Transaksi Elektronik yang Sah: Tanda Tangan Digital dan Tersertifikasi

Transaksi elektronik pada dasarnya sah

Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan memakai komputer, jaringan, atau media elektronik lain. Pengaturan utamanya ada pada UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yang terakhir diubah dengan UU No. 1 Tahun 2024, serta Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Prinsip dasarnya: perjanjian yang dibuat secara elektronik tidak otomatis tidak sah hanya karena bentuknya elektronik. Syarat sah perjanjian tetap berlaku, yaitu kesepakatan para pihak, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal. Bacaan lanjutan: syarat sah perjanjian dan perjanjian elektronik dan tanda tangan.

Ada pengecualian. Beberapa jenis dokumen oleh undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis tertentu, misalnya akta yang harus dibuat di hadapan pejabat umum seperti notaris. Dokumen seperti itu tidak cukup hanya ditandatangani secara elektronik. Periksa ketentuan tentang bentuk dokumen sebelum bertransaksi. Bacaan terkait: akta notaris dan kekuatan pembuktian.

Apa itu tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain, dan dipakai sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Dengan kata lain, ia berfungsi menunjukkan siapa penandatangan dan bahwa isi dokumen tidak berubah.

Tanda tangan elektronik bukan sekadar gambar tanda tangan basah yang difoto atau dipindai lalu ditempel pada dokumen. Gambar semacam itu mudah disalin. Tanda tangan elektronik yang kuat terhubung dengan data penandatangan dan mampu mendeteksi perubahan pada dokumen setelah ditandatangani. Namun, menurut kutipan dalam artikel Hukumonline, pakar berbeda pendapat apakah kode sekali pakai (OTP, one-time password) atau pindaian tanda tangan termasuk tanda tangan elektronik, sehingga perlu kehati-hatian.

Menurut Hukumonline, Penjelasan Pasal 11 UU ITE menyatakan bahwa meskipun hanya berupa kode, tanda tangan elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan tanda tangan manual, sepanjang memenuhi syarat undang-undang. Syarat kedudukan itu perlu diperiksa pada teks resmi UU ITE dan PP 71 Tahun 2019.

Tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

PP 71 Tahun 2019 membedakan dua jenis tanda tangan elektronik. Menurut Hukumonline, pembedaan itu terdapat pada Pasal 60.

Kedua jenis diakui sebagai tanda tangan elektronik, tetapi kekuatan pembuktiannya berbeda. Menurut pandangan yang dikutip Hukumonline, tanda tangan tersertifikasi memiliki kekuatan pembuktian yang sangat kuat, sedangkan yang tidak tersertifikasi tetap diakui tetapi lebih rentan dipersoalkan karena kemungkinan rekayasa lebih besar. Karena itu, untuk dokumen penting, pilih jenis tersertifikasi.

Peran penyelenggara sertifikasi elektronik

Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) adalah badan hukum yang menyediakan layanan sertifikat elektronik. Sertifikat elektronik adalah semacam kartu identitas digital: ia menghubungkan penandatangan dengan kunci yang dipakainya menandatangani. Dengan sertifikat ini, pihak lain dapat memeriksa bahwa tanda tangan memang dibuat oleh pemegang sertifikat.

PSrE yang beroperasi di Indonesia berada di bawah pengawasan Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), yang memelihara daftar PSrE yang diakui. Periksa daftar terbaru di situs resmi Komdigi sebelum memilih penyedia, dan jangan mengandalkan klaim "tersertifikasi" yang tidak dapat diverifikasi.

Sebelum menerbitkan sertifikat, PSrE biasanya memverifikasi identitas pemohon. Itu sebabnya tanda tangan tersertifikasi lebih sulit dipalsukan.

Kekuatan pembuktian di pengadilan

Informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti hukum yang sah menurut UU ITE, sepanjang memenuhi syarat. Dalam sengketa, pihak yang mengajukan harus dapat menunjukkan:

• dokumen itu utuh dan tidak diubah;
• siapa penandatangannya;
• bahwa penandatangan memang memberi persetujuan;
• jejak waktu dan sistem yang dipakai.

Untuk tanda tangan tersertifikasi, PSrE dapat memberi keterangan bahwa tanda tangan valid dan identitas terverifikasi. Untuk yang tidak tersertifikasi, pembuktian lazimnya memakai pemeriksaan digital forensik (pemeriksaan data elektronik oleh ahli untuk menelusuri keasliannya) dengan hasil dituangkan dalam berita acara pengujian, menurut Hukumonline. Lihat juga alat bukti perdata dan bukti elektronik serta pembuktian bukti elektronik: chat dan rekaman.

Penting: sah sebagai tanda tangan tidak berarti perjanjian pasti dimenangkan. Isi perjanjian, kecakapan, dan itikad baik tetap diuji.

