Nama Satu Kata dan Nama Tidak Seragam di KTP, Paspor, Ijazah, dan Rekening

Mengapa nama tidak seragam menjadi masalah

Identitas seseorang diperiksa dengan mencocokkan nama pada berbagai dokumen. Bank mencocokkan nama pada rekening dengan KTP. Imigrasi mencocokkan nama pada paspor dengan akta kelahiran dan kartu keluarga. Sekolah dan kampus menulis nama pada ijazah berdasarkan data yang diserahkan. Bila ada selisih satu huruf, singkatan yang tidak sama, atau nama yang hilang, sistem dan petugas bisa menolak atau meminta bukti tambahan.

Kasus yang sering terjadi:

• hanya memiliki satu kata nama, tetapi di dokumen lain ditambah kata "bin", "binti", atau nama orang tua;
• nama di ijazah memakai singkatan, sedangkan di KTP ditulis lengkap;
• salah ketik pada akta kelahiran yang terbawa ke dokumen lain;
• nama berbeda antara dokumen lama dan baru setelah menikah;
• gelar akademik, adat, atau keagamaan yang tercantum pada sebagian dokumen saja.

Perbedaan seperti ini dapat diperbaiki, tetapi perbaikannya dilakukan pada instansi yang tepat dan dengan dasar yang tepat. Bagian berikut menjelaskannya.

Aturan nama pada dokumen kependudukan

Pemerintah mengatur pencatatan nama pada dokumen kependudukan melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 73 Tahun 2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan. Menurut pemberitaan yang mengutip peraturan itu, ketentuan pokoknya antara lain:

• nama paling sedikit terdiri atas dua kata;
• jumlah huruf paling banyak enam puluh, termasuk spasi;
• nama dicatat dengan huruf Latin sesuai ejaan bahasa Indonesia;
• nama sebaiknya mudah dibaca, tidak bermakna negatif, dan tidak multitafsir;
• gelar pendidikan, adat, dan keagamaan dapat dicantumkan dalam bentuk singkatan pada kartu keluarga dan KTP elektronik.

Periksa teks resmi peraturan di basis data peraturan nasional bila membutuhkan rumusan persisnya, karena kutipan pemberitaan tidak selalu lengkap. Ketentuan ini bersifat pedoman pencatatan, terutama untuk pencatatan nama yang baru. Orang yang telah memiliki nama satu kata dari dokumen lama umumnya tetap dapat melayani urusannya, tetapi dalam praktik ia mungkin menghadapi kendala. Tanyakan kepada dinas kependudukan dan pencatatan sipil setempat bagaimana nama Anda dicatat dan apakah ada kewajiban atau saran perubahan.

Nama satu kata: apa pilihan Anda

Bagi orang yang namanya satu kata, ada beberapa pilihan.

1. Mempertahankan nama apa adanya. Pilihan ini wajar bila semua dokumen sudah seragam dan tidak ada hambatan.
2. Menyeragamkan penulisan. Pastikan nama satu kata itu ditulis sama persis di semua dokumen. Konsistensi lebih penting daripada jumlah kata.
3. Menambah kata pada nama melalui prosedur resmi. Perubahan atau penambahan nama pada akta kelahiran memerlukan penetapan pengadilan negeri, menurut ketentuan administrasi kependudukan. Lihat penetapan perubahan nama di pengadilan.
4. Mengajukan penjelasan ke instansi bila dokumen asing mengharuskan dua kolom nama. Misalnya untuk paspor dan visa, tanyakan kepada kantor imigrasi cara penulisan yang diterima dan sesuaikan dengan persyaratan negara tujuan.

Jangan mengubah nama hanya dengan surat pernyataan sendiri. Surat pernyataan tidak menggantikan akta atau penetapan yang berwenang.

Memperbaiki salah tulis atau mengubah nama

Dua hal ini berbeda, dan prosedurnya berbeda.

Perbaikan kesalahan penulisan adalah mengoreksi salah ketik atau salah eja yang jelas, misalnya "Sutrisno" tertulis "Sutriso". Perbaikan semacam ini biasanya diurus secara administratif di dinas kependudukan dan pencatatan sipil atau di instansi penerbit dokumen, dengan menyerahkan dokumen pendukung yang membuktikan penulisan yang benar. Syarat teknis berbeda di tiap daerah, sehingga tanyakan kepada petugas.

Perubahan nama adalah mengganti nama dengan nama lain atau menambah kata. Perubahan semacam ini memerlukan alasan yang kuat dan lazimnya penetapan pengadilan negeri, lalu dicatatkan pada akta kelahiran dan dokumen lain. Baca mengubah nama anak dan akta kelahiran dan penetapan perubahan nama di pengadilan.

