Panduan Menyusun Peraturan Perusahaan dan Pengesahannya

Apa itu peraturan perusahaan dan siapa yang wajib membuatnya

Peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha dan memuat syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Ia berlaku bagi seluruh pekerja di perusahaan tersebut. Dasarnya adalah UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah oleh UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, beserta peraturan pelaksananya.

Pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit sepuluh orang pekerja wajib membuat peraturan perusahaan. Kewajiban ini tidak berlaku bagi perusahaan yang sudah memiliki perjanjian kerja bersama (PKB), yaitu perjanjian hasil perundingan serikat pekerja dengan pengusaha. Penjelasan perbedaan keduanya ada di perjanjian kerja bersama dan peraturan perusahaan dan pembentukan peraturan perusahaan dan pengesahan Disnaker.

Yang terkena adalah pengusaha, manajer sumber daya manusia, serta pekerja. Bagi perusahaan di bawah sepuluh pekerja, peraturan perusahaan tidak wajib, tetapi tetap berguna untuk menyusun aturan internal yang jelas.

Aturan yang berlaku dengan bahasa sehari-hari

Beberapa prinsip pokok:

• Isi minimal. Peraturan perusahaan sedikitnya memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya.
• Tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan. Ketentuan yang lebih rendah dari standar undang-undang batal. Misalnya, upah di bawah upah minimum atau jam kerja yang melampaui batas tidak sah walaupun tertulis dalam peraturan perusahaan.
• Wakil pekerja. Pengusaha wajib meminta saran dan pertimbangan dari wakil pekerja sebelum mengesahkan. Bila ada serikat pekerja, wakilnya berasal dari serikat; bila tidak ada, wakil dipilih secara demokratis oleh pekerja. Saran tidak mengikat sebagai persetujuan, tetapi prosesnya wajib dilakukan dan dibuktikan.
• Pengesahan. Peraturan perusahaan perlu disahkan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk. Praktiknya pengajuan dilakukan melalui sistem elektronik atau kepada dinas ketenagakerjaan setempat.
• Masa berlaku. Peraturan perusahaan berlaku untuk jangka waktu tertentu, paling lama dua tahun menurut UU Ketenagakerjaan, dan wajib diperbarui sebelum berakhir.
• Sosialisasi. Pengusaha wajib memberitahukan isi dan memberikan salinan kepada pekerja.

Rincian waktu proses pengesahan dan formulir dapat berubah, sehingga periksa peraturan pelaksana yang berlaku.

Isi yang sebaiknya ada

Bagian tata tertib harus berkaitan dengan surat peringatan SP1, SP2, SP3 dan alasan pemutusan hubungan kerja yang sah sebagaimana dibahas di alasan PHK yang sah PP 35/2021.

Dokumen yang perlu disiapkan

• Daftar pekerja dan jumlahnya, lengkap dengan status hubungan kerja.
• Draf peraturan perusahaan dalam bahasa Indonesia.
• Bukti pelaksanaan saran dan pertimbangan wakil pekerja: surat undangan, daftar hadir, notulen, atau surat tanggapan.
• Nama dan kedudukan wakil pekerja, atau bukti pemilihan wakil bila tidak ada serikat.
• Struktur dan skala upah.
• Identitas perusahaan: akta, NIB, dan alamat.
• Surat permohonan pengesahan dan surat pernyataan pengusaha bahwa isi tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.
• Bila perpanjangan: peraturan perusahaan lama dan catatan perubahan.

Langkah praktis menyusun dan mengesahkan

1. Hitung jumlah pekerja. Bila mencapai sepuluh orang, kewajiban membuat peraturan perusahaan timbul. Periksa pada aturan terbaru apakah pekerja kontrak ikut dihitung.
2. Cek kebutuhan lain. Jika perusahaan sudah memiliki PKB yang sah, peraturan perusahaan tidak diperlukan.
3. Susun draf. Gunakan kerangka isi di atas dan pastikan setiap ketentuan sesuai undang-undang. Libatkan bagian sumber daya manusia dan, bila perlu, konsultan hukum.
4. Bentuk atau tentukan wakil pekerja. Bila ada serikat, undang pengurus. Bila tidak, adakan pemilihan sederhana yang dapat dibuktikan.
5. Minta saran dan pertimbangan. Adakan pertemuan, bagikan draf, catat masukan, dan jawab secara tertulis. Simpan semua bukti.
6. Perbaiki draf. Masukkan masukan yang wajar. Ketentuan yang jelas berpotensi melanggar undang-undang harus diperbaiki.
7. Ajukan permohonan pengesahan ke instansi yang berwenang beserta kelengkapan dokumen.
8. Tanggapi koreksi. Instansi dapat meminta perbaikan. Perbaiki dan ajukan kembali dalam waktu yang ditentukan.
9. Terima pengesahan dan simpan salinan. Peraturan mulai berlaku pada tanggal yang ditetapkan.
10. Sosialisasikan dan bagikan salinan kepada seluruh pekerja, dan catat tanda terimanya.
11. Jadwalkan pembaruan sebelum masa berlaku berakhir.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sebelum UU Cipta Kerja, aturan tentang peraturan perusahaan tersebar di UU 13/2003 dan peraturan menteri. Sejak UU 6/2023 dan peraturan pelaksananya, pengaturannya disesuaikan dengan sistem elektronik dan perizinan terintegrasi, dan ketentuan mengenai pengesahan serta masa berlaku diatur ulang. Hal yang relatif tetap: kewajiban bagi perusahaan dengan sepuluh pekerja atau lebih, kewajiban melibatkan wakil pekerja, dan larangan bertentangan dengan peraturan perundang-undangan. Kabar penting lain datang dari DPR, yang mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Undang-undang itu baru berlaku setahun setelah ditetapkan dan diundangkan, sehingga belum mengubah praktik saat ini, tetapi perusahaan perlu bersiap meninjau ulang peraturan internalnya.

