Panduan Menyusun Surat Peringatan dan Tahapan PHK yang Sesuai Prosedur

Apa itu surat peringatan dan PHK, serta siapa yang terkena

Surat peringatan (SP) adalah teguran tertulis dari pengusaha kepada pekerja karena melanggar perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Biasanya disebut SP1, SP2, dan SP3. Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah berakhirnya hubungan kerja karena hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha.

Yang terkena adalah pengusaha dan bagian sumber daya manusia yang menegakkan disiplin, serta pekerja yang menerima surat. Pelajari dasarnya di surat peringatan SP1, SP2, SP3 dan alasan PHK yang sah menurut PP 35/2021.

Aturan yang berlaku dengan bahasa sehari-hari

Landasan utamanya adalah UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, dan PP No. 35 Tahun 2021. Prinsipnya:

• PHK adalah upaya terakhir. Pengusaha, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah diminta mengupayakan agar PHK tidak terjadi.
• PHK hanya boleh karena alasan yang ditentukan. Beberapa di antaranya: perusahaan melakukan efisiensi, tutup, pailit, atau penundaan kewajiban pembayaran utang; pekerja melanggar ketentuan setelah peringatan; pekerja mangkir; pekerja mengundurkan diri; pekerja meninggal atau pensiun. Daftar lengkap dan syaratnya ada pada PP 35/2021.
• Surat peringatan bertahap. Peraturan menyebut surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga, yang masing-masing berlaku paling lama enam bulan kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.
• Pemberitahuan tertulis. Pengusaha wajib memberitahukan maksud dan alasan PHK secara tertulis kepada pekerja, atau serikatnya, dalam waktu yang ditentukan sebelum PHK. Kewajiban umum ini dikenal sebagai pemberitahuan empat belas hari kerja sebelum PHK. Lihat pemberitahuan PHK empat belas hari dan surat resmi.
• Perundingan. Jika pekerja menolak PHK, dilakukan perundingan bipartit. Bila gagal, ditempuh penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
• Selama sengketa berlangsung, kewajiban kedua pihak dilaksanakan sampai ada putusan berkekuatan hukum tetap.
• Larangan PHK dalam keadaan tertentu. Contohnya pekerja sakit dalam batas waktu tertentu, sedang hamil, atau menjalankan kewajiban agama. Baca larangan PHK dalam kondisi tertentu.

Rumusan pasal dan angka tenggat sebaiknya dicek langsung pada teks resmi PP 35/2021 sebelum dipakai dalam surat.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Dahulu pemutusan karena pelanggaran berat dapat dilakukan tanpa peringatan, tetapi putusan Mahkamah Konstitusi dan perubahan peraturan menjadikan proses lebih berhati-hati, dengan pembuktian dan prosedur yang tertib. Dengan UU Cipta Kerja dan PP 35/2021, daftar alasan PHK ditata ulang, dan masa berlaku surat peringatan ditetapkan. Mahkamah Konstitusi pada 2024 juga memutus uji materi atas norma ketenagakerjaan dalam UU Cipta Kerja yang dapat memengaruhi tafsir PHK dan hak pekerja. DPR kemudian mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Praktik sekarang tetap memakai aturan yang berlaku, dan pengusaha perlu mengikuti perkembangan.

Dokumen yang perlu disiapkan

• Perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau PKB yang memuat jenis pelanggaran dan sanksi.
• Bukti pelanggaran: daftar absensi, rekaman kamera pengawas yang sah, laporan atasan, notulen klarifikasi, dan bukti kerugian.
• Surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga dengan tanda terima.
• Undangan klarifikasi atau pemanggilan dan berita acara pemeriksaan.
• Surat pemberitahuan PHK yang memuat alasan dan tanggal berlaku.
• Perhitungan hak pekerja: pesangon, penghargaan masa kerja, penggantian hak, dan gaji terutang.
• Risalah bipartit bila ada penolakan.
• Bukti pelaporan pekerja kepada jaminan sosial dan kewajiban terkait.

Langkah praktis bagi pengusaha

1. Periksa dasar aturan. Pastikan jenis pelanggaran tercantum dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau PKB, dan sanksinya jelas.
2. Kumpulkan bukti dan catat kronologi. Hindari menilai berdasarkan desas-desus.
3. Klarifikasi pekerja. Panggil secara tertulis, beri kesempatan menjelaskan, dan catat dalam berita acara.
4. Terbitkan SP1 sesuai tingkat pelanggaran. Sebutkan pelanggaran, dasar aturan, masa berlaku, dan konsekuensi bila mengulang. Minta tanda terima. Bila pekerja menolak menandatangani, catat penolakan dengan saksi.
5. Pantau masa berlaku. Bila pelanggaran berulang dalam masa berlaku, terbitkan SP2 lalu SP3 sesuai aturan.
6. Pertimbangkan alternatif. Pembinaan, mutasi, atau perundingan dapat menyelesaikan masalah tanpa PHK. Lihat studi kasus surat peringatan berlapis dan PHK karena pelanggaran.
7. Bila PHK akhirnya ditempuh, pastikan alasan masuk daftar yang diperbolehkan dan tidak melanggar larangan PHK.
8. Berikan pemberitahuan PHK secara tertulis dan tepat waktu.
9. Rundingkan bila pekerja menolak, dan buat risalah.
10. Hitung dan bayar hak sesuai peraturan, serta serahkan dokumen yang menjadi hak pekerja seperti surat keterangan kerja. Lihat panduan menagih pesangon dan hak pekerja setelah PHK.
11. Bila sengketa berlanjut, ikuti tahapan di panduan perselisihan hubungan industrial.

