Legalisasi, Waarmerking, dan Pengesahan Fotokopi: Apa Bedanya dan Kapan Dipakai

Apa itu legalisasi, waarmerking, dan pengesahan fotokopi

Tiga layanan ini merupakan kewenangan notaris yang disebut dalam Pasal 15 ayat (2) UU Jabatan Notaris. Perbedaan intinya menyangkut apa yang dipastikan notaris.

• Legalisasi adalah pengesahan surat di bawah tangan yang ditandatangani di hadapan notaris. Notaris memastikan identitas penandatangan dan tanda tangan, serta tanggal penandatanganan, lalu mencatatnya dalam buku khusus. Penjelasan resmi UU 2/2014 menyatakan bahwa Pasal 15 ayat (2) huruf a merupakan legalisasi terhadap akta di bawah tangan yang didaftar dalam buku khusus.
• Waarmerking (dari bahasa Belanda, berarti pendaftaran dengan pengesahan) adalah pencatatan surat di bawah tangan dalam buku khusus tanpa notaris menyaksikan penandatanganan. Notaris hanya menyatakan bahwa surat itu didaftarkan pada tanggal tertentu.
• Pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya adalah pernyataan notaris bahwa fotokopi sesuai dengan dokumen asli yang diperlihatkan kepadanya.

Selain itu ada legalisir salinan oleh instansi penerbit, misalnya sekolah mengesahkan fotokopi ijazah, atau dinas kependudukan mengesahkan salinan kartu keluarga. Ini bukan kewenangan notaris dan berbeda dasar hukumnya.

Bahasan khusus tentang legalisasi tanda tangan ada di legalisasi tanda tangan dan waarmerking notaris. Untuk dokumen yang dipakai di luar negeri, lihat legalisasi dokumen Kemenkum dan Kemlu dan legalisasi dokumen dan apostille. Kata legalisasi di sana punya arti berbeda, yaitu pengesahan tanda tangan pejabat untuk dipakai antarnegara.

Tabel perbandingan

Sumber hukum menguraikan bahwa legalisasi dan waarmerking tidak memiliki kekuatan seperti akta notaris. Pada waarmerking, hak dan kewajiban para pihak timbul pada saat mereka menandatangani surat di bawah tangan, bukan saat didaftarkan. Karena itu jangan menganggap surat yang diwaarmerking sama dengan akta otentik. Perbandingan lebih umum ada di perbedaan akta otentik dan akta di bawah tangan.

Kekuatan dan penggunaan

Legalisasi. Kekuatannya terletak pada kepastian identitas dan tanda tangan serta tanggal. Pihak yang menandatangani sulit menyangkal tanda tangan atau tanggalnya karena dilakukan di depan notaris. Namun isi surat tetap menjadi tanggung jawab para pihak; notaris tidak menjamin kebenaran isi. Cocok untuk surat perjanjian sederhana, surat kuasa di bawah tangan, atau surat pernyataan yang memerlukan kepastian tanggal dan tanda tangan.

Waarmerking. Kekuatannya terbatas pada kepastian bahwa surat sudah ada pada tanggal pencatatan. Berguna bila surat sudah ditandatangani lebih dulu dan Anda memerlukan bukti tanggal, tetapi tidak cocok bila Anda ingin kepastian tanda tangan.

Pengesahan fotokopi. Berguna bila instansi meminta fotokopi yang disahkan sesuai asli, terutama bila dokumen asli tidak dapat ditinggalkan. Nilainya terbatas pada kesesuaian, bukan keaslian isi dokumen.

Legalisir instansi. Dipakai untuk dokumen yang diterbitkan instansi itu sendiri. Notaris umumnya bukan pihak yang tepat untuk melegalisir ijazah, karena instansi penerbit yang dianggap berwenang mengesahkan kesesuaian dengan arsipnya. Tanyakan kepada pihak peminta apa yang mereka terima.

Langkah praktis

1. Tanyakan jenis pengesahan yang diminta. Pihak penerima (bank, kantor pemerintah, perusahaan) kadang menyebut "legalisir" untuk semua hal. Minta penjelasan.
2. Untuk legalisasi: bawa surat yang belum ditandatangani, KTP asli, dan hadir sendiri. Tandatangani di hadapan notaris.
3. Untuk waarmerking: bawa surat yang sudah ditandatangani. Notaris mendaftarkan dan menempelkan keterangan.
4. Untuk pengesahan fotokopi: bawa fotokopi dan dokumen asli. Notaris mencocokkan.
5. Untuk legalisir instansi: datangi instansi penerbit dengan dokumen asli dan salinan. Syarat dan biaya mengikuti instansi.
6. Tanyakan biaya. Biaya layanan notaris mengikuti kesepakatan dalam batas peraturan; lihat biaya honorarium notaris.
7. Simpan. Catat nomor pencatatan dari buku khusus notaris. Nomor ini membantu bila dokumen hilang.
8. Pindai dokumen setelah disahkan untuk cadangan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Pasal 15 ayat (2) UU 30/2004 memuat kewenangan legalisasi, waarmerking, dan pengesahan kecocokan fotokopi sejak awal, dan UU 2/2014 mempertahankannya dalam perubahan. Perubahan yang lebih terasa terjadi pada dokumen internasional. Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille, sehingga dokumen publik tertentu untuk negara anggota konvensi dilegalisasi dengan sertifikat apostille, bukan rantai legalisasi berlapis. Uraiannya ada di legalisasi dokumen dan apostille dan surat kuasa dari luar negeri dan legalisasi konsulat. Apakah dokumen Anda termasuk dokumen publik yang bisa di-apostille, serta negara tujuan anggota atau bukan, perlu dicek sebelum mengurus.

