Meterai Elektronik: Cara Membeli dan Membubuhkan pada Dokumen Digital

Apa itu meterai elektronik dan siapa yang membutuhkannya

Meterai elektronik adalah meterai dalam bentuk label digital yang dibubuhkan pada dokumen elektronik melalui sistem resmi. Meterai ini membawa kode unik dan keterangan tertentu, sebagaimana diatur Pasal 14 UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Nilainya sama dengan meterai tempel, yaitu Rp10.000 menurut tarif tetap dalam undang-undang tersebut.

Yang membutuhkan:

• pelaku usaha yang membuat kontrak, penawaran, atau kwitansi dalam bentuk berkas digital;
• karyawan dan pelamar yang menandatangani surat pernyataan atau perjanjian secara daring;
• notaris, kantor hukum, dan konsultan yang bekerja dengan dokumen elektronik;
• pihak yang mengajukan dokumen elektronik ke instansi atau lembaga yang menerima berkas digital.

Perlu dibedakan dari tanda tangan elektronik. Meterai elektronik menunjukkan pemenuhan bea atas dokumen. Tanda tangan elektronik menunjukkan identitas penandatangan. Keduanya fungsi berbeda, walaupun sering dipakai bersamaan.

Jenis-jenis meterai

Pasal 12 UU 10/2020 menyebut jenis meterai: meterai tempel, meterai elektronik, dan meterai dalam bentuk lain yang ditetapkan menteri. Bentuk lain mencakup meterai yang dibuat dengan mesin teraan meterai digital, sistem komputerisasi, atau teknologi lain (Pasal 15).

Sebagian orang memakai istilah meterai digital untuk menyebut meterai elektronik, tetapi dalam undang-undang keduanya adalah kategori yang dibedakan. Bila Anda membaca persyaratan instansi yang menyebut "meterai digital", tanyakan apakah yang dimaksud meterai elektronik.

Membeli meterai elektronik

Meterai elektronik dijual melalui kanal resmi. Pengadaan meterai dilakukan oleh Perum Peruri, perusahaan negara pencetak meterai, dan aturan pengadaan serta penjualannya ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021. Menurut penjelasan penyedia layanan, ada distributor resmi yang menjual kembali kuota meterai. Pembelian biasanya berbentuk kuota yang dibeli melalui portal atau aplikasi, kemudian dipakai untuk membubuhkan meterai pada dokumen.

Gambaran langkah pembelian yang umum:

1. Buat akun di portal atau aplikasi penyedia resmi.
2. Pilih menu pembelian, masukkan jumlah meterai elektronik yang diinginkan.
3. Pilih metode pembayaran dan selesaikan transaksi.
4. Periksa kuota yang masuk ke akun.

Kebijakan tiap penyedia berbeda, seperti metode pembayaran, tampilan, dan batas minimum pembelian. Harga dasarnya mengikuti nilai meterai, dan penyedia dapat menambahkan biaya layanan. Cek harga di aplikasi atau portal yang Anda pakai. Hindari penjual yang tidak jelas, karena meterai elektronik yang bukan dari sumber resmi dapat tidak sah.

Membubuhkan meterai elektronik

Gambaran langkahnya, sesuai penjelasan penyedia layanan:

1. Masuk ke portal atau aplikasi, lalu pilih menu pembubuhan.
2. Unggah dokumen. Pada umumnya sistem hanya menerima berkas PDF dengan batas ukuran tertentu. Jika dokumen Anda dalam format lain, ubah ke PDF.
3. Atur posisi meterai pada halaman yang dikehendaki. Pilih tempat yang tidak menutupi tulisan penting.
4. Lakukan autentikasi, misalnya dengan PIN yang Anda buat saat pertama kali.
5. Setelah berhasil, unduh dokumen atau terima lewat surel.
6. Periksa hasilnya: meterai tampak pada halaman, dan berkas bertambah informasi.

Bila dokumen juga membutuhkan tanda tangan elektronik, urutannya perlu diperhatikan. Banyak penyedia menyarankan menandatangani lebih dahulu lalu memeteraikan, atau mengikuti petunjuk layanan tanda tangan yang dipakai. Tanyakan kepada penyedia agar dokumen tidak rusak.

