Studi Kasus: Gaji Dipotong Sepihak sebagai Denda Terlambat

1. Kasus singkat

Pak Andi (34 tahun) bekerja sebagai staf gudang di CV Maju Jaya, sebuah usaha distribusi barang rumah tangga dengan sekitar 60 karyawan. Upah pokoknya Rp4.200.000 per bulan ditambah tunjangan makan. Sejak Januari 2026, bagian keuangan memotong "denda keterlambatan" sebesar Rp50.000 setiap kali karyawan tiba lebih dari 10 menit setelah jam masuk. Pak Andi tidak pernah menandatangani aturan itu. Pada bulan Maret ia terlambat enam kali karena jalan menuju tempat kerja macet akibat perbaikan jembatan, sehingga gajinya dipotong Rp300.000. Ia merasa potongan itu tidak adil dan tidak punya dasar.

Masalah utamanya bukan soal boleh atau tidaknya perusahaan menegakkan disiplin. Perusahaan boleh. Persoalannya adalah cara menegakkannya: apakah ada dasar tertulis yang sah, apakah besaran potongan wajar, dan apakah prosedurnya adil bagi karyawan.

2. Kronologi

Dua hal menonjol dari kronologi ini. Aturan hanya berbentuk surat edaran di papan pengumuman, dan perusahaan tidak pernah meminta karyawan menyetujuinya. Selain itu, potongan terus berlangsung setelah karyawan menyampaikan keberatan secara tertulis.

3. Masalah hukum yang muncul

• Apakah perusahaan boleh memotong upah sebagai denda keterlambatan?
• Apakah surat edaran di papan pengumuman cukup sebagai dasar potongan, atau harus ada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB)?
• Apakah ada batas besarnya potongan?
• Apa bedanya denda disiplin dengan pemotongan untuk ganti rugi?
• Apa yang bisa dilakukan Pak Andi bila potongan tidak dikembalikan?
• Apakah keterlambatan karena keadaan di luar kendali, seperti jalan ditutup, harus diperlakukan sama?
• Apakah Pak Andi berisiko dipecat bila menuntut haknya?

4. Aturan yang berlaku

Pengaturan upah berada di UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023 (penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi undang-undang), dan diatur lebih rinci dalam PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. UU Cipta Kerja yang lama (UU No. 11 Tahun 2020) tidak lagi menjadi rujukan karena sudah diganti.

Prinsip yang relevan dalam bahasa sehari-hari:

• Upah dilindungi. Pengusaha tidak boleh sembarangan mengurangi upah. Pemotongan hanya sah bila ada dasar yang dibolehkan aturan.
• Denda boleh, asal ada dasar. Aturan pengupahan membolehkan pemotongan untuk denda, tetapi dengan syarat denda itu diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Surat edaran sepihak belum tentu cukup.
• Ada batas total. Menurut ketentuan pengupahan, jumlah seluruh pemotongan upah dibatasi persentase tertentu dari upah yang diterima pada periode itu. Periksa teks resmi PP 36/2021 untuk angka dan syarat terbarunya.
• Peraturan perusahaan punya syarat. Perusahaan dengan jumlah pekerja tertentu wajib memiliki peraturan perusahaan yang disahkan pejabat yang berwenang, dan isinya tidak boleh lebih rendah dari ketentuan perundang-undangan. Peraturan perusahaan juga harus disosialisasikan kepada karyawan.
• Perselisihan diselesaikan bertahap. Menurut UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, jalurnya dimulai dari perundingan bipartit, lalu mediasi atau konsiliasi, dan akhirnya Pengadilan Hubungan Industrial.

Hal yang tidak disebut aturan secara tegas dan perlu dinilai per kasus: apakah denda per keterlambatan sebesar Rp50.000 itu wajar. Hakim atau mediator biasanya melihat apakah besaran denda proporsional dengan upah dan dengan pelanggarannya.

Panduan terkait: gaji ditahan atau dipotong perusahaan dan pemotongan gaji sepihak untuk ganti rugi barang hilang atau rusak.

Ada satu hal lagi yang sering luput: perbedaan antara denda dan ganti rugi. Denda adalah sanksi atas pelanggaran disiplin, misalnya terlambat. Ganti rugi adalah penggantian kerusakan nyata yang ditimbulkan karyawan, misalnya barang yang rusak karena kelalaian. Dua hal ini punya syarat berbeda, dan perusahaan tidak boleh menyebut ganti rugi sebagai denda atau sebaliknya hanya demi memudahkan pemotongan. Dalam kasus Pak Andi, yang dipotong adalah denda disiplin, jadi pertanyaannya berkisar pada dasar tertulis dan kewajaran besarannya.

