Surat Keterangan Kerja (Paklaring): Hak Pekerja Setelah Berhenti dan Cara Menagihnya

Apa itu paklaring

Paklaring adalah sebutan sehari-hari untuk surat keterangan pengalaman kerja, yaitu dokumen dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sana. Kata ini berasal dari bahasa Belanda "verklaring" yang berarti keterangan atau pernyataan. Isinya biasanya memuat nama pekerja, jabatan, masa kerja, dan tanggal berakhirnya hubungan kerja.

Paklaring bukan sekadar formalitas. Dokumen ini dipakai untuk melamar pekerjaan baru, membuktikan pengalaman, mengurus pembiayaan, atau mengajukan klaim jaminan sosial. Tanpa paklaring, pekerja kesulitan membuktikan riwayat kerjanya.

Perlu dibedakan dari beberapa dokumen mirip:

Referensi bersifat sukarela dan subjektif, sedangkan paklaring bersifat faktual dan menjadi hak pekerja.

Dasar hukum paklaring

Menurut penjelasan Hukumonline, undang-undang ketenagakerjaan tidak mengatur paklaring secara eksplisit, dan dasar hukumnya ada di Pasal 1602z KUH Perdata. Ketentuan itu pada pokoknya menyatakan bahwa pada waktu hubungan kerja berakhir, pengusaha atas permintaan pekerja wajib memberi surat keterangan yang menyebut sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja. Pasal itu juga menyatakan bahwa perjanjian yang menghapus atau membatasi kewajiban tersebut batal. Pengusaha yang menolak memberi paklaring, sengaja menulis keterangan tidak benar, atau memberi keterangan yang bertentangan kepada pihak ketiga, bertanggung jawab atas kerugian yang timbul.

Dengan kata lain:

• Pekerja berhak meminta paklaring ketika hubungan kerja berakhir, baik karena mengundurkan diri maupun karena pemutusan hubungan kerja (PHK).
• Kewajiban perusahaan tidak dapat dihapus dengan perjanjian atau peraturan perusahaan.
• Perusahaan boleh mencantumkan kinerja hanya bila pekerja meminta secara khusus.

Karena rumusan lama ini berasal dari KUHPerdata, beberapa istilahnya terdengar kuno. Namun hakikatnya sederhana: pekerja berhak atas keterangan jujur tentang masa kerjanya. Bila Anda ingin membaca pembahasan hak saat mengundurkan diri, lihat mengundurkan diri: hak pekerja.

Isi paklaring yang lazim

Tidak ada format baku nasional. Isi yang umum dan sebaiknya ada:

• Nama lengkap dan nomor identitas pekerja bila perlu.
• Nama perusahaan, alamat, dan kontak.
• Jabatan atau jenis pekerjaan.
• Tanggal mulai dan tanggal berakhir bekerja.
• Pernyataan bahwa pekerja bekerja dengan baik, bila perusahaan bersedia dan sesuai fakta.
• Tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap perusahaan.
• Tanggal penerbitan.

Bila pekerja secara khusus meminta, surat dapat memuat cara pekerja menjalankan kewajibannya serta alasan berakhirnya hubungan kerja. Pekerja perlu mempertimbangkan apakah hal itu menguntungkan. Pekerja yang di-PHK karena efisiensi mungkin ingin alasan itu tertulis. Sementara pekerja yang berhenti dengan sengketa mungkin lebih memilih surat yang sederhana.

Perusahaan tidak boleh mencantumkan keterangan yang tidak benar atau merugikan tanpa dasar. Keterangan palsu atau sengaja menjelekkan dapat dituntut ganti rugi.

Kapan paklaring harus diberikan

Paklaring diberikan pada saat hubungan kerja berakhir. Aturan tidak menetapkan tenggat angka yang sama untuk semua. Dalam praktik, perusahaan yang tertib menerbitkannya pada hari terakhir kerja atau dalam beberapa hari kerja sesudahnya. Bila Anda berhenti, mintalah sejak awal, misalnya bersamaan dengan surat pengunduran diri atau saat proses serah terima, dan catat tanggal permintaan.

Jika proses serah terima belum selesai, perusahaan dapat meminta pekerja menyelesaikan tanggung jawab administrasi, tetapi tidak sepantasnya menahan paklaring selama berbulan-bulan sebagai alat tekanan. Pertanyaan tentang ijazah ditahan memiliki persoalan sendiri; baca ijazah ditahan perusahaan.

