Meterai Elektronik: Cara Memakai dan Kapan Diperlukan

Apa itu meterai elektronik dan siapa yang memerlukannya

Meterai adalah label atau perekam yang menunjukkan bahwa pajak atas dokumen tertentu, yang disebut bea meterai, telah dilunasi. Meterai elektronik adalah meterai dalam bentuk digital yang dibubuhkan pada dokumen elektronik. Bentuknya berupa gambar meterai dengan kode unik dan data penerbit yang dapat diverifikasi.

Bea meterai diatur dalam UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Tarifnya tunggal, sebesar Rp10.000, baik untuk meterai tempel (fisik) maupun elektronik. Pembahasan nilai dan jenis dokumen secara umum ada di bea meterai 10 ribu rupiah.

Yang memerlukannya antara lain:

• Pihak yang menandatangani perjanjian digital.
• Pihak yang menerbitkan kuitansi atau surat pernyataan elektronik.
• Pengajuan dokumen digital sebagai bukti di pengadilan.
• Lembaga yang menerbitkan dokumen digital yang dikenai bea.

Pada dasarnya, jika sebuah dokumen kertas memerlukan meterai, dokumen digital yang setara juga memerlukannya.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Dokumen yang dikenai bea meterai. Menurut UU Bea Meterai, bea dikenakan antara lain pada surat perjanjian beserta rangkapnya, akta notaris beserta salinannya, akta pejabat pembuat akta tanah, dokumen transaksi surat berharga, dokumen lelang, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang atau berisi pengakuan utang dengan nilai di atas ambang tertentu, dan dokumen yang akan dijadikan alat bukti di pengadilan. Besaran ambang nilai dan rincian jenis dokumen dapat diperiksa pada teks UU dan peraturan pelaksananya.

Berlaku juga untuk dokumen elektronik. UU Bea Meterai mengakui dokumen dalam bentuk elektronik, sehingga pengenaan bea tidak bergantung pada bentuk kertas.

Yang membayar. Secara umum, bea meterai terutang oleh pihak yang menerima dokumen, kecuali ditentukan lain. Untuk dokumen yang dibuat sepihak, ditentukan pihak yang menerima. Untuk perjanjian, para pihak biasanya membagi atau menyepakati siapa yang membeli.

Waktu terutang. Bea terutang pada saat dokumen ditandatangani (atau, untuk dokumen tertentu, saat diserahkan atau dipakai). Karena itu, meterai sebaiknya dibubuhkan sebelum atau bersamaan dengan penandatanganan.

Akibat tidak dibubuhkan. Dokumen yang dikenai bea tetapi tidak diberi meterai tidak otomatis batal. Perjanjiannya tetap sah menurut hukum perdata bila syarat sahnya terpenuhi. Yang terganggu adalah kekuatan dokumen sebagai alat bukti di pengadilan, karena dokumen yang meterainya kurang atau belum dibubuhkan perlu dilengkapi lewat pemeteraian kemudian sebelum diajukan. Lihat meterai kurang atau terlambat, pemeteraian kemudian. Besaran sanksi administrasi atas keterlambatan perlu dicek pada teks resmi.

