Pemberitahuan PHK 14 Hari Kerja: Isi Surat Resmi dan Hak Pekerja Menolak

Apa itu pemberitahuan PHK dan siapa yang terkena

Pemberitahuan PHK adalah pernyataan tertulis dari perusahaan bahwa hubungan kerja akan berakhir, disertai alasannya. Pemberitahuan ini berbeda dengan surat PHK akhir yang menyatakan hubungan kerja berakhir pada tanggal tertentu. Dalam urusan kerja sehari-hari, dua dokumen itu sering disatukan, padahal fungsinya berlainan: yang pertama membuka ruang perundingan, yang kedua menetapkan akhir.

Kewajiban memberi tahu berlaku untuk semua perusahaan yang akan memutus hubungan kerja pekerja tetap maupun kontrak, kecuali pada situasi tertentu seperti pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri, atau pekerja kontrak yang kontraknya berakhir sesuai jangka waktu. Pemberitahuan juga ditujukan kepada serikat pekerja bila pekerja menjadi anggotanya, atau kepada pekerja langsung bila tidak ada serikat.

Tanpa pemberitahuan yang benar, PHK dapat dinilai cacat prosedur. Cacat prosedur tidak selalu membatalkan PHK, tetapi dapat menjadi dasar pekerja menuntut hak atau menolak PHK. Penjelasan umum alasan PHK yang sah ada di alasan PHK yang sah menurut PP 35/2021.

Aturan 14 hari kerja

Menurut Pasal 37 ayat (3) PP 35/2021, surat pemberitahuan disampaikan secara sah dan patut kepada pekerja dan/atau serikat pekerja paling lama 14 hari kerja sebelum PHK, artinya paling lambat pada batas itu. Untuk PHK dalam masa percobaan, Pasal 37 ayat (4) menetapkan tujuh hari kerja sebelum PHK. Ada satu pengecualian: pada PHK karena pelanggaran bersifat mendesak, Pasal 52 ayat (3) membolehkan PHK tanpa pemberitahuan tersebut.

Perlu dibedakan hari kerja dari hari kalender. Hari kerja adalah hari yang menurut jadwal pekerja memang bekerja. Perusahaan dengan lima hari kerja per minggu menghitung Senin sampai Jumat, tanpa Sabtu, Minggu, dan hari libur resmi. Karena itu 14 hari kerja bisa sama dengan lebih dari tiga minggu kalender.

Pemberitahuan dihitung sejak surat diterima, bukan sejak surat dibuat. Pekerja sebaiknya menandatangani tanda terima dengan menulis tanggal sebenarnya. Bila perusahaan mengirim lewat pos atau surel, simpan bukti pengiriman dan tanggal terima.

Isi surat PHK yang baik

Surat pemberitahuan sebaiknya memuat hal-hal berikut. Daftar ini adalah praktik yang dianjurkan, bukan format baku yang diatur satu pasal tertentu.

• identitas perusahaan dan pekerja, termasuk jabatan dan masa kerja;
• maksud dan alasan PHK secara jelas, misalnya efisiensi, penutupan, atau pelanggaran tertentu, lengkap dengan rujukan aturan;
• tanggal rencana PHK mulai berlaku;
• hak yang akan dibayarkan, minimal garis besar komponennya;
• ajakan atau jadwal perundingan bipartit;
• tanda tangan pejabat berwenang dan tanggal surat;
• kolom tanda terima dengan tanggal serta nama penerima.

Surat yang hanya berisi "mulai besok Anda tidak perlu masuk" tidak memenuhi kebutuhan itu. Surat demikian sebaiknya dipertanyakan secara tertulis, sambil tetap datang bekerja atau mencatat bahwa Anda siap bekerja.

Alasan dalam surat sangat menentukan besaran pesangon. Alasan efisiensi karena rugi memberi hitungan berbeda dari alasan efisiensi untuk mencegah rugi. Karena itu pekerja perlu membaca alasan dengan cermat dan membandingkannya dengan tabel pesangon.

Hak pekerja menolak PHK

Pekerja yang tidak setuju boleh menolak. Menurut Pasal 39 ayat (1) PP 35/2021, pekerja yang menolak harus membuat surat penolakan beserta alasannya paling lama tujuh hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan. Bila pekerja tidak menolak, Pasal 38 mewajibkan perusahaan melaporkan PHK itu ke kementerian atau dinas ketenagakerjaan, sehingga PHK dapat berjalan. Karena itu jangan membiarkan surat tanpa jawaban.

