Piutang Macet Usaha Kecil: Cara Menagih Secara Hukum Tahap demi Tahap

Apa itu piutang dan kapan disebut macet

Piutang adalah hak untuk menagih pembayaran dari pihak lain. Bagi pelaku usaha, piutang biasanya muncul dari penjualan dengan sistem tempo: barang atau jasa sudah diserahkan, bayarnya belakangan. Piutang disebut macet bila sudah lewat jatuh tempo dalam waktu lama dan tidak ada tanda pembayaran.

Ada tiga hal yang perlu dibedakan sejak awal.

• Telat bayar. Pelanggan lupa atau menunggu dana masuk. Biasanya selesai dengan pengingat sopan.
• Menolak bayar. Pelanggan menyatakan barang cacat atau jumlahnya salah. Ini perselisihan yang perlu dibahas isinya.
• Tidak mampu bayar. Usaha pelanggan sedang sulit. Opsinya cicilan atau penjadwalan ulang.

Cara menagih yang tepat bergantung pada jenisnya. Karena itu, kenali dulu alasan pelanggan sebelum meningkatkan tekanan.

Bukti utang: modal utama penagihan

Hukum tidak membantu penagih yang tidak punya bukti. Pengadilan memeriksa bukti, bukan sekadar pengakuan sepihak. Kumpulkan dokumen berikut:

• Perjanjian, pesanan, atau penawaran yang disetujui pelanggan.
• Faktur dan surat jalan yang ditandatangani penerima.
• Bukti pembayaran sebagian, bila ada.
• Percakapan atau surel yang mengakui adanya utang atau meminta perpanjangan waktu.
• Catatan buku piutang yang konsisten dengan faktur.

Pengakuan utang dari pelanggan sangat berguna. Misalnya, pelanggan menulis "saya akan bayar tanggal 20". Pesan seperti ini menunjukkan adanya utang dan jatuh tempo baru. Simpan tangkapan layar lengkap dengan nomor dan tanggal, serta cadangan ponselnya. Hal serupa dibahas di utang piutang dan bukti tertulis dan alat bukti perdata dan bukti elektronik.

Langkah pertama: tagihan ramah dan tertulis

Tahap awal sebaiknya sopan dan tercatat. Kirim pengingat sebelum dan sesudah jatuh tempo lewat pesan atau surel yang memuat nomor faktur, nominal, tanggal jatuh tempo, dan nomor rekening pembayaran. Tindak lanjuti dengan telepon bila perlu, tetapi tetap simpan catatan percakapan.

Hindari tiga hal pada tahap ini:

1. Kata-kata kasar atau ancaman.
2. Menyebarkan nama pelanggan di media sosial.
3. Mengirim orang untuk menekan secara fisik.

Ketiga cara ini dapat berbalik menjadi masalah hukum bagi penagih, misalnya pencemaran nama baik atau pengancaman. Informasi lebih lanjut ada di pencemaran nama baik UU ITE dan KUHP dan pemerasan dan pengancaman.

Somasi: teguran tertulis yang berdampak hukum

Somasi adalah surat teguran resmi yang meminta pihak berutang memenuhi kewajiban dalam jangka waktu tertentu. Somasi menunjukkan bahwa penagih sudah memberi kesempatan yang cukup sebelum menempuh jalur hukum.

Isi somasi yang baik:

• Identitas pengirim dan penerima.
• Dasar utang: perjanjian atau faktur yang dirujuk.
• Jumlah yang harus dibayar, termasuk denda bila memang diperjanjikan.
• Tenggat yang jelas, misalnya tujuh hari sejak surat diterima.
• Akibat bila tenggat dilewati, yaitu penagih akan menempuh upaya hukum.
• Tanda tangan dan lampiran bukti.

Kirim melalui cara yang meninggalkan jejak: surat tercatat, kurir dengan tanda terima, atau surel yang bukti terkirimnya tersimpan. Panduan rinci tersedia di somasi dan wanprestasi dan somasi yang jelas.

