Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi: Kapan Sah dan Apa Kekuatannya

Apa itu tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik adalah tanda yang melekat pada informasi atau dokumen elektronik, dipakai untuk menunjukkan siapa penandatangannya dan bahwa isi dokumen disetujuinya. Bentuknya bisa beragam: gambar tanda tangan, ketikan nama, tombol "saya setuju", atau tanda tangan digital berbasis kriptografi (teknik penyandian untuk mengamankan data).

UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yaitu UU No. 11 Tahun 2008 yang telah diubah terakhir dengan UU No. 1 Tahun 2024, mengakui tanda tangan elektronik. Aturan pelaksanaannya terdapat dalam PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, yang menurut ulasan Hukumonline mencakup tanda tangan elektronik biasa maupun tersertifikasi. Penjelasan umum ada di perjanjian elektronik dan tanda tangan dan transaksi elektronik sah, tanda tangan digital dan tersertifikasi.

Tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

Perbedaan inti ada pada sertifikat elektronik dan pihak yang menerbitkannya.

Penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak tepercaya yang memverifikasi identitas dan menerbitkan sertifikat elektronik. Menurut ulasan Hukumonline, hanya tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diterbitkan PSrE yang secara tegas diakui memiliki kekuatan hukum yang kuat; tanda tangan tidak tersertifikasi memiliki keabsahan dan kekuatan pembuktian yang lebih lemah. Untuk daftar PSrE yang terdaftar, periksa situs resmi kementerian yang membidangi komunikasi dan digital.

Syarat umum sahnya tanda tangan elektronik

Secara umum, agar tanda tangan elektronik dipercaya sah, beberapa hal berikut perlu terpenuhi.

• Data pembuat tanda tangan hanya terkait dengan penanda tangan. Hanya pemilik yang memegang kuncinya.
• Dibuat di bawah kendali penanda tangan pada saat penandatanganan.
• Perubahan setelah ditandatangani dapat diketahui. Dokumen yang diubah menunjukkan jejak perubahan.
• Penanda tangan dapat diidentifikasi.
• Penanda tangan menyatakan persetujuan terhadap informasi yang ditandatangani.

Ketentuan rincinya dalam undang-undang dan peraturan pelaksana perlu dicek pada teks resmi. Platform tanda tangan elektronik yang baik menyediakan jejak audit (audit trail), yaitu catatan waktu, alamat internet, dan langkah verifikasi saat dokumen ditandatangani.

Contoh: Dua perusahaan menandatangani perjanjian kerja sama lewat platform tanda tangan tersertifikasi. Platform memverifikasi identitas direktur masing-masing, mencatat waktu penandatanganan, dan mengunci dokumen. Setahun kemudian terjadi sengketa; salah satu pihak membantah menandatangani. Jejak audit dan sertifikat menjadi bukti kuat bahwa penandatanganan dilakukan oleh pihak yang berwenang.

Kekuatan pembuktian

Informasi dan dokumen elektronik, beserta hasil cetaknya, diakui sebagai alat bukti hukum yang sah dalam UU ITE. Namun kekuatan pembuktian tergantung pada keandalan sistemnya. Dalam sengketa, hakim melihat:

• apakah identitas penanda tangan dapat dipastikan;
• apakah sistem yang dipakai andal dan aman;
• apakah dokumen utuh dan tidak berubah;
• apakah ada bukti pendukung lain, misalnya pesan, pembayaran, atau pelaksanaan perjanjian.

Tanda tangan tidak tersertifikasi bukan berarti tidak berlaku. Perjanjian yang disepakati lewat pesan atau klik tetap dapat mengikat jika dapat dibuktikan ada kesepakatan. Tetapi, pembuktiannya lebih sulit dan lebih sering dipertanyakan. Lihat pembuktian bukti elektronik, chat, dan rekaman dan alat bukti perdata dan bukti elektronik.

