Penetapan Perubahan Nama di Pengadilan: Syarat, Langkah, dan Tindak Lanjutnya

Nama di akta kelahiran, ijazah, dan KTP kadang berbeda, atau seseorang ingin mengganti nama karena alasan pribadi. Menurut hukum administrasi kependudukan, perubahan nama tidak cukup dengan surat pernyataan. Umumnya diperlukan penetapan pengadilan negeri. Artikel ini menjelaskan prosesnya dari persiapan sampai pembaruan dokumen.

Dasar hukum perubahan nama

Perubahan nama diatur dalam hukum administrasi kependudukan, yakni UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah dengan UU No. 24 Tahun 2013. Pasal 52 mengatur bahwa pencatatan perubahan nama dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri tempat pemohon. Ketentuan teknis pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil diatur lebih lanjut dalam peraturan pelaksana, termasuk Perpres No. 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Artinya, jalur resminya begini: permohonan diajukan ke pengadilan negeri, hakim memeriksa, lalu mengeluarkan penetapan. Penetapan itulah yang kemudian dibawa ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) agar dicatat pada akta pencatatan sipil.

Perubahan nama atau pembetulan kesalahan

Bedakan dua hal.

Penentuan apakah suatu perbedaan merupakan kesalahan redaksional atau perubahan nama dilakukan petugas Dukcapil. Bila Anda ragu, tanyakan lebih dulu ke Dukcapil sebelum mengajukan ke pengadilan, agar tidak membayar biaya perkara yang tidak perlu. Periksa ketentuan terbaru setempat.

Alasan yang umum diajukan

Undang-undang tidak membatasi daftar alasan secara kaku, tetapi pengadilan akan menilai apakah alasan masuk akal dan tidak dipakai untuk menghindari kewajiban hukum. Alasan yang sering diajukan:

• Nama pada akta kelahiran berbeda dengan nama yang dipakai bertahun-tahun di ijazah dan dokumen lain.
• Nama dianggap tidak layak, bermakna buruk, atau menimbulkan gangguan sosial.
• Perubahan terkait keyakinan atau budaya yang dijalani pemohon.
• Penyesuaian nama setelah pengangkatan anak atau pengakuan anak (tetapi lihat juga jalur khusus yang berlaku).
• Penyesuaian nama karena pernikahan dengan warga negara asing, bila diperlukan.
• Kesalahan penulisan yang sudah terlanjur menyebar ke banyak dokumen sehingga sulit dibetulkan di Dukcapil saja.

Pengadilan bisa menolak bila ada indikasi tujuan tidak baik, misalnya menghindari tagihan, perkara pidana, atau pencarian pekerjaan dengan identitas berbeda. Karena itu, sebagian pengadilan meminta surat keterangan catatan kepolisian atau pernyataan bahwa pemohon tidak sedang dalam perkara.

Siapa yang mengajukan

• Orang dewasa mengajukan permohonan sendiri atas nama sendiri.
• Anak di bawah umur diajukan oleh orang tua atau wali.
• Orang yang sudah meninggal tidak dapat mengubah nama; kesalahan nama pada akta kematian ditempuh lewat pembetulan.

Wilayah yurisdiksi mengikuti domisili pemohon sesuai kependudukan. Permohonan diajukan ke pengadilan negeri di daerah tempat tinggal pemohon. Untuk pemohon yang beragama Islam pun, pengadilan negeri tetap menjadi tempat mengajukan perubahan nama menurut undang-undang administrasi kependudukan, kecuali ada ketentuan lain yang berlaku. Periksa ke pengadilan setempat.

Dokumen yang umumnya disiapkan

Setiap pengadilan bisa memiliki daftar sendiri, tetapi umumnya meminta:

• Surat permohonan yang memuat identitas pemohon, nama lama, nama baru, dan alasan.
• Fotokopi KTP dan kartu keluarga.
• Akta kelahiran, dan akta perkawinan atau akta cerai bila ada.
• Ijazah dan dokumen lain yang memuat nama (paspor, kartu BPJS, NPWP).
• Surat keterangan dari kelurahan atau desa.
• Pas foto.
• Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) atau pernyataan tidak sedang berperkara, bila diminta.
• Dua orang saksi yang mengenal pemohon dan dapat menerangkan alasan perubahan.
• Bukti pembayaran panjar biaya perkara.