Contoh: Pak Sarip lahir di sebuah desa dan hanya bernama "Sarip". Di KTP ditulis "Sarip", di ijazah SD ditulis "Sarip bin Ahmad", dan di rekening bank ditulis "Sarip S". Ketika mengurus paspor untuk umrah, petugas meminta penjelasan atas perbedaan itu. Ia mengumpulkan semua dokumen, menanyakan penulisan acuan, dan menyeragamkan penulisan nama pada rekening mengikuti KTP. Untuk ijazah, ia menanyakan bagaimana sekolah dapat menerbitkan surat keterangan. Bila ia ingin menambah kata pada nama, ia mengajukan permohonan penetapan ke pengadilan negeri.

Dokumen mana yang menjadi acuan

Dalam praktik, urutan acuan yang masuk akal adalah dokumen yang memuat peristiwa awal:

Prinsipnya: perbaiki dokumen dasar dulu, kemudian dokumen turunan. Bila akta kelahiran salah, memperbaiki KTP saja tidak menyelesaikan masalah. Untuk ijazah, baca perubahan nama di ijazah dan dokumen lain.

Langkah menyeragamkan nama

1. Kumpulkan semua dokumen. Akta kelahiran, KK, KTP, paspor, ijazah, buku nikah, buku rekening, kartu BPJS, dan sertifikat lainnya.
2. Buat tabel perbandingan. Tulis nama persis seperti tercetak pada setiap dokumen, termasuk tanda baca dan singkatan.
3. Tentukan acuan. Biasanya akta kelahiran atau kartu keluarga. Periksa apakah acuan itu sudah benar.
4. Perbaiki dokumen dasar. Ajukan ke dinas kependudukan atau pengadilan sesuai jenis perbaikannya.
5. Perbarui KTP dan KK. Setelah dasar benar, perbarui data kependudukan.
6. Perbarui dokumen turunan. Paspor, rekening, asuransi, kartu BPJS, dan ijazah bila memungkinkan.
7. Simpan bukti perubahan. Minta salinan penetapan, surat keterangan, dan tanda terima.
8. Gunakan surat keterangan bila ada perbedaan yang tidak dapat diubah. Misalnya surat dari kelurahan atau instansi penerbit yang menyatakan kedua nama adalah orang yang sama.

Proses ini membutuhkan waktu dan biaya, sehingga mulailah sebelum ada urusan mendesak seperti keberangkatan, klaim, atau transaksi besar.

Nama setelah menikah, gelar, dan singkatan

Hukum perkawinan Indonesia tidak mewajibkan perempuan mengganti nama setelah menikah. Nama pada akta kelahiran dan KTP tetap menjadi nama yang sah. Masalah muncul ketika sebagian dokumen memakai nama suami atau nama gabungan, sementara dokumen lain memakai nama asli. Bila Anda memutuskan memakai nama gabungan, lakukan secara konsisten dan lewat prosedur resmi, bukan hanya pada sebagian dokumen. Jika memilih tetap memakai nama asli, pakai nama itu di semua dokumen baru, termasuk paspor, rekening, dan asuransi. Simpan buku nikah sebagai bukti hubungan antara pemilik nama dan pasangan.

Gelar pendidikan, adat, atau keagamaan boleh dicantumkan dalam bentuk singkatan pada kartu keluarga dan KTP elektronik menurut pemberitaan atas peraturan pencatatan nama. Namun penulisannya sering berbeda antar dokumen. Pastikan gelar ditulis dengan penulisan yang sama, atau tidak dicantumkan sama sekali pada dokumen yang tidak mengharuskannya. Jangan mencantumkan gelar yang tidak dimiliki.

Singkatan seperti "M.", "Muh.", atau "Moch." termasuk sumber ketidakcocokan paling umum. Tulislah lengkap bila memungkinkan, atau gunakan singkatan yang sama di semua dokumen, dan minta surat keterangan bahwa nama panjang dan nama singkat adalah orang yang sama bila perlu.

Surat keterangan "satu orang yang sama"

Bila dokumen lama tidak dapat diubah, misalnya ijazah dari lembaga yang sudah tutup, solusi praktis adalah surat keterangan yang menyatakan bahwa dua nama berbeda merujuk pada orang yang sama. Surat ini dapat berupa:

• surat keterangan dari instansi penerbit dokumen;
• surat keterangan dari kelurahan atau desa, yang diketahui kecamatan, disertai bukti identitas;
• penetapan pengadilan, bila instansi lain meminta kepastian hukum yang lebih kuat.

Surat keterangan hanya berfungsi sebagai pelengkap, bukan pengganti perubahan nama. Penerima surat (bank, notaris, atau instansi lain) berhak menilai apakah surat itu cukup. Untuk urusan yang bernilai besar atau berisiko sengketa, lebih aman menyelesaikan melalui penetapan yang berkekuatan hukum. Surat pernyataan tertulis juga dapat dipertimbangkan, namun kekuatannya terbatas; baca surat pernyataan bermeterai, kekuatan hukum.

