Salinan, Minuta, Kutipan, dan Grosse Akta Notaris: Apa Bedanya

Apa itu minuta, salinan, kutipan, dan grosse

UU Jabatan Notaris membedakan beberapa bentuk dokumen akta. Pembedaan ini penting karena kekuatan dan penggunaannya berlainan.

• Minuta akta adalah asli akta yang memuat tanda tangan penghadap, saksi, dan notaris. Minuta disimpan notaris sebagai bagian dari protokol notaris dan tidak diberikan kepada klien.
• Salinan akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta, dengan frasa pada bagian bawah bahwa salinan itu sesuai dengan aslinya. Salinan diberikan kepada para pihak.
• Kutipan akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian akta.
• Grosse akta adalah salah satu salinan akta untuk pengakuan utang dengan kepala akta "Demi Keadilan Berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa" yang mempunyai kekuatan eksekutorial, artinya dapat dieksekusi seperti putusan pengadilan.

Karena itu, saat orang menyebut "aslinya akta", sebenarnya yang dimaksud biasanya salinan resmi. Minuta tetap di kantor notaris.

Mengapa minuta tidak diberikan

Minuta adalah dokumen negara dalam arti ia merupakan arsip pejabat umum. Notaris wajib menyimpannya, menjaga keutuhan, dan merahasiakan isinya. Jika minuta dibawa keluar atau hilang, bukti keaslian akta bisa goyah. Karena itu, para pihak menerima salinan yang dikeluarkan notaris. Salinan yang sah memuat identitas notaris, tanda tangan dan cap notaris, dan keterangan kesesuaian dengan minuta.

Penyimpanan minuta berjalan bersama protokol notaris, yaitu kumpulan dokumen negara yang wajib disimpan, antara lain minuta akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar legalisasi dan waarmerking, serta buku klapper. Protokol tetap harus ada bahkan setelah notaris berhenti; baca notaris meninggal atau pindah, akta lama disimpan di mana.

Tabel perbedaan

Perhatikan bahwa tidak setiap akta memiliki grosse. Grosse hanya ada pada akta yang secara hukum dapat dieksekusi, seperti pengakuan utang dengan sifat tertentu. Rinciannya di akta pengakuan utang notariil dan grosse. Dasar eksekusi grosse dalam hukum acara perdata diatur antara lain dalam HIR dan RBg (hukum acara perdata) tentang grosse akta hipotek dan akta pengakuan utang.

Siapa yang berhak meminta salinan

UU Jabatan Notaris menyatakan bahwa notaris memberikan salinan, kutipan, atau grosse kepada orang yang langsung berkepentingan pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali undang-undang menentukan lain. Dengan demikian:

• Para pihak dalam akta berhak atas salinan.
• Ahli waris pihak yang meninggal berhak dengan membuktikan status sebagai ahli waris.
• Penerima hak, misalnya pembeli yang menerima hak dari penjual, berhak.
• Pihak lain tanpa kepentingan langsung umumnya tidak berhak. Penyidik atau hakim meminta melalui prosedur khusus; baca notaris wajib merahasiakan isi akta dan pengecualiannya.

Notaris tidak boleh menolak mengeluarkan salinan kepada yang berhak hanya karena persoalan biaya yang tidak jelas atau sengketa pribadi. Namun notaris berhak meminta bukti identitas dan kepentingan.

Langkah praktis meminta salinan

1. Siapkan data akta. Nomor akta, tanggal, nama para pihak, dan nama notaris. Bila lupa, cari di dokumen lain atau tanyakan ke pihak lawan.
2. Hubungi notaris yang membuat akta. Jika notaris sudah tidak aktif, ikuti petunjuk di artikel tentang protokol.
3. Sampaikan permintaan tertulis. Sebutkan jenis dokumen: salinan, kutipan, atau grosse.
4. Lampirkan identitas dan bukti kepentingan. Pihak dalam akta cukup menunjukkan KTP. Ahli waris menunjukkan surat keterangan waris dan akta kematian.
5. Tanyakan biaya. Biaya menyalin dapat dikenakan; minta rincian tertulis. Lihat biaya honorarium notaris.
6. Periksa isi salinan terhadap catatan Anda, terutama nama, angka, dan luas.
7. Simpan. Jangan menyerahkan salinan asli kepada pihak lain tanpa tanda terima. Pindai salinan untuk cadangan.
8. Segera urus bila hilang. Mintalah salinan baru; notaris dapat mengeluarkannya dari minuta.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Ketentuan dasar tentang minuta, salinan, dan grosse berasal dari UU Jabatan Notaris dan relatif stabil. UU 2/2014 mengubah sejumlah hal tentang penyimpanan protokol dan menambah ketentuan pengawasan. Selain itu, praktik digitalisasi arsip berkembang. Notaris kini lazim memindai minuta sebagai cadangan, tetapi minuta fisik tetap harus disimpan. Gambaran akta elektronik dan batasnya ada di akta notaris secara elektronik dan cyber notary. Saat ini, belum tentu salinan elektronik otomatis setara salinan fisik untuk semua keperluan; tanyakan kepada instansi yang meminta dokumen.

