Alih Media Dokumen Perusahaan dan Keabsahan Hasil Scan Menurut UU 8/1997

Apa itu alih media dan siapa yang terkena

Alih media adalah pemindahan isi dokumen dari satu bentuk ke bentuk lain, misalnya dari kertas ke berkas pindaian atau mikrofilm. Dokumen perusahaan menurut UU No. 8 Tahun 1997 adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima perusahaan dalam rangka kegiatannya, baik tertulis maupun terekam dalam media lain. Isinya meliputi dokumen keuangan, seperti catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung, serta dokumen lainnya seperti surat perjanjian, risalah rapat, dan korespondensi.

Aturan ini menyentuh pemilik dan pengurus perseroan, koperasi, yayasan yang berkegiatan usaha, serta staf administrasi dan keuangan yang mengurus berkas. Bagi individu, panduan umum ada pada menyimpan dokumen hukum secara digital agar tetap sah.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Ketentuan pokok UU 8/1997 adalah sebagai berikut.

• Boleh dialihkan. Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. Pengalihan boleh dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima.
• Naskah asli yang bernilai tetap disimpan. Pimpinan perusahaan perlu mempertimbangkan nilai dokumen. Naskah asli yang masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu wajib tetap disimpan.
• Wajib dilegalisasi. Setiap pengalihan dokumen wajib dilegalisasi. Penjelasan UU menyebut hasil alih media yang tidak dilegalisasi tidak dapat dijadikan alat bukti yang sah. Legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dan dituangkan dalam berita acara.
• Hasil alih media menjadi alat bukti. Dokumen yang telah dialihkan dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
• Jangka simpan. Catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama sepuluh tahun sejak akhir tahun buku. Dokumen lain mengikuti nilai guna dan jadwal retensi perusahaan.
• Pemusnahan. Dokumen yang sudah dialihkan ke media lain dapat dimusnahkan, kecuali pimpinan perusahaan menentukan lain. Pimpinan bertanggung jawab bila dokumen dimusnahkan sebelum masa wajib simpan berakhir atau saat masih diperlukan.

UU ITE (UU 11/2008 sebagaimana diubah UU 19/2016 dan UU 1/2024) melengkapi aturan ini dengan menyatakan informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya sebagai alat bukti hukum yang sah, tetapi dengan pengecualian untuk surat yang menurut undang-undang harus tertulis dan akta notaris atau pejabat pembuat akta.

Kapan hasil scan setara dengan aslinya

Pertanyaan ini jawabannya bertingkat.

1. Dokumen perusahaan yang dialihkan sesuai UU 8/1997. Bila pengalihan dilakukan dan dilegalisasi dengan berita acara, hasilnya diakui sebagai alat bukti yang sah.
2. Dokumen yang memiliki kekuatan otentik. Contohnya akta notaris. Naskah aslinya wajib tetap disimpan, dan pindaian hanya salinan.
3. Dokumen lain. Hasil pindaian dapat diterima sebagai alat bukti menurut UU ITE, tetapi pihak lawan dapat membantah, sehingga perusahaan perlu bukti pendukung seperti prosedur baku dan catatan pelaksanaan pemindaian.

Dengan demikian, "setara asli" tidak berarti hasil scan menggantikan segalanya. Yang penting adalah prosedur: siapa yang memindai, kapan, dengan alat apa, siapa yang mengesahkan, dan di mana hasilnya disimpan. Prosedur tertulis yang dijalankan konsisten membuat hasil scan lebih meyakinkan di pengadilan.

Langkah praktis menyusun prosedur alih media

1. Terbitkan keputusan pimpinan. Buat surat keputusan yang menyatakan perusahaan melaksanakan alih media, siapa penanggung jawabnya, dan jenis dokumen yang tercakup.
2. Susun jadwal retensi. Tentukan jangka simpan tiap jenis dokumen. Dokumen keuangan mengikuti sepuluh tahun sejak akhir tahun buku, dokumen lain mengikuti nilai guna. Aturan sektoral dapat menetapkan jangka berbeda.
3. Pilah dokumen. Tandai dokumen yang naskah aslinya wajib tetap disimpan.
4. Lakukan pemindaian. Gunakan pemindai dengan kualitas baik, periksa kelengkapan halaman, dan catat tanggal.
5. Legalisasi. Pimpinan atau pejabat yang ditunjuk menandatangani berita acara yang memuat daftar dokumen, jumlah halaman, tanggal, dan pernyataan kesesuaian dengan asli. Banyak perusahaan menggunakan tanda tangan elektronik; lihat tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.
6. Simpan dengan aman. Gunakan penyimpanan yang diberi kontrol akses dan cadangan.
7. Catat pemusnahan. Jika dokumen kertas dimusnahkan, buat berita acara pemusnahan dengan persetujuan pimpinan dan hanya setelah masa wajib simpan terlewati.
8. Audit berkala. Periksa tiap tahun apakah berkas dapat dibuka dan sesuai daftar.

Biaya pemindaian tergantung volume dan peralatan. Bandingkan antara memindai sendiri dan memakai jasa pihak ketiga, dan pastikan pihak ketiga terikat perjanjian kerahasiaan.

Hubungan dengan dokumen yang diatur undang-undang lain

Tidak semua dokumen berada di bawah UU 8/1997. Dokumen perpajakan, ketenagakerjaan, perbankan, dan pasar modal punya aturan tersendiri tentang pencatatan dan jangka simpan. Dokumen kependudukan dan pertanahan juga punya mekanisme sendiri. Karena itu, kebijakan alih media sebaiknya disusun dengan memetakan aturan sektor yang relevan.

