Struktur dan Skala Upah: Kewajiban Perusahaan dan Hak Pekerja untuk Mengetahuinya

Apa itu struktur dan skala upah

Struktur upah adalah susunan golongan atau jabatan dari yang terendah hingga tertinggi di sebuah perusahaan. Skala upah adalah rentang nominal upah untuk masing-masing golongan itu. Bila digabung, keduanya mirip tangga: setiap anak tangga punya batas bawah dan batas atas upah.

Contoh sederhana: perusahaan membagi jabatan menjadi pelaksana, penyelia, dan manajer. Pada golongan pelaksana, upah berkisar dari angka tertentu sampai angka tertentu bergantung masa kerja dan kompetensi. Pekerja baru ada di bagian bawah rentang, pekerja berpengalaman naik secara bertahap.

Tujuannya ada tiga. Pertama, memberi kepastian kepada pekerja tentang bagaimana upahnya bisa berkembang. Kedua, mencegah diskriminasi, karena upah ditentukan oleh ukuran yang sama bagi semua orang. Ketiga, membantu perusahaan merencanakan anggaran upah. Hubungan dengan upah minimum dibahas pada perbedaan UMP, UMK, dan upah minimum sektoral.

Siapa yang wajib menyusunnya

Menurut Pasal 21 ayat (1) PP 36/2021, pengusaha wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah di perusahaan dengan memperhatikan kemampuan dan produktivitas perusahaan. Kata "wajib" berlaku untuk semua pengusaha, bukan hanya perusahaan besar. Di perusahaan kecil, tangganya boleh sederhana, tetapi tetap perlu ada.

Pasal yang sama menetapkan bahwa struktur dan skala upah itu wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja secara perorangan. Informasi minimum yang harus diberikan adalah struktur dan skala upah pada golongan jabatan pekerja yang bersangkutan. Artinya, perusahaan tidak harus membuka seluruh gaji semua orang, tetapi pekerja berhak mengetahui rentang upah golongannya sendiri.

Bagi perusahaan yang punya peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB), struktur dan skala upah menjadi dokumen pendukung saat pengesahan atau pendaftaran. Penjelasan dua dokumen itu ada di perjanjian kerja bersama dan peraturan perusahaan.

Faktor yang harus dipertimbangkan

Menurut ulasan Hukumonline atas putusan Mahkamah Konstitusi nomor 168/PUU-XXI/2023, ketentuan struktur dan skala upah di UU Ketenagakerjaan setelah perubahan UU Cipta Kerja kini dimaknai sebagai struktur dan skala upah yang proporsional. Pengusaha wajib mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas, serta golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Dalam bahasa sehari-hari, faktor-faktor itu berarti:

• Golongan dan jabatan. Tanggung jawab yang lebih besar berada pada tingkat yang lebih tinggi.
• Masa kerja. Pengalaman yang lebih lama seharusnya tercermin dalam upah.
• Pendidikan dan kompetensi. Keahlian khusus atau sertifikasi dapat dihargai.
• Kemampuan dan produktivitas perusahaan. Besaran tangga disesuaikan dengan kondisi usaha, bukan dipaksakan di atas kemampuan.

Kata "proporsional" berarti selisih antar golongan masuk akal dan dapat dijelaskan. Perusahaan tidak boleh memakai struktur yang hanya formalitas, misalnya dengan semua pekerja ditempatkan pada golongan yang sama padahal tugasnya berbeda jauh.

Hubungannya dengan upah minimum

Pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun mengacu pada upah minimum. Pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, menurut aturan pengupahan, seharusnya dibayar berdasarkan struktur dan skala upah. Karena itu, struktur dan skala upah adalah alat utama yang menjaga upah pekerja berpengalaman tetap lebih tinggi daripada pekerja baru.

Tanpa struktur, kenaikan upah mudah menjadi tidak adil. Pekerja yang sudah delapan tahun bekerja dapat menerima upah yang hanya berbeda sedikit dari pekerja yang baru masuk. Keadaan ini sering menjadi sumber keluhan dan perundingan. Rumus tahunan kenaikan upah minimum dibahas pada formula kenaikan upah minimum menurut PP 51/2023.

Hak pekerja untuk mengetahui

Pekerja berhak menanyakan dan menerima informasi tentang:

1. apakah perusahaan sudah memiliki struktur dan skala upah;
2. golongan atau jabatan yang berlaku bagi dirinya;
3. rentang upah pada golongan itu;
4. kriteria untuk naik ke tingkat berikutnya, misalnya masa kerja atau penilaian kinerja.

