Tanda Tangan Hasil Scan atau Gambar Tempel di PDF: Sah atau Tidak?

Kontrak PDF dengan tanda tangan tempelan

Pak Hendra (nama samaran) memasok bahan kemasan untuk sebuah usaha makanan. Pembeli mengirim kontrak PDF yang sudah berisi gambar tanda tangan direkturnya. Pak Hendra mencetak, menandatangani basah, memindai, dan mengirim balik.

Tiga bulan kemudian terjadi sengketa pembayaran. Pihak pembeli menyatakan direkturnya tidak pernah menandatangani kontrak itu. Menurut mereka, gambar tanda tangan diambil dari dokumen lain. Pak Hendra pun bertanya: apakah kontraknya sah?

Apa itu tanda tangan elektronik menurut UU ITE

Pasal 1 angka 12 UU 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik mendefinisikan tanda tangan elektronik sebagai informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain. Fungsinya sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Pasal 11 ayat (1) menyebut tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah bila memenuhi syarat berikut:

1. data pembuatan tanda tangan terkait hanya kepada penanda tangan;
2. data pembuatan tanda tangan saat penandatanganan hanya berada dalam kuasa penanda tangan;
3. perubahan terhadap tanda tangan setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
4. perubahan terhadap informasi elektronik terkait setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
5. ada cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya; dan
6. ada cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah menyetujui informasi elektronik terkait.

Syarat yang sama diulang dalam Pasal 59 ayat (3) PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Mengapa gambar scan bermasalah

Gambar tanda tangan bisa disalin siapa saja yang pernah menerima dokumen Anda. Gambar itu juga tidak mengunci isi dokumen. Bila satu halaman diganti setelah "ditandatangani", gambar tidak memberi tanda apa pun.

Akibatnya, syarat nomor 1 sampai 4 di atas sulit dipenuhi. Bila pihak lawan menyangkal, pengguna gambar tanda tangan harus membuktikan persetujuan dengan cara lain.

Perbandingan jenis tanda tangan

Jenis	Cara kerja	Kekuatan bila disangkal
Tanda tangan basah di kertas	Ditulis tangan pada dokumen asli	Dapat diuji keasliannya, misalnya lewat pemeriksaan ahli
Gambar tanda tangan atau hasil scan	Gambar ditempel ke PDF	Lemah; perlu bukti pendukung
Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi	Misalnya lewat OTP, klik setuju, atau aplikasi tanpa penyelenggara sertifikasi Indonesia	Bergantung pada catatan sistem yang dapat menunjukkan identitas dan persetujuan
Tanda tangan elektronik tersertifikasi	Memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia	Paling kuat; perubahan dokumen dapat dideteksi

🖼️ Lihat tabel ini sebagai infografik (bisa diunduh dan dibagikan)

Pembagian tersertifikasi dan tidak tersertifikasi tercantum dalam Pasal 60 ayat (2) PP 71/2019. Tanda tangan tersertifikasi wajib memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia dan perangkat pembuat yang tersertifikasi (Pasal 60 ayat (3)).

Dokumen elektronik tetap bisa menjadi bukti

Pasal 5 ayat (1) UU ITE menyatakan informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. UU 1/2024 mengubah Pasal 5 ayat (4): ketentuan itu tidak berlaku dalam hal diatur lain dalam undang-undang.

Jadi, kontrak PDF dengan gambar tanda tangan tidak otomatis batal. Hakim menilai seluruh bukti: surel pengiriman, percakapan, pembayaran uang muka, atau pengiriman barang yang menunjukkan kontrak benar dijalankan. Perjanjian juga dapat lahir dari kesepakatan yang dibuktikan dengan cara lain.

Kapan wajib memakai tanda tangan yang lebih kuat

• Transaksi berisiko tinggi. Pasal 17 ayat (2a) UU ITE yang disisipkan UU 1/2024 mensyaratkan tanda tangan elektronik yang diamankan dengan sertifikat elektronik.
• Dokumen yang diatur khusus undang-undang. Misalnya akta notaris atau akta pejabat pembuat akta yang punya tata cara sendiri.
• Dokumen yang akan dipakai di instansi. Banyak instansi menetapkan jenis tanda tangan yang diterima. Tanyakan lebih dulu.

Langkah praktis agar dokumen lebih aman

1. Untuk kontrak bernilai besar, gunakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari penyelenggara yang diakui pemerintah.
2. Bila terpaksa memakai PDF biasa, kirim dan terima lewat surel resmi perusahaan, bukan akun pribadi yang tidak jelas.
3. Minta konfirmasi tertulis, misalnya balasan "kami setuju dengan kontrak terlampir", dari alamat surel pihak lawan.
4. Simpan berkas asli, metadata, dan riwayat percakapan. Jangan hanya menyimpan hasil cetak.
5. Jangan menyebarkan gambar tanda tangan Anda sendiri. Pasal 12 UU ITE mewajibkan setiap orang yang terlibat menjaga pengamanan tanda tangan elektroniknya.

Dalam kasus Pak Hendra, kontrak itu dikirim dari alamat surel resmi pembeli. Ada juga bukti transfer uang muka dan surat jalan barang yang diterima gudang pembeli. Rangkaian bukti ini lebih menentukan daripada gambar tanda tangannya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah tanda tangan scan pasti tidak sah?

Tidak pasti. Kekuatannya lemah bila disangkal, tetapi dokumen tetap dapat dinilai bersama bukti lain. Hasil akhirnya bergantung pada penilaian hakim.

Apakah tanda tangan lewat aplikasi PDF di ponsel sudah tersertifikasi?

Belum tentu. Tanda tangan tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi Indonesia. Fitur gambar tangan di aplikasi biasa umumnya tidak demikian.

Apakah meterai elektronik membuat dokumen sah?

Tidak. Menurut Pasal 3 UU 10/2020, bea meterai adalah pajak atas dokumen, misalnya surat perjanjian atau dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Meterai tidak menggantikan tanda tangan yang sah.

Gambar tanda tangan saya dipakai orang lain. Apa yang dilakukan?

Kumpulkan bukti, beri tahu pihak yang menerima dokumen palsu itu, dan pertimbangkan laporan pidana pemalsuan. Konsultasikan dengan advokat bila nilainya besar.

Bolehkah kontrak kerja ditandatangani dengan gambar scan?

Bisa dipakai, tetapi risikonya sama. Untuk kepastian, gunakan tanda tangan basah atau tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Dasar hukum

• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Hak Portabilitas Data Pribadi: Cara Meminta dan Memindahkan Data Anda ke Layanan Lain
• Streaming Bola Ilegal dan Nobar di Kafe: Batas Hak Lembaga Penyiaran menurut UU Hak Cipta
• Hak Portabilitas Data Pribadi: Cara Meminta dan Memindahkan Data Anda ke Layanan Lain

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.