Kontrak Elektronik untuk Freelancer: Isi, Bukti Chat, Tanda Tangan, dan Pembayaran

Banyak pekerjaan freelance disepakati lewat chat dan e-mail tanpa dokumen resmi. Selama semuanya lancar, hal itu tidak terasa masalah. Begitu klien terlambat membayar atau meminta revisi tanpa batas, pekerja lepas tidak punya pegangan. Artikel ini menjelaskan cara menyusun dan mengamankan kontrak elektronik secara sederhana.

Apakah kontrak elektronik sah

Ya. Perjanjian pada dasarnya sah bila memenuhi syarat dalam Pasal 1320 KUH Perdata: ada kesepakatan para pihak, para pihak cakap, ada hal tertentu yang diperjanjikan, dan sebab yang halal. Hukum tidak mensyaratkan perjanjian harus di atas kertas. UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 sebagaimana diubah terakhir dengan UU No. 1 Tahun 2024) mengakui bahwa transaksi elektronik yang dituangkan dalam kontrak elektronik mengikat para pihak. Informasi dan dokumen elektronik, termasuk hasil cetaknya, diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, dengan pengecualian untuk dokumen tertentu yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis atau dengan akta notaris.

Pasal 1338 KUH Perdata menegaskan bahwa perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi yang membuatnya. Prinsip ini juga berlaku untuk perjanjian freelance yang disepakati lewat aplikasi atau e-mail.

Dengan kata lain, kesepakatan lisan atau chat bisa mengikat. Masalahnya ada pada pembuktian. Chat yang berserakan, tidak jelas harga, atau tanpa batas revisi sulit dipakai.

Apa yang membuat kontrak berguna

Kontrak freelance tidak perlu puluhan halaman. Yang penting isinya jelas. Unsur yang sebaiknya ada:

Kontrak sebaiknya ditulis dalam bahasa yang dipahami kedua pihak. UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan mewajibkan penggunaan bahasa Indonesia dalam perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah, lembaga swasta Indonesia, atau perseorangan warga negara Indonesia. Jika salah satu pihak adalah pihak asing, undang-undang menyatakan perjanjian dapat ditulis juga dalam bahasa pihak asing itu dan/atau bahasa Inggris (dwibahasa). Konsultasikan dengan advokat bila klien Anda di luar negeri.

Tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik dikenal dalam UU ITE dan PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Ada dua tingkatan:

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi: dibuat dengan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar. Kekuatan pembuktiannya lebih kuat.
• Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi: misalnya tanda tangan yang digambar di layar atau persetujuan lewat tombol. Tetap dapat dipakai, tetapi pembuktian keasliannya lebih bergantung pada bukti pendukung, seperti log aktivitas dan e-mail.

Untuk kontrak bernilai kecil sampai menengah, banyak freelancer memakai layanan tanda tangan elektronik yang mencatat waktu dan identitas penandatangan. Untuk kontrak bernilai besar atau jangka panjang, pertimbangkan tanda tangan tersertifikasi.

Selain itu, dokumen perjanjian tertentu dikenai bea meterai sesuai UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, termasuk dokumen dalam bentuk elektronik. Meterai (pajak atas dokumen) tidak menentukan sah atau tidaknya perjanjian, tetapi dokumen yang wajib bermeterai namun belum dibubuhi meterai perlu dilunasi bea meterainya lebih dulu agar dapat dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Lihat artikel tentang bea meterai untuk rincian.

Chat, surel, dan tangkapan layar sebagai bukti

Percakapan dapat menjadi bukti bila disimpan dengan baik.

• Simpan percakapan lengkap, bukan potongan. Potongan mudah dibantah.
• Pastikan identitas lawan bicara jelas: nomor atau akun yang sama sejak awal.
• Ekspor riwayat percakapan jika aplikasi menyediakan fitur itu, dan simpan salinan di tempat lain.
• Kirim ringkasan kesepakatan lewat e-mail setelah percakapan penting ("Sesuai obrolan tadi, kita sepakat...") dan minta balasan konfirmasi.
• Jangan menyunting tangkapan layar. Perubahan sekecil apa pun menimbulkan keraguan terhadap keaslian.

Dalam pembuktian, hakim menilai keaslian dan keutuhan bukti elektronik. Jika perlu, dapat dihadirkan saksi ahli. Karena itu, sedini mungkin buat catatan yang rapi.

Langkah membuat kesepakatan

1. Bicarakan lingkup dan harga dengan jelas sebelum mulai bekerja.
2. Kirim penawaran atau proposal tertulis yang memuat rincian pekerjaan, harga, dan jadwal.
3. Susun kontrak berdasarkan penawaran itu. Gunakan templat yang sederhana lalu sesuaikan.
4. Minta uang muka sebelum mulai, terutama untuk klien baru.
5. Tanda tangan elektronik oleh kedua pihak dan simpan salinan akhir dalam format yang tidak mudah diubah (PDF).
6. Kerjakan sesuai tahap. Kirim hasil dengan catatan tanggal dan minta konfirmasi penerimaan.
7. Catat revisi. Setiap permintaan perubahan dibalas tertulis, apakah masuk kuota revisi atau perlu biaya tambahan.
8. Tagih sesuai jadwal. Kirim faktur atau tagihan dengan nomor dan tanggal jatuh tempo.

