Risalah Bipartit dan Risalah Mediasi sebagai Syarat Gugatan PHI

Apa itu risalah dan siapa yang terkena

Risalah adalah catatan resmi jalannya perundingan atau penyelesaian. Dalam UU 2/2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, ada dua risalah yang penting bagi pekerja dan pengusaha.

Risalah perundingan bipartit. Dibuat oleh para pihak sendiri ketika berunding tanpa pihak ketiga. Isinya mencatat pokok masalah, pendapat masing-masing, tanggal dan tempat perundingan, serta hasilnya. Bila bipartit gagal, risalah menyatakan bahwa perundingan tidak mencapai kesepakatan.

Risalah penyelesaian melalui mediasi atau konsiliasi. Dibuat oleh mediator atau konsiliator ketika anjuran tertulis ditolak atau tidak ada kesepakatan. Dokumen inilah yang menurut undang-undang harus dilampirkan pada gugatan ke PHI.

Yang terkena: setiap pekerja atau pengusaha yang ingin menggugat atau yang digugat. Pengusaha perlu memahaminya karena gugatan tanpa risalah dapat dikembalikan, tetapi perusahaan tetap wajib melayani proses. Urutan lengkapnya ada pada perselisihan hubungan industrial dari bipartit sampai PHI.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Menurut UU 2/2004, perselisihan harus diselesaikan melalui perundingan bipartit terlebih dahulu. Bila bipartit gagal, salah satu pihak atau kedua pihak mencatatkan perselisihannya kepada instansi ketenagakerjaan setempat dengan melampirkan bukti bahwa upaya bipartit telah dilakukan. Setelah mediasi atau konsiliasi tidak menghasilkan kesepakatan, mediator atau konsiliator membuat risalah penyelesaian. Pengajuan gugatan ke PHI wajib dilampiri risalah penyelesaian melalui mediasi atau konsiliasi. Bila tidak dilampiri, hakim PHI mengembalikan gugatan kepada penggugat. Pasal 83 UU 2/2004 memuat aturan ini; periksa teks resminya.

Artinya, risalah bipartit adalah syarat untuk pencatatan dan mediasi, sedangkan risalah penyelesaian mediasi atau konsiliasi adalah syarat gugatan ke PHI.

Isi risalah yang baik

Undang-undang menentukan bahwa risalah perundingan bipartit memuat paling sedikit hal berikut:

• nama lengkap dan alamat para pihak;
• tanggal dan tempat perundingan;
• pokok masalah atau alasan perselisihan;
• pendapat para pihak;
• kesimpulan atau hasil perundingan;
• tanggal dibuatnya risalah serta tanda tangan para pihak.

Risalah penyelesaian dari mediator atau konsiliator memuat antara lain identitas para pihak, uraian pokok perselisihan, hasil pemeriksaan, anjuran, dan pernyataan tidak tercapainya kesepakatan. Isi rinci mengikuti format dari instansi ketenagakerjaan.

Langkah praktis bernomor

1. Kirim permintaan bipartit secara tertulis. Simpan tanda terima atau bukti pengiriman.
2. Siapkan notulen. Pada setiap pertemuan, catat siapa hadir, apa yang dibicarakan, dan sikap masing-masing.
3. Tandatangani risalah. Minta kedua pihak menandatangani. Jika pihak lawan menolak menandatangani, tulis penolakan itu dalam risalah dan minta saksi menandatangani.
4. Salin dan simpan. Buat rangkap, satu untuk Anda, satu untuk pihak lawan, dan satu untuk dinas.
5. Catatkan ke dinas ketenagakerjaan. Bawa risalah bipartit dan dokumen pendukung. Minta tanda terima pencatatan.
6. Ikuti mediasi atau konsiliasi. Hadir dan bawa bukti. Jika tidak ada kesepakatan, minta risalah penyelesaian.
7. Periksa risalah sebelum meninggalkan kantor. Cek nama, tanggal, jenis perselisihan, dan tanda tangan.
8. Lampirkan pada gugatan. Daftarkan gugatan ke PHI. Lihat gugatan PHI.

Bila pengusaha menolak berunding atau tidak menandatangani

Pengusaha yang menolak bipartit tidak boleh menghalangi hak pekerja menggugat. Dalam praktik, pekerja membuktikan bahwa ia telah meminta perundingan secara tertulis, misalnya surat dengan tanda terima atau pesan elektronik yang dapat dipertanggungjawabkan, lalu mencatatkan perselisihan ke dinas ketenagakerjaan dengan bukti upaya tersebut. Instansi tetap dapat melanjutkan ke tahap berikutnya sesuai ketentuan. Karena praktik di tiap daerah dapat berbeda, tanyakan kebutuhan dokumen kepada kantor dinas setempat.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Syarat risalah berasal dari UU 2/2004 dan belum diganti. Hal yang berubah adalah kebiasaan administrasi: pencatatan perselisihan dan jadwal mediasi di banyak daerah kini dapat dilakukan melalui layanan daring, sedangkan di daerah lain masih manual. Selain itu, Mahkamah Agung dan pemerintah memperbarui sarana peradilan elektronik, sehingga pendaftaran perkara perdata di banyak pengadilan dapat dilakukan lewat e-Court; tanyakan kepada pengadilan setempat apakah gugatan PHI dapat didaftarkan secara elektronik. Lampiran risalah tetap dibutuhkan. Aturan materiil tentang PHK berubah melalui UU 6/2023, dan UU Pelindungan Ketenagakerjaan baru disahkan DPR pada 6 Oktober 2026 (lihat kotak di atas). Periksa teks resmi.

