Ekspor Produk UMKM: Kontrak dengan Pembeli Asing dan Cara Pembayaran

Kontrak jual beli internasional

Jual beli internasional adalah jual beli antara penjual dan pembeli yang berada di negara berbeda. Dasarnya tetap perjanjian: ada kesepakatan tentang barang, harga, dan syarat. Hukum perdata Indonesia memberi kebebasan kepada para pihak menyusun isi perjanjian selama tidak melanggar hukum, kesusilaan, atau ketertiban umum. Karena itu, kontrak yang tertulis dan rinci sangat menentukan.

Dasar hukum perdagangan nasional ada di UU No. 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan. Urusan barang yang melintasi batas negara juga tunduk pada hukum kepabeanan dan karantina. Perlu dipahami bahwa ekspor melibatkan lebih dari satu sistem hukum, sehingga memilih hukum yang berlaku dalam kontrak adalah keputusan penting.

Isi pokok kontrak ekspor

Tabel berikut meringkas unsur utama.

Detail kecil mudah luput tetapi menentukan. Misalnya "kopi kualitas baik" tidak jelas, sedangkan "kopi arabika, kadar air maksimal sekian persen, kemasan karung 60 kilogram" dapat diuji. Spesifikasi yang terukur memudahkan bila terjadi sengketa mutu.

Syarat pembayaran

Pembayaran adalah risiko terbesar bagi eksportir kecil. Ada beberapa cara umum, dengan risiko berbeda.

Letter of credit adalah janji tertulis dari bank untuk membayar kepada penjual jika penjual menyerahkan dokumen yang sesuai syarat. Praktik L/C internasional biasanya mengikuti aturan yang diterbitkan oleh Kamar Dagang Internasional (International Chamber of Commerce, ICC). Kesalahan kecil di dokumen, misalnya perbedaan ejaan nama, dapat membuat bank menolak membayar.

Bagi UMKM yang baru memulai, kombinasi uang muka dan pelunasan sebelum barang dikirim biasanya lebih aman. Jangan mengirim barang dalam jumlah besar kepada pembeli baru hanya dengan janji "akan transfer".

Pengiriman dan peralihan risiko

Dalam perdagangan internasional dikenal istilah Incoterms, yaitu seperangkat syarat penyerahan yang diterbitkan ICC. Syarat ini menetapkan di mana penjual selesai menyerahkan barang, siapa menanggung biaya angkut dan asuransi, serta kapan risiko kerusakan atau kehilangan berpindah dari penjual ke pembeli. Contoh singkatan yang sering muncul adalah FOB, CIF, dan EXW. Karena artinya spesifik, tulis nama syarat beserta versi dan tempatnya dalam kontrak. Jangan menebak artinya dari singkatan.

Hal praktis lain:

• Tentukan siapa yang mengurus dokumen ekspor dan izin yang diperlukan.
• Atur asuransi pengangkutan. Tanpa asuransi, kerugian di perjalanan menjadi masalah sendiri.
• Simpan bukti pengiriman: dokumen angkut, foto kemasan, dan lacak kiriman.
• Pastikan produk memenuhi syarat negara tujuan, misalnya pelabelan atau persyaratan keamanan pangan.

Bacaan terkait pengiriman dalam negeri: perjanjian jual beli barang dan risiko pengiriman.

Bahasa kontrak

Aturan nasional tentang penggunaan bahasa Indonesia mewajibkan penggunaan bahasa Indonesia dalam perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia, dan untuk pihak asing dapat dibuat juga dalam bahasa asing. Praktik yang lazim adalah kontrak dwibahasa: bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Tulis dengan tegas versi mana yang dipakai bila ada perbedaan makna.

Jangan menandatangani kontrak berbahasa asing yang tidak Anda pahami. Terjemahan seadanya dapat mengubah makna klausul penting. Untuk kontrak bernilai besar, gunakan penerjemah tersumpah atau minta bantuan penasihat hukum.

Hukum yang berlaku dan penyelesaian sengketa

Dalam kontrak internasional, para pihak umumnya bebas memilih hukum yang berlaku dan tempat penyelesaian sengketa. Pilihannya memengaruhi biaya dan risiko.

• Hukum Indonesia atau hukum negara pembeli? Hukum yang dikenal lebih mudah dipahami dan lebih murah dikonsultasikan.
• Pengadilan atau arbitrase? Arbitrase adalah penyelesaian sengketa oleh arbiter, bukan hakim, atas dasar kesepakatan para pihak. Putusan arbitrase asing lebih mudah dieksekusi lintas negara karena Indonesia terikat pada konvensi internasional tentang pengakuan putusan arbitrase asing (Konvensi New York). Arbitrase dalam negeri diatur UU No. 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa.
• Di mana sidangnya? Sidang di luar negeri dapat mahal bagi UMKM.