Pertimbangan kewajaran juga terkait kondisi riil. Sepuluh menit keterlambatan yang didenda Rp50.000 setara dengan sekian persen dari upah harian. Bila nilai itu jauh lebih besar daripada nilai waktu kerja yang hilang, mediator cenderung menilainya sebagai sanksi yang berlebihan. Sebaliknya, denda kecil yang diatur jelas, disosialisasikan, dan diterapkan sama kepada semua karyawan biasanya lebih mudah dipertahankan.

5. Analisis: aturan diterapkan pada fakta

Argumen Pak Andi.

• Perjanjian kerjanya tidak memuat denda. Ia tidak pernah menandatangani aturan yang baru.
• Surat edaran di papan pengumuman bukan peraturan perusahaan yang disahkan, dan bukan perjanjian kerja bersama.
• Potongan diberlakukan tanpa pemberitahuan rinci dan tanpa kesempatan memberi penjelasan.
• Keterlambatan Maret disebabkan penutupan jembatan, yaitu keadaan di luar kendalinya.

Argumen CV Maju Jaya.

• Pengusaha berwenang membuat tata tertib kerja untuk menjaga disiplin.
• Surat edaran sudah diumumkan, sehingga semua karyawan dianggap tahu.
• Pak Andi tetap bekerja setelah aturan berlaku sehingga dianggap menerima.
• Denda Rp50.000 relatif kecil dan bertujuan mendidik, bukan menghukum.

Titik lemah Pak Andi.

• Ia perlu membuktikan dirinya tidak pernah menerima aturan itu. Rekan yang pernah membaca pengumuman bisa dipanggil sebagai saksi oleh perusahaan.
• Bila perusahaan ternyata punya peraturan perusahaan yang sah dan memuat denda, argumennya melemah.
• Bila ia terlambat berulang kali tanpa alasan, mediator dapat memandang disiplin sebagai alasan yang wajar.
• Sikap diam selama beberapa bulan dapat ditafsirkan sebagai penerimaan, walau diam bukan persetujuan.

Titik lemah CV Maju Jaya.

• Tidak ada dasar tertulis yang sah menurut aturan pengupahan, bila memang peraturan perusahaan atau PKB tidak ada.
• Potongan tetap berjalan setelah ada keberatan tertulis, yang menunjukkan perusahaan tidak membuka ruang dialog.
• Perusahaan sulit menjelaskan mengapa keterlambatan karena keadaan luar biasa tetap didenda sama.
• Bila total potongan mendekati atau melewati batas, perusahaan menghadapi risiko teguran dari pengawas ketenagakerjaan.

Dalam praktik, perkara seperti ini sering selesai pada tahap perundingan karena kedua belah pihak punya kepentingan: karyawan ingin potongan dikembalikan dan aturan jelas, perusahaan ingin disiplin tanpa perselisihan berkepanjangan.

6. Langkah yang dapat ditempuh

1. Kumpulkan dokumen. Perjanjian kerja, slip gaji beberapa bulan, foto surat edaran, dan aturan internal lain yang pernah diterima.
2. Hitung selisih. Buat tabel sederhana: bulan, potongan, dan alasan yang tertulis. Selisih ini nanti menjadi angka tuntutan.
3. Tanyakan dasar tertulis. Kirim pertanyaan resmi kepada HRD: apakah ada peraturan perusahaan atau PKB yang mengatur denda, dan kapan disahkan.
4. Ajukan keberatan tertulis. Sampaikan secara sopan, sebut tanggal potongan, dan minta pengembalian serta penghentian potongan sampai dasar hukumnya jelas.
5. Ikuti perundingan bipartit. Ini perundingan antara karyawan (atau wakilnya, misalnya serikat pekerja) dengan perusahaan. Buat risalah atau catatan hasilnya.
6. Laporkan ke dinas ketenagakerjaan. Bila perundingan buntu, perselisihan dapat dicatatkan ke dinas ketenagakerjaan setempat untuk mediasi. Pengaduan pelanggaran norma upah dapat disampaikan kepada pengawas ketenagakerjaan.
7. Pertimbangkan Pengadilan Hubungan Industrial. Tahap ini umumnya dipilih bila mediasi tidak menghasilkan kesepakatan dan nilai tuntutannya sepadan dengan proses.

Setiap tahap punya tenggat dan format sendiri, sehingga catatan tanggal sangat berguna. Catat kapan keberatan dikirim, kapan dijawab, kapan perundingan dilakukan, dan siapa saja yang hadir. Bila karyawan bergabung dalam serikat pekerja, serikat dapat mendampingi dalam perundingan. Bila tidak ada serikat, karyawan dapat didampingi rekan kerja atau advokat.

