Akta Partij dan Akta Relaas: Perbedaan, Contoh, dan Dampak Pembuktian

Apa itu akta partij dan akta relaas

Kedua istilah berasal dari bahasa Belanda. Dalam doktrin hukum dan penjelasan kepustakaan kenotariatan, akta otentik yang dibuat notaris dibedakan menjadi dua.

• Akta partij (partij akte) adalah akta yang dibuat di hadapan notaris atas permintaan para pihak. Isinya adalah keterangan, kehendak, atau perjanjian para pihak yang disampaikan kepada notaris, lalu dituangkan dan ditandatangani bersama. Contohnya perjanjian jual beli yang dibuat di notaris, akta pendirian perseroan, akta kuasa, dan akta wasiat.
• Akta relaas (ambtelijk akte) adalah akta yang memuat uraian notaris tentang apa yang dilihat, didengar, atau dialaminya sendiri dalam menjalankan jabatan. Pihak yang diceritakan tidak harus menandatangani dengan cara yang sama. Contohnya berita acara rapat umum pemegang saham (RUPS) yang dibuat notaris yang menghadiri rapat, berita acara pengundian, atau berita acara penarikan undian berhadiah.

Pembagian ini dipakai luas dalam kepustakaan. Undang-Undang Jabatan Notaris tidak membagi akta menjadi dua istilah itu secara eksplisit, melainkan membahas akta dan pembuatannya. Karena itu pembagian ini adalah penafsiran doktrin yang sangat berguna secara praktis.

Pembahasan ini relevan bagi pemegang saham, pihak dalam perjanjian, dan siapa pun yang hendak membantah atau mempertahankan isi akta.

Mengapa pembedaan ini penting

Perbedaan tersebut berdampak pada pembuktian.

Pada akta partij, notaris tidak menyaksikan peristiwa yang diceritakan para pihak, misalnya penyerahan uang di luar kantor. Notaris hanya mencatat bahwa para pihak menyatakannya. Maka kekuatan akta atas kebenaran isi bergantung pada kejujuran para pihak. Bila isi salah, yang bertanggung jawab pertama-tama adalah pihak yang menyatakannya.

Pada akta relaas, notaris menjadi saksi mata. Ia mencatat apa yang dilihatnya sendiri. Karena itu, kekuatan pembuktian atas peristiwa yang dicatat lebih langsung. Namun untuk membantahnya, pihak yang berkeberatan harus membuktikan bahwa notaris keliru atau tidak jujur, dan itu lazimnya melalui bukti kuat atau pembuktian pemalsuan. Dimensi kekuatan pembuktiannya diuraikan di tiga dimensi kekuatan pembuktian akta otentik.

Tabel perbandingan

Dalam praktik, ada akta yang bercampur. Misalnya akta pendirian PT memuat keterangan pendiri (partij) sekaligus uraian notaris tentang pembacaan akta (relaas). Karena itu pembagian ini berguna sebagai kacamata, bukan kotak yang kaku.

Contoh dalam kehidupan nyata

Akta jual beli sebuah usaha (partij). Penjual dan pembeli datang ke notaris. Penjual menyatakan menjual, pembeli menyatakan membeli, harga disebut, dan keduanya menandatangani. Notaris mencatat pernyataan mereka. Bila kemudian penjual berkata uang belum diterima padahal akta menyebut lunas, yang dipersoalkan adalah kebenaran keterangan penjual.

Berita acara RUPS (relaas). Notaris diundang menghadiri RUPS suatu perseroan. Ia mencatat siapa yang hadir, apa yang diputuskan, dan hasil pemungutan suara, lalu membuat berita acara. Isi berita acara adalah apa yang disaksikan notaris. Bila pemegang saham menyatakan pemungutan suara tidak seperti ditulis, ia harus membuktikan notaris keliru. Lihat RUPS dan hak pemegang saham untuk pengaturan rapat.

