Akta Notaris Secara Elektronik dan Cyber Notary: Kemungkinan dan Batasnya

Apa itu cyber notary dan siapa yang terkena

Cyber notary adalah gagasan notaris menjalankan kewenangannya dengan memanfaatkan teknologi, misalnya rapat video, tanda tangan elektronik, dan penyimpanan dokumen digital. Istilah ini tidak berarti semua akta bisa dibuat penuh secara daring. Dalam hukum Indonesia, istilah tersebut muncul dalam penjelasan UU Jabatan Notaris sebagai contoh kewenangan lain notaris, yaitu sertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik.

Orang yang berkepentingan antara lain pelaku usaha yang menggelar RUPS (rapat umum pemegang saham) daring, pihak yang berada di luar kota atau luar negeri, serta notaris yang ingin memodernisasi layanan.

Pembahasan umum transaksi digital ada di transaksi elektronik sah, tanda tangan digital dan tersertifikasi dan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Apa kata UU Jabatan Notaris

Penjelasan resmi UU No. 2 Tahun 2014 untuk Pasal 15 ayat (3) menyebut contoh kewenangan lain notaris, termasuk mensertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik (cyber notary), membuat akta ikrar wakaf, dan hipotek pesawat terbang. Frasa "mensertifikasi transaksi secara elektronik" bersifat umum dan tidak otomatis berarti pembuatan akta otentik tanpa tatap muka.

Sebaliknya, Penjelasan Pasal 16 ayat (1) huruf m UU 2/2014 menegaskan bahwa notaris harus hadir secara fisik dan menandatangani akta di hadapan penghadap dan saksi. Dengan demikian, bagi akta otentik biasa, kehadiran fisik tetap menjadi dasar. Itulah sebabnya banyak ahli menyebut akta otentik elektronik penuh belum sepenuhnya dimungkinkan oleh UU Jabatan Notaris yang berlaku.

Apa kata UU ITE

UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008, diubah beberapa kali) mengakui informasi dan dokumen elektronik serta tanda tangan elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah. Namun UU ITE mengecualikan beberapa jenis dokumen yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis atau dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta. Dengan kata lain, kontrak biasa dapat sah secara elektronik, tetapi dokumen yang oleh undang-undang harus berbentuk akta notaris tidak otomatis dapat digantikan oleh dokumen elektronik.

Rincian pengecualian dan perubahan UU ITE oleh peraturan berikutnya perlu dicek pada teks resmi terbaru. Ketentuan pidana di sekitar UU ITE juga terpengaruh oleh perubahan UU ITE dan KUHP baru; periksa teks resmi. Itu tidak mengubah pokok bahasan di sini.

Untuk kontrak biasa, baca perjanjian elektronik dan tanda tangan dan alat bukti perdata dan bukti elektronik.

Tabel: apa yang mungkin dan belum

RUPS elektronik

Rapat umum pemegang saham dapat dilakukan melalui media elektronik, seperti telekonferensi atau video, selama peserta saling melihat dan mendengar serta berpartisipasi dalam rapat. Ketentuan ini dikenal dalam UU Perseroan Terbatas (UU No. 40 Tahun 2007) dan perubahannya, serta peraturan sektor lain. Hasil rapat dituangkan dalam berita acara. Bila berita acara dibuat notaris sebagai akta, notaris perlu memastikan bahwa ia mengikuti rapat dan mencatat peserta dengan benar. Karena akta berita acara adalah akta relaas (pengamatan notaris), cara notaris menyaksikan rapat daring perlu dicatat jelas dalam akta; lihat akta partij dan akta relaas. Dasar RUPS ada di RUPS dan hak pemegang saham.

Karena aturan teknis RUPS elektronik tersebar dalam anggaran dasar dan peraturan sektor, periksa anggaran dasar perseroan dan peraturan terbaru sebelum menggelar rapat daring.

Langkah praktis

1. Pilah jenis dokumen. Dokumen yang undang-undang wajibkan berbentuk akta notaris (misalnya pendirian PT, perjanjian kawin) perlu mengikuti kehadiran fisik. Dokumen biasa dapat memakai tanda tangan elektronik.
2. Tanyakan kebijakan notaris. Kantor yang melayani daring menyatakan batasnya. Minta penjelasan tertulis.
3. Gunakan penyelenggara sertifikasi elektronik tepercaya untuk tanda tangan digital. Lihat penyelenggara sertifikasi elektronik dan memilih TTE terpercaya.
4. Siapkan identitas digital. Verifikasi wajah atau dokumen mengikuti ketentuan penyelenggara.
5. Rekam dan simpan jejak. Simpan undangan rapat, daftar hadir, tangkapan layar, dan berkas elektronik.
6. Jaga data pribadi. Kirim dokumen lewat kanal aman, bukan grup pesan terbuka.
7. Hadir fisik untuk akta yang mensyaratkannya. Bila jarak jauh, gunakan kuasa yang sah dengan akta kuasa sesuai ketentuan.
8. Konfirmasi hasilnya. Minta salinan akta fisik atau bukti elektronik yang diakui instansi tujuan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Poin utama: UU 2/2014 memperkenalkan frasa kewenangan lain notaris dalam penjelasan dan menegaskan kehadiran fisik untuk akta, sementara UU ITE dan peraturan turunannya memperluas pengakuan dokumen elektronik. Kesenjangan antara kedua sistem inilah yang membuat akta otentik elektronik penuh belum jelas. Kementerian terkait telah mengatur pendaftaran badan hukum secara elektronik, sehingga notaris mengurus pendaftaran daring, tetapi akta pendirian tetap lahir dari prosedur kenotariatan.

