Paspor Ditolak atau Ditunda: Alasan Umum dan Langkah yang Dapat Ditempuh Warga

Siapa yang mengatur paspor

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diterbitkan negara kepada warga negaranya. Penerbitan paspor biasa dilakukan oleh kantor imigrasi di bawah kementerian yang membidangi imigrasi dan pemasyarakatan. Dasar umumnya adalah UU No. 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian beserta peraturan pelaksanaannya. Penjelasan hak warga di kantor imigrasi ada di paspor dan hak warga di imigrasi.

Perlu dibedakan beberapa keadaan yang sering tertukar:

Keadaan terakhir berbeda dari penundaan permohonan. Perbedaan penarikan dan pencabutan paspor pernah diulas Hukumonline; konsultasikan teks resmi bila Anda mengalaminya.

Alasan umum permohonan tertunda

Alasan di bawah ini diuraikan sebagai gambaran umum yang sering ditemui warga. Setiap kantor imigrasi memiliki prosedur sendiri, jadi minta penjelasan resmi untuk kasus Anda.

• Dokumen tidak lengkap. KTP elektronik, kartu keluarga, akta kelahiran atau ijazah atau buku nikah (salah satu sesuai ketentuan kantor), dan paspor lama bila ada. Dokumen yang kurang menyebabkan permohonan dikembalikan.
• Data tidak cocok. Nama, tanggal lahir, atau nama orang tua berbeda antara KTP, kartu keluarga, dan akta. Perbedaan satu huruf pun dapat menimbulkan penundaan. Lihat perbaikan data NIK dan KK yang salah dan perubahan nama di ijazah dan dokumen lain.
• Dokumen diragukan keasliannya. Petugas dapat meminta dokumen asli dan melakukan pemeriksaan. Dokumen yang terbukti palsu dapat berujung pada penolakan dan masalah hukum.
• Keperluan perjalanan tidak jelas. Pada pemohon yang diduga akan bekerja ke luar negeri secara tidak sesuai prosedur, petugas dapat menanyakan tujuan dan melakukan wawancara lebih mendalam. Untuk pekerja yang akan bekerja ke luar negeri, jalur resmi dijelaskan di pekerja migran, penempatan, dan perlindungan.
• Pemohon dalam daftar pencegahan. Orang tertentu dapat dikenai pencegahan bepergian ke luar negeri berdasarkan ketentuan keimigrasian, misalnya karena proses hukum atau permintaan lembaga yang berwenang.
• Masalah sistem atau antrean. Terkadang penundaan bersifat teknis, misalnya gangguan jaringan, atau kuota layanan penuh.
• Pembayaran belum tuntas. Bukti pembayaran belum terverifikasi.

Dokumen yang sering bermasalah

Dari berbagai keluhan, ada pola yang berulang.

1. Nama di akta kelahiran berbeda dari KTP. Banyak orang memiliki nama panjang di satu dokumen dan singkatan di dokumen lain.
2. Tempat atau tanggal lahir berbeda antara ijazah dan KTP.
3. Status perkawinan tidak diperbarui. Pemohon sudah bercerai tetapi kartu keluarga masih "kawin", atau sebaliknya.
4. Anak di bawah umur tanpa dokumen tambahan, seperti kehadiran atau persetujuan orang tua sesuai ketentuan.
5. Paspor lama hilang tanpa surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Lihat laporan kehilangan surat penting dan pengurusannya.
6. Nomor Induk Kependudukan (NIK) ganda atau diblokir. Lihat NIK ganda dan data kependudukan diblokir.

Contoh: Seorang pemohon akan berangkat umrah dua bulan lagi. Saat wawancara, petugas menemukan nama pada akta kelahirannya berbeda satu kata dengan nama pada KTP. Permohonannya ditunda sampai ia membawa penetapan atau dokumen perbaikan dari kantor kependudukan. Ia segera mengurus perbaikan data, lalu mengajukan kembali dan paspor terbit sebelum jadwal keberangkatan.

