Surat Keterangan Waris: Siapa yang Berwenang Membuatnya dan Kapan Dibutuhkan

Saat orang tua meninggal dan harta ingin dibalik nama atau dicairkan, bank atau kantor pertanahan biasanya meminta surat keterangan waris. Namun siapa yang berwenang membuatnya sering membingungkan. Artikel ini menjelaskan gambaran umum dengan hati-hati, karena praktik dapat berbeda antar-instansi.

Apa itu surat keterangan waris

Surat keterangan waris (SKW) adalah surat yang menerangkan siapa saja ahli waris dari seseorang yang telah meninggal. Surat ini berfungsi sebagai bukti administratif bahwa orang-orang tertentu berhak atas harta peninggalan, sehingga mereka dapat mengurus harta itu, misalnya mencairkan tabungan, mengurus balik nama tanah, atau mengajukan klaim asuransi.

SKW penting dipahami dengan benar: ia menerangkan siapa ahli waris, bukan menentukan besarnya bagian masing-masing, dan bukan putusan yang menyelesaikan sengketa. Kalau ada pihak yang tidak setuju, SKW tidak dapat menggantikan putusan pengadilan. Artikel kami tentang SKW sebagai fungsi administratif membahas hal ini lebih lanjut.

Siapa yang berwenang: gambaran umum

Tidak ada satu aturan tunggal yang sederhana tentang pembuat SKW. Dalam praktik selama ini, pejabat atau lembaga yang membuat atau menguatkan surat tersebut bergantung pada banyak hal: golongan penduduk menurut praktik lama, agama, kebutuhan instansi pengguna, dan kebiasaan di daerah. Gambaran umumnya:

Pembedaan menurut golongan penduduk itu berasal dari praktik dan peraturan pertanahan lama (misalnya Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN No. 3 Tahun 1997, yang kemudian beberapa kali diubah, antara lain dengan Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021). Pembedaan semacam ini kerap dikritik dan praktiknya berubah. Banyak instansi sekarang menerima akta notaris atau penetapan pengadilan, sedangkan sebagian masih meminta bentuk tertentu. Karena itu, jangan hanya mengandalkan tabel di atas. Tanyakan langsung kepada instansi tujuan (bank, kantor pertanahan, lembaga asuransi) bentuk surat apa yang mereka terima.

Dokumen yang biasanya diminta

Apa pun pembuatnya, dokumen dasarnya mirip:

• Akta kematian pewaris dan kartu tanda penduduk (KTP) atau kartu keluarga (KK) terakhirnya.
• Kartu keluarga dan KTP seluruh ahli waris.
• Akta nikah pewaris dan pasangannya, akta kelahiran anak-anak.
• Akta cerai atau akta kematian pasangan terdahulu bila ada.
• Surat wasiat atau keterangan tidak ada wasiat, bila diminta.
• Keterangan bahwa pewaris tidak memiliki ahli waris lain, dan persetujuan atau tanda tangan para ahli waris.
• Dokumen harta yang akan diurus, bila instansi meminta.

Notaris dapat juga meminta surat dari Daftar Pusat Wasiat (Kementerian Hukum) untuk memastikan tidak ada wasiat. Periksa ketentuan terkini dengan notaris.

Langkah praktis

1. Tentukan dulu untuk apa SKW dipakai. Bank, kantor pertanahan, dan lembaga asuransi bisa memiliki persyaratan berbeda.
2. Tanyakan bentuk surat yang diterima instansi tersebut.
3. Kumpulkan dokumen, termasuk identitas seluruh ahli waris. Bila ada ahli waris yang tinggal jauh, siapkan surat kuasa atau tanda tangan yang sah.
4. Datangi pejabat atau notaris yang ditunjuk, jelaskan susunan keluarga.
5. Pejabat memeriksa dokumen, kadang meminta dua saksi.
6. Setelah SKW terbit, simpan asli dan buat salinan secukupnya. Ada instansi yang meminta salinan legalisir.

Contoh: Bapak B meninggal dan meninggalkan seorang istri dan dua anak. Tabungan Bapak B di bank harus dicairkan untuk biaya pemakaman dan sekolah anak. Bank menyatakan hanya menerima akta keterangan hak mewaris dari notaris. Istri dan kedua anak mengumpulkan akta kematian, KTP, KK, dan akta nikah, lalu menemui notaris. Setelah notaris memeriksa dokumen dan membuat akta, bank menerima dokumen itu untuk pencairan kepada ahli waris.

Bila ada ahli waris yang tidak setuju atau tidak diketahui

SKW mensyaratkan identitas ahli waris yang jelas. Masalah muncul bila:

• Ada ahli waris yang menolak menandatangani.
• Ada anak dari perkawinan lain yang tidak diketahui sebagian keluarga.
• Ada ahli waris yang tidak diketahui keberadaannya.
• Ada keraguan apakah pewaris memiliki wasiat.

Dalam keadaan ini, pejabat dapat menolak membuat SKW atau menyarankan penetapan pengadilan. Penetapan pengadilan (untuk umat Islam di Pengadilan Agama, untuk lainnya di Pengadilan Negeri) memberi kekuatan lebih karena disahkan hakim setelah memeriksa bukti dan saksi. Jika sengketa nyata, perkara bisa berubah menjadi gugatan waris.