Selain itu, dokumen yang mengandung data pribadi pegawai atau pelanggan tunduk pada UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pembatasan akses, enkripsi, dan penghapusan data setelah masa simpan menjadi bagian dari tata kelola. Periksa juga perkembangan terbaru mengenai lembaga pengawas pelindungan data pribadi.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU 8/1997 sudah berusia puluhan tahun, tetapi inti ketentuan alih media dan legalisasinya tetap menjadi rujukan. Perubahan penting terjadi di sekelilingnya: UU ITE mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti dan telah diubah sampai UU 1/2024. KUHAP baru UU 20/2025, yang berlaku sejak 2 Januari 2026, juga mengatur bukti elektronik dalam perkara pidana. Dengan demikian, hasil alih media yang dikelola baik berpeluang lebih mudah diterima dalam berbagai jenis perkara.

Dampak praktisnya: perusahaan sebaiknya memperbarui prosedur lama yang masih mengandalkan mikrofilm saja, dan memasukkan unsur digital seperti hash, cap waktu, dan tanda tangan elektronik pada berita acara. Periksa teks resmi bila ada penyesuaian aturan sektoral.

Contoh isi berita acara alih media

Berita acara yang baik tidak harus panjang, tetapi harus lengkap. Isi yang lazim dimuat adalah: judul dan nomor berita acara; tanggal serta tempat pemindaian; nama dan jabatan petugas yang melakukan pemindaian; nama dan jabatan pejabat yang melegalisasi; daftar dokumen yang dialihkan beserta jumlah halaman; keterangan alat dan format yang dipakai; pernyataan bahwa hasil alih media sesuai dengan naskah asli; keterangan nasib naskah asli, yaitu disimpan atau dimusnahkan menurut jadwal retensi; serta tanda tangan pejabat.

Berita acara sebaiknya disimpan bersama hasil pindaian dan dicatat dalam register. Jika dokumen dialihkan dalam jumlah besar, daftar dokumen dapat dilampirkan sebagai tabel. Bila berita acara ditandatangani secara elektronik, simpan juga laporan penandatanganan. Pembahasan jenis tanda tangan elektronik tersedia pada penyelenggara sertifikasi elektronik dan memilih TTE terpercaya.

Peran notaris dan pihak ketiga

Undang-undang menyebut legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, sehingga notaris tidak wajib dilibatkan. Namun dalam praktik, sebagian perusahaan meminta notaris mengesahkan kesesuaian salinan dengan asli untuk dokumen yang sangat penting atau akan diajukan ke instansi lain. Ini pilihan kehati-hatian, bukan kewajiban umum. Bedanya dengan pengesahan tanda tangan dibahas pada legalisasi tanda tangan dan waarmerking notaris.

Bila pemindaian dilakukan oleh penyedia jasa, buat perjanjian tertulis yang mengatur kerahasiaan, standar kualitas, penanganan dokumen fisik, pengembalian atau penghapusan data setelah selesai, dan tanggung jawab bila terjadi kehilangan. Perusahaan tetap bertanggung jawab atas dokumennya, sehingga pengawasan internal tetap diperlukan.

Kesalahan umum

Contoh: CV Maju Bersama menyimpan faktur pembelian dan kontrak pemasok selama bertahun-tahun di gudang yang lembap. Direktur menerbitkan keputusan alih media, menunjuk kepala administrasi sebagai penanggung jawab, memindai dokumen, dan menandatangani berita acara legalisasi. Faktur yang masih dalam masa wajib simpan tetap disimpan fisik sampai batas waktunya. Kontrak yang memuat akta notaris tetap disimpan asli. Ketika mitra usaha menggugat, hasil scan dan berita acara diajukan sebagai alat bukti. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi, bukan jaminan hasil.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah usaha perorangan juga wajib mengikuti UU 8/1997? UU ini mengatur dokumen perusahaan, yaitu kegiatan usaha atau perusahaan secara umum. Untuk usaha kecil, penerapan rincinya bisa berbeda. Sebagai praktik baik, tetap ikuti prinsip legalisasi dan jadwal retensi.

Apakah hasil scan faktur diterima untuk keperluan pemeriksaan pihak berwenang? Penerimaan tergantung aturan sektoral dan kebijakan pihak pemeriksa. Periksa ketentuan yang berlaku dan siapkan dokumen asli bila diminta.

Siapa yang melakukan legalisasi? Menurut ketentuan UU 8/1997, legalisasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, dan dituangkan dalam berita acara. Notaris bukan satu-satunya pihak.

Bagaimana jika perusahaan bubar? Kewajiban penyimpanan dokumen berkaitan dengan pihak yang bertanggung jawab pada saat pembubaran. Konsultasikan dengan notaris atau penasihat hukum untuk ketentuan spesifik.

Ringkasan

• UU 8/1997 mengizinkan alih media dokumen perusahaan ke mikrofilm atau media lain.
• Setiap pengalihan wajib dilegalisasi, dan hasil alih media diakui sebagai alat bukti yang sah.
• Naskah asli yang masih berkekuatan otentik dan bernilai hukum wajib tetap disimpan.
• Dokumen keuangan wajib disimpan sepuluh tahun sejak akhir tahun buku; dokumen lain mengikuti jadwal retensi.
• Pemusnahan sebelum waktunya membuat pimpinan bertanggung jawab atas kerugian.
• Cek aturan sektoral dan teks resmi sebelum menyusun kebijakan perusahaan.

Dasar hukum

• UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Baca juga

• Menyimpan Dokumen Hukum Secara Digital agar Tetap Sah: Pemindaian, Hash, dan Arsip
• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan
• Dokumen Elektronik sebagai Alat Bukti: Pasal 5 UU ITE dan Syarat Keasliannya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.