Alasan perusahaan menolak dan tanggapannya

Beberapa alasan yang kerap dikemukakan:

• "Anda resign tanpa pemberitahuan satu bulan." Pelanggaran masa pemberitahuan dapat memiliki akibat lain, tetapi tidak menghapus hak atas keterangan masa kerja yang faktual. Pelajari mengundurkan diri: hak pekerja.
• "Anda belum menyelesaikan serah terima atau masih punya pinjaman." Penyelesaian kewajiban dapat dituntut lewat jalur lain, bukan dengan menahan dokumen identitas riwayat kerja.
• "Anda di-PHK karena pelanggaran." Tetap berhak atas keterangan faktual tentang masa kerja dan jabatan. Perusahaan tidak boleh memberi keterangan yang salah.
• "Kebijakan perusahaan tidak memberi paklaring." Kebijakan internal tidak dapat meniadakan kewajiban dalam hukum.
• "Perusahaan sudah tutup atau berganti pemilik." Pemilik atau pengurus baru yang menggantikan biasanya wajib memperhatikan hak pekerja. Bukti lain seperti slip gaji dan data jaminan sosial dapat menggantikan sementara.

Dalam semua kasus, sampaikan permintaan tertulis dan simpan jawabannya.

Langkah bila paklaring ditolak atau ditahan

1. Minta tertulis. Kirim e-mail atau surat kepada bagian personalia dengan data lengkap Anda dan tanggal berakhir kerja. Simpan tanda terima atau tangkapan layar.
2. Tagih ulang. Bila tidak dijawab, kirim pengingat dengan batas waktu yang wajar, misalnya tujuh hari kerja.
3. Berunding. Datangi atau hubungi atasan dan personalia. Kemukakan bahwa dokumen ini hak Anda dan dibutuhkan untuk pekerjaan baru.
4. Catatkan perselisihan. Menurut penjelasan Hukumonline, bila perundingan tidak menghasilkan kesepakatan, pekerja dapat mencatatkan perselisihan ke instansi ketenagakerjaan setempat dengan melampirkan bukti perundingan. Instansi menawarkan konsiliasi atau arbitrase, dan bila para pihak tidak memilih dalam tujuh hari kerja, penyelesaian dilimpahkan kepada mediator.
5. Mediasi. Mediator hubungan industrial mengundang para pihak dan dapat mengeluarkan anjuran tertulis.
6. Gugatan. Jika mediasi tidak berhasil, pekerja dapat menggugat ke pengadilan sesuai ketentuan, termasuk menuntut ganti rugi bila penolakan menimbulkan kerugian nyata, misalnya kehilangan kesempatan kerja.

Bacalah juga perselisihan hubungan industrial: tahapan, jalur dinas tenaga kerja, dan gugatan PHI. Untuk kasus penahanan dokumen lain, lihat ijazah asli ditahan: langkah pekerja.

Contoh: Ibu O berhenti bekerja setelah tiga tahun dan meminta paklaring dua minggu sebelum hari terakhir, tetapi perusahaan menjawab akan menerbitkannya "nanti". Sebulan setelah ia berhenti, surat itu belum ada, sementara pemberi kerja baru memintanya. Ibu O mengirim e-mail tagihan dengan batas tujuh hari kerja, menyebut bahwa surat keterangan masa kerja adalah haknya. Karena tidak ditanggapi, ia datang ke dinas tenaga kerja membawa bukti permintaan dan slip gaji. Dalam mediasi, perusahaan menerbitkan paklaring. Dokumen pendukung seperti kontrak, slip gaji, dan bukti jaminan sosial membantu Ibu O membuktikan masa kerjanya selama menunggu.

Bukti pengganti sementara

Selama paklaring belum terbit, pekerja tetap dapat membuktikan masa kerja dengan dokumen lain:

• Perjanjian kerja dan surat pengangkatan.
• Slip gaji dan bukti transfer gaji.
• Kartu atau data kepesertaan jaminan sosial yang mencatat masa iuran. Pelajari BPJS saat berhenti kerja.
• Surat peringatan, surat tugas, kartu identitas karyawan.
• Foto kegiatan kerja dan kontak atasan sebagai referensi.
• Sertifikat pelatihan dari tempat kerja.

Kumpulkan dokumen ini sebelum hubungan kerja berakhir, karena akses ke sistem kantor biasanya langsung ditutup pada hari terakhir kerja.

Paklaring untuk pekerja kontrak, harian, dan magang

Hak atas keterangan kerja tidak hanya untuk pekerja tetap. Pekerja kontrak (PKWT), pekerja harian, dan pekerja magang juga memiliki kepentingan atas bukti pengalaman. Pekerja harian lepas yang bekerja berulang pada satu pemberi kerja dapat meminta surat keterangan yang menyebut periode dan jenis pekerjaan. Pelajari PKWT dan kontrak kerja, pekerja harian lepas dan status kerja, dan pekerja magang dan status hukumnya. Untuk pekerja kontrak, jangan lupakan juga hak lain di akhir kontrak seperti kompensasi, yang dibahas di uang kompensasi PKWT berakhir.

