Menyimpan Dokumen Hukum Secara Digital agar Tetap Sah: Pemindaian, Hash, dan Arsip

Apa itu penyimpanan dokumen digital dan siapa yang terkena

Penyimpanan dokumen digital berarti mengubah dokumen kertas menjadi berkas elektronik, atau menyimpan dokumen yang sejak awal dibuat secara elektronik, dalam sistem yang terjaga. Kegiatan ini berkaitan dengan dua istilah hukum. Alih media adalah memindahkan dokumen dari satu media ke media lain, misalnya dari kertas ke berkas pindaian. Kearsipan adalah pengelolaan arsip sejak dibuat, dipakai, dipelihara, hingga disusutkan atau dimusnahkan.

Yang terkena aturan ini sangat luas: keluarga yang menyimpan akta kelahiran, sertipikat tanah, dan surat waris; pemilik usaha yang menyimpan kontrak dan faktur; pengurus yayasan atau organisasi; serta perusahaan yang wajib menyimpan dokumen untuk jangka tertentu. Pembahasan khusus bagi perusahaan ada pada alih media dokumen perusahaan dan keabsahan hasil scan.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Ada beberapa lapis aturan. Pertama, UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 sebagaimana diubah dengan UU No. 19 Tahun 2016 dan UU No. 1 Tahun 2024) menyatakan informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya sebagai alat bukti hukum yang sah. Namun ketentuan ini tidak berlaku bagi surat yang menurut undang-undang harus tertulis dan bagi surat atau dokumen yang harus berbentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta. Dengan kata lain, berkas digital tidak otomatis menggantikan akta aslinya.

Kedua, UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan mengatur penyimpanan dokumen oleh perusahaan. Menurut teks UU tersebut, catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan sepuluh tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan, sedangkan dokumen lain mengikuti nilai guna dan jadwal retensi yang ditetapkan perusahaan. Dokumen perusahaan boleh dialihkan ke mikrofilm atau media lain, dengan syarat tertentu, termasuk legalisasi, dan naskah asli yang masih memiliki kekuatan pembuktian otentik wajib tetap disimpan.

Ketiga, UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menetapkan prinsip pengelolaan arsip bagi lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik dan kemasyarakatan, serta perseorangan. Bagi masyarakat, intinya adalah bahwa arsip bernilai hukum perlu dikelola dengan baik. Untuk rincian kewajiban yang berlaku bagi Anda, periksa teks resmi.

Praktisnya, bagi perorangan tidak ada daftar tunggal "boleh dibuang" untuk semua dokumen. Aturan umum yang aman: dokumen kepemilikan, status keluarga, dan perjanjian yang masih berlaku sebaiknya disimpan asli selamanya atau setidaknya selama haknya ada. Salinan digital berfungsi sebagai cadangan dan alat bantu, bukan pengganti.

Dokumen mana yang aslinya harus dipertahankan

Bila ragu apakah suatu dokumen dapat dimusnahkan setelah dipindai, jangan dimusnahkan dulu. Lebih aman menyimpan sampai Anda memastikan dengan notaris, kantor pajak (bila berkaitan), atau instansi penerbit.

Praktik penyimpanan yang baik

1. Inventaris dokumen. Buat daftar sederhana: jenis dokumen, tanggal, pihak, lokasi asli, dan lokasi salinan digital.
2. Pindai dengan baik. Gunakan resolusi yang cukup agar teks, stempel, dan tanda tangan terbaca jelas. Pindai seluruh halaman termasuk halaman kosong yang bertanda tangan atau bermaterai.
3. Beri nama konsisten. Contoh: tahun-bulan-tanggal, jenis, pihak. Nama yang rapi mempermudah pencarian dan menunjukkan keteraturan.
4. Simpan format yang stabil. Format PDF umumnya dipilih untuk arsip dokumen. Untuk dokumen yang mungkin ditinjau ahli, simpan juga berkas aslinya.
5. Catat hash. Hash adalah sidik jari digital berkas. Bila satu bit berkas berubah, hash berubah. Dengan mencatat hash pada hari penyimpanan, Anda dapat menunjukkan bahwa berkas tidak diubah. Banyak aplikasi dapat menghitungnya.
6. Beri cap waktu bila perlu. Untuk dokumen penting, layanan cap waktu elektronik dapat memperkuat bukti kapan berkas ada.
7. Cadangkan 3-2-1. Simpan tiga salinan, pada dua jenis media berbeda, dengan satu salinan di lokasi terpisah.
8. Amankan akses. Gunakan kata sandi kuat dan verifikasi dua langkah. Batasi siapa yang boleh melihat dokumen sensitif.
9. Tinjau berkala. Setahun sekali periksa apakah berkas masih dapat dibuka dan perbarui media penyimpanan.

Biaya menyimpan dokumen digital sangat bervariasi, mulai dari penyimpanan pribadi sampai layanan arsip berbayar. Bandingkan layanan dan baca kebijakan privasinya.

