Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan PT: Kewajiban Direksi

Apa itu laporan tahunan dan laporan keuangan PT

Tahun buku adalah periode pembukuan PT, biasanya satu tahun kalender, tetapi anggaran dasar dapat menentukan lain. Ketika tahun buku berakhir, direksi wajib membuat dua dokumen yang saling terkait.

• Laporan keuangan, yaitu neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan catatan atas laporan keuangan. Ia menggambarkan posisi uang PT.
• Laporan tahunan, yaitu laporan yang lebih luas. Ia memuat laporan keuangan ditambah penjelasan kegiatan PT, pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan, tugas pengawasan komisaris, daftar direksi dan komisaris, serta remunerasi mereka.

Yang terkena kewajiban ini adalah direksi (yang menyusun), dewan komisaris (yang menelaah), dan pemegang saham (yang menyetujui lewat Rapat Umum Pemegang Saham, atau RUPS). Dokumen ini juga dipakai bank, calon investor, dan instansi tertentu untuk menilai PT. Sebagai ilustrasi hubungan dengan dividen, baca dividen PT, hak pemegang saham dan syarat pembagian.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Dasarnya adalah Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT). Pokok-pokoknya:

• Direksi wajib menyusun laporan tahunan dan menyampaikannya kepada RUPS setelah ditelaah dewan komisaris. Batas waktu yang lazim dikenal ialah paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir. Periksa teks resmi untuk tenggat dan rumusan yang tepat.
• Isi laporan tahunan meliputi laporan keuangan, laporan kegiatan PT, laporan pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan, rincian masalah yang timbul dan memengaruhi kegiatan, laporan tugas pengawasan komisaris, nama anggota direksi dan komisaris, serta gaji dan tunjangan mereka.
• Persetujuan RUPS. Laporan tahunan, termasuk pengesahan laporan keuangan dan laporan tugas pengawasan komisaris, disetujui RUPS. Persetujuan itu berarti pelunasan dan pembebasan tanggung jawab direksi dan komisaris atas pengurusan dan pengawasan yang dijalankan selama tahun buku, sepanjang tindakan itu tercermin dalam laporan. Pembebasan tidak berlaku bila ada penipuan, penggelapan, atau tindak pidana lain yang tidak tercermin dalam laporan. Istilah Latin untuk pembebasan ini adalah acquit et de charge.
• Audit oleh akuntan publik wajib bagi PT tertentu: yang kegiatan usahanya menghimpun atau mengelola dana masyarakat, menerbitkan surat pengakuan utang kepada masyarakat, PT terbuka, persero (BUMN berbentuk PT), PT dengan aset atau omzet di atas batas tertentu, atau yang diwajibkan peraturan lain. Batas aset atau omzet diatur dalam peraturan pelaksana, jadi periksa teks resmi terbaru.
• Pengumuman. PT tertentu wajib mengumumkan neraca dan laporan laba rugi dalam surat kabar sesuai ketentuan.
• Penyimpanan dokumen. Direksi wajib menyimpan dokumen keuangan dan pendukungnya di tempat kedudukan PT. Jangka penyimpanan dokumen perusahaan diatur dalam undang-undang tentang dokumen perusahaan, jadi periksa teks resmi.

Pemegang saham berhak memeriksa laporan tahunan dan dokumen tertentu yang tersedia di kantor PT. Lihat daftar pemegang saham dan daftar khusus PT.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Kewajiban dasar menyusun laporan tahunan dan laporan keuangan stabil. Beberapa perubahan di sekelilingnya terasa penting.

Pertama, UU Cipta Kerja (Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023) dan peraturan pelaksana memberi kemudahan bagi usaha mikro dan kecil, termasuk PT perorangan. Bentuk dan kewajiban pelaporan PT perorangan diatur khusus, dan PT perorangan umumnya tidak memiliki dewan komisaris. Lihat PT perorangan untuk UMKM.

Kedua, pelaporan melalui sistem elektronik makin meluas, termasuk data pemilik manfaat dan laporan kegiatan penanaman modal. Pelaporan kegiatan usaha bagi penanam modal dilakukan lewat sistem perizinan berusaha, dan jenis serta frekuensinya dapat berubah. Periksa pengumuman terbaru dari instansi terkait.

