Legalisasi Dokumen dan Apostille: Cara Mengesahkan Dokumen untuk Luar Negeri

Dokumen Indonesia yang dipakai untuk sekolah, bekerja, menikah, atau urusan hukum di luar negeri biasanya harus disahkan lebih dulu agar diakui. Sejak Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille, sebagian besar prosesnya lebih ringkas. Artikel ini menjelaskan perbedaan apostille dan legalisasi, serta langkah praktis mengurusnya.

Mengapa dokumen perlu disahkan

Negara tujuan perlu memastikan bahwa dokumen dari negara lain benar-benar dikeluarkan pejabat berwenang, dan bahwa tanda tangan serta stempelnya asli. Tanpa pengesahan, dokumen seperti ijazah, akta kelahiran, atau akta nikah dapat ditolak oleh universitas, kantor imigrasi, atau pengadilan di luar negeri.

Di sisi lain, dokumen asing yang akan dipakai di Indonesia, seperti ijazah luar negeri untuk melamar kerja atau surat keterangan lahir untuk pencatatan, juga lazim diminta disahkan.

Proses pengesahan ini ada dua jenis utama: apostille dan legalisasi. Memilih yang tepat bergantung pada apakah negara tujuan merupakan anggota Konvensi Apostille.

Apa itu apostille

Apostille adalah sertifikat berbentuk stempel atau lembar yang dilekatkan pada dokumen publik untuk membuktikan keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat penandatangan, dan cap atau stempel pada dokumen. Dasarnya adalah Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi bagi Dokumen Publik Asing (Konvensi Apostille) tahun 1961. Indonesia mengesahkan konvensi ini melalui Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021, dan penerapannya dimulai pada pertengahan 2022.

Poin penting:

• Apostille hanya menyatakan keaslian tanda tangan dan stempel, bukan membenarkan isi dokumen.
• Apostille hanya berlaku antarnegara anggota konvensi.
• Satu apostille menggantikan rangkaian legalisasi berlapis yang dulu harus ditempuh.
• Otoritas penerbit apostille di Indonesia adalah kementerian yang membidangi urusan hukum (Kementerian Hukum), melalui layanan administrasi hukum umum.

Apa itu legalisasi

Legalisasi adalah pengesahan berjenjang untuk dokumen yang akan dipakai di negara yang bukan anggota Konvensi Apostille. Prosesnya biasanya lebih panjang: dokumen disahkan oleh instansi di negara asal, kemudian oleh kementerian luar negeri, lalu oleh perwakilan diplomatik negara tujuan di negara asal. Prosedur persisnya berbeda-beda tergantung negara tujuan, sehingga periksa persyaratan kedutaan negara tersebut.

Ringkasnya:

Dokumen yang umum diurus

• Dokumen kependudukan dan sipil: akta kelahiran, akta perkawinan, akta cerai, akta kematian, kartu keluarga.
• Dokumen pendidikan: ijazah, transkrip nilai, surat keterangan lulus.
• Dokumen hukum: putusan pengadilan, akta notaris, surat kuasa, surat pernyataan yang dilegalisasi notaris.
• Dokumen kepolisian: SKCK.
• Dokumen usaha: akta pendirian, surat izin, dan dokumen perusahaan tertentu.

Tidak semua dokumen dapat diapostille. Konvensi mengecualikan dokumen yang dibuat pejabat diplomatik atau konsuler, serta dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan transaksi komersial atau kepabeanan. Dokumen dari lembaga swasta, seperti surat keterangan kerja, biasanya harus dibuat dalam bentuk yang disahkan notaris atau pejabat lebih dulu sebelum diapostille.

Langkah mengurus dokumen Indonesia untuk dipakai di luar negeri

1. Pastikan negara tujuan dan kebutuhannya. Tanyakan kepada instansi tujuan (kampus, kedutaan, pengadilan) apakah mereka meminta apostille atau legalisasi, dan dokumen mana yang diminta.
2. Siapkan dokumen yang sah. Dokumen harus asli dan diterbitkan pejabat berwenang. Untuk ijazah, urus pengesahan terlebih dahulu di instansi pendidikan yang berwenang sesuai ketentuan. Untuk dokumen sipil, pastikan sudah diterbitkan Dukcapil. Untuk dokumen notaris, pastikan sudah ditandatangani dan didaftarkan.
3. Ajukan permohonan apostille atau legalisasi lewat layanan resmi, sesuai alur yang tersedia, biasanya secara daring. Unggah dokumen dan isi data, lalu bayar biaya sesuai ketentuan. Biaya berupa penerimaan negara bukan pajak dan dapat berubah; periksa ketentuan terbaru.
4. Ambil atau terima hasilnya. Apostille dapat berupa lembar fisik atau dokumen elektronik, tergantung layanan.
5. Terjemahkan dokumen bila diminta. Negara tujuan sering meminta terjemahan oleh penerjemah tersumpah.
6. Serahkan kepada instansi tujuan dengan membawa salinan cadangan.

Contoh: Ibu N akan melanjutkan studi di negara anggota Konvensi Apostille. Universitas meminta ijazah dan transkrip yang diapostille serta terjemahan bahasa Inggris. Ibu N lebih dulu mengurus pengesahan ijazah di instansi pendidikan sesuai prosedur, kemudian mengajukan apostille lewat layanan daring. Sesudah apostille terbit, ia menerjemahkan seluruh dokumen lewat penerjemah tersumpah. Ia menyimpan salinan digital sebagai cadangan.

Dokumen asing yang akan dipakai di Indonesia

Dokumen dari luar negeri yang akan dipakai di Indonesia, misalnya akta nikah luar negeri untuk pencatatan, juga perlu diurus.