Menyimpan dokumen yang dibuat secara elektronik

Dokumen yang ditandatangani secara elektronik perlu diperlakukan berbeda dari pindaian. Berkas aslinya adalah berkas digital bertanda tangan itu sendiri. Jangan mencetak lalu memindai ulang karena proses itu dapat menghilangkan tanda tangan digital yang bisa diverifikasi. Simpan berkas asli, laporan penandatanganan, dan, bila ada, sertifikat. Rincian jenis tanda tangan ada pada tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

Sertipikat tanah yang kini sebagian berbentuk elektronik memiliki pengaturan sendiri; ringkasannya ada pada sertipikat tanah elektronik dan alih media.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Tidak ada perubahan tunggal yang mengubah seluruh aturan penyimpanan dokumen. Namun beberapa perkembangan patut dicatat. UU ITE diubah dua kali dan terakhir dengan UU 1/2024. KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025) berlaku sejak 2 Januari 2026 dan juga mengatur bukti elektronik dalam perkara pidana. UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) menambah kewajiban bagi pihak yang menyimpan data pribadi orang lain; periksa perkembangan terbaru mengenai lembaga pengawasnya.

Untuk dokumen perusahaan, UU 8/1997 yang berumur panjang masih menjadi rujukan utama. Karena aturan sektoral, misalnya di bidang keuangan dan ketenagakerjaan, dapat menetapkan jangka simpan yang berbeda, periksa aturan yang berlaku bagi sektor Anda.

Keamanan dan privasi dokumen yang disimpan

Dokumen hukum biasanya memuat data pribadi yang sensitif: nomor induk kependudukan, alamat, nomor rekening, dan kadang data kesehatan atau keluarga. Karena itu, penyimpanan digital membawa tanggung jawab keamanan. Gunakan kata sandi yang panjang dan unik, aktifkan verifikasi dua langkah, dan jangan menyimpan kata sandi dalam berkas yang sama dengan dokumen yang dilindungi.

Enkripsi, yaitu pengacakan data agar hanya dapat dibaca pemilik kunci, sangat dianjurkan bagi folder yang berisi dokumen identitas dan keuangan. Bila Anda berbagi dokumen dengan notaris, bank, atau kantor hukum, kirim melalui kanal yang aman dan hapus salinan di perangkat bersama setelah selesai. Hindari mengirim foto KTP dan sertipikat lewat grup percakapan besar.

Untuk usaha, pembatasan akses perlu dituangkan dalam kebijakan: siapa boleh melihat, mengubah, atau menghapus berkas. Catat juga siapa yang mengunduh dokumen tertentu. Catatan akses ini berguna bila terjadi kebocoran dan perlu ditelusuri.

Menyiapkan dokumen untuk ahli waris dan pihak lain

Dokumen yang tersimpan rapi sangat membantu keluarga ketika pemiliknya meninggal atau tidak cakap. Siapkan folder yang berisi daftar harta, utang, asuransi, dan lokasi dokumen asli. Beri tahu orang yang dipercaya letak folder dan cara mengaksesnya. Tanpa ini, ahli waris sering harus menelusuri bank, kantor pertanahan, dan perusahaan asuransi satu per satu.

Selain itu, pastikan akun digital penting memiliki mekanisme pewarisan. Sebagian layanan menyediakan fitur kontak tepercaya. Pembahasan tentang aset digital pewaris dapat dibaca pada waris akun digital dan aset kripto pewaris. Dengan perencanaan sederhana ini, penyimpanan digital benar-benar menjadi aset keluarga, bukan sumber sengketa.

Kesalahan umum

Contoh: Keluarga Pak Hendra memindai semua dokumen tanah dan akta keluarga lalu menyimpannya di komputer dan penyimpanan awan. Mereka tetap menyimpan sertipikat dan akta asli dalam map di brankas. Ketika rumah mengalami kebocoran dan sebagian map rusak, salinan digital mempermudah mereka meminta salinan resmi dari instansi penerbit. Tanpa pindaian, mereka akan kesulitan menunjukkan nomor dan data dokumen. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah hasil pindaian KTP atau akta sah di pengadilan? Hasil pindaian adalah dokumen elektronik dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti, tetapi hakim dapat meminta pencocokan dengan aslinya. Karena itu simpan aslinya.

Berapa lama perusahaan harus menyimpan dokumen? Menurut UU 8/1997, catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan sepuluh tahun sejak akhir tahun buku, sementara dokumen lain mengikuti jadwal retensi perusahaan. Periksa juga aturan sektoral.

Apakah penyimpanan awan (cloud) aman secara hukum? Tidak ada larangan umum, tetapi pilih layanan yang jelas pengelolaannya, tentukan siapa yang berhak mengakses, dan lindungi data pribadi.

Apakah saya wajib melaporkan dokumen digital yang hilang? Untuk dokumen resmi, segera minta salinan atau duplikat ke instansi penerbit. Untuk dokumen hilang, lihat juga akta kematian dan dokumen hilang.

Ringkasan

• Berkas digital diakui sebagai alat bukti, tetapi tidak menggantikan akta yang wajib berbentuk tertentu.
• Dokumen perusahaan tunduk pada UU 8/1997, termasuk jangka simpan dan legalisasi alih media.
• Simpan asli untuk dokumen kepemilikan dan status; pindaian sebagai cadangan.
• Catat hash, beri cap waktu bila perlu, dan cadangkan di beberapa tempat.
• Dokumen bertanda tangan elektronik disimpan dalam bentuk asli digitalnya.
• Periksa aturan sektoral dan teks resmi untuk jangka simpan tertentu.

Dasar hukum

• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
• UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Baca juga

• Alih Media Dokumen Perusahaan dan Keabsahan Hasil Scan Menurut UU 8/1997
• Akta Kematian dan Dokumen Hilang: Urutan Pengurusan yang Benar
• Dokumen Elektronik sebagai Alat Bukti: Pasal 5 UU ITE dan Syarat Keasliannya
• Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi: Bedanya dan Kekuatan Hukumnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.