Bacaan lanjut: arbitrase dan klausul arbitrase dan mediator dan penyelesaian sengketa di luar pengadilan.

Memilih forum yang mudah dijangkau adalah kompromi. Eksportir kecil sebaiknya menawarkan mediasi lebih dulu sebelum arbitrase atau gugatan, dan membatasi biaya dengan memilih forum yang terjangkau.

Contoh: Sebuah UMKM kerajinan menerima pesanan dari pembeli luar negeri senilai cukup besar. Pembeli meminta pengiriman dulu dengan pembayaran 60 hari setelah barang tiba. UMKM menawarkan skema 40 persen di muka, 60 persen sebelum barang dimuat, dan meminta kontrak dwibahasa dengan klausul mediasi lalu arbitrase di kota netral. Pembeli menyetujui sebagian dengan 50:50. Dengan dokumen yang rapi, UMKM bisa mengirim dengan risiko yang terukur.

Klaim mutu, keterlambatan, dan keadaan memaksa

Sengketa ekspor paling sering menyangkut mutu barang dan keterlambatan. Kontrak yang baik mengatur hal-hal berikut.

• Pemeriksaan mutu. Kapan dan oleh siapa barang diperiksa, misalnya sebelum dimuat oleh pihak independen atau setelah tiba oleh pembeli.
• Batas waktu klaim. Pembeli wajib menyampaikan keluhan dalam jangka tertentu setelah barang tiba, lengkap dengan bukti.
• Cara penyelesaian klaim. Perbaikan, penggantian, potongan harga, atau pengembalian dana.
• Keterlambatan. Toleransi waktu, denda yang wajar, dan hak membatalkan bila terlambat terlalu lama.
• Keadaan memaksa. Bencana, pembatasan pemerintah, atau gangguan pelayaran yang berada di luar kendali. Tulis jenis peristiwa dan kewajiban memberi tahu pihak lain secara tertulis.

Tanpa batas waktu klaim, pembeli dapat mengajukan keluhan berbulan-bulan kemudian, saat barang sudah tidak mungkin diperiksa. Dengan batas waktu dan prosedur jelas, kedua pihak tahu apa yang harus dilakukan. Pembahasan umum ada di force majeure dan keadaan memaksa dan klausul denda dan ganti rugi wanprestasi.

Merek, label, dan hak kekayaan intelektual

Produk yang dijual ke luar negeri membawa merek, desain, atau kemasan. Pastikan Anda berhak memakainya dan lindungi di negara tujuan bila produk akan dijual rutin. Pendaftaran merek umumnya berlaku per negara, sehingga merek yang terdaftar di Indonesia belum tentu terlindungi di negara pembeli. Risiko yang sering terjadi adalah pihak lain mendaftarkan merek yang sama di negara tujuan lebih dulu. Baca pendaftaran merek dagang.

Label produk juga harus sesuai aturan negara tujuan, termasuk bahasa dan keterangan bahan. Kontrak sebaiknya menyebut siapa yang bertanggung jawab atas label dan kepatuhan terhadap aturan negara tujuan.

Peran perantara: agen, distributor, dan platform

Banyak UMKM tidak menjual langsung, melainkan lewat agen atau distributor di luar negeri. Hubungan ini perlu kontrak tersendiri, antara lain tentang wilayah, eksklusivitas, target penjualan, dan pemutusan. Agen biasanya bertindak atas nama penjual dan mendapat komisi, sedangkan distributor membeli lalu menjual sendiri. Perbedaannya penting karena menentukan siapa yang menanggung risiko tidak laku. Bacaan: perjanjian agen, distributor, dan reseller.

Bila memakai platform dagang daring, baca syarat platform tentang pembayaran, pengembalian dana, dan pemblokiran akun. Syarat platform dapat berubah sepihak, sehingga simpan salinan versi yang berlaku saat Anda mendaftar.

Contoh: Sebuah UMKM keripik singkong menunjuk distributor di negara tujuan dengan hak eksklusif satu tahun, tanpa target penjualan. Distributor ternyata hanya memesan dalam jumlah sangat kecil, tetapi menghalangi UMKM menjual ke pihak lain. UMKM kemudian meminta addendum berisi target minimal. Bila target tidak tercapai, hak eksklusif berakhir. Pelajarannya: eksklusivitas tanpa target merugikan penjual.