Pada 2026 muncul perubahan hukum acara pidana (KUHAP baru, UU 20/2025) dan KUHP baru (UU 1/2023) yang berlaku sejak 2 Januari 2026. Kedua perubahan ini juga memuat ketentuan tentang bukti elektronik dan tindak pidana terkait; nomor pasalnya tidak dibahas di sini, jadi periksa teks resmi. Perkembangan peraturan tentang akta notaris elektronik masih bergerak, sehingga sebelum menjalankan prosedur daring, konfirmasikan peraturan terbaru kepada notaris dan kementerian hukum.

Kesalahan umum

Contoh: Sebuah PT tertutup ingin menggelar RUPS tahunan secara daring karena sebagian pemegang saham berada di luar negeri. Direksi memeriksa anggaran dasar dan mendapati rapat melalui media elektronik dimungkinkan. Mereka mengundang notaris untuk menghadiri rapat video dan mencatat peserta, kuorum, serta hasil pemungutan suara. Notaris membuat berita acara sebagai akta relaas, mencatat bahwa ia mengikuti rapat secara daring. Sementara itu, perubahan anggaran dasar yang dihasilkan rapat diurus sesuai prosedur kenotariatan dan pendaftaran. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Keamanan data dan jejak elektronik

Kegiatan daring meninggalkan jejak. Bila kelak terjadi sengketa, jejak ini dapat menjadi alat bukti. Pastikan email, catatan rapat, dan rekaman disimpan dengan integritas, tidak diubah, dan diberi cap waktu. Alat bukti elektronik diakui dalam UU ITE; kekuatan pembuktiannya dinilai hakim. Pembahasan lanjut ada di dokumen elektronik sebagai alat bukti, serta pembuktian bukti elektronik, chat dan rekaman.

Notaris juga wajib menjaga kerahasiaan data klien dalam layanan daring. Bila server atau penyimpanan awan dipakai, tanyakan bagaimana data diamankan. Menurut pemberitaan September 2026, lembaga pengawas PDP belum dibentuk, sehingga pengawasan perlindungan data masih bergantung pada ketentuan yang ada; lihat notaris wajib merahasiakan isi akta.

Sudut pandang praktis: kapan daring cukup, kapan harus bertemu

Pertimbangan sederhana dapat dipakai. Bila dokumen berisi kesepakatan biasa yang tidak diwajibkan berbentuk akta notaris, penandatanganan elektronik tersertifikasi biasanya memadai, dan keberadaan notaris tidak mutlak. Bila undang-undang mengharuskan akta notaris, atau bila nilai dan risikonya besar, bertemu fisik tetap pilihan paling aman. Bila sebagian pihak jauh, gabungkan: pihak yang berada di kota hadir langsung, pihak yang jauh memberi kuasa dengan akta, dan seluruh proses dicatat. Jika penyelenggara layanan menyatakan "akta notaris elektronik sah di mana saja", mintalah dasar hukumnya secara tertulis. Klaim tanpa dasar peraturan yang jelas perlu diperlakukan dengan hati-hati.

Pelaku usaha yang ingin berinovasi dapat memantau kebijakan kementerian hukum dan organisasi profesi karena aturan teknis kerap diperbarui melalui peraturan menteri. Pantau saluran resmi, bukan unggahan media sosial.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya dapat membuat akta pendirian PT lewat video? Pendirian PT memerlukan akta notaris. Karena penjelasan UU 2/2014 menekankan kehadiran fisik, banyak notaris tetap meminta tatap muka. Tanyakan kebijakan notaris dan peraturan terbaru.

Apakah tanda tangan elektronik di kontrak sewa sah? Kontrak biasa dengan tanda tangan elektronik dapat diterima sebagai alat bukti. Untuk keperluan tertentu, instansi dapat meminta tanda tangan tersertifikasi.

Apakah RUPS lewat Zoom sah? Dapat sah bila memenuhi ketentuan UU Perseroan Terbatas, anggaran dasar, dan peraturan terkait, antara lain peserta dapat saling melihat dan mendengar. Periksa anggaran dasar.

Apa itu cyber notary? Gagasan notaris memakai teknologi dalam layanan, termasuk sertifikasi transaksi elektronik. Dalam UU 2/2014, istilah ini muncul sebagai contoh kewenangan lain di bagian penjelasan.

Ringkasan

• Cyber notary adalah penggunaan teknologi oleh notaris; penjelasan UU 2/2014 menyebutnya sebagai contoh kewenangan lain.
• Akta otentik biasa tetap menuntut kehadiran fisik notaris dan penghadap menurut penjelasan UU 2/2014.
• UU ITE mengakui dokumen dan tanda tangan elektronik, tetapi mengecualikan dokumen yang harus berbentuk akta notaril.
• RUPS dapat dilakukan elektronik menurut ketentuan perseroan; berita acara dicatat dengan cermat.
• Pilih penyelenggara tanda tangan tersertifikasi dan simpan jejak elektronik.
• Peraturan terus berkembang; konfirmasi aturan terbaru sebelum menjalankan akta daring.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Perjanjian Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apakah Sah?
• RUPS dan Hak Pemegang Saham: Kuorum, Pemanggilan, dan Perlindungan Minoritas
• Syarat Penghadap dan Saksi di Akta Notaris: Identitas, Bahasa, dan Tanda Tangan
• Akta Partij dan Akta Relaas: Perbedaan, Contoh, dan Dampak Pembuktian

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.