Berunding dan membuat pengakuan utang

Banyak piutang justru cair di tahap perundingan, terutama bila pelanggan memang kesulitan dana. Tawarkan penyelesaian yang realistis: cicilan dengan jadwal tetap, pembayaran sebagian lebih dulu, atau penyerahan barang sebagai pengganti. Yang paling penting, hasilnya dituangkan dalam dokumen.

Bentuk dokumen yang lazim:

• Surat pengakuan utang. Debitur mengakui jumlah utang dan berjanji membayar sesuai jadwal.
• Perjanjian pembayaran bertahap. Memuat tanggal angsuran dan akibat bila terlambat.
• Akta pengakuan utang di hadapan notaris. Lebih kuat sebagai bukti; kekuatannya dibahas di akta pengakuan utang notariil dan grosse.

Ingat bahwa perjanjian yang memberi bunga atau denda harus wajar. Batasan bunga dibahas di bunga pinjaman dan batasnya.

Contoh: Sebuah usaha katering mengirim 300 boks makanan untuk acara kantor dengan tagihan yang jatuh tempo 30 hari. Setelah 60 hari belum ada pembayaran. Pemilik katering mengirim pengingat tertulis dua kali, lalu somasi dengan tenggat tujuh hari. Pihak kantor menjawab bahwa dana tertahan dan meminta cicilan. Kedua pihak membuat surat pengakuan utang dengan tiga kali angsuran. Dua angsuran dibayar tepat waktu, sedangkan angsuran terakhir terlambat. Karena ada pengakuan tertulis, pemilik katering tinggal menagih sisanya dengan dasar yang kuat.

Gugatan sederhana untuk tagihan bernilai kecil

Bila perundingan gagal, usaha kecil dapat memakai gugatan sederhana. Menurut Peraturan Mahkamah Agung (Perma) Nomor 4 Tahun 2019, gugatan sederhana adalah tata cara penyelesaian perkara perdata dengan nilai gugatan materiil paling banyak Rp500 juta dan pembuktian yang sederhana. Perkaranya diperiksa hakim tunggal dan ditargetkan selesai dalam 25 hari sejak sidang pertama. Pihak yang tidak puas dapat mengajukan keberatan dalam tujuh hari setelah putusan diucapkan atau diberitahukan, dan putusan keberatan itu bersifat akhir.

Beberapa catatan penting:

• Umumnya tiap pihak satu orang, dan para pihak berada dalam wilayah hukum pengadilan yang sama.
• Para pihak wajib hadir sendiri di setiap sidang, dengan atau tanpa kuasa.
• Perkara yang rumit, misalnya sengketa tanah, tidak cocok memakai jalur ini.

Panduan lengkapnya ada di gugatan sederhana Perma 4 Tahun 2019. Periksa pula pembaruan terbaru di situs resmi Mahkamah Agung sebelum mengajukan.

Gugatan biasa, PKPU, dan pailit

Untuk piutang yang lebih besar atau pembuktiannya rumit, gugatan wanprestasi biasa ke pengadilan negeri lebih tepat. Langkahnya dibahas di gugatan wanprestasi langkah demi langkah.

Ada pula jalur Penundaan Kewajiban Pembayaran Utang (PKPU) dan kepailitan di Pengadilan Niaga. Menurut UU No. 37 Tahun 2004, permohonan PKPU diajukan oleh debitur yang memiliki lebih dari satu kreditur, atau oleh kreditur, dan debitur tidak membayar lunas sedikitnya satu utang yang sudah jatuh tempo dan dapat ditagih. Permohonan diajukan secara tertulis oleh advokat ke Pengadilan Niaga yang meliputi tempat kedudukan debitur.

PKPU bukan alat menagih yang murah dan cepat. Jalur ini ditujukan untuk restrukturisasi utang debitur yang punya banyak kreditur, dan dapat berujung pada kepailitan. Untuk satu piutang kecil, PKPU jarang menjadi pilihan masuk akal. Penjelasan dasar ada di PKPU dan pailit dasar.