Selama proses berjalan, penting untuk tetap menjalankan kewajiban kerja. Karyawan yang terus bekerja dengan baik berada pada posisi lebih kuat daripada karyawan yang terlibat konflik terbuka. Jika ada intimidasi atau ancaman pemecatan karena keberatan itu, catat dan laporkan ke pengawas ketenagakerjaan.

Bukti yang dibutuhkan:

• Slip gaji atau bukti transfer sebelum dan sesudah aturan denda.
• Perjanjian kerja dan semua lampirannya.
• Foto surat edaran beserta tanggalnya.
• Pesan atau surat keberatan yang pernah dikirim.
• Keterangan rekan kerja bila bersedia.
• Bukti keadaan luar biasa pada hari keterlambatan, misalnya pengumuman penutupan jalan.

Informasi lengkap tentang jalur pengaduan ada di gaji tidak dibayar atau dipotong sepihak: langkah lapor ke pengawas.

7. Kemungkinan hasil

Hasilnya tergantung bukti dan penilaian hakim atau mediator. Beberapa skenario yang masuk akal:

Catatan tambahan: bila kebijakan denda disahkan di kemudian hari, pengesahan itu berlaku ke depan dan tidak otomatis melegalkan potongan yang sudah terjadi sebelum aturan sah. Karena itu, tuntutan pengembalian potongan Januari sampai April tetap dapat diajukan, sementara potongan berikutnya mengikuti aturan baru yang sah.

8. Pelajaran dan kesalahan yang bisa dihindari

9. Contoh klausul peraturan perusahaan yang lebih tertib

Contoh: Klausul berikut fiktif dan hanya ilustrasi. Perusahaan perlu menyesuaikannya dengan aturan terbaru dan proses pengesahan.

"Karyawan yang tiba lebih dari 15 menit setelah jam masuk tanpa pemberitahuan dan tanpa alasan yang dapat diterima dikenai teguran tertulis pada kejadian pertama dan kedua. Pada kejadian ketiga dalam satu bulan, perusahaan dapat memotong upah sebesar nilai yang ditetapkan dalam lampiran peraturan ini, setelah karyawan diberi kesempatan menjelaskan secara tertulis. Keadaan di luar kendali karyawan, seperti bencana, penutupan jalan resmi, atau sakit yang dibuktikan, tidak dikenai pemotongan. Jumlah seluruh pemotongan upah tidak melebihi batas yang ditentukan peraturan perundang-undangan. Setiap pemotongan dicatat pada slip gaji dengan keterangan yang jelas."

Klausul seperti ini memberi karyawan kepastian dan memberi perusahaan dasar yang kuat. Perhatikan unsur penting: ada teguran bertahap, ada kesempatan menjelaskan, ada pengecualian, dan ada batas.

10. Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh sama sekali memotong gaji karena terlambat? Boleh sepanjang ada dasar yang dibenarkan aturan pengupahan, misalnya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, dan tidak melewati batas. Tanpa dasar itu, potongan mudah dipersoalkan.

Apakah surat edaran atau pengumuman cukup? Belum tentu. Pengumuman membantu sosialisasi, tetapi dasar potongan yang kuat berasal dari perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Periksa teks resmi dan dokumen perusahaan.

Apakah karyawan bisa dipecat karena menuntut pengembalian potongan? Perusahaan tidak boleh menjadikan penggunaan hak sebagai alasan pemecatan, tetapi pemutusan hubungan kerja (PHK) tetap harus ditinjau dari alasan dan prosedurnya. Lihat alasan PHK yang sah.

Ke mana melapor bila perusahaan tidak mau berunding? Mulai dari perundingan bipartit, lalu catatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan setempat, dan sampaikan pengaduan ke pengawas ketenagakerjaan bila ada dugaan pelanggaran norma upah.

Ringkasan

• Perusahaan boleh menegakkan disiplin, tetapi pemotongan upah harus punya dasar yang sah dan tidak melewati batas.
• Surat edaran di papan pengumuman belum tentu cukup; periksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan PKB.
• Karyawan sebaiknya menghitung selisih, mengajukan keberatan tertulis, dan mengikuti jalur bipartit, mediasi, lalu pengadilan bila perlu.
• Hasil perkara tergantung bukti dan penilaian hakim atau mediator.
• Aturan baru UU Pelindungan Ketenagakerjaan belum berlaku; pantau perkembangan resminya.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial

Baca juga

• Gaji Ditahan atau Dipotong Perusahaan: Batas yang Sah dan Cara Mengadu
• Upah yang dipakai saat menghitung hak, bukan hanya gaji pokok

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.