Hak ini tidak sama dengan hak membaca gaji rekan kerja. Informasi individual orang lain termasuk data pribadi yang perlu dijaga. Yang Anda minta adalah informasi golongan Anda sendiri dan rentangnya. Pembahasan terkait kerahasiaan data karyawan ada di data pribadi karyawan dan pemantauan di tempat kerja.

Langkah praktis bila perusahaan belum menyusun atau tidak membuka

1. Tanya secara tertulis. Kirim surat atau pesan resmi kepada bagian sumber daya manusia (HRD). Tulis pertanyaannya jelas: "Mohon informasi struktur dan skala upah pada golongan jabatan saya."
2. Simpan balasan. Simpan tanggapan, termasuk bila hanya lisan. Catat tanggal dan nama orang yang memberi jawaban.
3. Cek dokumen internal. Periksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Sering kali struktur upah sudah disinggung di sana.
4. Diskusikan dengan serikat atau wakil pekerja. Bila ada serikat, ajukan agar struktur upah menjadi agenda perundingan.
5. Ajukan perundingan bipartit. Bila perusahaan tetap tidak menyusun atau menolak memberi informasi, kirim permintaan bipartit tertulis.
6. Lapor ke pengawas. Bila bipartit tidak berhasil, pengaduan dapat diajukan ke pengawas ketenagakerjaan di dinas tenaga kerja. Langkahnya ada di cara mengajukan pengaduan ke pengawas ketenagakerjaan.

Bagi pengusaha: cara menyusun yang aman

Pengusaha kecil kadang menganggap kewajiban ini terlalu rumit. Sebenarnya struktur sederhana sudah cukup untuk memulai. Berikut kerangka yang bisa dipakai:

1. daftar semua jabatan dan uraian tugas singkat;
2. kelompokkan jabatan menjadi beberapa golongan menurut tanggung jawab;
3. tentukan upah terendah dan tertinggi untuk tiap golongan, dengan memastikan batas bawah tidak di bawah upah minimum yang berlaku;
4. tetapkan kriteria kenaikan, misalnya masa kerja dan penilaian;
5. tuangkan dalam dokumen tertulis, lalu beritahukan kepada setiap pekerja secara perorangan;
6. tinjau tiap tahun, terutama ketika upah minimum naik.

Memberitahukan secara perorangan sebaiknya dibuktikan dengan tanda terima atau tanda tangan. Hal ini mencegah sengketa tentang apakah informasi sudah diterima.

Contoh struktur sederhana untuk usaha kecil

Agar tidak terasa abstrak, bayangkan sebuah usaha percetakan fiktif dengan dua puluh pekerja. Pemiliknya membagi jabatan menjadi tiga golongan. Golongan satu adalah asisten produksi dan kurir. Golongan dua adalah operator mesin dan staf administrasi. Golongan tiga adalah penyelia dan staf keuangan. Setiap golongan diberi rentang upah, dan di dalam golongan ada tiga tingkat berdasarkan masa kerja, misalnya kurang dari tiga tahun, tiga sampai enam tahun, dan lebih dari enam tahun. Batas bawah golongan satu ditetapkan sedikit di atas upah minimum yang berlaku.

Contoh ini hanya kerangka. Nominalnya harus ditentukan setiap perusahaan sesuai kemampuan dan upah minimum yang berlaku. Dengan tabel semacam ini, pekerja dapat melihat posisi dan jalur kenaikannya, dan pengusaha dapat menjawab pertanyaan tentang perbedaan upah dengan cepat.

Struktur upah, mutasi, dan promosi

Struktur dan skala upah juga berguna ketika pekerja dimutasi atau dipromosikan. Bila seorang pekerja naik ke golongan yang lebih tinggi, upahnya seharusnya masuk ke rentang golongan baru. Sebaliknya, perpindahan ke jabatan yang lebih rendah tanpa persetujuan dapat menimbulkan sengketa, terutama bila disertai penurunan upah. Pengurangan upah sepihak sangat berisiko bagi pengusaha. Persoalan mutasi sebagai hukuman dibahas pada studi kasus mutasi kerja sebagai bentuk hukuman.