Surat penolakan sebaiknya singkat. Isinya identitas, referensi surat pemberitahuan (nomor dan tanggal), pernyataan menolak PHK, alasan, dan permintaan perundingan bipartit. Lampirkan bukti bila ada, misalnya bantahan terhadap tuduhan pelanggaran.

Penolakan tidak berarti perusahaan wajib membatalkan PHK. Namun penolakan mengubah situasi menjadi perselisihan yang harus dirundingkan. Dalam perundingan bipartit, pihak yang berselisih berusaha mencapai kesepakatan secara musyawarah. Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 menegaskan bahwa bipartit dilakukan dengan musyawarah untuk mufakat dan bahwa bila tidak ada kesepakatan, PHK baru dilakukan setelah ada penetapan penyelesaian perselisihan yang berkekuatan hukum tetap. Dampak praktisnya, perusahaan tidak seharusnya menghentikan pekerja sepihak sementara perselisihan berjalan. Tafsir terhadap putusan ini masih terus dibahas, sehingga konsultasikan dengan advokat.

Langkah praktis setelah menerima surat PHK

1. Jangan panik dan jangan menandatangani. Tanda tangan di kolom "terima" hanya berarti menerima surat, bukan setuju PHK. Tulis keterangan "diterima, tidak setuju" bila memang tidak setuju.
2. Catat tanggal terima. Hitung 14 hari kerja dan tujuh hari kerja untuk menolak.
3. Fotokopi seluruh lampiran dan foto dokumen asli.
4. Hitung hak. Gunakan upah pokok dan tunjangan tetap. Contoh penghitungan ada di contoh menghitung pesangon pekerja lima tahun.
5. Kirim surat penolakan atau tanggapan dalam tujuh hari kerja.
6. Hadiri bipartit dan minta risalah.
7. Laporkan ke dinas ketenagakerjaan bila perundingan tidak menghasilkan kesepakatan: jalur Disnaker.
8. Pantau batas waktu menggugat di batas waktu gugatan PHK.

Contoh: Rudi, operator mesin fiktif, menerima surat pemberitahuan efisiensi pada Senin. Surat menyebut PHK berlaku Jumat minggu yang sama. Rudi menghitung bahwa perusahaan tidak memberi 14 hari kerja. Ia menandatangani tanda terima dengan catatan "diterima, tidak setuju", mengirim surat tanggapan dalam tiga hari, dan meminta jadwal bipartit. Dengan begitu catatan keberatannya sudah ada sebelum tanggal PHK berlaku, dan perselisihan dapat dilanjutkan ke dinas ketenagakerjaan. Kisah ini hanyalah ilustrasi.

Peran serikat pekerja dan wakil pekerja

Bila pekerja menjadi anggota serikat, pemberitahuan ditujukan juga kepada serikat. Serikat dapat mendampingi pekerja dalam bipartit, membantu menghitung hak, dan memantau apakah perusahaan memperlakukan semua pekerja yang terkena PHK secara setara. Pada PHK dalam jumlah besar, peran serikat makin penting karena perusahaan perlu berunding dengan wakil yang sah. Cara serikat dibentuk dan hak anggotanya dibahas di hak berserikat dan serikat pekerja.

Pekerja yang tidak berserikat boleh menunjuk wakil atau pendamping. Pendamping bisa rekan kerja, pengurus serikat dari luar perusahaan, atau advokat. Pastikan penunjukan dibuat dalam surat kuasa atau surat penunjukan sederhana, sehingga perusahaan tidak menolak perundingan dengan alasan kewenangan.

Pencatatan ke instansi ketenagakerjaan

Setelah bipartit gagal, salah satu pihak mencatatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan setempat dengan melampirkan bukti upaya perundingan. Karena itu risalah bipartit sangat berharga. Tanpa risalah, dinas dapat mengembalikan berkas dan meminta perundingan diulang.

Surat pencatatan sebaiknya memuat identitas pihak, ringkasan perselisihan, tuntutan, dan lampiran: surat pemberitahuan PHK, tanggapan pekerja, risalah, perjanjian kerja, dan slip gaji terakhir. Dinas kemudian menawarkan penyelesaian lewat konsiliasi atau arbitrase, dan bila para pihak tidak memilih, perkara dilimpahkan ke mediator. Penjelasan jalurnya ada di mediasi, konsiliasi, dan arbitrase hubungan industrial.

Contoh isi surat tanggapan pekerja

Format berikut hanyalah gambaran. Sesuaikan dengan situasi Anda.

