Akta Otentik dan Akta di Bawah Tangan: Perbedaan Kekuatan Pembuktiannya

Apa itu akta otentik dan akta di bawah tangan

Akta adalah surat yang sengaja dibuat sebagai bukti suatu peristiwa atau perjanjian dan ditandatangani. Berdasarkan siapa yang membuat dan bagaimana prosedurnya, akta dibagi dua.

• Akta otentik adalah akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang di tempat akta dibuat. Contohnya akta notaris, akta pejabat pembuat akta tanah (PPAT), dan akta kelahiran yang diterbitkan pencatatan sipil. Definisi ini bersumber dari KUH Perdata.
• Akta di bawah tangan adalah akta yang dibuat sendiri oleh para pihak tanpa pejabat umum, misalnya surat perjanjian pinjam uang, kuitansi, atau perjanjian sewa yang ditandatangani berdua.

Perbedaan inti: akta otentik dibuat dengan campur tangan pejabat yang berwenang dan memenuhi bentuk yang ditentukan undang-undang. Akta di bawah tangan tidak.

Siapa pun yang membuat perjanjian bisa terkena perbedaan ini: pelaku usaha, pemilik rumah, pemberi pinjaman, pembeli tanah, dan ahli waris yang menemukan dokumen peninggalan.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Dasar hukum akta otentik terdapat dalam KUH Perdata, yang membahas pembuktian dengan tulisan, dan dalam Undang-Undang tentang Jabatan Notaris, yaitu UU Nomor 30 Tahun 2004 yang diubah dengan UU Nomor 2 Tahun 2014. Pokok aturannya:

• Akta otentik memiliki kekuatan pembuktian sempurna bagi para pihak, ahli waris, dan pihak yang mendapat hak. Artinya hakim terikat menganggap isinya benar sepanjang tidak dibuktikan sebaliknya.
• Kekuatan pembuktian akta otentik biasanya dijelaskan dalam tiga segi: kekuatan lahiriah (akta tampak sebagai akta otentik dan membuktikan dirinya sendiri), kekuatan formil (tanggal, tempat, dan hadirnya para pihak yang dicatat pejabat benar), dan kekuatan materiil (isi pernyataan para pihak mengikat mereka).
• Akta yang tidak memenuhi bentuk karena pejabatnya tidak berwenang atau ada cacat bentuk dapat turun menjadi akta di bawah tangan bila ditandatangani para pihak. Pelanggaran tertentu dalam UU Jabatan Notaris juga membuat akta hanya berkekuatan seperti akta di bawah tangan. Periksa teks resmi untuk daftar pelanggarannya.
• Akta di bawah tangan baru mempunyai kekuatan pembuktian bila tanda tangannya diakui oleh pihak yang bertanda tangan. Jika tanda tangan disangkal, pihak yang mengajukan akta harus membuktikan keasliannya.
• Akta di bawah tangan yang tanda tangannya diakui memiliki kekuatan seperti akta otentik bagi yang menandatanganinya, sepanjang mengenai isi perjanjian, tetapi tidak setara dalam segala hal.

Penjelasan tentang akta notaris lebih jauh dapat dibaca pada akta notaris dan kekuatan pembuktian. Pasal KUH Perdata yang spesifik sebaiknya dibaca dari teks resmi sebelum dikutip dalam dokumen perkara.

Perbandingan ringkas

Akta otentik kadang diwajibkan. Contohnya pendirian perseroan terbatas harus dengan akta notaris, jual beli tanah dengan akta PPAT, dan pemberian hak tanggungan dengan akta PPAT. Rujukan: peran PPAT dan akta jual beli dan akta pemberian hak tanggungan.

Legalisasi dan waarmerking: jalan tengah

Ada dua layanan notaris untuk akta di bawah tangan yang sering membingungkan.

• Legalisasi: para pihak menandatangani akta di hadapan notaris, yang kemudian mencatat bahwa tanda tangan dibubuhkan di depannya dan mengesahkan tanggalnya. Dengan begitu tanda tangan dan tanggal sulit disangkal.
• Waarmerking (pendaftaran): notaris hanya mencatat akta dalam buku khusus tanpa menjamin tanda tangan dibuat di depannya. Fungsinya terutama memastikan akta sudah ada pada tanggal pencatatan.