Langkah yang dapat ditempuh

1. Tanyakan alasannya secara jelas. Pada saat wawancara atau lewat loket pengaduan, mintalah petugas menyebutkan alasan penundaan dan dokumen yang perlu dilengkapi. Sebaiknya minta alasan itu dituliskan atau dikirim melalui kanal resmi.
2. Periksa status permohonan. Gunakan aplikasi atau situs resmi imigrasi, atau nomor layanan yang tercantum di kantor.
3. Perbaiki sumber masalah. Bila terkait data kependudukan, urus di dinas kependudukan; bila terkait dokumen, lengkapi.
4. Ajukan kembali atau lanjutkan permohonan. Ikuti arahan kantor apakah cukup melengkapi berkas atau perlu mendaftar ulang.
5. Simpan semua bukti. Bukti pendaftaran, bukti bayar, pesan layanan, dan nama petugas.
6. Naikkan bila tidak wajar. Hubungi unit pengaduan kantor, kantor wilayah, atau Ombudsman. Lihat pengaduan layanan publik ke Ombudsman.

Hak pemohon

Sebagai penerima layanan publik, pemohon paspor memiliki hak yang secara umum diakui dalam penyelenggaraan layanan publik:

• mendapat informasi persyaratan, biaya, dan waktu layanan;
• mendapat layanan tanpa diskriminasi;
• mengajukan pengaduan bila pelayanan tidak sesuai standar;
• mengetahui alasan bila permohonan ditolak atau ditunda;
• mendapat perlakuan sopan dan bebas pungutan di luar tarif resmi.

Untuk keputusan penolakan yang tertulis, pemohon dapat mengajukan keberatan atau, dalam kondisi tertentu, menggugat keputusan pejabat ke pengadilan tata usaha negara. Waktu untuk menggugat terbatas, jadi bertindaklah cepat; lihat keputusan yang bisa digugat dan gugatan tata usaha negara, tenggat 90 hari.

Menghindari calo dan pungutan liar

Ketika waktu mendesak, tawaran "jalur cepat" lewat calo menggoda. Risikonya besar: biaya tidak resmi, dokumen palsu, dan penipuan. Paspor yang terbit melalui dokumen palsu dapat dicabut dan pemohon bisa dijerat sanksi. Pembayaran resmi dilakukan melalui kanal elektronik yang ditunjuk. Jika diminta uang di luar tarif, catat dan laporkan; lihat pungli dan pengaduan pungutan liar.

Bila paspor akan dipakai untuk bekerja atau ibadah

Dua kelompok pemohon sering menghadapi pemeriksaan tambahan: calon pekerja ke luar negeri dan calon jemaah. Calon pekerja sebaiknya membawa dokumen penempatan resmi. Calon jemaah umrah atau haji sebaiknya memastikan penyelenggara terdaftar sebelum membayar; lihat travel umrah dan haji bermasalah. Penyelenggaraan haji dan umrah kini ditangani oleh Kementerian Haji dan Umrah, jadi cek informasi terbaru.

Jenis paspor dan persyaratan berbeda

Persyaratan dapat berbeda tergantung jenis paspor dan keadaan pemohon. Secara umum dikenal paspor biasa, yang bentuknya buku, dan paspor elektronik yang memuat cip penyimpan data biometrik. Pemohon pertama kali biasanya menjalani pengambilan foto, sidik jari, dan wawancara. Pemohon yang memperbarui paspor lama membawa paspor itu, dan sering kali prosesnya lebih ringkas.

Beberapa keadaan khusus yang meminta berkas tambahan:

• Anak di bawah umur. Dokumen orang tua dan akta kelahiran anak lazim diminta, serta kehadiran orang tua atau wali sesuai ketentuan layanan.
• Pemohon yang berganti nama. Dokumen penetapan nama atau perubahan data perlu dibawa.
• Pemohon yang paspor lamanya rusak atau hilang. Surat keterangan kehilangan atau bukti kerusakan diminta.
• Pemohon yang berada di luar kota atau luar negeri. Pengajuan lewat perwakilan atau layanan khusus mengikuti aturan yang berlaku.

Karena aturan teknis diperbarui dari waktu ke waktu, bacalah halaman resmi layanan paspor tepat sebelum Anda mendaftar. Pengalaman orang lain bisa berbeda karena kebijakan lokal atau tahun pengurusan.

Pencegahan ke luar negeri: apa artinya

Pencegahan adalah larangan sementara bagi seseorang untuk keluar dari wilayah Indonesia. Dasarnya diatur dalam peraturan keimigrasian dan dapat diminta oleh instansi tertentu dengan alasan yang ditentukan, misalnya kepentingan penyidikan atau penagihan negara. Orang yang dicegah umumnya tidak dapat keluar negeri meskipun memegang paspor. Bila Anda curiga ada pencegahan, tanyakan kepada kantor imigrasi, dan bila diperlukan minta pendampingan advokat. Pencegahan memiliki jangka waktu dan prosedur keberatan tersendiri sehingga periksa peraturan terbaru.