1. Kop berisi tanggal dan tempat, dengan alamat ditujukan kepada pimpinan perusahaan.
2. Pokok surat: "Tanggapan atas Surat Pemberitahuan PHK Nomor ... tanggal ...".
3. Paragraf pembuka: menyatakan telah menerima surat pada tanggal tertentu.
4. Pernyataan sikap: menolak atau menerima, dan alasan penolakan, misalnya tuduhan tidak benar atau hitungan hak keliru.
5. Permintaan: bipartit pada tanggal tertentu, salinan laporan keuangan atau bukti pelanggaran.
6. Penutup dengan tanda tangan dan nama jelas.

Surat tidak perlu panjang. Yang penting ada tanggal, referensi surat, dan sikap yang tegas.

Bila perusahaan tidak memberi pemberitahuan

Ada beberapa kemungkinan. Pertama, perusahaan lupa atau mengira cukup dengan pemberitahuan lisan. Dalam kasus ini, pekerja dapat meminta pemberitahuan tertulis dan menyebut kewajiban 14 hari kerja. Kedua, perusahaan sengaja memotong prosedur karena menganggap pekerja akan menyerah. Pekerja dapat melaporkan ke dinas ketenagakerjaan untuk dimediasi. Ketiga, perusahaan mengganti pemberitahuan dengan "merumahkan" pekerja. Padahal merumahkan tanpa upah tetap berisiko sebagai pelanggaran, seperti dibahas di dirumahkan tanpa kepastian upah.

Bila PHK sudah terjadi tanpa pemberitahuan, pekerja masih bisa menuntut: upah proses selama perselisihan berjalan menurut ketentuan yang berlaku, pesangon, dan kompensasi lain. Besarnya dinilai hakim atau mediator.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sebelum PP 35/2021, kewajiban pemberitahuan PHK dikaitkan dengan ketentuan UU 13/2003 mengenai PHK yang harus diupayakan dihindari serta perundingan lebih dulu. PP 35/2021 mempertegas jangka waktu pemberitahuan menjadi 14 hari kerja (tujuh hari kerja untuk masa percobaan). Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 kemudian menegaskan musyawarah untuk mufakat dalam bipartit dan kekuatan hukum tetap sebelum PHK dilaksanakan bila tidak ada kesepakatan.

UU 11/2020 sudah tidak berlaku, digantikan UU 6/2023. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, dan menurut Kementerian Ketenagakerjaan baru berlaku satu tahun setelah ditetapkan dan diundangkan. Hingga saat itu, aturan di atas yang dipakai.

Kesalahan umum

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pemberitahuan wajib dibuat bila PHK atas kesepakatan? Kesepakatan bersama yang tertuang dalam perjanjian bersama dapat menggantikan sebagian prosedur, tetapi tetap perlu tertulis dan mencantumkan hak yang dibayarkan.

Apakah hari libur dihitung dalam 14 hari kerja? Tidak. Yang dihitung adalah hari kerja menurut jadwal pekerja, sehingga akhir pekan dan libur resmi tidak masuk.

Bolehkah perusahaan memberi uang sebagai pengganti pemberitahuan? Pasal 37 PP 35/2021 tidak menyebut pembayaran pengganti pemberitahuan. Bila ditawarkan, anggap itu sebagai tawaran yang boleh Anda tolak atau tawar, dan periksa teks resmi.

Apakah saya wajib tetap bekerja selama masa pemberitahuan? Pada prinsipnya hubungan kerja berjalan sampai PHK sah berlaku, sehingga kewajiban bekerja dan hak upah tetap ada.

Ringkasan

• Perusahaan wajib memberi tahu pekerja dan/atau serikat secara tertulis sebelum PHK; Pasal 37 PP 35/2021 menetapkan 14 hari kerja (tujuh hari kerja untuk masa percobaan).
• Surat yang baik memuat alasan, tanggal, garis besar hak, dan tanda terima.
• Pekerja dapat menolak secara tertulis dalam jangka singkat; jangan dibiarkan tanpa jawaban.
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 menegaskan musyawarah mufakat dan kekuatan hukum tetap bila bipartit gagal.
• Simpan bukti, hitung hari kerja dengan benar, dan jangan menandatangani pengunduran diri.
• Cek teks resmi PP 35/2021 dan perkembangan UU Pelindungan Ketenagakerjaan.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya
• Hak Pesangon PHK: Berapa yang Seharusnya Anda Terima?
• Contoh Menghitung Pesangon Pekerja Masa Kerja Lima Tahun untuk Berbagai Alasan PHK
• Mengundurkan Diri dari Pekerjaan: Hak yang Tetap Didapat

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.