Kedua layanan itu tidak mengubah akta menjadi akta otentik. Isi akta tetap tanggung jawab para pihak, dan kekuatannya masih di bawah akta notaris. Namun legalisasi memberi nilai lebih dibanding akta biasa, dan biayanya lebih rendah daripada pembuatan akta notaris penuh.

Langkah praktis memilih bentuk akta

1. Nilai risiko. Semakin besar nilai dan semakin panjang jangka waktu perjanjian, semakin dianjurkan akta notaris.
2. Cek kewajiban undang-undang. Tanyakan apakah perbuatan Anda wajib dengan akta otentik. Jual beli tanah, pendirian perseroan, dan jaminan tertentu termasuk.
3. Pilih pejabat yang tepat. Notaris untuk akta notaris, PPAT untuk tanah, pencatatan sipil untuk peristiwa kependudukan.
4. Siapkan dokumen. Identitas, dokumen objek, dan keterangan lain yang diminta.
5. Baca konsep akta. Minta konsep sebelum tanda tangan. Pastikan nama, objek, angka, dan tanggal benar.
6. Tandatangani di hadapan pejabat dan pastikan semua pihak hadir. Pastikan akta dibacakan.
7. Simpan salinan. Minuta atau asli akta disimpan notaris, sedangkan para pihak menerima salinan. Simpan salinan dengan aman.
8. Bila memakai akta di bawah tangan, buat rangkap, bubuhkan tanda tangan semua pihak, sertakan fotokopi identitas, dan pertimbangkan legalisasi.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Konsep akta otentik dan akta di bawah tangan dalam KUH Perdata sudah lama dan relatif stabil. Perubahan yang perlu dicatat:

• UU Nomor 2 Tahun 2014 mengubah UU Jabatan Notaris, antara lain tentang kewajiban membacakan akta dan kehadiran saksi, serta mengatur sanksi bagi notaris. Perincian pasal sebaiknya dibaca dari teks resmi.
• Pengakuan dokumen dan tanda tangan elektronik menurut undang-undang tentang informasi dan transaksi elektronik memudahkan transaksi daring. Namun surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta tanah tidak dapat digantikan dengan dokumen elektronik biasa. Pembahasan ada pada bukti elektronik perdata dan syarat keabsahan.
• Pertukaran dokumen dalam persidangan elektronik menurut Perma 1/2019 dan perubahannya tidak mengubah kekuatan akta, tetapi asli dokumen tetap dapat diminta hakim.

Kesalahan umum

Contoh: sewa ruko dengan akta di bawah tangan

Contoh: Bu Ani (fiktif) menyewakan ruko selama lima tahun kepada penyewa. Perjanjian dibuat sendiri dan ditandatangani berdua tanpa notaris. Dua tahun kemudian penyewa menyangkal tanda tangannya pada perubahan harga sewa. Bu Ani harus membuktikan keaslian tanda tangan itu, misalnya dengan saksi atau pemeriksaan ahli. Pada perjanjian awal yang tanda tangannya diakui kedua pihak, kekuatan pembuktiannya cukup baik. Bu Ani kemudian belajar bahwa legalisasi di notaris saat menandatangani perubahan akan mencegah sengketa serupa. Cerita ini fiktif dan hanya ilustrasi, bukan prediksi hasil.

Menyangkal atau membatalkan akta

Akta otentik dapat digugat, tetapi beban membuktikan lebih berat. Pihak yang menyangkal harus membuktikan bahwa akta palsu, ada cacat prosedur, atau isi dibuat karena paksaan, penipuan, atau kekhilafan. Untuk akta di bawah tangan, cukup menyangkal tanda tangan, lalu pihak yang mengajukan wajib membuktikan keaslian.

Dalam praktik, sengketa kerap berkisar pada keabsahan tanda tangan, tanggal pembuatan, dan apakah para pihak benar-benar memahami isi. Pembuktian dapat melibatkan saksi, ahli forensik tulisan tangan, dan dokumen pendukung. Pembahasan beban pembuktian ada pada beban pembuktian, siapa yang harus membuktikan. Untuk utang piutang, lihat utang piutang dan bukti tertulis.

Jika Anda menandatangani akta di bawah tekanan atau dengan informasi yang menyesatkan, simpan bukti, dan segera cari nasihat hukum. Gugatan pembatalan memiliki dasar hukum tersendiri dan tenggat tertentu, sehingga jangan menunda.

