan berikan salinan kepada pihak lain sesuai kesepakatan. Catat nomor legalisasi dan tanggalnya karena nomor itu memudahkan penelusuran di buku notaris di kemudian hari. Bila surat hilang, notaris dapat membantu menjelaskan apakah arsip catatannya masih ada, meskipun ketentuan penyimpanan dan pemberian salinan mengikuti aturan jabatan notaris.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah surat yang dilegalisasi sama dengan akta notaris? Tidak. Surat tetap akta di bawah tangan. Legalisasi hanya menguatkan bukti tanda tangan dan tanggal.

Apakah waarmerking menjamin tanda tangan asli? Tidak. Pada waarmerking notaris hanya mendaftarkan surat; ia tidak menyaksikan penandatanganan.

Apakah bisa melegalisasi surat tanpa semua pihak hadir? Legalisasi mengharuskan penanda tangan hadir di hadapan notaris. Bila ada pihak yang tidak dapat hadir, tanyakan opsi lain, termasuk kuasa yang sah atau akta notaris.

Ringkasan

Legalisasi dan waarmerking adalah dua kewenangan notaris untuk surat di bawah tangan. Legalisasi mengesahkan tanda tangan dan tanggal karena penandatanganan dilakukan di hadapan notaris. Waarmerking hanya membukukan surat yang sudah ditandatangani. Keduanya tidak mengubah surat menjadi akta otentik dan tidak menjamin kebenaran isi. Pilih sesuai risiko, jangan tanda tangan di muka bila ingin legalisasi, dan gunakan akta notaris atau PPAT untuk perbuatan yang mewajibkannya.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Pasal 1875 (kekuatan surat di bawah tangan yang diakui) sebagaimana diuraikan Hukumonline.
• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan UU No. 2 Tahun 2014, Pasal 15 ayat (2) huruf a dan b (legalisasi dan waarmerking).

Baca juga

• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan
• Legalisasi Dokumen dan Apostille: Cara Mengesahkan Dokumen untuk Luar Negeri
• Pengaduan terhadap Notaris dan PPAT: Jalur, Bukti, dan Sanksi
• Surat Kuasa Khusus dan Kuasa Insidentil: Syarat Sah dan Kesalahan Umum
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.