Sertipikat Tanah Hilang atau Rusak: Cara Mengurus Penggantian di BPN

Dasar hukum penggantian

PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah mengatur bahwa atas permohonan pemegang hak diterbitkan sertipikat baru sebagai pengganti sertipikat yang rusak, hilang, masih memakai blanko yang tidak digunakan lagi, atau tidak diserahkan kepada pembeli lelang dalam lelang eksekusi (Pasal 57 ayat 1). Penggantian dicatat pada buku tanah yang bersangkutan.

Perlu dipahami: yang hilang adalah kertas sertipikatnya, bukan haknya. Data kepemilikan tetap tercatat di buku tanah di kantor pertanahan. Namun sertipikat yang hilang bisa disalahgunakan bila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab. Karena itu, penggantian sebaiknya diurus segera.

Siapa yang boleh mengajukan

Menurut Pasal 57 ayat (2) PP 24/1997, permohonan sertipikat pengganti hanya dapat diajukan oleh:

• pihak yang namanya tercantum sebagai pemegang hak dalam buku tanah,
• pihak lain yang merupakan penerima hak berdasarkan akta Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau kutipan risalah lelang, atau dokumen sejenis yang disebut dalam pasal tersebut, atau
• kuasanya.

Bila pemegang hak sudah meninggal, permohonan dapat diajukan oleh ahli warisnya dengan menyerahkan surat tanda bukti sebagai ahli waris (Pasal 57 ayat 3). Informasi surat waris ada di Surat Keterangan Waris: Siapa Berwenang.

Langkah mengurus sertipikat hilang

Urutan umum yang dipraktikkan dan dimuat dalam panduan resmi dan pemberitaan:

1. Laporkan kehilangan ke kepolisian setempat. Polisi menerbitkan surat tanda lapor kehilangan. Sebutkan nomor sertipikat, jenis hak, letak tanah, dan kronologi.
2. Siapkan dokumen. Biasanya mencakup formulir permohonan bermaterai, identitas pemohon, kartu keluarga, surat kuasa bila diwakilkan, fotokopi sertipikat bila ada, surat pernyataan di bawah sumpah dari pemegang hak, dan surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Untuk badan hukum, ditambah akta pendirian dan pengesahan.
3. Ajukan permohonan ke kantor pertanahan yang wilayahnya meliputi letak tanah. Petugas memeriksa kelengkapan dan mencocokkan data dengan buku tanah.
4. Pengumuman. Kantor pertanahan mengumumkan rencana penerbitan sertipikat pengganti di media, seperti surat kabar, dan juga memasang pengumuman di kantor pertanahan, di lokasi tanah, atau di situs resmi. Tujuannya memberi kesempatan pihak lain mengajukan keberatan bila sertipikat sebenarnya dipegang orang lain. Jangka waktu pengumuman diatur dalam peraturan menteri dan dapat berubah, jadi tanyakan ke kantor pertanahan.
5. Tanpa keberatan, sertipikat pengganti diterbitkan. Pemohon membayar biaya sesuai ketentuan penerimaan negara bukan pajak yang berlaku, lalu mengambil sertipikat baru.

Peraturan teknis yang mengatur rincian prosedur dan syarat dikeluarkan menteri yang menangani pertanahan. Nomor dan isi terbarunya perlu diperiksa langsung di situs resmi atau kantor pertanahan.

Sertipikat rusak

Sertipikat rusak, misalnya robek, basah, atau tulisannya terhapus, juga bisa diganti. Dasarnya sama: Pasal 57. Perbedaannya, pemohon pada umumnya menyerahkan sertipikat yang rusak itu kepada kantor pertanahan sebagai dokumen lama. Sertipikat rusak yang masih terbaca biasanya tidak memerlukan laporan kepolisian, tetapi tetap memerlukan surat pernyataan. Tanyakan prosedur rincinya.

Hindari memperbaiki sendiri dengan menulis ulang, menempel, atau menghapus data. Sertipikat yang diubah tanpa dasar dapat dicurigai palsu dan menimbulkan masalah pada saat transaksi.

Biaya

Biaya penggantian mengikuti ketentuan penerimaan negara bukan pajak yang berlaku di lingkungan pertanahan, dan besarnya dapat berubah menurut peraturan pemerintah. Kami tidak mencantumkan angka karena nominalnya bisa berbeda dan diperbarui. Tanyakan rincian biaya ke loket kantor pertanahan dan minta tanda terima resmi. Waspadai calo yang meminta biaya tidak resmi.

