Notaris Meninggal atau Pindah: Di Mana Akta Lama Disimpan dan Cara Meminta Salinan

Apa itu protokol notaris dan siapa yang terkena

Protokol notaris adalah kumpulan dokumen negara yang wajib disimpan dan dipelihara notaris. Isinya antara lain minuta akta, buku daftar akta (repertorium), buku daftar legalisasi dan waarmerking, serta buku klapper atau indeks nama. Karena protokol adalah arsip pejabat umum, ia tidak ikut hilang ketika notaris meninggal atau berhenti. Penjelasan istilah minuta dan salinan ada di salinan, minuta, dan grosse akta notaris.

Persoalan ini dialami oleh:

• ahli waris yang mencari akta orang tua,
• pembeli atau penjual yang memerlukan salinan akta lama,
• pengurus badan usaha yang kehilangan akta pendirian,
• keluarga notaris yang meninggal dan kebingungan menangani arsip kantor.

Kapan protokol diserahkan

UU Jabatan Notaris mengatur bahwa protokol notaris diserahkan dalam keadaan tertentu. Menurut UU Jabatan Notaris, penyerahan protokol terjadi antara lain bila notaris meninggal dunia, telah berakhir masa jabatannya, minta sendiri, tidak mampu secara rohani dan jasmani, diangkat sebagai pejabat negara, pindah wilayah jabatan, diberhentikan sementara, atau diberhentikan dengan tidak hormat. Rujukan pasalnya ada di Pasal 62 dan 63; nomor ayat dan perubahan oleh UU 2/2014 sebaiknya dibaca dari teks resmi.

Beberapa tenggat yang diuraikan sumber hukum, yang berasal dari praktik dan teks UU 30/2004:

• keluarga notaris yang meninggal memberi tahu Majelis Pengawas Daerah (MPD) dalam waktu 7 hari kerja (Pasal 35),
• penyerahan protokol dilakukan paling lambat 30 hari dengan berita acara penyerahan (Pasal 63 ayat (1)),
• dalam hal notaris yang meninggal sedang cuti, notaris pengganti menjadi pejabat sementara dan menyerahkan protokol ke MPD paling lama 60 hari sejak notaris meninggal menurut uraian Hukumonline Klinik, sedangkan masa menjabat sebagai pejabat sementara dibatasi 30 hari (Pasal 35); periksa teks terbaru.

Penyerahan protokol notaris yang meninggal dilakukan oleh ahli warisnya kepada notaris lain yang ditunjuk (Pasal 63 ayat (2); menurut uraian Hukumonline Klinik penunjuknya MPD, tetapi UU 2/2014 mungkin mengubah pihak penunjuk, jadi periksa teks terbaru). Karena UU 2/2014 mengubah sebagian ketentuan, tenggat dan ayat dapat berbeda dalam versi yang berlaku sekarang; periksa teks resmi terbaru.

Siapa pemegang protokol

Setelah penyerahan, protokol dipegang oleh:

1. Notaris lain yang ditunjuk sebagai pemegang protokol oleh Majelis Pengawas Daerah atau pejabat yang berwenang.
2. Majelis Pengawas Daerah (MPD), dalam kondisi tertentu, terutama untuk protokol yang berumur tua. Sumber hukum menyebut protokol yang berusia 25 tahun atau lebih dapat diserahkan kepada MPD; ketentuan ini perlu dicek pada teks resmi terbaru.
3. Notaris pengganti yang sementara mengelola selama cuti.

Pemegang protokol berwenang mengeluarkan salinan, kutipan, atau grosse dari minuta yang ada dalam protokol itu, sebagaimana notaris asal. Salinan yang dikeluarkannya memiliki kekuatan sebagaimana salinan dari notaris yang membuat akta. Hal ini penting untuk akta lama.

Langkah praktis meminta salinan akta lama

1. Kumpulkan informasi akta. Catat nomor, tanggal, jenis akta, nama notaris, dan nama para pihak. Informasi ini sering ada pada salinan lama, kuitansi, atau dokumen pendukung seperti sertifikat atau akta pendirian.
2. Cari status notaris. Tanyakan ke MPD tempat notaris berkedudukan atau ke organisasi profesi notaris setempat. Mereka dapat menunjukkan siapa pemegang protokolnya.
3. Hubungi pemegang protokol. Datangi notaris pemegang protokol dengan identitas dan bukti kepentingan.
4. Bukti kepentingan. Bagi pihak dalam akta, cukup identitas. Bagi ahli waris, bawa akta kematian, kartu keluarga, dan surat keterangan waris. Bagi penerima hak, bawa dokumen perolehan hak.
5. Ajukan permintaan tertulis. Sebutkan jenis dokumen (salinan, kutipan) dan keperluannya.
6. Bayar biaya. Tanyakan biaya menyalin; lihat biaya honorarium notaris.
7. Periksa salinan. Cocokkan nama dan angka dengan catatan Anda.
8. Bila protokol tidak ditemukan, ajukan permintaan bantuan pelacakan ke MPD atau Majelis Pengawas Wilayah. Bila terjadi kehilangan, laporkan.

Untuk situasi yang menyentuh dokumen kematian dan dokumen hilang, lihat akta kematian dan dokumen hilang.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Perubahan pokok berasal dari UU 2/2014 terhadap UU 30/2004. UU 2/2014 menambah rincian tentang kewajiban penyerahan protokol dan pengawasan. Seiring dengan itu, peraturan menteri hukum dan hak asasi manusia mengatur tata cara kerja Majelis Pengawas dan pemeriksaan notaris, termasuk Permenkumham 15 Tahun 2020 yang mengatur tata cara pemeriksaan Majelis Pengawas terhadap notaris. Menurut ringkasan di basis data pasal.id, peraturan itu memuat ketentuan bahwa notaris yang diberhentikan wajib menyerahkan protokolnya dan tidak boleh menjalankan jabatan.