Kesalahan umum

Contoh: CV Sentosa Print (nama fiktif) memiliki dua belas pekerja dan belum punya peraturan perusahaan. Pemilik menyusun draf bersama konsultan, lalu mengundang tiga wakil pekerja yang dipilih dalam rapat. Wakil pekerja meminta kejelasan jam lembur dan prosedur peringatan. Draf direvisi, notulen dibuat, dan permohonan pengesahan diajukan beserta bukti. Setelah disahkan, salinan dibagikan dan tanda terimanya disimpan.

Hubungan dengan serikat pekerja dan PKB

Jika di perusahaan kemudian terbentuk serikat pekerja dan perundingan menghasilkan PKB, PKB mengambil alih fungsi peraturan perusahaan. Ketentuan PKB tidak boleh lebih rendah dari undang-undang. Selama PKB belum ada, peraturan perusahaan tetap berlaku. Pengusaha tidak boleh menghalangi pembentukan serikat. Pelajari hak berserikat dan serikat pekerja dan cara membentuk serikat pekerja.

Pekerja dapat memakai peraturan perusahaan sebagai pegangan: memeriksa aturan cuti, lembur, tata tertib, dan cara mengajukan keberatan. Bila ketentuannya tampak merugikan, pekerja dapat mengajukan keberatan kepada wakil pekerja atau pengawas ketenagakerjaan. Jalur pengaduan dijelaskan di cara mengajukan pengaduan ke pengawas ketenagakerjaan.

Menulis tata tertib yang adil dan dapat dijalankan

Bagian tata tertib paling sering diuji dalam sengketa. Tulis larangan dan kewajiban dengan kalimat konkret, bukan istilah samar seperti "bersikap tidak pantas". Sebutkan contoh perilaku, misalnya datang terlambat berulang kali, meninggalkan tempat kerja tanpa izin, atau memakai fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi. Kelompokkan pelanggaran menjadi ringan, sedang, dan berat, lalu kaitkan dengan jenis sanksi yang bertingkat.

Atur pula tata cara pemeriksaan: siapa yang memeriksa, apakah pekerja diberi kesempatan menjelaskan, dan bagaimana keputusan disampaikan secara tertulis. Pekerja yang diberi kesempatan membela diri cenderung menerima sanksi sebagai proses yang adil. Hindari denda sepihak yang tidak diatur undang-undang, dan jangan memotong upah di luar ketentuan. Pemotongan upah hanya sah dalam hal tertentu yang diatur peraturan. Untuk gambaran sengketa pemotongan sepihak, lihat studi kasus pemotongan gaji sepihak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan dengan sembilan pekerja wajib membuat peraturan perusahaan? Kewajiban hukumnya mulai pada sepuluh pekerja. Di bawah itu tidak wajib, tetapi disarankan.

Apakah pekerja boleh menolak isi peraturan perusahaan? Pekerja dapat memberi saran melalui wakilnya. Bila ketentuan melanggar undang-undang, ketentuan itu tidak mengikat dan dapat diadukan.

Apakah peraturan perusahaan boleh diubah di tengah masa berlaku? Boleh, melalui proses perubahan yang sama: saran wakil pekerja dan pengesahan ulang.

Apa yang terjadi bila masa berlaku habis dan belum diperbarui? Perusahaan berisiko tidak memiliki peraturan yang sah. Ajukan pembaruan sebelum masa berakhir.

Ringkasan

• Perusahaan dengan sepuluh pekerja atau lebih wajib memiliki peraturan perusahaan, kecuali sudah ada PKB.
• Isi minimal: hak-kewajiban, syarat kerja, tata tertib, dan jangka waktu berlaku.
• Wajib meminta saran dan pertimbangan wakil pekerja dan mengajukan pengesahan.
• Tidak boleh bertentangan dengan undang-undang; berlaku paling lama dua tahun dan harus diperbarui.
• Sosialisasikan dan simpan bukti; UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang baru disahkan belum berlaku.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Peraturan Perusahaan: Bedanya dan Cara Membacanya
• Pembentukan Peraturan Perusahaan dan Pengesahan di Dinas Ketenagakerjaan
• Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja
• Hak Berserikat dan Serikat Pekerja: Cara Mendirikan, Hak Anggota, dan Larangan PHK
• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.