Struktur juga membantu mencegah perlakuan tidak setara. Dua pekerja dengan jabatan, masa kerja, dan kompetensi yang sama seharusnya berada pada rentang yang sama. Jika perbedaannya besar dan tidak dapat dijelaskan, pekerja dapat mempertanyakannya. Larangan diskriminasi di tempat kerja dibahas pada diskriminasi di tempat kerja dan pengaduan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sebelum UU Cipta Kerja, kewajiban struktur dan skala upah sudah ada, tetapi pengaturannya lebih longgar. Kewajiban itu dipertegas dalam PP 36/2021 yang mewajibkan penyusunan, penerapan, dan pemberitahuan kepada pekerja secara perorangan. Putusan MK pada akhir Oktober 2024 kemudian menegaskan bahwa struktur dan skala upah harus proporsional serta mempertimbangkan sejumlah faktor. Dasar hukum yang berlaku bagi upah minimum juga berubah melalui PP 51/2023 dan PP 49/2025, sehingga perusahaan perlu menyesuaikan batas bawah tangga upahnya tiap tahun.

DPR telah mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi undang-undang itu baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Isi rincinya belum dapat dinilai karena naskah resmi belum ditemukan. Ketentuan di artikel ini adalah aturan yang berlaku saat ini. Untuk perkembangan, baca aturan ketenagakerjaan lama tetap berlaku sebelum UU baru.

Kesalahan umum

Contoh: Bagas, pekerja fiktif di sebuah usaha distribusi, sudah bekerja enam tahun dan gajinya hampir sama dengan karyawan baru. Ia mengirim surat singkat kepada HRD meminta informasi golongan dan rentang upah jabatannya. HRD menjawab bahwa perusahaan belum punya struktur tertulis. Bagas bersama dua rekan lalu mengajukan perundingan bipartit dan meminta perusahaan menyusunnya dalam waktu tertentu. Setelah perundingan, perusahaan membuat tangga tiga golongan dan menetapkan kriteria kenaikan berbasis masa kerja. Kisah ini fiktif.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh merahasiakan struktur upah? Menurut Pasal 21 ayat (2) PP 36/2021, struktur dan skala upah wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja secara perorangan. Jadi merahasiakannya dari pekerja yang bersangkutan tidak sejalan dengan aturan itu.

Apakah struktur upah sama dengan peraturan perusahaan? Tidak. Peraturan perusahaan memuat banyak hal, seperti tata tertib dan hak kewajiban. Struktur dan skala upah adalah dokumen khusus tentang tangga gaji, yang dilampirkan saat pengesahan peraturan perusahaan atau pendaftaran PKB.

Apakah pekerja kontrak juga punya golongan? Pada dasarnya ya. Pekerja kontrak yang bekerja pada jabatan yang sama seharusnya dihargai dengan ukuran yang sama. Periksa perjanjian kerjanya dan struktur yang berlaku di perusahaan.

Bagaimana jika perusahaan mengabaikan permintaan pekerja? Catat permintaan Anda, ajukan bipartit secara tertulis, dan bila tetap buntu, adukan ke pengawas ketenagakerjaan. Jangan menghentikan pekerjaan sepihak karena hal ini dapat menimbulkan masalah baru.

Ringkasan

• Struktur dan skala upah adalah tangga gaji yang berisi golongan dan rentang upahnya.
• Pasal 21 PP 36/2021 mewajibkan pengusaha menyusun, menerapkan, dan memberitahukannya kepada pekerja secara perorangan.
• Putusan MK menegaskan strukturnya harus proporsional dan mempertimbangkan masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.
• Pekerja berhak mengetahui golongan dan rentang upahnya sendiri, bukan gaji rekan kerja.
• Bila perusahaan tidak punya, tempuh langkah tertulis, bipartit, lalu pengawas ketenagakerjaan.
• Periksa teks resmi terbaru sebelum bertindak.

Dasar hukum

• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• PP No. 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• PP No. 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

Baca juga

• UMP, UMK, dan Upah Minimum Sektoral: Apa Bedanya dan Mana yang Berlaku untuk Anda
• Formula Kenaikan Upah Minimum: Inflasi, Pertumbuhan Ekonomi, dan Indeks Tertentu
• Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Peraturan Perusahaan: Bedanya dan Cara Membacanya
• Cara Mengajukan Pengaduan ke Pengawas Ketenagakerjaan: Dokumen, Proses, dan Hasilnya
• Upah Minimum dan Komponen Pengupahan: Hak Pekerja yang Perlu Diketahui

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.