Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Cara Mengisinya

Apa itu surat PHK

Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah berakhirnya hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakhiri hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha. Surat PHK adalah dokumen yang menyampaikan keputusan itu secara tertulis.

PHK dapat terjadi karena beberapa sebab, misalnya pekerja mengundurkan diri, kontrak berakhir, perusahaan melakukan efisiensi atau tutup, pekerja melanggar aturan, atau pekerja pensiun. Tiap sebab membawa hak yang berbeda. Penjelasan lengkap tentang hak dan jalur penyelesaian ada di di-PHK, panduan lengkap.

Artikel ini terutama ditujukan bagi pemberi kerja yang menyusun surat. Pekerja yang menerima surat juga dapat memakainya untuk memeriksa apakah isi surat memadai.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Aturan pokok berasal dari UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023, serta PP No. 35 Tahun 2021. Beberapa pegangan praktis berikut.

• Pengusaha, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah diharapkan berupaya menghindari PHK. Upaya itu biasanya dengan pengurangan lembur, penyesuaian jam kerja, atau pembinaan. Alasan yang sah ada di alasan PHK yang sah.
• PHK perlu alasan yang termasuk dalam daftar yang diatur. Tidak semua ketidaksukaan atasan dapat menjadi alasan PHK.
• Pengusaha pada umumnya wajib memberi tahu pekerja secara tertulis dalam tenggat tertentu sebelum PHK berlaku. Lama tenggatnya diatur dalam peraturan pelaksana, sehingga periksa teks resmi terbaru.
• Pekerja yang tidak setuju dapat menyampaikan penolakan secara tertulis, lalu para pihak berunding. Bila tidak ada kesepakatan, penyelesaian mengikuti jalur perselisihan hubungan industrial. Lihat perselisihan hubungan industrial.
• Hak yang timbul dapat berupa uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, atau uang pisah, tergantung alasan PHK. Hitungannya ada di hak pesangon PHK dan contoh menghitung pesangon lima tahun.
• Selama proses berjalan dan belum ada penetapan atau kesepakatan, kewajiban upah dan hak lain umumnya tetap berlaku. Periksa ketentuan terkini.
• Gugatan ke pengadilan hubungan industrial memiliki batas waktu. Lihat batas waktu gugatan PHK.

Kerangka surat PHK yang dapat disesuaikan

Berikut kerangka umum. Gunakan kop surat perusahaan. Tanda [....] harus diganti dengan data Anda. Pilih alasan yang sesuai fakta, dan jangan memakai alasan yang tidak terjadi.

• [KOP SURAT PERUSAHAAN]
• Nomor: [....] | Lampiran: [....] | Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
• Kepada Yth. [Nama Lengkap Pekerja], NIK/Nomor induk karyawan [....], jabatan [....], di [alamat].
• Dengan hormat,
• 1. Berdasarkan perjanjian kerja tanggal [....] dan [peraturan perusahaan/perjanjian kerja bersama], Saudara bekerja sebagai [jabatan] sejak [tanggal].
• 2. Sehubungan dengan [uraikan alasan secara faktual, misalnya: perusahaan melakukan efisiensi karena ..., atau pelanggaran berupa ... pada tanggal ...], perusahaan bermaksud memutuskan hubungan kerja dengan Saudara.
• 3. Upaya yang telah dilakukan sebelumnya adalah [surat peringatan nomor ... tanggal ..., perundingan tanggal ..., penyesuaian lainnya].
• 4. Pemutusan hubungan kerja berlaku efektif pada tanggal [....], dengan memperhatikan tenggat pemberitahuan yang berlaku.
• 5. Hak Saudara yang akan dibayarkan adalah [uang pesangon/uang penghargaan masa kerja/uang penggantian hak/lainnya sesuai ketentuan], dengan perincian pada Lampiran dan dibayarkan pada tanggal [....].
• 6. Saudara diminta menyelesaikan serah terima pekerjaan dan mengembalikan inventaris perusahaan paling lambat [tanggal].
• 7. Bila Saudara keberatan, Saudara dapat menyampaikan keberatan tertulis dalam [jangka waktu sesuai ketentuan] dan perusahaan bersedia berunding secara bipartit.
• 8. Perusahaan akan menerbitkan surat keterangan kerja serta mengurus hak lain, termasuk pelaporan kepesertaan jaminan sosial.
• Demikian disampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
• [Kota], [tanggal] [bulan] [tahun]
• [Nama Perusahaan], [tanda tangan dan cap] [Nama Lengkap] [Jabatan]
• Tanda terima oleh pekerja: [nama], [tanggal], [tanda tangan].

