Contoh Berita Acara Serah Terima dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara serah terima

Berita acara adalah catatan tertulis tentang suatu peristiwa yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang mengalaminya. Dalam serah terima, peristiwa itu adalah penyerahan sesuatu dari satu pihak ke pihak lain. Pihak yang menyerahkan disebut Pihak Pertama dan yang menerima disebut Pihak Kedua dalam banyak contoh.

BAST dipakai dalam banyak situasi. Kontraktor menyerahkan hasil pekerjaan kepada pemilik proyek. Penjual menyerahkan kendaraan kepada pembeli. Karyawan yang berhenti menyerahkan laptop dan kunci kepada perusahaan. Pengurus lama menyerahkan dokumen dan keuangan kepada pengurus baru.

Manfaat utama BAST adalah bukti. Setelah tanda tangan, kedua pihak sulit membantah bahwa barang sudah diterima atau bahwa kondisi saat itu seperti yang tercatat. BAST juga sering menjadi syarat pembayaran. Pemilik proyek, misalnya, baru membayar pelunasan setelah BAST ditandatangani.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada satu undang-undang yang mengatur format BAST. Kekuatannya berasal dari hukum perjanjian dan hukum pembuktian. Beberapa pegangan praktis berikut.

• Penyerahan adalah bagian dari pelaksanaan perjanjian. Dasar perjanjian diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Bila BAST dipakai untuk jual beli, sewa, atau pekerjaan, ikuti isi perjanjian aslinya.
• BAST biasanya dibuat di bawah tangan, artinya tanpa pejabat umum. Tulisan di bawah tangan tetap dapat menjadi alat bukti yang dinilai hakim bersama bukti lain.
• Meterai diperlukan bila dokumen dipakai sebagai alat bukti perdata atau memuat pernyataan menurut peraturan bea meterai. Bea meterai diatur dalam UU No. 10 Tahun 2020. Lihat dokumen yang wajib bermeterai.
• Untuk pengadaan barang atau jasa oleh pemerintah, ada ketentuan khusus tentang serah terima pekerjaan. Bagi proyek pemerintah, ikuti dokumen kontrak dan peraturan pengadaan yang berlaku.
• Untuk tanah dan bangunan, serah terima fisik tidak menggantikan peralihan hak secara hukum. Peralihan hak atas tanah harus lewat akta pejabat yang berwenang.

Sebagai gambaran, BAST kendaraan tidak menggantikan proses balik nama. Pembeli perlu mengurus dokumen kepemilikan sendiri.

Kerangka berita acara serah terima yang dapat disesuaikan

Tanda [....] harus diganti dengan data Anda. Hapus bagian yang tidak sesuai.

• BERITA ACARA SERAH TERIMA [barang, pekerjaan, atau dokumen]
• Nomor: [....]
• Pada hari ini, [hari], tanggal [....], bulan [....], tahun [....], bertempat di [alamat], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
• 1. Nama: [Nama Lengkap]; jabatan atau kedudukan: [....]; alamat: [....]; bertindak untuk diri sendiri atau atas nama [....]; selanjutnya disebut Pihak Pertama (yang menyerahkan).
• 2. Nama: [Nama Lengkap]; jabatan atau kedudukan: [....]; alamat: [....]; bertindak untuk diri sendiri atau atas nama [....]; selanjutnya disebut Pihak Kedua (yang menerima).
• Dasar serah terima: [perjanjian nomor ... tanggal ... atau kesepakatan lisan yang kemudian dituangkan di sini].
• Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua, dan Pihak Kedua menerima, hal-hal berikut:
• a. Uraian: [nama barang, hasil pekerjaan, atau dokumen], jumlah [....], kondisi [baru/bekas/baik/ada cacat sebagai berikut ....], nomor seri atau identitas [....].
• b. Kelengkapan: [kunci, buku manual, kartu garansi, dokumen asli, dan lain-lain].
• c. Catatan kekurangan atau cacat: [....]; Pihak Pertama akan memperbaiki paling lambat [tanggal].
• Pernyataan: kedua pihak menyatakan bahwa barang atau pekerjaan telah diperiksa bersama dan diterima dalam kondisi sebagaimana tercatat; sejak tanggal ini [risiko dan tanggung jawab pemeliharaan] beralih kepada Pihak Kedua, kecuali kewajiban yang tegas dicatat di atas.
• Masa pemeliharaan atau garansi: [....] bulan sejak tanggal berita acara ini.
• Berita acara ini dibuat rangkap [dua], masing-masing bermeterai cukup dan mempunyai kekuatan yang sama.
• Pihak Pertama: [Nama Lengkap] (tanda tangan di atas meterai); Pihak Kedua: [Nama Lengkap] (tanda tangan di atas meterai).
• Saksi: 1. [Nama Lengkap]; 2. [Nama Lengkap].