Perkembangan layanan elektronik memunculkan salinan dan tanda tangan digital. Untuk keperluan instansi tertentu, dokumen berformat digital dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat diterima tanpa legalisir fisik. Hal ini bergantung kebijakan instansi. Baca akta notaris secara elektronik dan cyber notary.

Kesalahan umum

Contoh: Pak Anwar dan Bu Rina membuat perjanjian sewa kios secara sederhana. Pak Anwar ingin kepastian bahwa tanda tangan Bu Rina tidak bisa dibantah. Mereka datang ke notaris, membawa surat yang belum ditandatangani, dan menandatanganinya di hadapan notaris yang kemudian melegalisasi dan mencatat dalam buku khusus. Sebaliknya, ketika mereka butuh fotokopi sertifikat untuk bank, notaris mencocokkan fotokopi dengan asli dan membubuhkan pengesahan kecocokan. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Hubungannya dengan surat kuasa dan surat pernyataan

Banyak surat kuasa dan surat pernyataan dibuat di bawah tangan lalu dilegalisasi agar lebih meyakinkan pihak ketiga. Surat kuasa yang dilegalisasi tidak setara akta kuasa notaris. Bila nilai atau risikonya besar, akta kuasa notaris lebih kuat. Pembahasan ada di surat kuasa notaris vs di bawah tangan dan surat pernyataan bermeterai dan kekuatan hukumnya. Pada surat pernyataan, legalisasi menambah kepastian identitas penandatangan tetapi tidak membuat isi pernyataan otomatis benar.

Perlu diingat bahwa meterai adalah kewajiban terpisah untuk dokumen tertentu dan tidak digantikan oleh legalisasi. Aturan bea meterai mengikuti peraturan yang berlaku; tanyakan ketentuan terbarunya kepada notaris atau sumber resmi.

Dokumen yang sering dilegalisasi atau dilegalisir dan tempat mengurusnya

Tabel ini hanya gambaran umum; kebijakan tiap instansi dapat berbeda dan terus bergeser ke layanan elektronik. Beberapa dinas kependudukan sudah menyediakan dokumen digital bertanda tangan elektronik yang dapat dicetak sendiri dan diterima tanpa legalisir. Karena itu, sebelum mengantre, tanyakan apakah instansi tujuan menerima dokumen digital. Menghemat satu kunjungan sering lebih bernilai daripada membayar biaya pengesahan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah notaris wajib melegalisasi tanpa melihat isi surat? Notaris berwenang melegalisasi, tetapi boleh menolak bila isi surat jelas bertentangan dengan hukum. Ia juga dapat menjelaskan atau menyarankan perbaikan.

Apakah legalisasi berlaku di semua instansi? Tidak otomatis. Instansi menentukan dokumen yang diterimanya. Konfirmasikan sebelum mengurus.

Apakah bisa legalisasi atas fotokopi? Pengesahan kecocokan fotokopi dengan aslinya adalah layanan tersendiri, bukan legalisasi tanda tangan.

Siapa yang menjamin kebenaran isi surat yang dilegalisasi? Para pihak. Notaris memastikan identitas dan tanda tangan, bukan kebenaran isi.

Ringkasan

• Legalisasi: tanda tangan di hadapan notaris, dicatat dalam buku khusus; waarmerking: surat sudah ditandatangani lalu didaftarkan.
• Pengesahan fotokopi: notaris menyatakan fotokopi sesuai asli.
• Legalisir instansi adalah pengesahan salinan oleh penerbit dokumen, bukan oleh notaris.
• Semua ini tidak menjadikan surat sebagai akta otentik.
• Dokumen untuk luar negeri mengikuti jalur legalisasi Kemenkum dan Kemlu atau apostille.
• Tanyakan kepada penerima dokumen jenis pengesahan yang mereka terima sebelum mengurus.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris

Baca juga

• Legalisasi Dokumen dan Apostille: Cara Mengesahkan Dokumen untuk Luar Negeri
• Legalisasi Dokumen Kemenkum dan Kemlu untuk Urusan Luar Negeri: Urutan, Apostille, dan Penerjemah

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.