Mengapa dokumen elektronik tetap kena bea meterai

Banyak orang mengira bea meterai hanya untuk kertas. Padahal Pasal 1 UU 10/2020 mendefinisikan dokumen sebagai sesuatu yang ditulis atau tulisan dalam bentuk tulisan tangan, cetakan, atau elektronik, yang dapat dipakai sebagai alat bukti atau keterangan. Artinya, perjanjian yang dibuat dan ditandatangani dalam bentuk berkas digital diperlakukan sama dengan perjanjian kertas bila isinya termasuk objek bea.

Undang-undang yang sama juga menyebut tanda tangan elektronik sebagai salah satu bentuk tanda tangan. Karena itu, saat bea meterai terutang pada saat dokumen ditandatangani (Pasal 8), tanda tangan elektronik dapat menjadi patokan saatnya. Di sisi lain, Pasal 12 ayat (1) memberi cara pembayaran selain meterai, yaitu surat setoran pajak. Penjelasannya menyebut cara ini untuk keadaan ketika memakai meterai tidak efisien, misalnya untuk dokumen bukti pengadilan dalam jumlah besar. Bagi perorangan, meterai tetap jalan yang lazim.

Kapan meterai elektronik dipakai dan kapan tidak

Meterai elektronik dipakai untuk dokumen elektronik yang termasuk objek bea meterai, misalnya perjanjian, surat pernyataan, atau kwitansi digital bernilai melebihi batas. Daftar dokumen dibahas pada bea meterai UU 10/2020: dokumen yang wajib bermeterai.

Tidak semua dokumen digital memerlukan meterai. Dokumen yang dikecualikan atau yang bukan objek bea tidak perlu. Begitu pula pesan percakapan dan surel biasa pada umumnya bukan dokumen objek bea, kecuali dibuat sebagai dokumen perjanjian atau pernyataan. Cek jenis dokumennya, bukan sekadar bentuknya.

Meterai elektronik tidak cocok untuk dokumen kertas. Jika Anda mencetak dokumen yang sudah dimeteraikan elektronik, dokumen cetaknya adalah cetakan dari dokumen elektronik. Pengakuan oleh instansi bisa berbeda. Bila instansi meminta dokumen kertas, tanyakan apakah mereka menerima cetakan atau meminta meterai tempel.

Langkah praktis memilih jenis meterai

1. Tentukan bentuk dokumen. Kertas atau elektronik.
2. Cek permintaan penerima. Banyak instansi menerima keduanya, sebagian meminta salah satunya.
3. Siapkan meterai. Tempel dari penyalur resmi, atau elektronik dari penyedia resmi.
4. Bubuhkan dan tandatangani sesuai jenisnya.
5. Simpan salinan berkas digital di tempat yang aman dan buat cadangan.
6. Catat nomor atau kode yang tercantum pada meterai elektronik, bila ada.

Untuk pertanyaan sehari-hari seperti tanda tangan di atas meterai dan jumlah lembar, baca meterai pada surat pernyataan, kwitansi, dan perjanjian: pertanyaan umum.

Keamanan dan keaslian dokumen yang sudah dimeteraikan

Dokumen elektronik mudah disalin dan diubah, sehingga keamanan perlu diperhatikan. Beberapa kebiasaan yang disarankan.

Finalisasi isi. Pastikan teks sudah final sebelum meterai dibubuhkan. Mengubah isi setelah dimeteraikan dapat merusak keabsahan tanda atau menimbulkan pertanyaan.

Simpan berkas asli dari sistem. Berkas yang diunduh dari penyedia berisi informasi pembubuhan. Jangan mengubah format atau memampatkannya dengan cara yang menghapus informasi itu.

Gunakan cadangan. Simpan di dua tempat, misalnya penyimpanan daring dan perangkat pribadi.

Hati-hati berbagi. Dokumen perjanjian memuat data pribadi dan keuangan. Kirim hanya kepada pihak yang berhak, dan pertimbangkan kata sandi pada berkas.

Periksa keaslian. Bila menerima dokumen bermeterai elektronik dari pihak lain, tanyakan cara memeriksa keasliannya melalui penyedia atau aplikasi. Meterai yang hanya berupa gambar tidak membuktikan apa-apa.

Catat transaksi. Simpan bukti pembelian kuota dan riwayat pembubuhan.

Bagi bisnis yang sering memeteraikan dokumen, sistem pencatatan sederhana, misalnya lembar kerja yang memuat nama dokumen, tanggal, pihak, dan nomor meterai, memudahkan audit internal dan membantu bila ada pertanyaan dari instansi.