Contoh: Ibu C meninggal, dan salah satu anaknya, yang tinggal di luar negeri, tidak dapat dihubungi. Anak-anak yang lain ingin mengurus tanah. Notaris menyarankan agar dilakukan pemanggilan atau penetapan pengadilan, karena SKW tidak dapat dibuat sah tanpa kepastian seluruh ahli waris. Mereka akhirnya mengajukan permohonan penetapan ahli waris ke pengadilan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Membuat SKW sebelum tahu bentuk yang diminta instansi, sehingga ditolak dan harus diulang.
• Menyembunyikan ahli waris tertentu agar bagian lebih besar. Ini berisiko pidana pemalsuan dan membuat pembagian kelak dapat dibatalkan.
• Menganggap SKW sama dengan pembagian harta. SKW hanya menerangkan ahli waris.
• Menandatangani SKW tanpa memahami isinya.
• Kehilangan akta kematian atau tidak mengurusnya.
• Menggunakan SKW lama padahal ada ahli waris baru, misalnya anak yang baru diakui.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah SKW wajib? Tidak ada kewajiban hukum umum untuk membuat SKW, tetapi banyak instansi mensyaratkannya sebelum memproses harta pewaris. Jadi dalam praktik hampir selalu dibutuhkan.

Berapa biayanya? Biaya notaris atau administrasi berbeda-beda. Tanyakan langsung dan minta rincian tertulis. Hindari membayar kepada pihak yang tidak jelas.

Apakah SKW berlaku seumur hidup? SKW menggambarkan ahli waris pada saat dibuat. Bila ada perubahan fakta, misalnya ditemukan ahli waris baru, SKW dapat dipersoalkan.

Perbedaan SKW dengan penetapan ahli waris dan fatwa waris

Tiga istilah ini sering dipakai bergantian padahal berbeda:

Banyak instansi hanya menerima dokumen pertama dan kedua. Jika yang Anda pegang hanya fatwa waris dari tokoh agama, tanyakan terlebih dahulu apakah instansi menerimanya untuk keperluan Anda.

Peran saksi dan tanda tangan ahli waris

Dalam banyak bentuk SKW, ahli waris menandatangani pernyataan bahwa mereka adalah seluruh ahli waris. Dua orang saksi yang mengenal keluarga biasanya diminta. Saksi sebaiknya orang yang benar-benar mengetahui susunan keluarga, bukan sekadar orang yang diminta menandatangani. Kesaksian palsu dapat menimbulkan akibat hukum bagi saksi.

Bila ada ahli waris yang berada di luar negeri, tanda tangannya dapat dilegalisasi di perwakilan Indonesia atau diberi kuasa kepada orang lain dengan surat kuasa yang sah. Bila ada ahli waris di bawah umur, wali menandatangani, dan untuk tindakan atas harta tetap atas nama anak umumnya perlu izin pengadilan.

Setelah SKW terbit: langkah berikutnya

SKW baru langkah awal. Setelah itu, ahli waris biasanya masih perlu:

1. Membuat kesepakatan pembagian harta atau akta pembagian hak bersama bila harta berupa tanah.
2. Mengurus pajak dan biaya yang terkait peralihan, bila ada.
3. Mengurus balik nama di kantor pertanahan atau instansi lain, atau mencairkan dana di bank.
4. Menyimpan salinan di tempat aman untuk kebutuhan di kemudian hari.

Artikel kami tentang balik nama tanah warisan menjelaskan tahap ini. Bila warisan berupa tabungan, bank umumnya memiliki prosedur sendiri: setelah menerima SKW, mereka mencairkan kepada semua ahli waris bersama-sama atau kepada pihak yang ditunjuk melalui surat kuasa.

Menyimpan dan menggunakan SKW dengan aman

SKW berisi data pribadi seluruh keluarga, sehingga perlakukan seperti dokumen penting. Simpan asli di tempat aman, berikan salinan hanya kepada instansi yang benar-benar memerlukan, dan catat siapa yang menerima salinan. Jangan mengirim foto SKW ke akun atau orang yang tidak jelas, karena dokumen ini dapat disalahgunakan untuk mengklaim harta peninggalan.

Ringkasan

SKW adalah bukti administratif tentang siapa ahli waris. Pembuatnya bisa notaris, pejabat kelurahan dan kecamatan, Balai Harta Peninggalan, atau pengadilan lewat penetapan, tergantung instansi tujuan dan keadaan. Karena praktik berbeda-beda, tanyakan bentuk yang diterima instansi sebelum mengurus. Isi dengan jujur dan lengkap, dan gunakan penetapan pengadilan bila ada sengketa.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata tentang pewarisan (ahli waris menurut undang-undang).
• PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, mengenai pendaftaran peralihan hak karena pewarisan.
• Peraturan pertanahan pelaksanaan pendaftaran tanah (Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN No. 3 Tahun 1997 beserta perubahannya, antara lain Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021) mengenai bukti ahli waris.
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Baca juga

• Surat keterangan waris: fungsi administratif, bukan putusan sengketa
• Siapa ahli waris dicatat dulu, baru harta dibagi
• Balik Nama Tanah Warisan di Kantor Pertanahan: Dokumen, Langkah, dan Biaya Umum
• Harta yang masih atas nama orang tua yang sudah meninggal

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.