Akta otentik dalam urusan keluarga dan usaha sehari-hari

Perbedaan akta juga muncul di luar jual beli dan sewa. Dalam urusan keluarga, perjanjian kawin yang dibuat sebelum atau (menurut putusan Mahkamah Konstitusi) selama perkawinan harus dibuat dengan akta notaris agar sah dan dapat dicatat. Penjelasan ada pada perjanjian kawin setelah menikah, Putusan MK 69/PUU-XIII/2015. Surat wasiat umumnya juga dibuat dengan akta notaris agar kuat pembuktiannya. Dalam urusan usaha, anggaran dasar perseroan, perubahan direksi, dan perjanjian jaminan tertentu dibuat dalam bentuk akta notaris.

Sebaliknya, banyak perjanjian ringan cukup di bawah tangan: sewa kamar kos, jasa renovasi kecil, atau pinjaman antarteman. Yang penting adalah kesesuaian bentuk dengan risiko. Jangan memakai akta di bawah tangan untuk perbuatan yang menurut undang-undang wajib dengan akta otentik, sebab perbuatan itu bisa tidak sah atau tidak dapat didaftarkan.

Menyimpan dan membuktikan akta

Akta notaris disimpan notaris dalam bentuk minuta. Para pihak menerima salinan dan dapat meminta salinan tambahan bila hilang. Akta di bawah tangan disimpan sendiri, sehingga risiko hilang atau rusak lebih besar. Pindai dan simpan cadangan digital, sambil tetap menjaga yang asli. Saat sengketa, pengadilan biasanya meminta yang asli untuk dicocokkan. Jika asli hilang, buat laporan kehilangan dan mintalah salinan dari notaris untuk akta notaris. Untuk akta di bawah tangan, pertahankan bukti lain seperti korespondensi dan bukti pelaksanaan perjanjian.

Satu hal yang sering terlupa: perubahan perjanjian. Bila perjanjian awal berbentuk akta notaris, perubahan penting sebaiknya juga dibuat dengan bentuk yang setara, agar tidak menimbulkan sengketa antara dokumen yang kuat dan dokumen yang lemah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah akta notaris pasti menang di pengadilan? Tidak pasti. Akta notaris punya kekuatan pembuktian sempurna, tetapi dapat dibatalkan bila terbukti cacat atau melanggar hukum.

Apakah kuitansi termasuk akta? Kuitansi biasanya akta di bawah tangan atau surat bukti pembayaran. Kekuatannya bergantung pada pengakuan tanda tangan dan bukti pendukung. Bahasannya ada pada bukti pelunasan utang, kuitansi dan surat lunas.

Apa bedanya legalisasi dan waarmerking? Legalisasi menjamin tanda tangan dan tanggal karena dibubuhkan di hadapan notaris. Waarmerking hanya mencatat akta dalam buku, tanpa jaminan tanda tangan dibuat di hadapan notaris.

Apakah perjanjian lisan sah? Banyak perjanjian sah walau lisan, tetapi sangat sulit dibuktikan. Tuliskan.

Ringkasan

• Akta otentik dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum dan berkekuatan pembuktian sempurna.
• Akta di bawah tangan dibuat para pihak sendiri dan bergantung pada pengakuan tanda tangan.
• Beberapa perbuatan wajib dengan akta otentik, seperti jual beli tanah dan pendirian perseroan.
• Legalisasi dan waarmerking memperkuat akta di bawah tangan, tetapi tidak menjadikannya akta otentik.
• Akta otentik pun dapat dibatalkan jika cacat atau melanggar hukum.
• Pilih bentuk sesuai nilai dan risiko perjanjian.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek)
• UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
• UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Baca juga

• Akta Notaris dan Kekuatan Pembuktiannya: Akta Otentik vs Akta di Bawah Tangan
• Utang-Piutang Tanpa Bukti Tertulis: Apa yang Bisa Dilakukan
• Peran PPAT dan Akta Jual Beli: Pengecekan Sertipikat, Pajak, dan Tanggung Jawab
• Bukti Pelunasan Utang: Kuitansi, Surat Lunas, dan Hak Debitur Meminta Bukti
• Akta Pengakuan Utang Notariil dan Grosse Akta: Fungsi, Syarat, dan Eksekusinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.