Langkah praktis membubuhkan meterai elektronik

1. Cek apakah dokumen dikenai meterai. Perjanjian, kuitansi bernilai besar, surat pernyataan utang, dan dokumen bukti untuk pengadilan umumnya memerlukannya. Bila ragu, bubuhkan, karena biayanya kecil dibanding risikonya.
2. Finalkan dokumen. Pastikan isi sudah disepakati. Jangan menambah isi setelah meterai dibubuhkan.
3. Ubah ke format yang diterima. Umumnya berkas PDF. Periksa ketentuan ukuran dan format yang berlaku pada layanan yang dipakai.
4. Peroleh meterai dari penyedia resmi. Meterai elektronik diterbitkan oleh Perum Peruri selaku penyelenggara resmi, dan dapat diakses lewat portalnya atau lewat mitra yang diizinkan, seperti sebagian penyedia tanda tangan elektronik dan platform. Waspadai situs atau tautan yang mengaku menjual meterai dengan harga murah.
5. Beli sesuai jumlah. Satu dokumen yang memerlukan satu meterai butuh satu kode. Jika ada beberapa dokumen terpisah, perlu beberapa meterai.
6. Bubuhkan pada dokumen. Tempatkan pada area kosong, biasanya dekat tanda tangan, tanpa menutupi tulisan. Sistem akan melekatkan meterai dan mengunci dokumen.
7. Tanda tangani. Penanda tangan membubuhkan tanda tangan di dekat meterai, secara elektronik atau dengan cara yang disepakati. Lihat tanda tangan digital tersertifikasi dan tanda tangan biasa di aplikasi.
8. Unduh dan simpan. Simpan berkas bermeterai di dua tempat. Cara menyimpan dokumen digital ada di menyimpan dokumen hukum secara digital.
9. Verifikasi bila perlu. Meterai elektronik memiliki fitur pemeriksaan keabsahan melalui layanan penyelenggara.

Untuk panduan pembelian dan penempelan yang lebih teknis, lihat meterai elektronik, cara membeli dan menempel.

Contoh jenis dokumen dan kebutuhan meterai

Daftar ini bersifat gambaran. Periksa UU dan peraturan pelaksananya untuk kepastian.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU No. 10 Tahun 2020 menggantikan UU lama tentang Bea Meterai tahun 1985. Perubahan utamanya: tarif tunggal yang menggantikan dua tarif lama, pengakuan atas dokumen elektronik, pemeteraian kemudian dengan sanksi administrasi, dan pengaturan ambang nilai dokumen penerimaan uang. Peraturan Pemerintah No. 86 Tahun 2021 tentang Bea Meterai menjabarkan pelaksanaannya. Meterai elektronik mulai diterapkan setelah UU baru berlaku, dan penyelenggaraannya terus diperbarui. Karena rincian dan angka dapat disesuaikan pemerintah, periksa pembaruan pada situs peraturan resmi dan situs penyelenggara. Untuk persoalan pajak lain, konsultasikan ke instansi yang berwenang.

Kesalahan umum

Contoh: Dua orang menandatangani perjanjian pinjam uang digital. Mereka mengubahnya ke PDF, membeli satu meterai elektronik lewat penyedia resmi, membubuhkannya di dekat tanda tangan, lalu masing-masing menyimpan salinan. Saat sengketa muncul, dokumen mudah diajukan sebagai alat bukti tanpa pemeteraian tambahan.

Contoh lain: Seorang pemilik usaha menerima kuitansi digital bernilai besar tanpa meterai. Tidak ada masalah selama kedua pihak patuh. Ketika terjadi sengketa dan kuitansi hendak diajukan ke pengadilan, ia harus menempuh pemeteraian kemudian. Biayanya kecil, tetapi menambah langkah dan waktu.

Meterai elektronik dan alat bukti

Dokumen elektronik dapat menjadi alat bukti, dengan syarat tertentu menurut UU ITE. Meterai berkaitan dengan bea, bukan dengan keaslian isi. Artinya, dokumen bermeterai belum tentu asli, dan dokumen tanpa meterai belum tentu palsu. Keaslian dibuktikan lewat tanda tangan, log, dan bukti pendukung. Meterai memenuhi kewajiban bea sehingga dokumen dapat diterima sebagai bukti tanpa tambahan. Kaitan dengan bukti ada di dokumen elektronik sebagai alat bukti di pengadilan dan meterai pada dokumen pengadilan dan bukti surat.

Dokumen kuitansi dan surat pernyataan: titik rawan

Dua dokumen yang paling sering dibuat sendiri adalah kuitansi dan surat pernyataan. Keduanya sederhana, tetapi sering salah kaprah soal meterai.