Penjelasan tiap bagian

Judul dan nomor. Judul menjelaskan apa yang diserahkan. Nomor memudahkan arsip, terutama bagi perusahaan yang membuat banyak BAST.

Identitas. Tulis nama persis seperti di kartu identitas. Bila pihak adalah badan usaha, tulis juga nama perusahaan dan jabatan penanda tangan. Pastikan penanda tangan memang berwenang. Surat kuasa dapat dilampirkan bila ada perwakilan.

Dasar serah terima. Hubungkan BAST dengan perjanjian aslinya. Dengan begitu, BAST tidak berdiri sendiri dan konteks harga, garansi, atau denda mudah ditelusuri.

Uraian barang atau pekerjaan. Tulis sespesifik mungkin: merek, tipe, nomor seri, jumlah, volume, atau bagian pekerjaan. Hindari "satu paket peralatan" tanpa daftar. Untuk pekerjaan, sebut bagian yang selesai dan bagian yang belum.

Kondisi dan kekurangan. Ini bagian paling penting. Apa yang tidak dicatat bisa dianggap diterima dalam keadaan baik. Catat goresan, kerusakan, atau item yang kurang. Lampirkan foto bila perlu.

Peralihan risiko. Tentukan sejak kapan kerusakan atau kehilangan menjadi tanggungan penerima. Bila penerima masih menunggu perbaikan, tuliskan batas waktunya.

Garansi atau masa pemeliharaan. Pastikan tanggal mulai dan akhir jelas. Pada proyek konstruksi, masa pemeliharaan sering menjadi dasar penahanan sebagian pembayaran. Lihat kontrak konstruksi dan sengketa proyek.

Tanda tangan dan saksi. Kedua pihak menandatangani di atas meterai bila diperlukan. Saksi tidak selalu wajib, tetapi memperkuat bukti pada serah terima bernilai besar.

Variasi BAST menurut keperluan

Kerangka di atas dapat diubah sesuai jenis serah terima. Setiap jenis punya titik rawan sendiri.

Pada serah terima kendaraan, BAST hanya mencatat penyerahan fisik. Pembeli tetap harus mengurus balik nama. Untuk perjanjian yang menjadi dasarnya, lihat contoh perjanjian jual beli barang.

Serah terima bertahap dan BAST sebagian

Dalam pekerjaan besar, serah terima sering dibagi dua tahap. Tahap pertama adalah serah terima pekerjaan setelah selesai dan lolos pemeriksaan awal. Tahap kedua adalah serah terima akhir setelah masa pemeliharaan berakhir. Pada tahap kedua, penerima memastikan semua kekurangan sudah diperbaiki.

Pecahan seperti ini melindungi kedua pihak. Penerima punya waktu menemukan cacat yang belum terlihat. Pihak yang menyerahkan mendapat kepastian kapan kewajibannya selesai. Beri nama yang jelas pada tiap dokumen, misalnya "BAST Tahap I" dan "BAST Tahap II", dan hubungkan keduanya.

Bila hanya sebagian barang yang diserahkan, tulis dengan tegas bahwa ini serah terima sebagian. Catat sisa barang, jadwal pengiriman berikutnya, dan akibat bila terlambat. Jangan menandatangani BAST yang menyatakan "seluruhnya telah diterima" bila sebagian belum datang. Kalimat seperti itu sering dipakai lawan untuk menolak komplain di kemudian hari.

Langkah praktis serah terima

1. Pelajari kembali perjanjian: apa yang harus diserahkan dan kapan.
2. Tentukan waktu dan tempat serah terima, dan beri tahu pihak lain tertulis.
3. Periksa bersama. Bawa daftar periksa dan ambil foto atau video barang.
4. Catat setiap kekurangan, sekecil apa pun, di BAST.
5. Bacakan isi BAST kepada kedua pihak sebelum tanda tangan.
6. Tanda tangan dan beri meterai sesuai kebutuhan. Sebaiknya tanda tangan melintasi sebagian meterai.
7. Berikan satu rangkap asli kepada masing-masing pihak.
8. Simpan lampiran: foto, daftar periksa, salinan perjanjian, dan bukti pembayaran.

Bila pihak lain menolak menandatangani

Kadang pihak penerima menolak menandatangani karena menemukan kekurangan, atau pihak penyerah menolak mengakui cacat. Jangan memaksakan tanda tangan. Langkah yang lebih aman sebagai berikut.