Kumpulkan dokumen asli dan fotokopinya, karena hakim biasanya mencocokkan asli dengan salinan di persidangan.

Langkah mengajukan

1. Konsultasi singkat ke Dukcapil untuk memastikan perbedaan memang perlu penetapan pengadilan.
2. Susun permohonan. Tulis identitas, alasan, nama lama dan nama baru yang diinginkan, serta permintaan agar pengadilan menetapkan perubahan nama.
3. Daftar ke pengadilan negeri pada bagian pendaftaran, dan bayar panjar biaya perkara. Banyak pengadilan menyediakan pendaftaran elektronik (e-Court) untuk permohonan; periksa ketersediaannya.
4. Tunggu panggilan sidang. Datang tepat waktu dan bawa dokumen asli.
5. Sidang pemeriksaan. Hakim memeriksa identitas, mendengar alasan pemohon, memeriksa bukti, dan mendengar saksi.
6. Pengumuman, bila diminta pengadilan. Sebagian pengadilan meminta pemohon mengumumkan rencana perubahan nama di media tertentu untuk memberi kesempatan pihak yang berkeberatan. Tanyakan ke panitera apakah hal itu berlaku.
7. Penetapan. Bila permohonan dikabulkan, hakim menerbitkan penetapan. Mintalah salinan resmi.
8. Lapor ke Dukcapil. Serahkan salinan penetapan untuk dicatat pada register akta pencatatan sipil. Menurut Pasal 52 UU Administrasi Kependudukan, pelaporan dilakukan paling lambat 30 hari sejak salinan penetapan Anda terima, jadi jangan menunda.

Contoh: Bapak L memiliki akta kelahiran dengan nama yang berbeda dari nama di ijazah, paspor, dan BPJS yang ia pakai selama dua puluh tahun. Dukcapil menyatakan perbedaan itu lebih dari salah ketik sehingga perlu penetapan. Ia menyiapkan dokumen, mengajukan permohonan ke pengadilan negeri di domisilinya, membawa dua saksi, dan memperoleh penetapan. Setelah itu ia menyerahkan salinan ke Dukcapil dan mengurus pembaruan KTP, kartu keluarga, serta dokumen lain secara berurutan.

Setelah penetapan: pembaruan dokumen

Penetapan hanyalah awal. Nama baru perlu diperbarui di banyak tempat. Urutan yang praktis:

1. Dukcapil: catatan pada akta kelahiran, lalu KTP elektronik dan kartu keluarga.
2. Imigrasi: paspor.
3. Bank dan asuransi: rekening, kartu, dan polis.
4. Pajak: NPWP.
5. BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
6. Sekolah atau perguruan tinggi: ijazah dan data siswa (tanyakan prosedur penerbitan keterangan atau perubahan).
7. Pertanahan: sertifikat tanah dan kendaraan (BPKB dan STNK).
8. Tempat kerja dan layanan lain (listrik, telepon).

Beberapa instansi memerlukan salinan penetapan yang dilegalisir. Siapkan beberapa salinan.

Perubahan nama anak dan nama setelah perkawinan

Nama anak. Orang tua kadang ingin mengubah nama anak yang baru lahir atau yang masih kecil. Bila akta kelahiran sudah terbit, perubahan nama tetap memerlukan penetapan pengadilan. Karena itu, pertimbangkan nama dengan matang sebelum mencatatkan kelahiran. Pengadilan umumnya menilai kepentingan terbaik anak: apakah perubahan perlu, apakah nama baru tidak merugikan anak, dan apakah orang tua sepakat. Bila orang tua bercerai, persetujuan kedua belah pihak biasanya dipertimbangkan.