Eksekusi: setelah menang, uang belum otomatis masuk

Putusan yang berkekuatan hukum tetap tidak selalu langsung dipatuhi. Bila debitur tidak membayar, pemenang perkara mengajukan permohonan eksekusi kepada ketua pengadilan negeri. Tahapannya mencakup teguran (aanmaning), sita eksekusi atas harta debitur, dan lelang. Keberhasilan eksekusi bergantung pada harta yang ada. Karena itu, sebelum berperkara, cari tahu apakah debitur memiliki harta yang dapat disita. Lihat eksekusi putusan perdata.

Daluwarsa: jangan menunda terlalu lama

Hak menagih dapat hilang karena lewat waktu. Aturan daluwarsa berbeda menurut jenis tagihan. Jangan menunggu bertahun-tahun. Bacalah daluwarsa tagihan utang dan konsultasikan bila usia tagihan sudah panjang.

Contoh kerangka surat somasi

Somasi tidak harus rumit. Kerangka berikut dapat disesuaikan, dengan catatan bahwa isinya harus sesuai fakta dan tidak mengandung ancaman yang melanggar hukum.

1. Kepala surat. Tempat, tanggal, nomor surat, dan perihal "Somasi atas pembayaran faktur".
2. Pembuka. Menyebut hubungan usaha, misalnya pembelian barang pada tanggal tertentu.
3. Fakta. Nomor faktur, nominal, tanggal jatuh tempo, dan pengingat yang sudah dikirim.
4. Tuntutan. Meminta pembayaran penuh ke rekening tertentu paling lambat tanggal tertentu.
5. Akibat. Menyatakan bahwa bila tenggat terlewati, pengirim akan menempuh upaya hukum sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Penutup. Mengundang pihak penerima berunding bila ada keberatan, lengkap dengan kontak.

Lampirkan salinan faktur, surat jalan, dan bukti pengingat sebelumnya. Simpan tanda terima pengiriman. Bila pelanggan menjawab dengan keberatan tertulis, jawab secara tertulis juga dan tetap tenang.

Jaminan yang memperkuat posisi penagih

Pada transaksi bernilai besar atau pelanggan baru, pertimbangkan jaminan agar piutang lebih aman.

• Uang muka. Mengurangi jumlah yang berisiko.
• Jaminan pribadi atau perusahaan. Pihak lain berjanji menanggung bila debitur tidak membayar. Lihat jaminan pribadi dan jaminan perusahaan.
• Jaminan kebendaan. Barang tertentu dijaminkan, misalnya lewat fidusia atau hak tanggungan, dengan prosedur pendaftaran yang harus diikuti.
• Klausul hak milik. Barang tetap milik penjual sampai lunas.
• Cek atau bilyet giro. Cara bayar yang meninggalkan jejak, tetapi perhatikan ketentuan pencairannya.

Setiap jaminan punya syarat formal. Jaminan yang tidak dibuat atau didaftarkan sesuai aturan dapat kehilangan kekuatannya, sehingga sebaiknya disusun dengan bantuan notaris atau advokat.

Mengelola piutang sehari-hari

Pencegahan lebih murah daripada penagihan. Beberapa kebiasaan yang membantu usaha kecil:

• Buat daftar umur piutang (aging): tagihan 0 sampai 30 hari, 31 sampai 60 hari, dan seterusnya, lalu tinjau tiap minggu.
• Tetapkan batas kredit per pelanggan dan hentikan pengiriman baru bila tagihan lama belum dibayar.
• Kirim faktur segera setelah barang diserahkan, jangan menunggu akhir bulan.
• Catat setiap janji bayar pelanggan, lengkap dengan tanggal dan siapa yang berjanji.
• Pisahkan rekening usaha dari rekening pribadi supaya bukti penerimaan jelas.
• Evaluasi pelanggan yang terus-menerus telat. Kadang menghentikan tempo lebih sehat daripada terus menagih.