Ketiga, rapat dan persetujuan RUPS kini lebih mudah dilakukan lewat media elektronik. Lihat RUPS sirkuler dan rapat online PT.

Dampaknya: PT kecil sering mengira tidak ada kewajiban pelaporan, padahal kewajiban pembukuan dan persetujuan RUPS tetap melekat pada PT berbadan hukum.

Langkah praktis menyusun dan menyetujui laporan

1. Tutup pembukuan. Rekonsiliasi rekening bank, kas, piutang, utang, dan persediaan pada akhir tahun buku.
2. Susun laporan keuangan. Gunakan akuntan atau jasa pembukuan bila perlu. Pastikan angka konsisten dengan dokumen dasar.
3. Tentukan apakah audit wajib. Periksa sektor dan ukuran PT. Jika wajib, tunjuk akuntan publik tepat waktu.
4. Susun laporan tahunan. Lengkapi dengan penjelasan kegiatan, laporan tanggung jawab sosial dan lingkungan bila relevan, serta daftar pengurus dan remunerasi.
5. Serahkan kepada komisaris untuk ditelaah. Komisaris memberikan tanggapan dan menyusun laporan pengawasan. Lihat komisaris PT dan tugas pengawasan.
6. Panggil RUPS tahunan. Lakukan sesuai tata cara UU PT dan anggaran dasar. Lampirkan laporan agar pemegang saham dapat mempelajarinya sebelum rapat.
7. Putuskan dan catat. Rekam persetujuan, penggunaan laba, dan pembebasan tanggung jawab dalam risalah.
8. Simpan dan laporkan. Simpan di kantor PT. Bila diwajibkan, umumkan atau laporkan sesuai ketentuan.

Biaya terutama untuk jasa akuntan, audit bila diwajibkan, dan honorarium notaris bila RUPS menghasilkan keputusan yang perlu diaktakan. Besarnya berbeda-beda.

Tabel: PT yang perlu perhatian khusus

Contoh: Direktur sebuah PT jasa angkutan yang kecil menunda penyusunan laporan karena menganggapnya hanya urusan administratif. Tiga tahun kemudian, bank yang mengajukan penilaian kredit meminta laporan tahunan yang sudah disetujui RUPS. PT tidak memilikinya, dan pemegang saham yang tidak terlibat dalam pengurusan mulai mempertanyakan penggunaan laba. Direktur terpaksa menyusun ulang laporan tiga tahun sekaligus, sementara pemegang saham menolak memberi pelunasan dan pembebasan tanggung jawab karena datanya tidak lengkap. Seandainya laporan disusun dan disetujui setiap tahun, direksi mendapat perlindungan hukum yang jelas, dan pemegang saham memiliki gambaran rutin tentang kinerja PT.

Konsekuensi bila kewajiban diabaikan

UU PT tidak berhenti pada anjuran. Pelanggaran dapat menimbulkan akibat berikut.

• Tanggung jawab pribadi direksi. Direksi yang lalai dapat dimintai pertanggungjawaban atas kerugian PT. Lihat tanggung jawab direksi dan komisaris.
• Hak pemegang saham. Pemegang saham dapat meminta RUPS, meminta data, atau mengajukan permohonan pemeriksaan jika dugaan penyimpangan kuat. Lihat hak pemegang saham minoritas meminta pemeriksaan PT.
• Hambatan praktis. Bank, tender, dan investor biasanya mensyaratkan laporan yang sah.
• Sanksi administratif dan lainnya. Sanksi dan denda ada pada peraturan sektor dan undang-undang di luar KUHP; nominalnya dapat berubah sejak penyesuaian pidana berlaku, jadi periksa teks resmi terbaru.

Kesalahan umum

• Menyusun laporan setelah ditagih. Akibatnya laporan sering tidak lengkap.
• Mencampur kas PT dan pribadi. Memperumit pembukuan dan menimbulkan sengketa.
• Melewatkan RUPS tahunan. Persetujuan laporan, penggunaan laba, dan pembebasan tanggung jawab bergantung pada rapat ini.
• Anggap audit hanya untuk perusahaan besar. Kewajiban audit ditentukan sektor dan ukuran.
• Tidak menyimpan dokumen pendukung. Faktur, kontrak, dan bukti bank diperlukan sebagai dasar angka.
• Tidak melibatkan komisaris. Laporan harus ditelaah komisaris sebelum diajukan ke RUPS.