Dalam sengketa, pihak lawan dapat mempersoalkan keaslian dokumen elektronik. Pembuktian dokumen elektronik dibahas pada pembuktian bukti elektronik: chat dan rekaman. Prinsip umumnya, makin baik catatan Anda tentang bagaimana dokumen dibuat dan disimpan, makin mudah membuktikannya.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sebelum 2021, aturan bea materai belum mengakui meterai elektronik. Dokumen digital sulit dipenuhi kewajiban meterainya, sehingga banyak pihak mencetak dokumen untuk ditempel. UU 10/2020 yang berlaku sejak 1 Januari 2021 menyelesaikan hal itu dengan mengakui meterai elektronik dan bentuk digital lain.

Perubahan kedua, ketentuan pelaksana melalui peraturan pemerintah dan peraturan menteri keuangan memberi tata cara pengadaan, penjualan, dan pembubuhan. Detail teknis, seperti format berkas, batas ukuran, dan cara pembayaran, dapat berubah mengikuti kebijakan penyedia. Karena itu, panduan pada artikel ini adalah gambaran umum.

Ketiga, makin banyak instansi menerima dokumen elektronik. Namun kesiapan tiap instansi berbeda. Bila instansi belum menerima, siapkan dokumen kertas.

Kesalahan umum

Contoh: Nadia, tokoh fiktif, bekerja sebagai pemilik toko daring. Ia menandatangani perjanjian kerja sama dengan pemasok secara elektronik. Ia membeli kuota meterai elektronik dari portal resmi, mengunggah perjanjian dalam format PDF, mengatur posisi meterai di dekat tanda tangan, memasukkan PIN, lalu mengunduh dokumen. Ia menyimpan salinan di dua tempat dan mengirim satu berkas ke pemasok. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah meterai elektronik sama kuatnya dengan meterai tempel? Secara fungsi sama, yaitu memenuhi kewajiban bea, selama dibubuhkan sesuai ketentuan undang-undang dan peraturan pelaksananya.

Apakah dokumen yang sudah bermeterai elektronik boleh dicetak? Boleh dicetak. Namun penerimaan cetakan oleh instansi bergantung pada kebijakan mereka.

Apakah meterai elektronik dapat dipakai untuk pemeteraian kemudian? Dokumen elektronik yang kurang meterai dapat dilengkapi mengikuti tata cara pemeteraian kemudian yang berlaku. Penjelasannya ada pada meterai kurang atau terlambat: pemeteraian kemudian.

Apakah semua perjanjian elektronik wajib bermeterai? Hanya yang termasuk objek bea meterai. Cek jenis dokumen dan nilainya.

Bagaimana menilai meterai elektronik itu asli? Pasal 16 UU 10/2020 menyerahkan penentuan keabsahan meterai kepada pemerintah, dengan tata cara yang diatur peraturan menteri. Karena itu, gunakan cara pemeriksaan yang disediakan penyedia resmi, bukan sekadar menilai tampilan gambarnya.

Apakah ada ciri yang wajib pada meterai elektronik? Pasal 14 hanya menyebut bahwa meterai elektronik memiliki kode unik dan keterangan tertentu, dan rinciannya diatur peraturan menteri. Pada meterai tempel, Pasal 13 mensyaratkan gambar Garuda Pancasila, frasa "Meterai Tempel", dan angka nilai nominal, ditambah unsur pengaman pada desain, bahan, dan teknik cetaknya.

Ringkasan

• Meterai elektronik dibubuhkan pada dokumen elektronik melalui sistem resmi; nilainya mengikuti tarif tetap meterai.
• Undang-undang mengenal meterai tempel, elektronik, dan bentuk lain termasuk digital.
• Beli dari distributor atau penyedia resmi, unggah dokumen (umumnya PDF), atur posisi, autentikasi, lalu unduh.
• Pastikan dokumen termasuk objek bea sebelum membubuhkan.
• Hindari gambar meterai atau penjual tidak resmi.

Dasar hukum

• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
• PP No. 86 Tahun 2021 tentang Pengadaan, Pengelolaan, dan Penjualan Meterai

Baca juga

• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai
• Bea Meterai UU 10/2020: Dokumen yang Wajib Bermeterai, Tarif, Batas Nilai, dan Pengecualian
• Meterai Kurang atau Terlambat: Pemeteraian Kemudian, Sanksi, dan Nasib Dokumen sebagai Bukti
• Alat Bukti Perdata dan Bukti Elektronik: Surat, Saksi, Chat, dan Dokumen Digital

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.