Contoh: Seorang pemilik percetakan menetapkan aturan baru. Pelanggan baru wajib membayar uang muka separuh nilai pesanan, dan tempo hanya diberikan setelah tiga kali transaksi lancar. Dalam setahun, jumlah tagihan macet turun karena risiko terbesar sudah ditutup sejak awal, dan bukti pesanan tertulis selalu tersedia bila ada keberatan.

Bila debitur menghilang atau usahanya tutup

Situasi ini sulit, tetapi tidak selalu menutup jalan. Beberapa hal yang dapat dilakukan:

1. Periksa alamat terakhir dan kontak lain di perjanjian atau faktur.
2. Cari tahu apakah ada penanggung, pengurus, atau pemilik usaha yang dapat dimintai pertanggungjawaban sesuai bentuk usahanya. Pada usaha perorangan, pemilik menanggung dengan hartanya. Pada perseroan terbatas, tanggung jawab umumnya terbatas pada perseroan, dengan pengecualian tertentu. Baca PT dan CV tanggung jawab.
3. Bila usaha dibubarkan, laporkan tagihan Anda kepada likuidator atau pihak yang mengurus pembubaran. Lihat usaha berhenti utang tetap.
4. Pertimbangkan apakah biaya menggugat sebanding dengan peluang pemulihan.

Jangan pernah mengambil barang debitur sendiri tanpa dasar hukum, karena tindakan itu dapat dipersoalkan sebagai perbuatan melawan hukum.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menjual tanpa pesanan tertulis atau faktur yang ditandatangani.
• Menagih hanya lewat telepon tanpa jejak.
• Menagih dengan ancaman atau mempermalukan di media sosial.
• Menyerahkan penagihan kepada pihak yang memakai kekerasan.
• Menerima pembayaran sebagian tanpa mencatat sisa utang.
• Terlambat menagih sampai bukti hilang atau pelanggan pindah.
• Menggugat sebelum memastikan debitur punya harta.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah bisa menagih tanpa kontrak tertulis? Bisa, asalkan ada bukti lain, seperti faktur, surat jalan, pesan, atau bukti pembayaran sebagian. Kontrak tertulis hanya mempermudah pembuktian.

Apakah penagihan lewat pihak ketiga diperbolehkan? Menggunakan jasa penagih diperbolehkan sepanjang caranya sah dan tidak melibatkan ancaman, kekerasan, atau penyebaran data. Penagih tetap harus menghormati hukum.

Apakah gugatan sederhana memerlukan advokat? Tidak wajib. Para pihak dapat hadir sendiri, dengan atau tanpa kuasa. Meski begitu, konsultasi dengan advokat membantu menyusun bukti dan dalil.

Ringkasan

Menagih piutang macet dimulai dari bukti, bukan dari amarah. Kumpulkan faktur, surat jalan, dan percakapan; tagih dengan sopan dan tertulis; kirim somasi dengan tenggat; lalu rundingkan jadwal bayar dan catat hasilnya dalam pengakuan utang. Untuk tagihan bernilai kecil, gugatan sederhana adalah jalur praktis, sedangkan PKPU ditujukan bagi debitur dengan banyak kreditur. Hindari ancaman, dan jangan menunda sampai tagihan daluwarsa.

Dasar hukum

• UU No. 37 Tahun 2004 tentang Kepailitan dan Penundaan Kewajiban Pembayaran Utang.
• Peraturan Mahkamah Agung No. 4 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Perma No. 2 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyelesaian Gugatan Sederhana.
• Herziene Inlandsch Reglement (HIR) dan Rechtsreglement voor de Buitengewesten (RBg), hukum acara perdata, termasuk ketentuan eksekusi.

Baca juga

• Somasi dan Wanprestasi: Langkah Sebelum Menggugat
• Gugatan Sederhana: Cara Menagih Utang Kecil Tanpa Proses Panjang
• Utang-Piutang Tanpa Bukti Tertulis: Apa yang Bisa Dilakukan
• PKPU dan Pailit: Dasar Penyelesaian Utang Usaha
• Eksekusi Putusan Perdata: Aanmaning, Sita Eksekusi, dan Lelang

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.