Dokumen pendukung yang perlu dikumpulkan sepanjang tahun

Penyusunan laporan tahunan sering terhambat karena dokumen dasar tidak rapi. Kebiasaan sederhana sepanjang tahun mempermudah.

• Bukti transaksi: faktur penjualan dan pembelian, kuitansi, bukti transfer, dan kontrak. Simpan dalam urutan tanggal.
• Rekonsiliasi bank: cocokkan saldo rekening dengan buku setiap bulan.
• Daftar aset tetap: tanggal perolehan, nilai, lokasi, dan kondisi. Sertakan bukti kepemilikan.
• Daftar piutang dan utang: umur tagihan, pihak, dan kontrak dasarnya.
• Risalah rapat: RUPS, rapat direksi, dan rapat dewan komisaris.
• Daftar pemegang saham dan daftar khusus yang diperbarui. Lihat daftar pemegang saham dan daftar khusus PT.
• Dokumen ketenagakerjaan: perjanjian kerja, daftar upah, dan bukti iuran jaminan sosial.
• Izin dan sertifikat: NIB, izin sektor, dan masa berlakunya.
• Daftar perkara dan sengketa beserta status.

Jika PT menggunakan perangkat lunak akuntansi, pastikan ada cadangan data dan hak akses yang dikendalikan. Hindari satu orang menguasai seluruh pembukuan tanpa pengawasan.

Ketika audit diwajibkan, auditor akan meminta dokumen tersebut dan konfirmasi dari bank, pemasok, dan pelanggan. Ketersediaan dokumen mempercepat audit dan mengurangi biaya. Untuk PT yang tidak diwajibkan audit, bank atau investor tetap dapat meminta laporan yang direview oleh akuntan. Siapkan sejak awal, karena pembentukan laporan beberapa tahun sekaligus jauh lebih mahal dan berisiko salah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah PT yang belum beroperasi tetap perlu laporan tahunan? PT berbadan hukum tetap memiliki kewajiban pembukuan dan laporan, termasuk bila belum ada transaksi. Isinya sederhana, tetapi tetap perlu dibuat dan disetujui.

Apa akibatnya bila RUPS tahunan terlambat? Keterlambatan dapat dipersoalkan pemegang saham dan menimbulkan masalah administratif atau tanggung jawab. Segera selenggarakan dan jelaskan alasan keterlambatan dalam risalah.

Apakah persetujuan RUPS menghapus semua tanggung jawab direksi? Tidak. Pembebasan hanya berlaku untuk hal yang tercermin dalam laporan, dan tidak berlaku bila ada penipuan, penggelapan, atau tindak pidana lain.

Apakah laporan harus dikirim ke kantor pemerintah? Tidak semua laporan. PT biasa menyimpan sendiri, tetapi sektor atau perizinan tertentu mewajibkan pelaporan. Periksa izin dan peraturan sektor Anda.

Ringkasan

• Direksi wajib menyusun laporan keuangan dan laporan tahunan setiap tahun buku.
• Komisaris menelaah dan RUPS menyetujui; persetujuan memberi pelunasan dan pembebasan tanggung jawab dengan pengecualian.
• Audit akuntan publik wajib bagi PT tertentu; ukuran dan sektor harus diperiksa pada teks resmi.
• Pelanggaran dapat membawa tanggung jawab pribadi dan hambatan praktis.
• Pembukuan rapi dan RUPS tahunan teratur adalah investasi perlindungan hukum.

Dasar hukum

• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

Baca juga

• Dividen PT: Hak Pemegang Saham dan Syarat Pembagiannya
• RUPS dan Hak Pemegang Saham: Kuorum, Pemanggilan, dan Perlindungan Minoritas
• Tanggung Jawab Direksi dan Komisaris PT: Itikad Baik dan Risiko Pribadi
• Komisaris PT: Tugas Pengawasan dan Kapan Perlu Komisaris Independen
• TJSL: Kewajiban Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan bagi Perseroan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.