Langkah bagi pekerja yang menerima SP atau pemberitahuan PHK

Jangan panik dan jangan menandatangani pernyataan yang belum dipahami. Minta salinan surat. Tanyakan dasar aturannya. Bila tidak setuju dengan isi SP, tulis tanggapan atau keberatan secara tertulis dan simpan tanda terimanya. Kumpulkan bukti yang membantah tuduhan, seperti pesan kerja atau daftar hadir. Hubungi serikat pekerja atau konsultasikan dengan pendamping hukum. Bila diberi surat PHK, periksa alasan, tanggal berlaku, dan hak yang dijanjikan, lalu ajukan perundingan bipartit bila menolak. Pekerja yang dinyatakan mangkir perlu memeriksa apakah pemanggilan dilakukan sesuai aturan, sebagaimana dijelaskan di PHK karena mangkir.

Kesalahan umum

Contoh: PT Sumber Logistik (nama fiktif) mencatat seorang pegawai gudang beberapa kali meninggalkan pos tanpa izin. Atasan mengumpulkan data absensi dan memanggil pegawai untuk klarifikasi. SP1 diterbitkan dengan penjelasan dan masa berlaku. Ketika pelanggaran berulang di masa berlaku, SP2 dan kemudian SP3 diterbitkan. Setelah pelanggaran lanjutan, perusahaan memberi pemberitahuan PHK tertulis, berunding, lalu membayar hak sesuai perhitungan. Karena seluruh bukti tersimpan, risiko sengketa berkurang.

Pengunduran diri dan kesepakatan bersama

PHK tidak selalu bermula dari sanksi. Hubungan kerja juga dapat berakhir karena pengunduran diri atau kesepakatan bersama. Pengunduran diri harus sukarela dan biasanya didahului pemberitahuan tertulis. Kesepakatan bersama mengatur hak yang dibayarkan dan sebaiknya ditulis dalam perjanjian bersama yang jelas. Baca PHK dan pengunduran diri dan, bila sebab PHK adalah efisiensi, PHK efisiensi dan perusahaan tutup. Pekerja yang menerima kesepakatan sebaiknya memastikan rincian uang yang diterima sebelum menandatangani pernyataan penyelesaian.

Unsur yang perlu ada dalam surat peringatan

Surat peringatan yang baik singkat tetapi lengkap. Unsur yang lazim dicantumkan adalah nomor dan tanggal surat, identitas pekerja dan jabatan, uraian pelanggaran dengan tanggal dan tempat kejadian, ketentuan peraturan perusahaan atau perjanjian yang dilanggar, tingkat peringatan (pertama, kedua, atau ketiga), masa berlakunya, harapan perbaikan, dan akibat bila pelanggaran terulang. Tutup dengan tanda tangan pejabat berwenang dan kolom tanda terima pekerja.

Gunakan bahasa netral. Hindari kata yang menghina atau menuduh tanpa bukti. Lampirkan bukti ringkas, misalnya cetakan absensi. Berikan satu salinan kepada pekerja dan simpan satu salinan dalam berkas kepegawaian. Bila pekerja menolak menerima, kirim melalui surat tercatat ke alamat terakhir atau pesan elektronik yang dapat dibuktikan, dan catat upaya penyampaiannya. Dengan cara ini, kelak tidak ada keraguan bahwa surat telah disampaikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah SP wajib berurutan SP1 ke SP3? Pada umumnya tahapan mengikuti aturan perusahaan dan peraturan. Pelanggaran yang tidak ditoleransi tetap harus mengikuti prosedur dan pembuktian yang berlaku.

Berapa lama SP berlaku? Menurut PP 35/2021, paling lama enam bulan kecuali ditentukan lain oleh perjanjian atau peraturan yang berlaku.

Apakah PHK sah tanpa persetujuan pekerja? Bila alasan sah dan prosedur dipenuhi, PHK dapat dilakukan. Jika pekerja menolak, wajib dirundingkan dan dapat berlanjut ke penyelesaian perselisihan.

Apakah pekerja yang di-PHK mendapat pesangon? Bergantung alasan PHK dan masa kerja. Pelajari hak pesangon PHK.

Ringkasan

• PHK adalah upaya terakhir dan hanya boleh dengan alasan yang diatur PP 35/2021.
• Surat peringatan berlaku paling lama enam bulan kecuali diatur lain, dan harus berdasar aturan tertulis.
• Wajib ada pemberitahuan tertulis, perundingan bila ditolak, dan pembayaran hak.
• Selama sengketa, kewajiban kedua pihak tetap berjalan sampai ada putusan berkekuatan hukum tetap.
• Simpan bukti dan periksa teks resmi serta perkembangan UU Pelindungan Ketenagakerjaan.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja
• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya
• Pemberitahuan PHK 14 Hari Kerja: Isi Surat Resmi dan Hak Pekerja Menolak
• Larangan PHK dalam Kondisi Tertentu (Pasal 153): Sakit, Hamil, Menikah, Serikat, dan Lainnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.