Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja

Surat peringatan (SP) sering dianggap sekadar formalitas, padahal ia menjadi dasar penting bila perusahaan hendak memutus hubungan kerja karena pelanggaran. Pekerja perlu tahu kapan SP sah, berapa lama berlaku, dan bagaimana menanggapinya.

Apa itu surat peringatan

Surat peringatan adalah pernyataan tertulis dari pengusaha kepada pekerja bahwa pekerja telah melanggar ketentuan kerja dan diminta memperbaiki perilakunya. Surat ini tidak otomatis menghapus hubungan kerja. Fungsinya sebagai peringatan bertahap, dan juga sebagai catatan bahwa pengusaha sudah memberi kesempatan memperbaiki diri sebelum menempuh langkah yang lebih berat.

Dasar aturannya terutama ada pada PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK. PP ini menyebutkan bahwa pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat berujung PHK setelah pekerja mendapat surat peringatan secara berurutan, yaitu pertama, kedua, dan ketiga, yang masing-masing berlaku paling lama enam bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Penyebutan "SP1, SP2, SP3" sebenarnya istilah praktik. Teks aturannya memakai istilah surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga.

Aturan umum tentang tahapan

Secara umum, tahapannya sebagai berikut.

Masa berlaku SP biasanya dihitung sejak tanggal diterbitkan. Bila pekerja tidak melakukan pelanggaran lagi sampai masa berlaku berakhir, SP itu gugur dan tidak lagi dapat dipakai untuk menaikkan tahapan. Pelanggaran baru setelah masa berlaku habis kembali ke tahap awal, bukan langsung SP berikutnya.

Syarat SP yang baik dan sah

Tidak ada bentuk baku yang berlaku untuk semua perusahaan, tetapi SP yang kuat biasanya memenuhi hal berikut.

• Dibuat tertulis dan ditandatangani pihak yang berwenang di perusahaan.
• Menyebut identitas pekerja dan jabatannya.
• Menguraikan pelanggaran: apa, kapan, di mana, ketentuan mana yang dilanggar.
• Menyebut tingkatan SP dan masa berlakunya.
• Memberi kesempatan kepada pekerja untuk menjelaskan sebelum SP diterbitkan.
• Disampaikan kepada pekerja dengan tanda terima.

SP yang hanya berisi kalimat umum, seperti "kinerja Anda tidak memuaskan", lemah sebagai dasar PHK. Pelanggaran yang dituduhkan harus jelas dan dapat dibuktikan. Kinerja yang rendah juga berbeda dari pelanggaran disiplin. Ketidakmampuan mencapai target dapat diselesaikan dengan evaluasi atau pembinaan, bukan selalu dengan SP.

Apa yang boleh dilakukan pekerja saat menerima SP

Pekerja berhak mengetahui isi SP dan menanggapinya. Menerima surat bukan berarti harus menyetujui isinya.

1. Baca SP sampai selesai. Catat tanggal terima.
2. Jika Anda tidak setuju, tulis tanggapan keberatan pada kolom tanda terima atau melalui surat terpisah. Menolak menerima surat tidak membuat SP batal.
3. Kumpulkan bukti: absensi, pesan kerja, saksi, atau notulen rapat yang menunjukkan fakta sebenarnya.
4. Cek apakah SP sesuai dengan peraturan perusahaan: apakah pelanggaran itu benar tercantum, dan apakah tahapannya benar.
5. Simpan salinan. Minta salinan bila perusahaan hanya menunjukkannya.
6. Ikuti perbaikan yang diminta, dan catat hal yang sudah Anda lakukan.

Contoh: Seorang karyawan gudang menerima SP1 karena dianggap terlambat tiga kali dalam sebulan. Ia memeriksa absensi dan menemukan satu dari tiga hari itu adalah hari ketika mesin absensi rusak dan atasan sudah memberi izin lisan. Ia menulis keberatan yang menjelaskan hal itu dan melampirkan pesan atasannya. Pada akhirnya perusahaan tetap mempertahankan SP1 untuk dua kali keterlambatan lainnya, tetapi catatan keberatan sudah tersimpan jika perselisihan muncul kemudian.

Hubungan SP dengan PHK

SP bukan satu-satunya jalan menuju PHK. Dalam PP 35/2021, pelanggaran tertentu dapat berujung PHK setelah SP, sedangkan alasan lain tidak memerlukan SP, misalnya mangkir lima hari kerja berturut-turut setelah dipanggil dua kali secara patut dan tertulis. Pelanggaran berat sering diatur dalam peraturan perusahaan. Meski begitu, pengusaha harus tetap mengikuti prosedur PHK yang berlaku.

Sebaliknya, PHK karena pelanggaran biasanya tidak sah bila:

• Tidak ada SP padahal alasan PHK-nya mensyaratkan SP.
• Urutan SP dilompati tanpa dasar aturan.
• SP sudah kedaluwarsa karena masa berlakunya habis.
• Pelanggaran yang disebut dalam SP berbeda dari alasan PHK tanpa penjelasan yang masuk akal.
• Pekerja tidak pernah diberi kesempatan menjelaskan.

Hak pekerja yang di-PHK karena pelanggaran dapat berbeda dengan hak pekerja yang di-PHK karena alasan lain. Besarnya komponen pesangon dan penghargaan masa kerja ditentukan oleh alasan PHK dan ketentuan PP 35/2021. Periksa hitungan pada artikel Hak Pesangon PHK.