Selain biaya negara, ada ongkos lain yang mungkin muncul: iklan pengumuman, materai, fotokopi, dan transport. Catat semuanya. Bila memakai jasa pihak ketiga, buat perjanjian tertulis dengan tarif jelas.

Bila sertipikat hilang saat dijaminkan atau dalam proses jual beli

Beberapa situasi khusus perlu perhatian.

• Sertipikat dijaminkan di bank. Bila sertipikat dipegang bank sebagai jaminan dan hilang di tangan bank, kewajiban pengurusan umumnya dibahas dengan bank. Tanyakan bank terlebih dahulu. Pengetahuan dasar tentang jaminan ada pada Hak Tanggungan dan Hipotek Tanah.
• Hilang di tengah jual beli. Segera beri tahu PPAT dan kantor pertanahan. Pembelian tanpa sertipikat asli sangat berisiko.
• Dicuri. Selain laporan kehilangan, laporkan juga sebagai tindak pidana, lalu minta pencatatan agar tidak ada transaksi yang diproses. Lihat Pemblokiran Sertifikat dan Sita Tanah.
• Ahli waris mengurus. Siapkan bukti waris dan KTP seluruh ahli waris yang dibutuhkan.

Contoh: Bu Sari kehilangan sertipikat rumah ketika pindahan. Ia segera melapor ke kepolisian, mengambil surat tanda lapor, dan mengisi formulir di kantor pertanahan. Petugas menjelaskan bahwa kantor akan mengumumkan rencana penerbitan pengganti. Setelah masa pengumuman berlalu tanpa keberatan, Bu Sari membayar biaya sesuai tagihan resmi dan menerima sertipikat baru. Ia juga memindai sertipikat baru dan menyimpan salinan di tempat aman.

Contoh: Pak Bambang menemukan sertipikat tanah ayahnya robek separuh. Ayahnya sudah meninggal. Ia menyiapkan bukti ahli waris dan persetujuan ahli waris lain, lalu mengajukan penggantian atas nama ahli waris sesuai ketentuan. Karena tanah masih atas nama ayah, penggantian dilakukan sebelum proses pewarisan lanjut agar data jelas.

Mengurus sendiri atau lewat jasa

Penggantian sertipikat dapat diurus sendiri. Menggunakan jasa notaris atau PPAT, atau kuasa tertulis, memudahkan bila pemilik jauh atau sibuk. Bila memakai kuasa:

1. buat surat kuasa tertulis dengan objek yang jelas,
2. jangan serahkan dokumen asli identitas tanpa tanda terima,
3. minta bukti setiap tahap, termasuk nomor berkas,
4. tanyakan estimasi waktu dan biaya secara tertulis.

Pencegahan

• Simpan sertipikat asli di tempat aman, misalnya brankas atau kotak bank.
• Simpan fotokopi dan pindaian di dua tempat berbeda.
• Catat nomor hak, nomor surat ukur, dan kantor penerbit.
• Jangan menitipkan sertipikat asli kepada orang yang tidak dikenal baik.
• Jangan menyerahkan sertipikat asli sebelum transaksi dan pembayaran jelas.

Hal yang perlu disiapkan sebelum ke kantor pertanahan

Agar tidak bolak-balik, siapkan hal berikut sebelum datang.

1. Informasi tanah. Nomor hak, jenis hak (misalnya hak milik), nama pemegang hak, letak, dan luas. Bila Anda punya fotokopi sertipikat atau salinan akta jual beli, bawa.
2. Bukti identitas yang konsisten. Nama di KTP harus sama dengan nama di buku tanah. Bila ada perbedaan ejaan atau perubahan nama, siapkan dokumen pendukung.
3. Surat pernyataan. Buat surat pernyataan bermaterai yang menjelaskan sebab hilang atau rusak, bahwa sertipikat tidak sedang dijaminkan, dan bahwa pemegang hak bertanggung jawab atas kebenaran keterangan.
4. Surat kehilangan. Bawa asli dan fotokopi surat dari kepolisian.
5. Bukti pajak tahunan. Tidak selalu diminta, tetapi membantu memperlihatkan penguasaan.
6. Surat kuasa bila diwakilkan, lengkap dengan identitas penerima kuasa.

Tanyakan di loket apakah ada formulir atau layanan daring yang dapat dipakai untuk mendaftar antrean. Banyak kantor pertanahan menyediakan layanan elektronik dan aplikasi, tetapi ketersediaan berbeda di tiap daerah.