Penjelasan tiap bagian

Kop, nomor, dan perihal. Surat resmi dengan nomor memudahkan pelacakan. Perihal harus jelas: pemberitahuan PHK.

Identitas penerima. Tulis nama, jabatan, dan nomor induk. Alamat yang benar mempermudah pengiriman.

Dasar hubungan kerja. Sebut perjanjian kerja dan peraturan perusahaan sebagai dasar hubungan, agar tampak bahwa keputusan mengikuti aturan yang disepakati.

Alasan. Bagian terpenting. Tulis alasan secara faktual: apa yang terjadi, kapan, dan aturan mana yang terkait. Jangan menulis alasan umum seperti "tidak cocok" tanpa dasar. Alasan yang tidak sesuai ketentuan membuat PHK rentan dibatalkan.

Upaya sebelumnya. Sebutkan peringatan atau perundingan. Sistem surat peringatan dibahas di surat peringatan SP1, SP2, SP3. Untuk efisiensi, jelaskan alternatif yang sudah dicoba, merujuk pada PHK efisiensi dan perusahaan tutup.

Tanggal berlaku. Tanggal efektif tidak boleh mendahului tenggat pemberitahuan yang diwajibkan. Periksa teks resmi.

Hak pekerja. Rinci jenis dan jumlahnya di lampiran. Hitung berdasarkan upah dan masa kerja. Salah hitung adalah pemicu sengketa terbesar.

Serah terima. Tentukan batas waktu yang wajar. Jangan menjadikan serah terima syarat untuk menahan hak.

Hak untuk keberatan. Menyebut jalur berunding menunjukkan itikad baik dan mencegah eskalasi.

Tanda terima. Minta pekerja menandatangani tanda terima, atau dokumentasikan penyerahan lewat pos tercatat atau surel yang dapat dibuktikan.

Daftar lampiran yang lazim

• Rincian perhitungan hak pekerja.
• Salinan surat peringatan terkait, bila PHK karena pelanggaran.
• Salinan perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.
• Berita acara perundingan, bila sudah ada.
• Surat keterangan kerja yang akan diterbitkan. Contohnya di contoh surat keterangan kerja.
• Bukti pemberitahuan kepada serikat pekerja, bila ada.

Langkah praktis

1. Tentukan alasan. Cocokkan dengan alasan PHK yang sah.
2. Kumpulkan bukti. Catatan kinerja, peringatan, laporan keuangan, atau notulen perundingan.
3. Hitung hak. Gunakan upah dan masa kerja yang benar.
4. Ajak bicara pekerja. Pertemuan langsung sebelum surat sering mengurangi konflik.
5. Terbitkan surat dalam tenggat. Hormati masa pemberitahuan.
6. Serahkan dengan bukti. Gunakan tanda terima atau pengiriman tercatat.
7. Siap berunding. Bila pekerja menolak, tempuh perundingan bipartit.
8. Bayar hak tepat waktu dan terbitkan paklaring.

Contoh lampiran perhitungan hak

Lampiran sebaiknya mudah dibaca pekerja. Berikut susunan tabel yang dapat dipakai. Angka diisi sesuai ketentuan dan perhitungan Anda.

Pekerja berhak menanyakan dasar tiap angka. Perusahaan sebaiknya bersedia menjelaskan. Cara menghitung ada di contoh menghitung pesangon pekerja lima tahun.

