Tanda Tangan Digital Tersertifikasi dan Tanda Tangan Biasa di Aplikasi

Apa itu tanda tangan elektronik dan siapa yang memakainya

Tanda tangan elektronik adalah tanda berupa informasi elektronik yang melekat pada dokumen elektronik dan dipakai sebagai alat verifikasi serta autentikasi. Bentuknya bisa sangat berbeda:

• Gambar tanda tangan yang digoreskan di layar.
• Klik tombol "Saya setuju" dan "Tanda tangan" pada aplikasi.
• Kode OTP yang dimasukkan untuk menyetujui dokumen.
• Tanda tangan yang diterbitkan dengan sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi.

Pemakainya meliputi perusahaan, bank, platform pinjaman, penyedia layanan kerja, notaris, instansi pemerintah, hingga individu yang menandatangani perjanjian sewa atau kerja sama.

Untuk pembahasan dasar, baca tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi dan perjanjian elektronik dan tanda tangan. Artikel ini fokus pada pilihan praktis dalam aplikasi sehari-hari.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Dasar hukum. UU ITE mengakui tanda tangan elektronik memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu, antara lain data pembuatnya terkait hanya kepada penanda tangan, berada di bawah kendalinya, perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui, dan identitas penanda tangan dapat ditunjukkan. PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik membagi tanda tangan elektronik menjadi dua jenis.

Tersertifikasi. Dibuat dengan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) Indonesia yang diakui, dan dibuktikan dengan sertifikat elektronik. PSrE memverifikasi identitas pemilik sebelum menerbitkan sertifikat. Tanda tangan jenis ini dinilai memiliki kekuatan pembuktian lebih mudah ditunjukkan.

Tidak tersertifikasi. Dibuat tanpa jasa PSrE, misalnya gambar tanda tangan atau persetujuan klik. Tanda tangan ini tidak otomatis tidak sah. Namun, pihak yang mengandalkannya perlu membuktikan sendiri keterkaitan antara penanda tangan, dokumen, dan kehendaknya. Pembuktiannya lebih berat.

Gambaran praktis perbedaannya:

Dokumen yang tidak boleh dibuat elektronik. UU ITE mengecualikan beberapa dokumen dari kekuatan hukum elektronik, yakni surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis dan surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta. Contoh umum: akta jual beli tanah, wasiat, dan akta pendirian PT yang memang mensyaratkan akta notaris. Perkembangan terbaru, seperti layanan elektronik notaris, perlu dicek karena regulasinya berubah. Lihat akta notaris secara elektronik dan cyber notary.

Memilih jenis tanda tangan sesuai kebutuhan

1. Dokumen internal dan bernilai kecil, seperti persetujuan cuti atau formulir pendaftaran: tanda tangan biasa dalam aplikasi umumnya cukup, asalkan ada log dan identitas pengguna yang jelas.
2. Kontrak kerja atau kerja sama usaha: pertimbangkan tersertifikasi, terutama bila pihaknya berjauhan dan nilainya signifikan.
3. Perjanjian pinjaman, sewa jangka panjang, atau jual beli bernilai besar: pilih tersertifikasi dan pertimbangkan meterai elektronik. Lihat meterai elektronik, cara memakai dan kapan diperlukan.
4. Dokumen yang harus berbentuk akta: ikuti prosedur yang disyaratkan, bukan sekadar tanda tangan di ponsel.
5. Dokumen untuk instansi pemerintah: ikuti ketentuan instansi, yang kerap mensyaratkan sertifikat elektronik tertentu.

Langkah praktis menandatangani secara elektronik

1. Baca dokumen sampai selesai. Klik "setuju" tetap mengikat.
2. Periksa identitas pihak lawan. Pastikan akun, nama, dan surel yang mengirim dokumen benar.
3. Pilih penyedia yang terpercaya. Periksa apakah penyedia terdaftar atau bekerja sama dengan PSrE yang diakui. Lihat penyelenggara sertifikasi elektronik dan memilih TTE terpercaya.
4. Lindungi akses akun. Jangan membagikan kode OTP, kata sandi, atau perangkat. Penyalahgunaan akun adalah sumber pemalsuan. Lihat pemalsuan tanda tangan elektronik dan akun TTE dicuri.
5. Tanda tangani hanya versi final. Bandingkan nomor versi, tanggal, dan halaman. Tolak bila ada perubahan tersembunyi.
6. Unduh salinan bertanda tangan beserta sertifikat atau laporan penandatanganan (audit trail). Simpan di dua tempat.
7. Simpan bukti pendukung. Surel undangan, log aktivitas, dan percakapan.
8. Bila ada pembayaran, bubuhkan meterai pada dokumen yang perlu. Meterai tidak mengubah sah tidaknya perjanjian, tetapi mempengaruhi kekuatannya sebagai alat bukti di pengadilan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Pengaturan dasarnya mapan sejak UU ITE 2008 dan diperjelas oleh PP 71/2019, yang membedakan tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. UU ITE telah diubah dengan UU No. 19 Tahun 2016 dan UU No. 1 Tahun 2024. Perubahan terakhir menambah ketentuan tentang pelindungan dan kewajiban penyelenggara serta menyesuaikan sejumlah pasal. UU PDP berlaku penuh sejak Oktober 2024, sehingga penyedia tanda tangan elektronik yang menyimpan data identitas wajib melindunginya. Di bidang pembuktian, KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025) berlaku sejak 2 Januari 2026 dan mengakui bukti elektronik, sedangkan bukti elektronik dalam perkara perdata tetap bergantung pada aturan yang ada. Pembaca perlu memeriksa teks resmi sebelum menggunakannya sebagai dasar sengketa.