Dokumen dan izin

Ekspor melibatkan dokumen yang berbeda-beda sesuai barang dan negara tujuan. Yang sering diperlukan antara lain faktur dagang, daftar kemasan, dokumen angkut, pemberitahuan ekspor barang, dan sertifikat tertentu, misalnya sertifikat asal barang, karantina, atau sertifikat mutu. Persyaratan pasti bergantung pada produk dan negara tujuan. Tanyakan pada instansi yang berwenang, seperti dinas perdagangan, kantor bea cukai, dan karantina, serta pelajari persyaratan negara tujuan. Hal ini juga berlaku untuk produk makanan, yang biasanya punya aturan keamanan tambahan.

Untuk legalitas usaha dasar, lihat NIB dan izin usaha UMKM.

Mengenali pembeli yang berisiko

Penipuan ekspor mengincar eksportir pemula. Tanda-tandanya:

• Pembeli tidak mau berbicara lewat video atau telepon dan hanya memakai pesan.
• Meminta pembayaran biaya "pengurusan" atau "pajak" lebih dulu dari penjual.
• Mengirim bukti transfer berupa tangkapan layar tanpa dana masuk.
• Meminta pengiriman cepat ke alamat perantara.
• Menawar harga tinggi tanpa menanyakan mutu.
• Memakai nama perusahaan yang tidak bisa diverifikasi.

Verifikasi pembeli melalui sumber independen: situs perusahaan, registrasi badan usaha, referensi dari pelanggan lain, atau perwakilan dagang Indonesia di negara tersebut. Dana baru dianggap masuk bila tercatat di rekening bank Anda, bukan dari tangkapan layar.

Langkah praktis

1. Pastikan legalitas dan kapasitas. Usaha terdaftar, produk memenuhi standar, dan kapasitas produksi sesuai pesanan.
2. Verifikasi pembeli.
3. Susun penawaran tertulis berisi spesifikasi, harga, dan syarat pembayaran.
4. Susun kontrak dengan unsur pokok di atas.
5. Urus dokumen dan izin ekspor sebelum barang berangkat.
6. Kirim sesuai syarat penyerahan dan simpan bukti.
7. Tagih pembayaran sesuai jadwal dan lakukan tindak lanjut tertulis bila terlambat.

Kesalahan umum

• Menyetujui pesanan lewat pesan singkat tanpa kontrak.
• Memakai singkatan syarat pengiriman tanpa memahami artinya.
• Tidak mengasuransikan pengiriman.
• Mengirim seluruh pesanan sebelum menerima pembayaran awal.
• Tidak menyebutkan mata uang, kurs, dan siapa yang menanggung biaya bank.
• Tidak mengatur batas waktu klaim kualitas, sehingga pembeli dapat menolak barang kapan saja.
• Tidak menyiapkan rencana bila pembeli menunda atau membatalkan pesanan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kontrak ekspor boleh hanya berbahasa Inggris? Aturan nasional menekankan penggunaan bahasa Indonesia dalam perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia. Praktik yang aman adalah kontrak dwibahasa. Periksa ketentuan terbaru atau tanyakan kepada advokat.

Apa risiko terbesar bagi UMKM eksportir? Pembayaran yang tidak diterima setelah barang dikirim. Karena itu, pembayaran di muka, uang muka, atau jaminan bank lebih aman daripada tagihan setelah barang tiba.

Bagaimana jika pembeli asing tidak membayar? Mulailah dengan teguran tertulis dan negosiasi. Bila tidak berhasil, tempuh forum yang diatur dalam kontrak, misalnya mediasi atau arbitrase. Tanpa kontrak yang jelas, penagihan lintas negara sangat sulit.

Ringkasan

Jual beli ke luar negeri berisiko lebih tinggi sehingga kontrak tertulis wajib. Tulis spesifikasi barang yang terukur, syarat pembayaran yang aman, syarat penyerahan (Incoterms) yang jelas, bahasa kontrak, hukum yang berlaku, dan cara menyelesaikan sengketa. Verifikasi pembeli, jangan mengirim sebelum pembayaran terjamin, dan simpan seluruh dokumen. Periksa persyaratan dokumen dan mutu negara tujuan sebelum mengirim.

Dasar hukum

• UU No. 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan.
• UU No. 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa.
• UU No. 17 Tahun 2006 tentang Perubahan atas UU No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan.
• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata).

Baca juga

• Arbitrase dan Klausul Arbitrase: Menyelesaikan Sengketa Bisnis di Luar Pengadilan
• NIB dan Perizinan Usaha Kecil: Langkah Legal untuk UMKM
• Force Majeure dan Keadaan Memaksa: Kapan Bisa Dipakai Menunda atau Membatalkan Kewajiban
• MoU dan Perjanjian Kerja Sama: Perbedaan, Kekuatan Mengikat, dan Klausul Penting

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.