Perubahan praktis: banyak kantor notaris kini memindai minuta dan menyimpan data secara digital. Namun status hukum arsip digital sebagai pengganti minuta fisik belum berarti sepenuhnya setara. Tanyakan ke MPD tentang praktik di daerah Anda. Uraian akta elektronik ada di akta notaris secara elektronik dan cyber notary.

Kesalahan umum

Contoh: Ibu Yuni memerlukan akta jual beli tahun 2005 untuk mengurus pecah sertifikat. Notaris yang membuatnya sudah meninggal. Ibu Yuni menghubungi Majelis Pengawas Daerah di kota itu dan mendapat informasi bahwa protokol diserahkan kepada notaris lain. Ia mendatangi notaris pemegang protokol dengan membawa identitas dan salinan lama sebagai petunjuk. Setelah memeriksa minuta, notaris mengeluarkan salinan baru yang dapat dipakai di kantor pertanahan. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Bila ada sengketa atau dokumen penting hilang

Dalam sengketa, pihak lain kadang menyatakan akta tidak pernah ada. Pencatatan dalam repertorium dan klapper menjadi bukti adanya akta. Pemegang protokol dapat menerangkan apakah akta tercatat. Bila minuta rusak atau hilang karena bencana, salinan di tangan para pihak, bukti pendaftaran di instansi (misalnya sertifikat atau pengesahan badan hukum), dan keterangan saksi dapat menjadi bukti pengganti. Pengadilan menilai bukti-bukti tersebut sesuai hukum acara perdata. Lihat alat bukti perdata saksi dan surat.

Jika Anda menduga minuta diubah atau disimpan tidak semestinya, laporkan ke Majelis Pengawas. Prosedurnya ada di majelis pengawas notaris. Dugaan tindak pidana dapat dilaporkan ke kepolisian. Perubahan hukum acara pidana dengan KUHAP baru (UU 20/2025, berlaku sejak 2 Januari 2026) memengaruhi cara pelaporan; periksa petunjuk terbaru dari kepolisian.

Cara menelusuri notaris yang sudah tidak diketahui keberadaannya

Kadang yang diketahui hanya nama notaris dan kota, tanpa alamat atau kabar terbaru. Langkah penelusuran: hubungi sekretariat organisasi profesi notaris di kota itu dan tanyakan status notaris; hubungi Majelis Pengawas Daerah setempat melalui kantor wilayah kementerian hukum; cari informasi dari instansi yang menerima akta, misalnya kantor pertanahan atau pengesahan badan hukum, yang mungkin mencatat nomor akta; dan tanyakan kepada pihak lain dalam akta, seperti mitra usaha atau keluarga. Jika notaris pernah diberhentikan atau berpindah, MPD biasanya mengetahui siapa yang memegang protokol.

Bila setelah semua usaha protokol tidak ditemukan, simpan bukti pencarian (surat, balasan, catatan telepon). Bukti usaha ini penting jika kelak Anda perlu membuktikan kepada pengadilan atau instansi bahwa dokumen asli tidak dapat diperoleh. Pengadilan dapat menilai alat bukti lain untuk menggantikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ahli waris notaris boleh menyimpan protokol? Tidak. Protokol adalah arsip negara yang harus diserahkan kepada notaris yang ditunjuk. Ahli waris hanya berkewajiban menyerahkannya.

Apakah salinan dari pemegang protokol sah untuk balik nama? Salinan yang dikeluarkan pemegang protokol dari minuta pada dasarnya memiliki kekuatan seperti salinan notaris pembuat akta. Instansi tertentu dapat meminta dokumen tambahan.

Bagaimana jika notaris pindah ke kota lain tetapi masih aktif? Protokol notaris yang pindah wilayah jabatan diserahkan kepada notaris lain yang ditunjuk di wilayah semula. Anda dapat menghubungi MPD untuk mengetahui pemegangnya.

Berapa lama proses mendapat salinan? Tergantung kelengkapan bukti dan lokasi arsip. Tanyakan perkiraan pada pemegang protokol.

Ringkasan

• Protokol notaris adalah arsip negara yang wajib diserahkan bila notaris meninggal, pensiun, pindah, atau diberhentikan.
• Sumber hukum menyebut keluarga memberi tahu MPD dalam 7 hari kerja dan penyerahan paling lambat 30 hari; periksa teks terbaru.
• Pemegang protokol berwenang mengeluarkan salinan dari minuta.
• Cari pemegang protokol melalui MPD atau organisasi profesi notaris.
• Siapkan identitas, bukti kepentingan, dan data akta.
• Jangan meminta akta kepada keluarga notaris atau membuat dokumen tanpa dasar minuta.

Dasar hukum

• UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 20 Tahun 2025 tentang Hukum Acara Pidana

Baca juga

• Salinan, Minuta, Kutipan, dan Grosse Akta Notaris: Apa Bedanya
• Majelis Pengawas Notaris: Struktur, Cara Mengadu, dan Jenis Sanksi
• Pengaduan terhadap Notaris dan PPAT: Jalur, Bukti, dan Sanksi
• Akta Kematian dan Dokumen Hilang: Urutan Pengurusan yang Benar
• Surat Keterangan Waris: Siapa yang Berwenang Membuatnya dan Kapan Dibutuhkan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.