Pelanggaran yang sering dipersoalkan

• Absen atau terlambat berulang.
• Tidak menjalankan perintah kerja yang sah.
• Melanggar aturan keselamatan kerja.
• Menyalahgunakan fasilitas perusahaan.
• Membocorkan rahasia perusahaan.
• Pelanggaran etika, misalnya konflik kepentingan.

Pekerja perlu hati-hati dengan pelanggaran yang bisa juga bermakna pidana, seperti penggelapan atau pemalsuan. Perusahaan dapat menempuh jalur pidana tanpa menunggu proses SP selesai. Sebaliknya, pekerja yang dituduh perlu mendapat kesempatan membela diri.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menandatangani SP tanpa membaca. Kolom tanda terima kadang dibuat seolah-olah persetujuan.
• Tidak menghitung masa berlaku. SP yang sudah gugur tidak boleh dipakai lagi untuk menaikkan tahapan.
• Menganggap SP otomatis memotong gaji. Sanksi potongan upah hanya sah bila diatur dengan jelas dalam aturan yang berlaku.
• Menganggap SP lisan sama kuatnya. Peringatan lisan dapat menjadi catatan, tetapi tidak sekuat SP tertulis.
• Mengabaikan SP yang tidak adil. Bila tidak diprotes, SP yang cacat dapat dipakai dalam perkara kemudian.

Bila perusahaan sepihak mengakhiri hubungan kerja

Jika setelah SP perusahaan memutus hubungan kerja tanpa mengikuti prosedur PHK, pekerja dapat menolak secara tertulis dan menempuh perundingan bipartit. Langkah selanjutnya, bila tidak sepakat, adalah mediasi di dinas ketenagakerjaan dan, bila perlu, gugatan ke pengadilan hubungan industrial. Lihat Gugatan ke pengadilan hubungan industrial dan Alasan PHK yang sah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah SP harus selalu berurutan dari SP1? Pada umumnya ya, kecuali peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama menentukan hal lain untuk pelanggaran tertentu yang berat. Bila perusahaan langsung menerbitkan SP3 untuk pelanggaran biasa, pekerja berhak mempertanyakan dasarnya.

Bisakah SP diberikan lewat pesan singkat atau surel? Tidak ada larangan bentuk elektronik sepanjang isinya jelas dan penerimaannya dapat dibuktikan, misalnya melalui surel resmi perusahaan. Namun SP cetak yang ditandatangani dan diterima pekerja tetap paling aman bagi kedua pihak.

Apakah pekerja yang menolak menandatangani SP bisa langsung di-PHK? Tidak. Penolakan menandatangani tidak sama dengan pelanggaran baru. Perusahaan biasanya mencatat penolakan itu di hadapan saksi dan SP tetap dianggap diterima. Pekerja sebaiknya tetap menuliskan keberatannya.

Bagaimana dengan pekerja yang pindah divisi? Masa berlaku SP umumnya melekat pada hubungan kerja dengan perusahaan, bukan pada divisi atau atasan. Pindah divisi tidak otomatis menghapus SP yang masih berlaku.

Apakah SP bisa dibatalkan? Bisa, bila perusahaan sendiri mencabutnya, atau bila dalam perselisihan hubungan industrial terbukti SP tidak memenuhi syarat. Pekerja yang merasa SP-nya tidak adil sebaiknya mengajukan keberatan tertulis lebih awal, tidak menunggu sampai PHK.

Contoh urutan SP yang rapi dan yang bermasalah

Contoh: Seorang staf administrasi menerima SP1 pada bulan Januari karena salah mengirim dokumen penting. Pada bulan Maret, ia kembali melakukan kesalahan serupa dan menerima SP2, yang masih berada dalam masa enam bulan SP1. Pada bulan Juni, ia mengalami masalah ketiga dan menerima SP3. Urutan ini tampak teratur. Bandingkan dengan staf lain yang menerima SP1 pada bulan Januari, lalu pada bulan Oktober dianggap melanggar dan langsung menerima SP3. Karena SP1 sudah gugur (lewat enam bulan), pelanggaran bulan Oktober seharusnya dihitung kembali dari SP1, bukan SP3. Perbedaan seperti inilah yang sering menentukan sah tidaknya PHK.

Ringkasan

Surat peringatan adalah peringatan tertulis bertahap yang masing-masing umumnya berlaku paling lama enam bulan. Ia harus jelas menyebut pelanggaran dan diterbitkan sesuai aturan perusahaan. Pekerja berhak menanggapi, menyimpan salinan, dan memeriksa apakah tahapannya benar. SP yang kedaluwarsa, tidak berdasar, atau melompati tahap lemah sebagai dasar PHK. Baca peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama Anda karena aturan internal sering menentukan detailnya.

Dasar hukum

• PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK.
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah dengan UU No. 6 Tahun 2023.
• Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama yang berlaku di masing-masing perusahaan.
• Peraturan dapat berubah. Cek teks resmi sebelum mengambil keputusan.

Baca juga

• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya
• Hak Pesangon PHK: Berapa yang Seharusnya Anda Terima?
• Gugatan ke pengadilan hubungan industrial: yang disiapkan
• Perjanjian Kerja Bersama dan Peraturan Perusahaan: Bedanya dan Cara Membacanya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.