Menghadapi permintaan verifikasi dari pemberi kerja baru

Pemberi kerja baru kadang menghubungi perusahaan lama untuk memverifikasi. Perusahaan lama sebaiknya hanya memberikan informasi faktual yang diminta. Memberi keterangan yang menyesatkan kepada pihak ketiga dapat membawa tanggung jawab ganti rugi. Sebaliknya, pekerja berhak mengetahui informasi apa yang disampaikan tentang dirinya. Data pribadi pekerja juga dilindungi; baca data pribadi karyawan dan pemantauan di tempat kerja dan hak subjek data pribadi.

Peran serikat pekerja dan perwakilan

Pekerja yang merasa sungkan menagih sendiri dapat meminta bantuan serikat pekerja, perwakilan pekerja di perusahaan, atau lembaga bantuan hukum. Pendamping dapat membantu menyusun surat, ikut dalam perundingan, dan mendampingi di dinas tenaga kerja. Kehadiran pihak ketiga sering membuat perusahaan lebih serius menanggapi. Pelajari hak berserikat dan serikat pekerja. Pekerja tidak boleh dirugikan karena meminta hak yang sah.

Contoh kalimat permintaan yang jelas

Permintaan tertulis tidak harus rumit. Pola yang cukup: sebut nama dan jabatan terakhir, tanggal bekerja dan tanggal berhenti, lalu minta surat keterangan kerja yang memuat jabatan dan masa kerja. Tambahkan batas waktu yang wajar dan kontak untuk pengambilan atau pengiriman dokumen. Jika perlu, tuliskan keperluannya, misalnya untuk melamar kerja baru. Lampirkan salinan identitas dan, bila ada, bukti hubungan kerja. Dengan format ringkas ini, perusahaan sulit berdalih tidak mengerti permintaan Anda.

Bila isi paklaring tidak sesuai

Kadang paklaring terbit tetapi memuat kesalahan: masa kerja dipotong, jabatan salah, atau ada kalimat negatif yang tidak berdasar. Segera minta koreksi tertulis dan lampirkan bukti, seperti kontrak dan slip gaji. Keterangan yang sengaja tidak benar dapat menimbulkan tanggung jawab ganti rugi bagi perusahaan. Simpan versi awal dokumen sebagai bukti. Jika perusahaan menolak memperbaiki, ajukan keberatan ke personalia tingkat lebih tinggi dan, bila perlu, tempuh jalur perselisihan seperti di atas. Dokumen yang memuat tuduhan tanpa dasar juga dapat dipersoalkan sebagai pencemaran nama baik; lihat pencemaran nama baik: UU ITE dan KUHP.

Kesalahan umum

• Meminta paklaring hanya secara lisan.
• Menunggu berbulan-bulan sebelum menagih.
• Tidak menyimpan salinan kontrak dan slip gaji.
• Menerima syarat aneh seperti membayar uang agar paklaring terbit.
• Menandatangani pernyataan yang menyebut Anda melepaskan seluruh hak termasuk paklaring.
• Memalsukan paklaring untuk melamar kerja.
• Menyebarkan tuduhan buruk tentang perusahaan di media sosial tanpa bukti.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh meminta uang untuk menerbitkan paklaring? Pada dasarnya paklaring adalah kewajiban pengusaha ketika hubungan kerja berakhir. Meminta bayaran sebagai syarat tidak patut. Catat permintaan itu dan laporkan ke dinas tenaga kerja bila terjadi.

Apakah paklaring harus menyebut alasan saya berhenti? Tidak harus. Menurut penjelasan yang dirujuk, alasan berakhirnya hubungan kerja dan penilaian kinerja dicantumkan bila pekerja memintanya secara khusus.

Apa yang bisa saya lakukan bila perusahaan sudah tutup? Kumpulkan bukti lain seperti kontrak, slip gaji, dan data jaminan sosial. Hubungi dinas tenaga kerja untuk mencatat hubungan kerja Anda, dan minta pengurus atau pemilik terakhir menerbitkan keterangan bila masih dapat dihubungi.

Ringkasan

Paklaring adalah surat keterangan kerja yang berisi jabatan dan masa kerja. Dasar hukumnya, menurut penjelasan Hukumonline, ada di Pasal 1602z KUH Perdata: pengusaha wajib memberikannya ketika hubungan kerja berakhir, dan kewajiban itu tidak dapat dihapus dengan perjanjian. Minta secara tertulis sejak awal, tagih dengan batas waktu, lalu tempuh perundingan, pencatatan perselisihan ke dinas tenaga kerja, mediasi, dan gugatan bila perlu. Kumpulkan dokumen pengganti selama menunggu.

Dasar hukum

• KUHPerdata (BW) Pasal 1602z tentang surat keterangan kerja (sebagaimana dirujuk Hukumonline).
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
• UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

Baca juga

• Mengundurkan Diri dari Pekerjaan: Hak yang Tetap Didapat
• Tahapan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial: Bipartit sampai Pengadilan
• Jalan bipartit dan dinas ketenagakerjaan sebelum ke pengadilan
• BPJS yang dicek saat hubungan kerja berhenti

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.