Langkah praktis bertransaksi elektronik

1. Kenali lawan transaksi. Verifikasi identitas dan wewenang penandatangan, terutama bila mewakili perusahaan.
2. Pilih jenis tanda tangan sesuai nilai dan risiko. Dokumen bernilai besar atau berisiko tinggi sebaiknya memakai tanda tangan tersertifikasi.
3. Gunakan platform yang jelas pengelolanya dan memiliki catatan audit: waktu, alamat jaringan, dan urutan penandatangan.
4. Pastikan dokumen akhir terkunci dan penandatangan menerima salinannya.
5. Periksa bea meterai. Dokumen tertentu memerlukan meterai, dan tersedia meterai elektronik. Lihat bea meterai 10 ribu rupiah.
6. Simpan jejak transaksi: surel, notifikasi, log, dan salinan dokumen ber-tanda tangan.
7. Simpan identitas penandatangan dan bukti wewenang, misalnya surat kuasa atau akta perusahaan.
8. Tanyakan masa simpan dokumen pada platform dan simpan salinan cadangan sendiri.

Untuk kuasa, baca surat kuasa khusus dan kuasa insidentil.

Jebakan umum

Persetujuan lewat klik. Menekan tombol "setuju" pada aplikasi dapat membentuk kesepakatan. Banyak orang tidak membaca syarat yang berisi biaya, pemberian akses data, atau pengalihan sengketa. Baca kontrak aplikasi dan hak data pengguna dan klausula baku perjanjian.

Pemalsuan tanda tangan. Tanda tangan yang ditempel dari berkas orang lain dapat berujung pidana. Pemalsuan dokumen dan penggunaan tanda tangan palsu dibahas di pemalsuan surat dan dokumen.

Penandatangan tanpa wewenang. Orang yang menandatangani atas nama perusahaan tanpa wewenang dapat membuat perjanjian dipersoalkan.

Identitas palsu. Pihak lawan memakai KTP (Kartu Tanda Penduduk) orang lain untuk menandatangani. Verifikasi identitas yang kuat penting.

Dokumen yang diubah setelah ditandatangani. Tanpa sistem pengunci, isi dokumen dapat diedit. Gunakan penyedia yang menyegel dokumen.

Contoh: CV "Karya Mandiri" menandatangani kontrak pengadaan bernilai besar dengan mitra di kota lain. Kedua pihak memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE, menyimpan salinan akhir yang memuat jejak penandatanganan, dan membubuhkan meterai elektronik. Ketika mitra kemudian membantah pernah menyepakati harga tertentu, CV dapat menunjukkan dokumen yang tersegel dan keterangan sertifikasi. Posisinya jauh lebih kuat dibandingkan jika kontrak hanya berupa berkas hasil pindai tanda tangan.

Kesalahan umum

• Menyamakan foto tanda tangan basah dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
• Memakai layanan tanda tangan yang tidak jelas pengelolanya.
• Tidak menyimpan salinan dokumen akhir.
• Menyerahkan akses akun penandatanganan kepada staf tanpa pengawasan.
• Mengira semua dokumen bisa ditandatangani elektronik, termasuk yang wajib berbentuk akta notariil.
• Mengabaikan bea meterai pada dokumen yang memerlukannya.
• Tidak memeriksa wewenang penandatangan.

Contoh dokumen dan kebutuhan tanda tangannya

Tidak semua dokumen memerlukan tingkat pengamanan yang sama. Gambaran umum untuk membantu memilih:

Gambaran ini bukan daftar tetap. Peraturan tertentu dapat mensyaratkan bentuk khusus untuk dokumen tertentu. Bila ragu, tanyakan kepada notaris atau advokat sebelum mengandalkan tanda tangan elektronik.

Melindungi kredensial dan perangkat

Karena tanda tangan elektronik terhubung dengan kredensial pemiliknya, keamanan akun dan perangkat adalah bagian dari keabsahan tanda tangan. Beberapa kebiasaan yang penting:

• gunakan kata sandi yang kuat dan unik, serta verifikasi dua langkah;
• jangan membagikan kode OTP atau PIN (nomor identifikasi pribadi) tanda tangan;
• gunakan perangkat yang aman dan perbarui perangkat lunaknya;
• keluar dari akun di perangkat bersama;
• laporkan segera ke penyedia bila perangkat hilang atau akun diretas, dan minta pencabutan sertifikat bila perlu;
• pantau notifikasi penandatanganan.

Bila tanda tangan dipakai tanpa izin Anda, laporkan segera, kumpulkan jejak yang menunjukkan penyalahgunaan, dan periksa kemungkinan laporan polisi. Penyedia sertifikat umumnya menyediakan mekanisme pencabutan sertifikat.