Contoh: Seorang pengusaha mengajukan paspor baru dan diberi tahu bahwa ada hambatan karena namanya tercatat dalam permintaan pencegahan dari instansi tertentu. Ia meminta penjelasan instansi pemohon pencegahan, lalu berkonsultasi dengan advokat untuk menempuh keberatan sesuai prosedur. Ia tidak mencoba mengurus paspor lewat calo karena hambatan itu bukan soal administrasi.

Hubungan paspor dengan urusan lain

Penundaan paspor kadang berakar pada persoalan lain. Pemohon yang sedang menghadapi perkara pidana atau perdata dapat mengalami hambatan tertentu. Tunggakan kewajiban kepada negara, misalnya, dapat menjadi dasar pencegahan oleh lembaga yang berwenang. Persoalan kependudukan seperti NIK ganda juga berpengaruh. Bila Anda mengetahui ada perkara yang melibatkan nama Anda, kumpulkan salinan surat dan konsultasikan sebelum mengajukan paspor.

Bagi yang bepergian untuk berobat, studi, atau pertemuan bisnis, siapkan dokumen pendukung perjalanan seperti surat undangan atau tiket. Meski bukan syarat utama penerbitan paspor, dokumen ini membantu menjelaskan tujuan bila petugas bertanya.

Mengatur ulang rencana perjalanan

Bila permohonan tertunda dan jadwal terancam, hubungi penyedia tiket atau penyelenggara perjalanan untuk menanyakan penjadwalan ulang dan kebijakan pengembalian dana; lihat refund tiket dan pembatalan layanan. Simpan bukti bahwa penundaan berasal dari proses administratif, karena dokumen itu berguna untuk klaim asuransi perjalanan atau permintaan keringanan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengurus paspor mepet dengan jadwal keberangkatan atau pembelian tiket nonrefundable.
• Mengabaikan perbedaan kecil pada nama atau tanggal lahir.
• Mengisi formulir daring asal-asalan atau salah memilih jenis paspor.
• Datang tanpa dokumen asli.
• Menggunakan calo atau jasa yang tidak resmi.
• Tidak menyimpan bukti pengajuan.
• Membeli tiket atau paket perjalanan sebelum paspor pasti terbit.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah petugas boleh menolak tanpa alasan? Warga berhak mengetahui alasan. Bila alasan tidak disebutkan, mintalah penjelasan secara tertulis atau melalui kanal pengaduan resmi, dan simpan buktinya.

Berapa lama biasanya paspor selesai? Waktu penyelesaian ditetapkan standar layanan kantor imigrasi dan bisa berubah. Periksa pengumuman resmi pada saat Anda mendaftar, dan hindari mengandalkan perkiraan dari media sosial.

Apakah perbedaan nama bisa diselesaikan di kantor imigrasi? Umumnya tidak. Perbedaan data kependudukan perlu dibereskan lebih dahulu di dinas kependudukan atau pengadilan, tergantung jenis perbedaan. Setelah itu, permohonan dapat dilanjutkan.

Ringkasan

Permohonan paspor dapat tertunda karena dokumen tidak lengkap, data tidak cocok, keraguan keaslian, pemeriksaan tambahan, atau larangan tertentu. Tanyakan alasan dengan jelas, perbaiki sumber masalah, dan simpan bukti. Jika penundaan tidak wajar, gunakan kanal pengaduan atau Ombudsman, dan pertimbangkan keberatan atau gugatan bila ada keputusan penolakan tertulis. Hindari calo, dan urus paspor jauh sebelum rencana bepergian.

Dasar hukum

• UU No. 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian (periksa teks resmi dan peraturan pelaksananya).
• UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Baca juga

• Paspor dan Hak Warga di Imigrasi: Dasar Hukum dan Cara Mengadu
• Pengaduan Layanan Publik ke Ombudsman: Hak Warga, Tahapan, dan Hasilnya
• Perbaikan Data NIK dan KK yang Salah: Nama, Tanggal Lahir, dan Data Lain
• Pungli dan Pengaduan Pungutan Liar: Hak Warga dan Cara Melapor
• Keputusan pejabat yang biasa digugat ke PTUN

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.