Dokumen yang tidak cukup ditandatangani elektronik

UU ITE memberi pengecualian untuk jenis dokumen tertentu yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis atau dalam bentuk akta khusus. Contoh yang umum dibahas: surat yang berkaitan dengan hukum keluarga, dan dokumen yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta. Bagi dokumen seperti itu, tanda tangan elektronik saja biasanya tidak cukup, dan prosedurnya mengikuti undang-undang khusus. Periksa rincian pada teks resmi UU ITE dan peraturan terkait sebelum memutuskan, karena pengaturan akta notaris elektronik juga berkembang.

Hal ini penting untuk jual beli tanah, wasiat, dan akta pendirian badan usaha. Lihat akta notaris dan kekuatan pembuktian dan jual beli tanah, AJB dan balik nama.

Cara memilih penyedia dan menggunakan dengan aman

1. Pastikan penyedia terdaftar. Periksa apakah PSrE tercantum pada daftar resmi.
2. Baca kebijakan privasi. Pastikan data KTP dan wajah Anda diproses sesuai UU Pelindungan Data Pribadi; lihat perlindungan data pribadi UU PDP.
3. Verifikasi diri secara sungguh-sungguh. Siapkan KTP elektronik dan swafoto sesuai petunjuk.
4. Lindungi akun. Gunakan kata sandi kuat dan verifikasi dua langkah. Jangan membagikan kode OTP (one-time password, kode sekali pakai).
5. Baca dokumen sebelum menandatangani. Klik "tanda tangan" memiliki akibat yang sama dengan menandatangani kertas.
6. Unduh dokumen akhir beserta sertifikat penyelesaian dan simpan di tempat aman.
7. Atur siapa yang berwenang. Dalam perusahaan, hanya pejabat berwenang yang boleh menandatangani atas nama perusahaan.

Risiko dan penipuan

Tanda tangan elektronik juga dipakai penipu. Modus yang sering terjadi: tautan palsu yang mengaku dari penyedia tanda tangan, permintaan swafoto dengan KTP untuk "verifikasi", atau tanda tangan atas nama orang lain. Lindungi diri:

• jangan membuka tautan dari pesan tak dikenal;
• jangan menyerahkan foto KTP dan swafoto kepada pihak yang tidak jelas; lihat jangan kirim KTP;
• periksa alamat situs dan pengirim;
• laporkan dan ubah kata sandi bila merasa dicurigai.

Tanda tangan elektronik dalam kontrak kerja dan bisnis sehari-hari

Penggunaan tanda tangan elektronik paling terasa di dunia kerja dan usaha. Kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, pesanan pembelian, dan persetujuan internal makin sering ditandatangani secara elektronik. Beberapa panduan praktis:

• Kontrak kerja. Perjanjian kerja harus tertulis, dan versi elektronik dapat dipakai bila memenuhi syarat. Pastikan pekerja menerima salinan. Lihat perjanjian kerja harus tertulis, isi, dan bahasa.
• Perjanjian kerahasiaan (NDA). Cocok ditandatangani elektronik karena sering dibuat cepat; lihat perjanjian kerahasiaan NDA.
• Kontrak freelance. Kontrak lintas kota atau negara lebih praktis; lihat kontrak elektronik freelance.
• Persetujuan internal. Memo dan persetujuan anggaran dapat memakai tanda tangan elektronik, selama aturan perusahaan mengizinkan.

Bagi perusahaan, tetapkan kebijakan internal: siapa berwenang menandatangani, platform apa yang diizinkan, dan bagaimana dokumen disimpan. Kebijakan ini mengurangi sengketa kewenangan.

Contoh: Seorang freelancer desain menerima kontrak dari klien di kota lain. Klien mengirim tautan tanda tangan tersertifikasi. Freelancer membaca seluruh perjanjian, meminta perubahan pada klausul pembayaran, lalu menandatangani setelah klien menyetujui revisi. Karena dokumen akhir dan jejak audit tersimpan, ketika klien terlambat membayar, ia dapat membuktikan kesepakatan dengan mudah.