Nama setelah menikah. Di Indonesia, perempuan yang menikah tidak wajib mengganti nama dan tidak otomatis memakai nama suami pada dokumen resmi. Penambahan nama suami di KTP hanya bila diinginkan dan tunduk pada prosedur yang berlaku. Banyak orang mempertahankan nama sendiri agar dokumen akademik, profesi, dan keuangan tetap konsisten. Jika Anda berencana menambah atau mengganti nama setelah menikah, tanyakan ke Dukcapil apakah cukup dengan akta nikah atau memerlukan penetapan pengadilan.

Nama setelah perceraian. Seseorang yang bercerai umumnya tetap memakai nama yang tercatat. Mengembalikan nama sebelum menikah, bila nama itu sempat berubah di dokumen, perlu dilihat kasusnya. Periksa lagi artikel tentang akta cerai dan kependudukan untuk urusan perubahan status perkawinan di KK.

Bila permohonan ditolak atau ada keberatan

Pengadilan dapat menolak permohonan apabila alasan tidak jelas, bukti tidak cukup, saksi tidak meyakinkan, atau ada indikasi perubahan nama dipakai untuk tujuan tidak baik. Pemohon yang ditolak dapat memperbaiki alasan dan bukti lalu mengajukan permohonan baru, atau menanyakan upaya hukum yang tersedia kepada panitera atau advokat. Konsultasikan dengan advokat atau panitera mengenai langkah berikutnya.

Pihak lain yang merasa dirugikan, misalnya kreditur atau pihak yang punya perkara dengan pemohon, dapat menyampaikan keberatan dalam persidangan bila memiliki kepentingan. Pemohon yang jujur mengenai riwayat dokumen dan kondisi hukumnya biasanya lebih mudah meyakinkan hakim.

Biaya dan waktu

Biaya perkara mencakup panjar yang dibayar saat pendaftaran dan dapat berbeda tiap pengadilan. Panjar dipakai untuk biaya panggilan, pemeriksaan, dan administrasi, dan kelebihannya dikembalikan. Jika dipakai jasa advokat, honorarium dibicarakan secara terpisah. Lama proses tergantung jadwal sidang dan kelengkapan dokumen; permohonan yang lengkap dan tidak menimbulkan keberatan umumnya lebih sederhana dibanding permohonan yang berkas atau saksinya belum siap. Periksa informasi terbaru langsung dari pengadilan karena angka dan jangka waktu dapat berubah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengganti nama secara sepihak di media sosial atau lewat surat pernyataan, tanpa mengurus perubahan resmi.
• Menunda lapor ke Dukcapil sehingga melewati batas 30 hari sejak salinan penetapan diterima.
• Tidak menyiapkan saksi yang benar-benar mengenal pemohon.
• Mengajukan perubahan nama tanpa memastikan apakah cukup lewat pembetulan di Dukcapil.
• Lupa memperbarui dokumen penting, terutama sertifikat tanah, rekening, dan polis.
• Menggunakan perubahan nama untuk menghindari kewajiban, yang berpotensi ditolak.

Ringkasan

Perubahan nama secara resmi umumnya memerlukan penetapan pengadilan negeri berdasarkan UU Administrasi Kependudukan. Bedakan perubahan nama dari pembetulan kesalahan tulis yang dapat diurus di Dukcapil. Siapkan dokumen, saksi, dan alasan yang jelas, ikuti sidang, lalu laporkan penetapan ke Dukcapil untuk dicatat dan perbarui seluruh dokumen. Ketentuan teknis dan biaya dapat berbeda di tiap daerah, jadi periksa ke pengadilan dan Dukcapil setempat.

Dasar hukum

• UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Pasal 52.
• UU No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas UU No. 23 Tahun 2006.
• Perpres No. 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
• Peraturan dapat berubah. Cek teks resmi sebelum mengambil keputusan.

Baca juga

• Akta Kelahiran dan Pengakuan Anak: Dokumen Penting yang Sering Terlewat
• Pindah Domisili dan Perubahan Data Kartu Keluarga: Alur, Dokumen, dan Tips
• Akta cerai dan perubahan data kependudukan
• Nama di sertifikat dan nama di KTP yang tidak sama

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.