Kesalahan umum

Contoh: Dua pihak menandatangani perjanjian sewa ruko setahun melalui aplikasi dengan sertifikat dari PSrE. Setelah penyewa menolak membayar, pemilik mengajukan dokumen bertanda tangan beserta laporan penandatanganan yang memuat waktu dan identitas. Karena data tersedia lengkap, keaslian lebih mudah ditunjukkan. Penyewa tidak bisa begitu saja menyangkal.

Contoh lain: Pemilik usaha kecil meminta mitra mengirim foto tanda tangan lewat aplikasi pesan, lalu menempelkannya pada dokumen. Ketika sengketa muncul, mitra menyangkal pernah menandatangani. Pemilik hanya punya percakapan dan gambar tanda tangan, sehingga harus membuktikan banyak hal tambahan.

Menghadapi sengketa tanda tangan elektronik

Jika seseorang menyangkal tanda tangannya, pihak yang mengandalkan dokumen perlu membuktikan hubungan antara penanda tangan dan dokumen. Bukti yang membantu: sertifikat elektronik, log penandatanganan, alamat surel atau nomor telepon yang terverifikasi, dan pesan yang menunjukkan kesepakatan. Ahli forensik digital dapat dihadirkan untuk memeriksa. Sebaliknya, jika Anda yang namanya dipakai tanpa izin, segera laporkan ke penyedia layanan, ubah kata sandi, dan simpan bukti. Pemalsuan dapat dilaporkan sebagai tindak pidana. Pelajari dokumen elektronik sebagai alat bukti.

Contoh kasus penggunaan sehari-hari

Berikut gambaran pilihan tanda tangan untuk beberapa situasi umum.

Beberapa instansi pemerintah dan lembaga keuangan sudah menerima atau mensyaratkan sertifikat elektronik tertentu. Karena syaratnya berbeda-beda dan berubah, tanyakan lebih dulu kepada instansi atau lembaga yang akan menerima dokumen.

Hal yang perlu diperhatikan penyedia dan penerima

Pelaku usaha yang menawarkan fitur tanda tangan kepada pelanggan sebaiknya memastikan identitas pengguna diverifikasi, persetujuan pengguna jelas, dan data pribadi dilindungi. Tampilkan dokumen secara utuh sebelum tombol tanda tangan, kirim salinan ke pengguna, dan jangan mengubah dokumen setelah ditandatangani. Bagi penerima, jangan menandatangani bila tombol persetujuan menyembunyikan syarat penting, dan periksa apakah dokumen yang tampak sama dengan yang diunduh. Prinsip ini sejalan dengan kontrak elektronik, syarat sah, dan klik setuju.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah tanda tangan di layar ponsel sah? Bisa sah sebagai tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, tetapi pembuktiannya bergantung pada sistem dan bukti pendukung. Untuk dokumen penting, pilih yang tersertifikasi.

Apakah tanda tangan elektronik membutuhkan meterai? Dokumen tertentu yang dikenai bea meterai tetap perlu meterai, termasuk dokumen elektronik. Meterai elektronik dipakai untuk dokumen digital.

Bisakah kontrak kerja ditandatangani elektronik? Pada dasarnya bisa, selama memenuhi syarat sah perjanjian dan tidak ada ketentuan khusus yang mensyaratkan bentuk lain. Simpan salinan.

Bagaimana bila pihak lawan menyangkal tanda tangan elektroniknya? Siapkan sertifikat, log, dan bukti komunikasi. Beban pembuktian lebih ringan pada tanda tangan tersertifikasi.

Ringkasan

• Ada dua jenis tanda tangan elektronik: tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Keduanya dapat sah, tetapi beban pembuktiannya berbeda.
• Dokumen yang menurut undang-undang harus berbentuk akta notaris atau akta pejabat tidak cukup dengan tanda tangan elektronik biasa.
• Pilih jenis sesuai risiko, lindungi OTP dan akun, serta simpan salinan beserta log.
• Gabungkan dengan meterai elektronik bila dokumen memerlukannya.
• Periksa teks resmi terbaru karena UU ITE telah berubah.

Dasar hukum

• UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai

Baca juga

• Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi: Bedanya dan Kekuatan Hukumnya
• Perjanjian Elektronik dan Tanda Tangan Digital: Apakah Sah?
• Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE): Cara Memilih TTE yang Terpercaya
• Pemalsuan Tanda Tangan Elektronik dan Akun TTE yang Dicuri: Langkah Hukum dan Pencabutan Sertifikat
• Meterai Elektronik: Cara Memakai dan Kapan Diperlukan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.