Jenis Akta Notaris yang Sering Dibutuhkan Masyarakat dan Usaha

Apa itu akta notaris dan siapa yang membutuhkannya

Akta notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris menurut bentuk dan tata cara dalam Undang-Undang Jabatan Notaris. Notaris adalah pejabat umum yang berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan peraturan perundang-undangan atau dikehendaki yang berkepentingan. Ketentuan ini bersumber dari UU No. 30 Tahun 2004 yang diubah dengan UU No. 2 Tahun 2014.

Akta notaris dipakai oleh:

• Individu yang membuat wasiat, perjanjian kawin, kuasa, atau pengakuan utang.
• Pelaku usaha yang mendirikan PT, CV, yayasan, atau koperasi, serta mengubah anggaran dasar.
• Keluarga yang membuat pembagian waris atau pernyataan ahli waris.
• Pemberi pinjaman yang membutuhkan jaminan seperti fidusia.

Perbedaan akta notaris dan akta di bawah tangan dibahas di perbedaan akta otentik dan akta di bawah tangan.

Daftar akta yang lazim

Berikut kelompok akta yang paling sering diminta masyarakat. Daftar ini tidak lengkap dan kewajiban formalnya dapat berubah menurut peraturan sektoral.

Akta untuk usaha:

• Akta pendirian dan perubahan anggaran dasar perseroan terbatas (PT). Pendirian PT dalam praktik dilakukan dengan akta notaris.
• Akta pendirian CV (persekutuan komanditer) dan firma. Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, firma didirikan dengan akta otentik. Untuk CV, akta notaris lazim dipakai dan dalam praktik dipersyaratkan saat pendaftaran; periksa ketentuan terbaru. Lihat studi kasus pendirian CV untuk gambaran risiko.
• Akta pendirian yayasan, yang menurut undang-undang yayasan dibuat dengan akta notaris.
• Berita acara RUPS yang dibuat notaris.
• Akta fidusia (jaminan atas benda bergerak), yang mensyaratkan akta notaris.
• Akta pengakuan utang yang dapat memiliki kekuatan eksekutorial; baca akta pengakuan utang notariil dan grosse.

Akta untuk keluarga dan perorangan:

• Perjanjian kawin (pemisahan harta) yang dibuat sebelum atau pada saat perkawinan dengan akta notaris, dan pasca putusan Mahkamah Konstitusi dapat dibuat selama perkawinan dengan cara tertentu. Periksa teks resmi dan putusan terkait.
• Akta wasiat (testament). Lihat akta wasiat notaris dan saksi.
• Akta pembagian waris dan pernyataan ahli waris; lihat akta pembagian waris, notaris atau di bawah tangan.
• Akta hibah untuk benda selain tanah. Hibah tanah dibuat oleh PPAT.
• Akta kuasa, misalnya kuasa menjual atau kuasa mengurus; lihat surat kuasa notaris vs di bawah tangan.
• Akta perjanjian sewa menyewa dan perjanjian jual beli (pengikatan) yang dibuat notaris.

Layanan non-akta yang juga dilakukan notaris:

• Legalisasi dan waarmerking akta di bawah tangan; lihat legalisasi vs waarmerking.
• Pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya.
• Pembukuan surat di bawah tangan.
• Nasihat hukum terkait pembuatan akta.

Kapan akta notaris wajib

Tidak semua kesepakatan harus di notaris. Prinsip kebebasan berkontrak membolehkan bentuk bebas. Namun beberapa perbuatan hukum mensyaratkan akta notaris menurut undang-undang atau peraturan pelaksananya, di antaranya pendirian PT, pendirian yayasan, perjanjian kawin, wasiat dalam bentuk tertentu, dan jaminan fidusia. Selain itu, bank atau lembaga lain sering mensyaratkan akta notaris sebagai kebijakan, meski tidak diwajibkan undang-undang. Misalnya akta perjanjian kredit. Di sisi lain, peralihan hak atas tanah tidak dibuat oleh notaris, melainkan oleh PPAT; lihat jenis akta PPAT. Seorang pejabat bisa menjabat sekaligus notaris dan PPAT, tetapi aktanya berbeda wewenang dan format.

Langkah praktis mengurus akta notaris

1. Tentukan kebutuhan. Tuliskan tujuan dan pihak yang terlibat sebelum menemui notaris.
2. Pilih notaris. Pastikan notaris terdaftar, berkantor di wilayah jabatan, dan tidak memiliki hubungan keluarga dengan pihak yang membuat benturan kepentingan.
3. Siapkan dokumen. Umumnya KTP dan kartu keluarga para pihak, NPWP bila diperlukan, dokumen objek (sertifikat, BPKB, dokumen perusahaan), dan akta sebelumnya.
4. Diskusikan isi dan biaya. Tanyakan honorarium dan biaya pihak ketiga secara tertulis. Lihat biaya honorarium notaris, batas dan hak klien.
5. Minta draf. Baca dengan cermat. Tanyakan istilah yang tidak dipahami.
6. Hadir untuk tanda tangan. Penghadap hadir sendiri atau diwakili kuasa yang sah; syaratnya di syarat penghadap dan saksi.
7. Terima salinan. Simpan salinan akta, bukti pembayaran, dan kuitansi.
8. Tindak lanjut. Beberapa akta perlu didaftarkan, misalnya pengesahan PT ke instansi terkait; tanyakan siapa yang mengurus dan berapa lama.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Perubahan yang paling bermakna ialah UU No. 2 Tahun 2014 yang mengubah UU Jabatan Notaris, antara lain menambah kewajiban dan memperjelas kewenangan serta sanksi. Penjelasan resminya menyebut contoh kewenangan lain notaris, seperti sertifikasi transaksi elektronik (cyber notary), akta ikrar wakaf, dan hipotek pesawat terbang. Ini tidak berarti semua praktik elektronik sudah dapat dilakukan; lihat akta notaris secara elektronik.