Contoh: Seorang desainer lepas menerima pesanan logo dari klien lewat chat. Ia mengirim proposal singkat berisi tiga konsep, dua kali revisi, harga, uang muka separuh, dan hak pakai komersial untuk klien setelah pelunasan. Klien menyetujui lewat balasan e-mail. Kontrak ditandatangani secara elektronik. Ketika klien meminta revisi keempat, desainer merujuk ke klausul revisi dan menawarkan tarif tambahan. Dokumen yang jelas mencegah perdebatan panjang.

Pembayaran, keterlambatan, dan penagihan

Isu yang paling sering mengganggu freelancer adalah pembayaran. Hal yang perlu diatur:

• Jadwal bayar: tanggal pasti atau jumlah hari setelah faktur.
• Cara bayar: rekening, metode, dan biaya transfer (siapa yang menanggung, terutama untuk transaksi lintas negara).
• Denda keterlambatan: bila diperjanjikan, tulis angka yang wajar.
• Hak menahan penyerahan: hasil akhir baru diserahkan setelah pelunasan, atau berkas resolusi tinggi dikirim setelah pembayaran.
• Pajak: tanyakan apakah klien memotong pajak dan siapa yang menerbitkan bukti potong. Baca artikel pajak untuk freelancer.

Bila klien terlambat membayar, kirim pengingat sopan, lalu surat tagihan formal, lalu somasi. Somasi adalah teguran tertulis resmi sebelum menempuh gugatan. Untuk nilai kecil, Anda dapat mempertimbangkan gugatan sederhana. Baca juga artikel somasi dan wanprestasi.

Klien luar negeri

Pekerjaan untuk klien di luar negeri membawa pertimbangan tambahan: mata uang dan kurs, biaya platform pembayaran, pajak penghasilan di Indonesia atas penghasilan luar negeri, hukum yang dipakai, dan di mana sengketa diselesaikan. Mencantumkan klausul pilihan hukum dan forum membantu kepastian, walau pelaksanaannya terhadap pihak asing tetap rumit. Banyak freelancer memilih platform perantara yang menahan dana (escrow) untuk mengurangi risiko tidak dibayar.

Kontrak melalui platform freelance

Banyak pekerjaan didapat lewat platform perantara. Platform biasanya memiliki syarat layanan sendiri yang otomatis mengikat saat Anda mendaftar: aturan pembayaran, biaya platform, kebijakan sengketa, dan kepemilikan hasil kerja. Baca bagian ini karena sering menimpa kesepakatan di chat. Beberapa hal yang perlu dicek: apakah platform menahan dana sampai klien menyetujui hasil, berapa lama klien dapat menyetujui atau menolak, apakah ada biaya penarikan dana, dan bagaimana sengketa diselesaikan. Jika Anda menyepakati hal tambahan di luar platform, tuliskan dalam dokumen terpisah, tetapi waspadai larangan platform terhadap transaksi di luar sistem mereka.

Kapan perlu bantuan advokat

Kontrak sederhana dapat dibuat sendiri, tetapi sebaiknya tinjau dengan advokat bila nilainya besar, durasinya panjang, ada pengalihan hak cipta penuh, ada klausul eksklusivitas (Anda tidak boleh bekerja untuk pihak lain), ada ganti rugi besar bila terlambat, atau klien berada di luar negeri. Satu klausul yang tampak biasa, seperti kewajiban menanggung semua kerugian klien, dapat berdampak besar. Minta advokat memeriksa dan menjelaskan dalam bahasa yang Anda pahami.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mulai bekerja sebelum harga dan lingkup tertulis.
• Tidak membatasi jumlah revisi.
• Tidak meminta uang muka.
• Menyerahkan berkas final sebelum pelunasan.
• Tidak mengatur siapa pemilik hak cipta hasil kerja.
• Menyimpan bukti hanya di satu ponsel.
• Menyetujui klausul penyelesaian sengketa di tempat yang jauh tanpa menyadari biayanya.

Ringkasan

Kontrak elektronik sah dan mengikat selama memenuhi syarat sahnya perjanjian, dan dokumen elektronik dapat menjadi alat bukti. Freelancer sebaiknya menuliskan lingkup kerja, jadwal, revisi, harga, pembayaran, hak cipta hasil kerja, kerahasiaan, pembatalan, dan penyelesaian sengketa. Gunakan tanda tangan elektronik, simpan percakapan lengkap, dan konfirmasi kesepakatan lewat e-mail. Jika klien menunggak, ikuti urutan pengingat, tagihan formal, somasi, lalu gugatan. Untuk kontrak besar atau lintas negara, konsultasikan dengan advokat.

Dasar hukum

• KUH Perdata, Pasal 1320 (syarat sah perjanjian) dan Pasal 1338 (kekuatan mengikat perjanjian).
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE sebagaimana diubah terakhir dengan UU No. 1 Tahun 2024.
• PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
• UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan.

Baca juga

• Perjanjian Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apakah Sah?
• Pekerjaan online: perjanjian sebelum file dikirim
• Freelancer dan Pajak: Kapan Kena PPh dan Apa yang Dicatat
• Somasi dan Wanprestasi: Langkah Sebelum Menggugat

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.