Mengapa pengumuman penting

Pengumuman rencana penerbitan sertipikat pengganti bukan formalitas. Ia memberi kesempatan kepada siapa pun yang sebenarnya memegang sertipikat asli, misalnya pembeli, bank, atau pihak lain, untuk menyampaikan keberatan. Bila ada keberatan, kantor pertanahan akan menunda dan meminta kejelasan. Dengan demikian, pengumuman melindungi pemegang hak yang jujur sekaligus mencegah dua sertipikat asli beredar. Jika Anda ternyata pernah menjaminkan sertipikat dan lupa, masalah itu akan terungkap pada tahap ini.

Perbedaan hilang, rusak, dan blanko lama

PP 24/1997 menyebut sertipikat pengganti dapat diterbitkan karena rusak, hilang, masih memakai blanko yang tidak digunakan lagi, atau tidak diserahkan kepada pembeli lelang dalam lelang eksekusi. Artinya, sertipikat lama yang masih utuh tetapi memakai blanko lama juga bisa diganti. Syaratnya berbeda dengan kasus hilang: Anda biasanya menyerahkan sertipikat lama, dan tidak perlu laporan kehilangan.

Kapan perlu bantuan advokat

Sebagian besar kasus dapat diurus sendiri. Namun pertimbangkan bantuan hukum bila: sertipikat diduga dipakai pihak lain, ada sengketa waris atas tanah itu, nama pemegang hak berbeda dengan identitas Anda, sertipikat pernah dijaminkan dan tidak jelas apakah sudah dicoret, atau kantor pertanahan menolak permohonan dengan alasan yang tidak Anda pahami. Advokat dapat membantu menyusun surat pernyataan yang tepat, mendampingi komunikasi, dan menilai risiko.

Setelah sertipikat pengganti terbit

Periksa data pada sertipikat baru: nama, nomor hak, luas, dan letak harus sesuai dengan sertipikat lama. Bila ada kesalahan, laporkan segera di loket yang sama. Pindai sertipikat dan simpan salinan digital di dua tempat. Simpan juga dokumen proses penggantian, seperti surat kehilangan, bukti pengumuman, dan tanda terima, karena dokumen ini dapat dibutuhkan bila ada pihak yang mempersoalkan penggantian di kemudian hari.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menunda melapor dan mengurus karena mengira "tidak ada yang bisa memakainya".
• Mengurus lewat calo dengan biaya tidak jelas.
• Tidak menyimpan surat tanda lapor kehilangan.
• Mengganti sendiri sertipikat yang rusak dengan fotokopi dilaminating.
• Tidak memberi tahu bank atau PPAT yang sedang memproses transaksi tanah.
• Melupakan pengumuman, padahal pengumuman melindungi pihak lain dan Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah sertipikat lama yang hilang masih berlaku? Sertipikat pengganti menggantikan sertipikat lama. Penggantian dicatat di buku tanah. Bila sertipikat lama ditemukan setelah penggantian, serahkan kepada kantor pertanahan.

Apakah harus ke notaris? Tidak harus. Permohonan diajukan ke kantor pertanahan. Notaris atau PPAT hanya membantu bila Anda memerlukan.

Berapa lama prosesnya? Waktunya bergantung pengumuman dan kelengkapan berkas. Tanyakan estimasi terbaru ke kantor pertanahan, karena layanan dapat berubah.

Ringkasan

Sertipikat hilang atau rusak dapat diganti dengan sertipikat pengganti berdasarkan Pasal 57 PP 24/1997. Pemegang hak, penerima hak, ahli waris, atau kuasa dapat mengajukan. Langkah umumnya: lapor ke kepolisian bila hilang, siapkan dokumen dan surat pernyataan, ajukan ke kantor pertanahan, ikuti pengumuman, bayar biaya resmi, lalu terima sertipikat baru. Waspadai calo, periksa biaya terbaru langsung ke kantor pertanahan, dan simpan semua bukti.

Dasar hukum

• PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, Pasal 57.
• PP No. 18 Tahun 2021 tentang Hak Pengelolaan, Hak atas Tanah, Satuan Rumah Susun, dan Pendaftaran Tanah.

Baca juga

• Pemblokiran Sertipikat dan Sita Tanah: Cara Mengajukan, Akibatnya, dan Cara Mencabutnya
• Surat Keterangan Waris: Siapa yang Berwenang Membuatnya dan Kapan Dibutuhkan
• Hak Tanggungan: Jaminan Utang dengan Tanah dan Bangunan
• Balik Nama Tanah Warisan di Kantor Pertanahan: Dokumen, Langkah, dan Biaya Umum
• Jual Beli Tanah: Peran AJB dan Pentingnya Balik Nama

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.