Selain itu, perizinan berusaha berbasis risiko dan sistem administrasi badan hukum daring berubah dari waktu ke waktu. Pendirian PT, misalnya, melewati sistem elektronik kementerian, sehingga notaris mengurus pendaftaran secara daring. Syarat rinci, seperti modal dan dokumen, dapat berubah; tanyakan ke notaris atau periksa situs resmi kementerian terkait.

Kesalahan umum

Contoh: Bu Dina dan dua rekannya hendak membuka usaha kuliner bersama. Mereka berembuk dan memutuskan mendirikan PT. Mereka menemui notaris dengan membawa KTP, NPWP, nama usaha, rencana modal, dan rancangan pembagian saham. Notaris menjelaskan pilihan bentuk usaha, menyusun akta pendirian, dan mengurus pendaftaran. Sebelum tanda tangan mereka membaca draf dan meminta perbaikan pada pasal pembagian laba. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Akta yang sering salah dikira urusan notaris

Beberapa urusan sering disangka dikerjakan notaris, padahal tidak:

• Surat keterangan waris dibuat oleh pejabat atau notaris tergantung golongan penduduk dan kebijakan; lihat surat keterangan waris, siapa berwenang.
• Akta jual beli tanah dibuat PPAT, bukan notaris, kecuali notaris tersebut juga PPAT.
• Akta kelahiran, akta nikah, akta cerai diterbitkan instansi kependudukan atau pengadilan, bukan notaris.
• Pengikatan jual beli (PPJB) dapat dibuat notaris sebagai akta, tetapi ia belum memindahkan hak atas tanah.

Memahami batas ini menghemat waktu dan biaya, serta mencegah salah mengurus.

Daftar periksa sebelum bertemu notaris

Agar pertemuan efisien, siapkan daftar berikut. Pertama, tujuan akta dalam satu atau dua kalimat. Kedua, identitas semua pihak, termasuk alamat lengkap sesuai KTP. Ketiga, dokumen objek: untuk usaha, rencana nama, kegiatan, modal, dan susunan pengurus; untuk keluarga, kartu keluarga dan akta nikah; untuk jaminan, bukti kepemilikan benda. Keempat, daftar pertanyaan tentang risiko dan biaya. Kelima, bila ada pihak yang tidak dapat hadir, rencana pemberian kuasa. Persiapan ini sering memotong waktu pengurusan secara berarti dan mengurangi bolak-balik.

Pilihlah juga bentuk akta yang paling sesuai. Beberapa orang meminta akta lengkap padahal cukup surat pernyataan yang dilegalisasi, dan sebaliknya. Notaris dapat menjelaskan perbandingan biaya dan kekuatan buktinya. Bila Anda merasa dipaksa memilih bentuk tertentu tanpa alasan jelas, mintalah penjelasan tertulis dan, bila perlu, bandingkan dengan pendapat penasihat hukum lain.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perjanjian kerja sama usaha harus dengan akta notaris? Tidak selalu. Perjanjian kerja sama dapat dibuat di bawah tangan, tetapi akta notaris memberi kepastian bukti. Untuk badan usaha seperti PT, akta notaris diperlukan pada pendirian.

Berapa lama pembuatan akta? Akta sederhana dapat selesai dalam waktu singkat, tetapi pendirian badan usaha melibatkan pengesahan oleh instansi. Tanyakan perkiraan waktu kepada notaris.

Bisakah saya memilih notaris di luar kota? Wilayah jabatan notaris diatur dalam UU Jabatan Notaris dan umumnya lebih luas daripada kota tempat kedudukannya. Karena batas pastinya perlu dibaca dari teks resmi, tanyakan kepada notaris yang dituju sebelum memutuskan.

Apa bedanya notaris dan PPAT? Notaris membuat akta otentik pada umumnya; PPAT membuat akta tertentu terkait pertanahan. Keduanya pejabat umum dengan wewenang berbeda.

Ringkasan

• Notaris membuat akta otentik atas perbuatan hukum yang diwajibkan undang-undang atau dikehendaki pihak.
• Akta yang lazim: pendirian usaha, perjanjian kawin, wasiat, kuasa, pengakuan utang, fidusia, pembagian waris.
• Akta tanah dibuat PPAT, bukan notaris.
• Siapkan identitas, dokumen objek, dan tanyakan biaya sejak awal.
• Baca draf sebelum tanda tangan dan simpan salinan.
• Periksa aturan sektoral terbaru karena syarat formal dapat berubah.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• UU No. 42 Tahun 1999 tentang Jaminan Fidusia
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Akta Otentik dan Akta di Bawah Tangan: Perbedaan Kekuatan Bukti
• Jenis Akta PPAT dan Batas Kewenangan PPAT dalam Urusan Tanah
• Akta Pengakuan Utang Notariil dan Grosse Akta: Fungsi, Syarat, dan Eksekusinya
• Biaya dan Honorarium Notaris: Batas, Hak Klien, dan Transparansi

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.