Perbedaan dengan meterai elektronik dan paraf

Tanda tangan elektronik tidak sama dengan meterai atau paraf. Meterai berkaitan dengan dokumen yang dikenai ketentuan tertentu sebagai bukti di pengadilan, sedangkan paraf adalah tanda singkat di setiap halaman untuk memastikan keutuhan dokumen. Dalam dokumen elektronik, keutuhan dijamin oleh teknologi tanda tangan itu sendiri. Penjelasan tentang kegunaan meterai ada di bea meterai 10 ribu rupiah dan surat pernyataan bermeterai, kekuatan hukum. Jangan mengira meterai menggantikan kebutuhan verifikasi identitas.

Menyimpan dan membuktikan dokumen bertanda tangan elektronik

Dalam sengketa, kemampuan menghadirkan dokumen asli elektronik adalah kunci. Simpan:

• berkas dokumen akhir bertanda tangan (bukan hanya tangkapan layar);
• sertifikat penyelesaian atau laporan jejak audit dari penyedia;
• e-mail atau notifikasi penandatanganan;
• bukti identitas penanda tangan yang diverifikasi;
• cadangan di lokasi terpisah.

Bila perlu mengajukan ke pengadilan, hasil cetak dan berkas asli elektronik dapat diajukan, dan ahli teknologi informasi dapat dihadirkan untuk menjelaskan keandalan sistem. Peran ahli dalam perkara perdata dibahas pada artikel saksi ahli dalam perkara perdata.

Menilai apakah platform layak dipercaya

Sebelum memakai platform tanda tangan elektronik, ajukan pertanyaan sederhana: apakah penyedia tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi, di mana data disimpan, bagaimana identitas diverifikasi, dan apakah tersedia jejak audit yang dapat diunduh? Platform yang tidak mau menjawab sebaiknya dihindari untuk dokumen penting. Untuk kebutuhan sederhana seperti persetujuan internal, tingkat kehati-hatian dapat lebih ringan, tetapi dokumen bernilai besar tetap layak memakai penyedia tersertifikasi.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap gambar tanda tangan pada PDF sudah sekuat tanda tangan tersertifikasi.
• Meminjamkan akun atau sertifikat kepada rekan kerja.
• Tidak menyimpan dokumen akhir dan sertifikat penyelesaian.
• Memakai tanda tangan elektronik untuk dokumen yang wajib berbentuk akta tertentu.
• Mengirim dokumen berisi data pribadi lewat kanal tidak aman.
• Tidak memeriksa kewenangan penanda tangan pihak lawan.
• Mengabaikan perubahan dokumen setelah penandatanganan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah tanda tangan elektronik sama sahnya dengan tanda tangan basah? Pada prinsipnya diakui, tetapi kekuatannya tergantung jenis dan keandalan sistem. Tanda tangan tersertifikasi lebih kuat. Untuk dokumen yang wajib akta khusus, ada ketentuan tersendiri.

Apakah foto tanda tangan yang ditempel di dokumen sah? Bisa dianggap sebagai tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, tetapi lemah dan mudah dibantah. Pembuktiannya perlu dukungan lain, seperti pesan atau bukti pelaksanaan perjanjian.

Bagaimana jika ada yang memalsukan tanda tangan elektronik saya? Segera laporkan kepada penyedia, amankan akun, kumpulkan jejak audit dan bukti, lalu lapor ke polisi bila ada kerugian. Pemalsuan dapat dipersoalkan secara pidana dan perdata; lihat pemalsuan surat dan dokumen.

Ringkasan

Tanda tangan elektronik diakui hukum Indonesia, tetapi kekuatannya berbeda: yang tersertifikasi melalui penyelenggara sertifikasi elektronik lebih kuat dan lebih mudah dibuktikan, sedangkan yang tidak tersertifikasi lebih lemah. Dokumen tertentu yang wajib akta khusus tidak cukup ditandatangani elektronik. Pilih penyedia terdaftar, lindungi akun, baca dokumen sebelum menandatangani, dan simpan dokumen akhir beserta jejak audit.

Dasar hukum

• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah, terakhir dengan UU No. 1 Tahun 2024 (periksa teks resmi).
• PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (periksa status terbaru).
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Baca juga

• Perjanjian Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apakah Sah?
• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan
• Perlindungan Data Pribadi: Hak Anda Berdasarkan UU PDP

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.