• Bila dokumen berasal dari negara anggota Konvensi Apostille, umumnya cukup apostille dari negara asal.
• Bila berasal dari negara non-anggota, ditempuh legalisasi berjenjang, termasuk pengesahan oleh perwakilan Indonesia di negara tersebut.
• Dokumen berbahasa asing biasanya diterjemahkan ke bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah.
• Untuk pencatatan peristiwa penting di luar negeri (perkawinan, kelahiran, kematian), WNI umumnya wajib melapor ke perwakilan RI dan kemudian ke Dukcapil di Indonesia dalam jangka waktu yang diatur ketentuan. Periksa ketentuan terbaru.

Penerjemah tersumpah

Penerjemah tersumpah adalah penerjemah yang telah diambil sumpahnya dan terdaftar menurut ketentuan, sehingga terjemahannya diakui secara resmi. Perhatikan beberapa hal:

• Pilih penerjemah yang sah terdaftar, bukan sekadar penerjemah umum.
• Terjemahan dijilid bersama salinan dokumen asli dan diberi pengesahan penerjemah.
• Dokumen yang sudah diapostille perlu diterjemahkan lengkap, termasuk halaman apostille bila diminta.
• Beberapa negara meminta terjemahan dilakukan di negara tujuan atau oleh penerjemah tertentu. Konfirmasi dulu.
• UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara mensyaratkan penggunaan bahasa Indonesia dalam dokumen resmi tertentu, termasuk perjanjian di Indonesia, sehingga terjemahan menjadi penting untuk dokumen asing yang dipakai di dalam negeri.

Dokumen notaris, surat kuasa, dan surat pernyataan

Dokumen yang dibuat pihak swasta, seperti surat kuasa, surat pernyataan, atau persetujuan orang tua untuk anak bepergian, tidak otomatis dokumen publik. Agar dapat diapostille, dokumen tersebut biasanya perlu dibuat atau disahkan terlebih dahulu oleh pejabat umum, misalnya notaris. Notaris dapat membuat akta atau melegalisasi tanda tangan pada surat di bawah tangan. Setelah itu, tanda tangan notaris yang menjadi objek apostille. Perhatikan bahwa notaris yang bersangkutan harus terdaftar dan tanda tangannya tercatat pada otoritas. Jika Anda ragu, tanyakan kepada notaris apakah dokumennya dapat diapostille dan apa saja yang diperlukan.

Untuk surat kuasa yang akan dipakai di luar negeri, pastikan isi kuasa jelas: siapa pemberi dan penerima kuasa, perbuatan apa yang dikuasakan, dan jangka waktunya. Instansi di luar negeri sering membaca dengan ketat. Surat kuasa yang kabur akan ditolak walaupun sudah diapostille. Baca juga artikel tentang akta notaris dan kekuatan pembuktiannya.

Dokumen elektronik dan e-apostille

Beberapa negara dan otoritas menerbitkan apostille dalam bentuk elektronik (e-apostille). Dokumennya berupa berkas digital yang dapat diverifikasi lewat register daring. Jika instansi tujuan menerima dokumen elektronik, Anda dapat mengirimkan berkas digital tersebut. Tetapi tidak semua instansi menerima, sehingga tanyakan dahulu apakah mereka meminta dokumen fisik. Verifikasi keabsahan apostille biasanya dapat dilakukan lewat nomor atau kode pada apostille tersebut. Jangan membagikan nomor dan berkas dokumen identitas kepada pihak yang tidak dikenal.

Perkiraan waktu dan biaya

Waktu pengurusan dan biaya berbeda tergantung jenis layanan, jumlah dokumen, dan antrean. Beberapa layanan menyediakan opsi biasa dan percepatan. Karena ketentuan penerimaan negara bukan pajak dan kebijakan layanan dapat berubah, jangan mengandalkan angka dari artikel atau pihak ketiga. Periksa langsung di situs resmi layanan. Bila Anda memiliki tenggat, hitung mundur dengan mempertimbangkan pengesahan awal (misalnya ijazah), apostille, dan terjemahan. Dokumen pendukung seperti akta lahir yang perlu dicetak ulang di Dukcapil juga memakan waktu.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengurus apostille untuk negara yang ternyata bukan anggota konvensi.
• Mengapostille fotokopi biasa, bukan dokumen asli atau salinan yang sah.
• Mengira apostille membenarkan isi dokumen.
• Terjemahan dibuat penerjemah tidak tersumpah sehingga ditolak.
• Dokumen yang akan diapostille masih memiliki kesalahan nama atau tanggal.
• Mengurus terlalu mepet jadwal pendaftaran sekolah atau visa.
• Menggunakan jasa calo yang meminta biaya jauh di atas ketentuan.

Ringkasan

Dokumen yang dipakai lintas negara perlu disahkan agar diakui. Apostille adalah pengesahan tunggal untuk negara anggota Konvensi Apostille, sedangkan legalisasi berjenjang dipakai untuk negara non-anggota. Apostille hanya menjamin keaslian tanda tangan dan stempel, bukan isi dokumen. Pastikan dokumen asli sah, terjemahan oleh penerjemah tersumpah, dan gunakan layanan resmi. Aturan dan biaya dapat berubah, jadi periksa ketentuan terbaru di instansi terkait.

Dasar hukum

• Perpres No. 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille).
• Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi bagi Dokumen Publik Asing, 1961.
• UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan.
• Peraturan dapat berubah. Cek ketentuan terbaru di instansi penerbit.

Baca juga

• Akta Kelahiran dan Pengakuan Anak: Dokumen Penting yang Sering Terlewat
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai
• SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian): Fungsi, Syarat, dan Cara Mengurus
• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.