Akta wasiat (partij). Pewasiat menyampaikan kehendaknya kepada notaris dengan saksi. Notaris menuangkan kehendak itu. Pembahasan lanjut ada di akta wasiat notaris dan saksi.

Langkah praktis memanfaatkan pemahaman ini

1. Kenali jenis akta yang Anda pegang. Lihat bagian awal akta: apakah menyebut "menghadap kepada saya" para pihak dan menguraikan keterangan mereka (partij), atau menguraikan kejadian yang disaksikan notaris (relaas)?
2. Periksa komparisi. Komparisi adalah bagian awal akta yang menyebutkan identitas penghadap dan kedudukan bertindaknya. Pastikan data benar.
3. Baca ulang pernyataan para pihak. Sebelum menandatangani akta partij, pastikan setiap pernyataan sesuai kenyataan. Setelah ditandatangani, Anda terikat pada pernyataan itu.
4. Cek bagian akhir. Notaris biasanya mencatat bahwa akta sudah dibacakan atau dijelaskan, dan siapa saksinya. Ini bagian penting formil.
5. Untuk akta relaas, minta salinan dan periksa. Bila Anda hadir dalam peristiwa yang dicatat, pastikan uraian sesuai. Segera sampaikan keberatan secara tertulis kepada notaris bila ada yang keliru.
6. Bila bersengketa, tentukan jenisnya sebelum menyusun dalil. Dalil yang tepat akan berbeda untuk keterangan para pihak dan untuk pengamatan notaris.
7. Simpan bukti pendukung. Rekaman rapat, daftar hadir, dan bukti transfer dapat menjadi bukti lawan atau penguat.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan dasar tentang akta otentik (Pasal 1868 dan seterusnya KUH Perdata) tidak berubah. Perubahan relevan berasal dari UU No. 2 Tahun 2014 yang mengubah UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Perubahan itu antara lain memperjelas kewajiban notaris, termasuk kehadiran fisik notaris dan penandatanganan di hadapan penghadap dan saksi. Penjelasan resmi UU 2/2014 menegaskan bahwa notaris harus hadir secara fisik dan menandatangani akta di hadapan penghadap dan saksi. Hal ini menyangkut pembuatan akta secara umum, termasuk akta partij.

Isu kemajuan teknologi, seperti RUPS elektronik dan cyber notary, menimbulkan pertanyaan baru tentang akta relaas yang dibuat tanpa pertemuan fisik. Uraian dan batasannya ada di akta notaris secara elektronik dan cyber notary. Periksa peraturan terbaru sebelum mengandalkan praktik daring.

Kesalahan umum

Contoh: Tiga pemegang saham sebuah perseroan menghadiri RUPS yang dihadiri notaris. Berita acara mencatat keputusan menambah modal disetujui bulat. Salah satu pemegang saham merasa ia tidak setuju, tetapi tidak menyampaikan keberatan saat rapat atau setelah menerima salinan. Ketika ia kemudian menggugat, hakim menimbang berita acara sebagai uraian pengamatan notaris dan meminta bukti lawan dari penggugat. Penggugat harus menghadirkan saksi dan rekaman rapat. Sebaliknya, andai ia mengajukan keberatan tertulis segera setelah rapat, posisinya lebih kuat. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Kaitan dengan syarat penghadap dan saksi

Karena akta partij bertumpu pada pernyataan para pihak, hukum menetapkan syarat ketat tentang siapa yang boleh menjadi penghadap dan saksi: cukup umur, cakap, dikenal atau dikenalkan notaris, dan dapat memahami isi akta. Dalam akta relaas, kehadiran dan ketelitian notaris menjadi pusat. Penjelasan syarat penghadap dan saksi ada di artikel khusus syarat penghadap dan saksi. Kesalahan pada syarat itu dapat mempengaruhi kedudukan akta sebagai akta otentik, seperti diuraikan di akta notaris batal demi hukum atau dapat dibatalkan.