Kesalahan umum

Kapan perlu advokat

PHK adalah keputusan berakibat besar bagi kedua pihak. Gunakan advokat bila:

• jumlah pekerja yang terdampak banyak atau PHK massal;
• alasan PHK adalah pelanggaran berat, yang butuh pembuktian kuat;
• pekerja adalah pengurus serikat, hamil, sakit, atau berada dalam kondisi yang dilindungi;
• pekerja menolak dan perselisihan sudah masuk mediasi atau pengadilan hubungan industrial;
• perusahaan dalam kesulitan keuangan, kepailitan, atau penundaan kewajiban pembayaran utang.

Pekerja yang menerima surat juga sebaiknya berkonsultasi dengan advokat atau serikat pekerja sebelum menandatangani apa pun.

Contoh penerapan

Contoh: Sebuah perusahaan percetakan menutup satu lini produksi karena pesanan menurun terus-menerus. Perusahaan menjelaskan kondisi kepada pekerja, mencoba mengurangi lembur dan memindahkan sebagian pekerja, lalu menerbitkan surat PHK untuk pekerja yang tidak dapat dipindahkan. Surat memuat alasan faktual, tanggal efektif sesudah masa pemberitahuan, dan lampiran hitungan hak. Pekerja menerima tanda terima dan diundang berunding.

Contoh: Seorang pekerja diberhentikan pada hari yang sama saat atasan marah, tanpa peringatan, dan surat hanya berbunyi "hubungan kerja dihentikan". Pekerja mengajukan keberatan dan menempuh bipartit. Surat yang minim alasan dan tidak mengikuti tahapan menjadi titik lemah posisi perusahaan. Pelajarannya, prosedur dan alasan yang jelas menjaga kedua pihak.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

UU Cipta Kerja yang lama (UU No. 11 Tahun 2020) tidak lagi berlaku dan digantikan oleh UU No. 6 Tahun 2023. Tata cara dan hak PHK banyak diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021. Putusan Mahkamah Konstitusi juga memengaruhi beberapa ketentuan, sehingga periksa teks dan putusan terbaru. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Hukum acara untuk perkara pidana ketenagakerjaan kini mengikuti KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025) yang berlaku sejak 2 Januari 2026. Format resmi gugatan di pengadilan hubungan industrial mengikuti ketentuan pengadilan dan hukum acara yang berlaku.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah surat PHK harus tertulis? Pemberitahuan tertulis sangat dianjurkan dan pada umumnya diwajibkan. Tanpa surat, pembuktian waktu dan alasan PHK sulit.

Apakah pekerja boleh menolak PHK? Pekerja boleh menyatakan keberatan secara tertulis. Selanjutnya para pihak berunding, dan bila gagal ditempuh jalur penyelesaian perselisihan.

Apakah PHK sah tanpa alasan? PHK perlu alasan yang termasuk daftar yang diatur. Tanpa alasan yang sah, PHK dapat dipersoalkan.

Apakah pekerja yang di-PHK berhak surat keterangan kerja? Ya, pada umumnya. Lihat contoh pembahasannya di artikel tentang paklaring.

Ringkasan

• Surat PHK memberitahukan berakhirnya hubungan kerja secara tertulis dan harus memuat alasan yang sah.
• Hormati tahapan sebelum PHK dan tenggat pemberitahuan.
• Rinci hak pekerja dalam lampiran dan bayar tepat waktu.
• Siapkan jalur perundingan bila pekerja keberatan.
• Libatkan advokat untuk PHK massal, pelanggaran berat, atau pekerja yang dilindungi.
• Contoh dalam artikel harus disesuaikan dengan fakta dan hukum yang berlaku.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
• UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
• UU No. 20 Tahun 2025 tentang Hukum Acara Pidana (berlaku sejak 2 Januari 2026)

Baca juga

• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya
• Hak Pesangon PHK: Berapa yang Seharusnya Anda Terima?
• Di-PHK: Panduan Lengkap Hak Pesangon dan Langkah dari Bipartit sampai PHI
• Batas Waktu Gugatan PHK ke Pengadilan Hubungan Industrial: Anjuran, Risalah, dan Daluwarsa
• PHK karena Efisiensi, Perusahaan Tutup, atau Pailit: Hak Pekerja dan Syaratnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.