1. Catat keberatan di dalam BAST sebagai daftar kekurangan, lalu minta kedua pihak menandatangani daftar itu.
2. Bila tetap tidak ada kesepakatan, buat catatan tertulis tentang peristiwa serah terima yang ditandatangani saksi.
3. Kirim pemberitahuan tertulis melalui surel atau surat tercatat yang menyatakan apa yang diserahkan, kapan, dan kondisi menurut Anda.
4. Simpan foto, video, dan bukti pengiriman.
5. Bila sengketa berlanjut, konsultasikan ke advokat sebelum mengambil langkah lebih jauh.

Penolakan tanda tangan bukan berarti perjanjian batal. Kewajiban para pihak tetap mengikuti perjanjian aslinya, dan bukti-bukti tadi akan membantu menunjukkan versi Anda.

Daftar lampiran yang biasa disertakan

• Salinan perjanjian atau pesanan pembelian.
• Daftar rinci barang atau hasil pekerjaan.
• Foto atau video kondisi saat serah terima.
• Salinan kartu garansi dan buku manual.
• Salinan identitas dan surat kuasa bila ada perwakilan.
• Daftar kekurangan beserta jadwal perbaikan.

Kesalahan umum

Contoh: Pihak Pertama adalah pelaksana renovasi dapur dan Pihak Kedua pemilik rumah. Saat pekerjaan selesai, mereka berkeliling bersama. Pemilik mencatat dua keramik retak dan satu keran tidak rapat. Keduanya menulis kekurangan itu di BAST beserta tenggat perbaikan lima hari, menandatangani di atas meterai, lalu pemilik membayar pelunasan sebagian dan menahan sisanya sampai perbaikan selesai. Ketika perbaikan tuntas, mereka membuat catatan tambahan yang ditandatangani kembali.

Kapan perlu notaris atau advokat

BAST biasa tidak memerlukan notaris. Pertimbangkan bantuan profesional bila:

• nilai barang atau pekerjaan besar;
• serah terima menyangkut tanah, bangunan, saham, atau aset yang terdaftar;
• ada sengketa kualitas atau jumlah;
• pihak yang menandatangani mewakili badan hukum dan kewenangannya perlu dipastikan;
• BAST akan menjadi dasar penagihan atau gugatan.

Untuk jual beli barang secara umum, lihat juga contoh perjanjian jual beli barang dan risiko pengiriman dalam jual beli barang.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan inti tentang perjanjian dalam KUHPerdata relatif stabil, dan BAST pada dasarnya adalah bukti pelaksanaan perjanjian. Yang berubah dalam beberapa tahun terakhir adalah bea meterai (UU No. 10 Tahun 2020) dan penggunaan meterai elektronik. KUHP baru (UU No. 1 Tahun 2023) berlaku sejak 2 Januari 2026. Bila BAST dipalsukan atau berisi keterangan yang tidak benar, perbuatannya dapat menjadi perkara pidana, dan nomor pasalnya perlu diperiksa pada teks resmi. KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025) juga berlaku sejak tanggal itu. Sengketa serah terima semata umumnya perdata.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah BAST harus bermeterai? Bila dipakai sebagai alat bukti perdata atau memuat pernyataan yang dikenai bea, umumnya ya. Meterai tidak menentukan sahnya isi, tetapi memenuhi kewajiban bea. Periksa teks resmi bila ragu.

Apakah BAST berarti barang bebas dari komplain? Tidak otomatis. Cacat tersembunyi yang baru ketahuan kemudian masih dapat dipersoalkan, tergantung perjanjian dan jenis barang. Namun cacat yang terlihat dan tidak dicatat sulit dipersoalkan.

Siapa yang membuat draf BAST? Siapa pun, asalkan kedua pihak membaca dan menyetujuinya. Pihak yang menyiapkan draf sering lebih dulu mengatur istilah, jadi pihak lain perlu membaca teliti.

Ringkasan

• BAST mencatat penyerahan barang, pekerjaan, atau dokumen beserta kondisi dan tanggalnya.
• Hubungkan BAST dengan perjanjian aslinya dan uraikan objek secara spesifik.
• Catat semua cacat dan kekurangan sebelum menandatangani.
• Tentukan peralihan risiko, masa garansi, dan lampiran bukti.
• BAST tidak menggantikan akta peralihan hak atas tanah atau balik nama.
• Kerangka dalam artikel ini harus disesuaikan dengan keadaan Anda.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek), bagian perikatan
• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Contoh Perjanjian Jual Beli Barang dan Cara Mengisinya
• Perjanjian Jual Beli Barang: Risiko Pengiriman, Cacat, dan Pembayaran
• Kontrak Konstruksi dan Sengketa Proyek: Isi Kontrak, Retensi, Keterlambatan, dan Penyelesaiannya
• Bea Meterai UU 10/2020: Dokumen yang Wajib Bermeterai, Tarif, Batas Nilai, dan Pengecualian
• Kontrak Pembuatan Website atau Aplikasi: Tahapan, Bayar, Revisi, dan Serah Terima

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.