Contoh: Ibu Tini tercatat "Tini" di KTP dan "Tini Wati" di buku tabungan lama. Saat mengurus pencairan dana pensiun, lembaga meminta penjelasan. Ibu Tini membawa KTP, kartu keluarga, buku nikah, dan buku tabungan lama, lalu meminta bank membuat surat keterangan bahwa nama pada rekening adalah orang yang sama dengan pemilik KTP. Setelah itu ia memperbarui rekening agar mengikuti KTP supaya tidak terulang.

Dampak pada paspor dan perjalanan

Paspor memuat nama berdasarkan dokumen kependudukan. Bagi pemilik nama satu kata, kolom nama pada paspor dan formulir visa sering menjadi masalah karena banyak sistem asing mensyaratkan nama depan dan nama belakang. Sebelum bepergian, periksa kebijakan negara tujuan dan maskapai, dan tanyakan kepada kantor imigrasi bagaimana nama Anda dicetak. Jangan membuat nama berbeda pada tiket atau formulir karena akan memunculkan ketidakcocokan. Untuk masalah yang berkaitan dengan permohonan ditolak atau tertunda, baca paspor ditolak atau ditunda.

Bila anak Anda hendak membuat paspor, perhatikan pula keseragaman nama orang tua dan anak pada akta kelahiran. Panduan khusus ada pada paspor anak dan izin orang tua.

Dampak pada bank, asuransi, dan warisan

Bank menerapkan prinsip mengenal nasabah dan mencocokkan nama pada KTP dengan nama rekening. Perbedaan nama dapat menghambat pembukaan rekening, penarikan, atau pencairan. Asuransi dan jaminan sosial juga mencocokkan nama peserta dengan dokumen identitas, dan perbedaan nama sering memperlambat klaim.

Dalam warisan, perbedaan nama antara akta kelahiran ahli waris dan akta kematian pewaris dapat menyulitkan penetapan ahli waris atau balik nama aset. Notaris atau pengadilan kerap meminta surat keterangan bahwa kedua nama merujuk pada orang yang sama. Sebelum persoalan itu muncul, benahi dokumen Anda. Lihat juga surat keterangan waris, siapa berwenang dan properti/nama sertifikat dan KTP untuk kasus nama di sertifikat tanah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap surat pernyataan sendiri cukup mengubah nama.
• Memperbaiki KTP saja tanpa memperbaiki akta kelahiran yang salah.
• Memakai singkatan yang berbeda di tiap dokumen.
• Menambah kata nama di rekening bank tanpa dasar dokumen.
• Tidak menyimpan salinan penetapan dan tanda terima.
• Menunda perbaikan sampai ada urusan mendesak.
• Mengira semua perbedaan harus lewat pengadilan, padahal salah tulis biasa dapat diperbaiki secara administratif.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah nama satu kata di KTP saya otomatis tidak sah? Tidak ada indikasi bahwa dokumen yang sudah ada otomatis tidak sah. Ketentuan dua kata berlaku sebagai pedoman pencatatan nama. Tanyakan kepada dinas kependudukan setempat bagaimana nama Anda dicatat dan apakah perlu penyesuaian.

Apakah perbedaan satu huruf perlu ke pengadilan? Tidak selalu. Salah ketik yang jelas biasanya dapat diperbaiki secara administratif di instansi penerbit dengan dokumen pendukung. Perubahan nama yang sebenarnya memerlukan penetapan pengadilan.

Dokumen apa yang sebaiknya dibenahi dulu? Mulailah dari akta kelahiran dan kartu keluarga, karena menjadi dasar dokumen lain. Setelah itu KTP, paspor, ijazah, dan rekening.

Ringkasan

Nama yang tidak seragam dapat menghambat urusan bank, paspor, asuransi, dan warisan. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 73 Tahun 2022 mengatur pencatatan nama dengan paling sedikit dua kata, tetapi dokumen lama yang berisi satu kata umumnya perlu ditanyakan penanganannya kepada dinas kependudukan. Bedakan perbaikan salah tulis (administratif) dari perubahan nama (umumnya lewat penetapan pengadilan negeri). Perbaiki dokumen dasar lebih dulu, perbarui dokumen turunan, dan simpan semua bukti. Mulailah sebelum ada urusan mendesak.

Dasar hukum

• Permendagri No. 73 Tahun 2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan.
• UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana diubah dengan UU No. 24 Tahun 2013.
• UU No. 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian.

Baca juga

• Penetapan Perubahan Nama di Pengadilan: Syarat, Langkah, dan Tindak Lanjutnya
• Perubahan Nama di Ijazah dan Dokumen Lain: Cara Menyamakan Data
• Nama di sertifikat dan nama di KTP yang tidak sama

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.