• Kuitansi yang menyebut penerimaan uang dengan nilai di atas ambang yang ditetapkan peraturan dikenai bea meterai. Penerima uang biasanya yang menandatangani, sedangkan beban bea pada penerima dokumen menurut ketentuan umum, yakni pihak yang menerima kuitansi. Karena praktiknya bervariasi, sepakati dari awal.
• Surat pernyataan tidak otomatis dikenai bea. Yang menentukan ialah isinya: bila memuat pengakuan utang, atau dibuat untuk dijadikan alat bukti di pengadilan, meterai diperlukan.
• Dokumen berseri atau berlembar-lembar hanya memerlukan satu meterai pada dokumen utama sesuai ketentuan, tetapi sebaiknya tanyakan pihak penerima dokumen.

Lihat juga kwitansi sebagai alat bukti dan materai yang diperlukan dan meterai pada surat pernyataan, kuitansi, dan perjanjian.

Bila dokumen sudah terlanjur ditandatangani tanpa meterai

Situasi ini sering terjadi. Perjanjian sudah diteken dan baru kemudian dibutuhkan sebagai bukti. Langkahnya: periksa apakah dokumen tergolong yang dikenai bea, lalu lakukan pemeteraian kemudian sesuai tata cara yang berlaku, biasanya melalui kantor pos atau layanan resmi yang ditunjuk, dan simpan bukti pemeteraian. Untuk dokumen digital, layanan elektronik juga tersedia. Jangan menempelkan meterai sendiri di atas dokumen lama tanpa prosedur karena hal itu tidak otomatis memenuhi ketentuan. Anda tetap bisa meminta panduan kepada petugas pelayanan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah meterai elektronik sama sahnya dengan meterai tempel? Menurut UU Bea Meterai, meterai dapat berbentuk tempel, elektronik, atau bentuk lain yang ditetapkan, dengan nilai yang sama. Gunakan yang sesuai bentuk dokumennya.

Apakah dokumen yang dicetak dari berkas digital bermeterai perlu ditempel lagi? Biasanya tidak, karena meterai pada berkas digital sudah memenuhi kewajiban. Untuk kepastian, periksa kebutuhan pihak penerima.

Apakah meterai bisa dibatalkan atau dikembalikan? Pengembalian atau penggantian meterai mengikuti ketentuan penyelenggara dan peraturan. Periksa syarat pada layanan yang dipakai sebelum membeli.

Siapa yang menanggung biaya meterai dalam perjanjian? Umumnya dibagi atau disepakati. Bila tidak disepakati, penerima dokumen secara umum yang terutang. Sebaiknya dicantumkan dalam perjanjian.

Ringkasan

• Meterai elektronik dipakai untuk dokumen digital yang dikenai bea meterai, dengan tarif tunggal Rp10.000.
• Tanpa meterai, perjanjian tetap sah, tetapi dokumen perlu dilengkapi sebelum dipakai sebagai bukti di pengadilan.
• Beli hanya lewat penyedia resmi, finalkan dokumen dulu, satu dokumen satu meterai.
• Simpan berkas bermeterai di dua tempat dan siapkan bukti pendukung lain.
• Periksa peraturan terbaru karena ambang nilai dan teknis penyelenggaraan dapat berubah.

Dasar hukum

• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
• PP No. 86 Tahun 2021 tentang Bea Meterai
• UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Baca juga

• Meterai Elektronik: Cara Membeli dan Membubuhkan pada Dokumen Digital
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai
• Meterai Kurang atau Terlambat: Pemeteraian Kemudian, Sanksi, dan Nasib Dokumen sebagai Bukti
• Meterai pada Dokumen Pengadilan dan Bukti Surat: Nazegelen dan Kekeliruan yang Membuat Bukti Ditolak
• Menyimpan Dokumen Hukum Secara Digital agar Tetap Sah: Pemindaian, Hash, dan Arsip

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.