Sengketa tentang keaslian tanda tangan elektronik

Bila pihak lain membantah pernah menandatangani, langkah pembuktian yang lazim:

1. minta penyedia layanan mengeluarkan catatan audit dokumen: waktu, urutan, dan identitas yang diverifikasi;
2. untuk tersertifikasi, minta keterangan validitas dari PSrE;
3. untuk yang tidak tersertifikasi, pertimbangkan pemeriksaan digital forensik oleh ahli;
4. kumpulkan korespondensi yang menunjukkan pihak itu mengetahui dan menyetujui isi dokumen;
5. kumpulkan bukti pelaksanaan perjanjian, misalnya pembayaran atau penyerahan barang.

Bukti pelaksanaan sering sama kuatnya dengan tanda tangan: pihak yang menjalankan perjanjian sulit menyangkal bahwa ia terikat. Lihat juga gugatan wanprestasi: langkah demi langkah.

Tanda tangan elektronik dalam urusan kerja dan usaha

Di dunia kerja, perjanjian kerja, surat peringatan, dan persetujuan cuti kini sering ditandatangani elektronik. Karyawan perlu memahami bahwa persetujuan lewat klik atau tanda tangan elektronik dapat mengikat, sehingga isi dokumen harus dibaca. Perusahaan sebaiknya menyimpan salinan akhir dan memberi karyawan salinan yang sama. Lihat perjanjian kerja harus tertulis: isi dan bahasa. Dalam usaha, faktur, pesanan pembelian, dan kontrak dengan pemasok dapat ditandatangani elektronik sehingga mempercepat transaksi lintas kota. Pastikan penandatangan benar-benar berwenang mewakili badan usahanya, dan simpan bukti wewenang itu bersama dokumen.

Kapan perlu bantuan notaris atau advokat

Pertimbangkan bantuan profesional bila nilai transaksi besar, dokumen menyangkut tanah atau badan hukum, atau lawan transaksi berada di luar negeri. Notaris dapat menjelaskan dokumen mana yang harus berbentuk akta, sedangkan advokat dapat menilai isi perjanjian dan menyiapkan klausul pembuktian elektronik. Untuk dokumen lintas negara, periksa juga persyaratan legalisasi; lihat legalisasi dokumen dan apostille.

Menyimpan dokumen elektronik dalam jangka panjang

Dokumen yang ditandatangani elektronik perlu disimpan selama masih mungkin dipersengketakan. Simpan berkas akhir dalam format yang tidak mudah diubah, dengan salinan cadangan di dua tempat, dan catat lokasi penyimpanannya. Jangan hanya mengandalkan penyedia layanan, karena akun dapat ditutup atau layanan berhenti. Catat pula kata kunci pencarian dan tanggal penandatanganan agar dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah tanda tangan elektronik sama sahnya dengan tanda tangan basah? Pada dasarnya diakui secara hukum bila memenuhi syarat undang-undang. Kekuatan pembuktiannya bergantung pada jenis dan cara pembuatannya; yang tersertifikasi lebih kuat.

Apakah tanda tangan yang saya foto dan tempel ke dokumen sah? Gambar tanda tangan saja sangat mudah dipersoalkan sebagai bukti. Ia belum tentu memenuhi syarat sebagai tanda tangan elektronik yang dapat diverifikasi. Untuk dokumen penting, gunakan tanda tangan elektronik yang dapat diverifikasi.

Apakah akta tanah atau perjanjian jual beli rumah bisa ditandatangani elektronik? Dokumen tertentu harus dibuat di hadapan pejabat berwenang dan memiliki aturan bentuk tersendiri. Periksa ketentuan khususnya, jangan berasumsi.

Ringkasan

• Transaksi dan kontrak elektronik pada dasarnya sah selama syarat sah perjanjian terpenuhi.
• Tanda tangan elektronik dibedakan menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi (PP 71/2019).
• Yang tersertifikasi memakai PSrE dan lebih kuat pembuktiannya; yang tidak memerlukan uji forensik.
• Dokumen yang wajib berbentuk akta pejabat tidak cukup ditandatangani elektronik.
• Simpan jejak transaksi, periksa meterai, dan lindungi kredensial.

Dasar hukum

• UU ITE, terakhir diubah dengan UU No. 1 Tahun 2024 (Pasal 11 dan penjelasannya).
• PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (Pasal 60 sebagaimana dikutip Hukumonline).
• KUHPerdata tentang syarat sah perjanjian.

Baca juga

• Perjanjian Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apakah Sah?
• Alat Bukti Perdata dan Bukti Elektronik: Surat, Saksi, Chat, dan Dokumen Digital
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai
• Syarat Sah Perjanjian Menurut KUH Perdata
• Chat, Tangkapan Layar, dan Rekaman sebagai Bukti: Syarat dan Cara Menyimpannya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.