Hubungan dengan jenis akta lain

Akta PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) umumnya berbentuk partij karena memuat perbuatan hukum para pihak, seperti jual beli dan hibah tanah. Sementara akta yang dibuat pejabat lain, misalnya risalah lelang oleh pejabat lelang atau akta catatan sipil oleh pejabat dukcapil, memuat sifat relaas karena mencatat peristiwa atau perbuatan pejabat sendiri. Pembagian ini membantu memahami kekuatan banyak dokumen resmi di luar notaris. Pelajari akta PPAT di jenis akta PPAT dan batas kewenangan.

Contoh bunyi akta dan cara membedakannya

Cara cepat membedakan akta partij dan relaas adalah membaca kalimat pembuka dan penutupnya. Akta partij lazimnya mencantumkan bahwa para penghadap menyatakan sesuatu dan bahwa akta ditandatangani para penghadap, saksi, dan notaris. Kalimatnya berpusat pada ucapan para pihak: "menerangkan", "menyatakan", "setuju". Akta relaas berpusat pada pengamatan notaris: "saya, notaris, hadir dalam rapat", "saya menyaksikan", "dari hasil penghitungan suara diperoleh". Perhatikan siapa yang menjadi subjek kalimat. Kebiasaan ini membantu pembaca awam memahami dokumen tanpa harus mengingat istilah Belanda.

Perlu dicatat bahwa dalam akta relaas, tanda tangan penghadap tidak selalu menjadi syarat keabsahan seperti pada akta partij. Karena itu, pihak yang hadir tetapi tidak setuju dengan uraian notaris tidak boleh diam saja. Ia sebaiknya meminta notaris mencatat keberatannya pada saat itu. Catatan keberatan yang dibuat seketika jauh lebih bernilai di pengadilan daripada keberatan yang muncul berbulan-bulan sesudahnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah akta partij lebih lemah dari akta relaas? Tidak otomatis. Keduanya adalah akta otentik. Perbedaannya terletak pada apa yang dibuktikan dan bagaimana membantahnya.

Bagaimana jika notaris salah mencatat ucapan saya? Segera minta perbaikan tertulis sebelum tanda tangan. Setelah tanda tangan, koreksi memerlukan akta perubahan, atau gugatan bila terjadi sengketa. Penyimpangan pencatatan juga dapat diadukan sesuai prosedur pengawasan notaris.

Apakah berita acara RUPS selalu dibuat notaris? Tidak selalu. Berita acara RUPS dapat dibuat di bawah tangan atau notariil. Bentuk notariil memberi kekuatan otentik. Persyaratan untuk keputusan tertentu bergantung pada anggaran dasar dan peraturan perseroan.

Apakah pembagian ini ada dalam undang-undang? Pembagian akta partij dan relaas berasal dari doktrin dan praktik, bukan istilah tertulis dalam UU Jabatan Notaris. Namun praktik pengadilan dan buku kenotariatan memakainya luas.

Ringkasan

• Akta partij memuat keterangan para pihak; akta relaas memuat pengamatan pejabat.
• Pembagian ini berasal dari doktrin, bukan istilah resmi dalam UU Jabatan Notaris.
• Pada akta partij, kebenaran isi ditanggung para pihak; pada akta relaas, pejabat yang mencatat.
• Cara membantah berbeda: membuktikan keterangan keliru versus membuktikan pencatatan pejabat keliru.
• Baca dan koreksi akta sebelum tanda tangan; ajukan keberatan segera atas berita acara yang keliru.
• Syarat penghadap dan saksi tetap menentukan keabsahan.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek)
• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas

Baca juga

• Tiga Dimensi Kekuatan Pembuktian Akta Otentik: Lahiriah, Formil, Materiil
• Akta Otentik dan Akta di Bawah Tangan: Perbedaan Kekuatan Bukti
• RUPS dan Hak Pemegang Saham: Kuorum, Pemanggilan, dan Perlindungan Minoritas
• Syarat Penghadap dan Saksi di Akta Notaris: Identitas, Bahasa, dan Tanda Tangan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.