Kesalahan umum

Contoh: Bu Ratih memiliki salinan akta jual beli ruko, tetapi hilang akibat banjir. Ia menghubungi notaris yang membuat akta, membawa KTP dan keterangan kepemilikan. Notaris memeriksa minuta dalam arsip, kemudian mengeluarkan salinan baru yang memuat keterangan sesuai dengan minuta. Karena salinan baru berasal dari minuta, kekuatan buktinya sama dengan salinan semula. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Penyimpanan dan masa simpan

Notaris wajib menyimpan minuta sebagai bagian protokol dan tidak boleh membuangnya. Protokol yang sudah berumur tertentu diserahkan kepada Majelis Pengawas Daerah; periksa teks resmi tentang jangka waktunya karena detailnya dapat membingungkan. Klien tidak perlu mengkhawatirkan keutuhan minuta selama notaris aktif, tetapi tetap bijak menyimpan salinan sendiri. Bila notaris pindah wilayah atau pensiun, protokol berpindah kepada notaris lain yang ditunjuk. Anda tetap dapat meminta salinan dari pemegang protokol.

Kerusakan minuta karena bencana, misalnya kebakaran, adalah risiko nyata. Dalam kasus itu, salinan di tangan para pihak menjadi bukti penting. Karena itu, salinan dalam kondisi baik dan pindaian digital merupakan perlindungan tambahan.

Perbedaan salinan dan fotokopi dalam urusan sehari-hari

Dalam urusan sehari-hari, orang sering menyerahkan fotokopi akta kepada bank, kantor pertanahan, atau kantor pajak. Instansi kadang meminta salinan resmi dari notaris, kadang cukup fotokopi yang dilegalisir. Karena ketentuan setiap instansi berbeda, sebaiknya tanyakan lebih dahulu. Bila instansi meminta "akta asli", biasanya maksudnya salinan asli yang dikeluarkan notaris, bukan minuta. Salinan itu dapat berupa lembar bermeterai dengan tanda tangan dan cap notaris, bukan hasil cetak biasa.

Untuk akta yang sering dipakai, misalnya akta pendirian usaha, wajar bila Anda meminta beberapa salinan resmi sekaligus. Biayanya biasanya lebih murah daripada meminta salinan baru berulang kali. Namun tiap salinan harus dilacak, karena semakin banyak salinan beredar, semakin besar risiko disalahgunakan. Catat siapa yang menerima setiap salinan.

Bila isi salinan berbeda dengan minuta

Sesekali ditemukan perbedaan, misalnya salah ketik nama atau luas tanah pada salinan. Langkah pertama adalah meminta notaris memeriksa minuta. Bila kesalahan hanya terjadi pada salinan, notaris dapat menerbitkan salinan pengganti yang benar. Bila kesalahan ada pada minuta itu sendiri, perbaikan dilakukan menurut tata cara yang diatur UU Jabatan Notaris, dengan catatan pada minuta dan salinan yang diperbaiki, dan sepengetahuan para pihak. Jangan menggunakan salinan yang diketahui keliru untuk urusan resmi, karena instansi dapat menolak atau pihak lain dapat menyatakan dokumen tidak sah. Bila perbedaan menyangkut hal pokok dan para pihak tidak sepakat, jalurnya adalah pengadilan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah fotokopi salinan akta sah? Fotokopi biasa belum bernilai seperti salinan resmi. Instansi dapat meminta dokumen asli atau fotokopi yang dilegalisir. Lihat legalisasi vs waarmerking vs pengesahan fotokopi.

Bolehkah ahli waris meminta salinan akta orang tua? Boleh, dengan bukti sebagai ahli waris, misalnya surat keterangan waris. Notaris memeriksa kepentingan sebelum menerbitkan.

Apa bedanya grosse dan salinan? Grosse adalah salinan khusus untuk akta tertentu yang mempunyai kekuatan eksekutorial. Salinan biasa tidak memiliki kekuatan itu.

Apakah ada batas jumlah salinan? Tidak ada batas tunggal yang perlu dihafal. Notaris dapat menerbitkan salinan sesuai kebutuhan pihak yang berhak. Tanyakan kepada notaris dan simpan catatan.

Ringkasan

• Minuta adalah asli akta yang disimpan notaris; salinan, kutipan, dan grosse diberikan kepada yang berhak.
• Grosse hanya untuk akta tertentu dan berkekuatan eksekutorial.
• Salinan diberikan kepada pihak yang berkepentingan langsung, ahli waris, atau penerima hak.
• Salinan hilang dapat diminta ulang dari minuta.
• Minuta menjadi bagian protokol yang wajib disimpan dan dirahasiakan.
• Jangan mengubah isi salinan; pemalsuan dapat dipidana.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• Herziene Inlandsch Reglement (HIR)
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Notaris Meninggal atau Pindah: Di Mana Akta Lama Disimpan dan Cara Meminta Salinan
• Akta Pengakuan Utang Notariil dan Grosse Akta: Fungsi, Syarat, dan Eksekusinya
• Notaris Wajib Merahasiakan Isi Akta: Kewajiban, Hak Ingkar, dan Pengecualian
• Legalisasi, Waarmerking, dan Pengesahan Fotokopi: Apa Bedanya dan Kapan Dipakai
• Biaya dan Honorarium Notaris: Batas, Hak Klien, dan Transparansi

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.