Contoh susunan risalah bipartit

Tidak ada format tunggal yang wajib, tetapi struktur berikut umum dipakai dan memenuhi unsur yang diminta undang-undang.

1. Judul: Risalah Perundingan Bipartit.
2. Hari, tanggal, dan tempat perundingan.
3. Para pihak: nama, jabatan, alamat, dan hubungan hukumnya (misalnya pekerja dan pimpinan perusahaan).
4. Pokok perselisihan: uraian singkat, misalnya "pembayaran upah lembur bulan tertentu" atau "PHK tanggal tertentu".
5. Pendapat pekerja dan pendapat pengusaha, masing-masing dalam beberapa kalimat.
6. Hasil perundingan: sepakat seluruhnya, sepakat sebagian, atau tidak sepakat.
7. Rencana tindak lanjut: misalnya perundingan lanjutan pada tanggal tertentu atau pencatatan ke dinas ketenagakerjaan.
8. Tanda tangan kedua pihak dan, bila ada, saksi atau pendamping.

Bila perundingan berlangsung lebih dari satu kali, buat satu risalah untuk setiap pertemuan. Nomori dan susun berurutan sehingga terlihat bahwa upaya bipartit dilakukan sungguh-sungguh.

Risalah dalam perselisihan kolektif dan perorangan

Perselisihan dapat bersifat perorangan, misalnya satu pekerja menuntut pesangon, atau kolektif, misalnya serikat pekerja menuntut perubahan syarat kerja. Pada perselisihan kolektif, perundingan bipartit dilakukan oleh pengurus serikat pekerja yang berwenang berdasarkan anggaran dasar, dan risalah ditandatangani wakil resmi. Pastikan pihak yang menandatangani memang berhak mewakili. Risalah yang ditandatangani orang yang tidak berwenang dapat dipersoalkan.

Pada perselisihan antarserikat pekerja dalam satu perusahaan, pihak yang berunding adalah serikat-serikat yang bersengketa, bukan pengusaha. Prinsip yang sama berlaku: perundingan dicatat dan ditandatangani.

Menyimpan dan membuktikan risalah

Risalah kertas dapat hilang, rusak, atau diklaim palsu. Untuk mengurangi risiko, lakukan hal berikut.

• Pindai atau foto seluruh halaman dalam resolusi jelas segera setelah penandatanganan.
• Simpan berkas pindaian di dua tempat berbeda, misalnya penyimpanan awan dan perangkat pribadi.
• Simpan bukti pengiriman undangan perundingan: surat, tanda terima, dan pesan elektronik.
• Jangan mengubah dokumen setelah ditandatangani. Jika ada koreksi, buat adendum yang juga ditandatangani.
• Bila memakai surat elektronik atau pesan sebagai bukti, simpan tangkapan layar lengkap dengan tanggal dan nomor pengirim, serta berkas aslinya. Lihat bukti elektronik perdata.

Risalah yang tidak lengkap atau tidak ditandatangani

Dalam praktik, risalah kerap bermasalah: tidak ditandatangani salah satu pihak, tanpa tanggal, atau tidak menyebut jenis perselisihan. Jika risalah bipartit hanya ditandatangani satu pihak, pihak itu dapat menjelaskan alasan dan melampirkan bukti ajakan berunding. Untuk risalah dari mediator, bila ada kekurangan, ajukan permintaan perbaikan secara tertulis kepada dinas ketenagakerjaan dan simpan tanda terimanya. Hakim PHI menilai syarat formal gugatan berdasarkan dokumen yang ada, sehingga lebih aman memperbaiki risalah sebelum mendaftar daripada berdebat di persidangan.

Kesalahan umum

Contoh: Pak M dipecat karena dituduh melanggar peraturan perusahaan. Ia dua kali berunding dengan atasan, tetapi tidak membuat catatan tertulis. Ketika mencatatkan perselisihan ke dinas, petugas meminta bukti bipartit. Pak M harus mengulang permintaan bipartit dengan surat tertulis dan membuat risalah dengan tanda tangan kedua pihak. Beberapa pekan terbuang. Seandainya ia membuat risalah sejak awal, prosesnya lebih cepat.

Hubungan risalah dengan kecepatan perkara

Risalah yang rapi mempercepat sidang. Hakim PHI dapat melihat kronologi tanpa harus meminta penjelasan panjang, dan pihak lawan sulit menyangkal bahwa perundingan telah dilakukan. Sebaliknya, risalah yang meragukan memancing perdebatan tentang syarat formil. Pada tahap mediasi, konsiliasi, dan arbitrase, perhatikan juga bahwa anjuran tertulis tidak sama dengan risalah penyelesaian. Anjuran adalah usulan; risalah menyatakan hasil akhirnya.

Contoh lain penerapan ada pada studi kasus anjuran mediator ditolak dan gugatan PHI.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah risalah bipartit harus dibuat oleh notaris? Tidak. Risalah dibuat para pihak sendiri dan ditandatangani bersama.

Apakah gugatan PHI bisa diajukan tanpa risalah mediasi? Menurut UU 2/2004, gugatan wajib dilampiri risalah penyelesaian melalui mediasi atau konsiliasi. Tanpa itu, hakim mengembalikan gugatan.

Bagaimana kalau mediator tidak kunjung menerbitkan risalah? Tanyakan secara tertulis kepada dinas ketenagakerjaan dan simpan bukti permintaan. Konsultasikan dengan pendamping tentang langkah selanjutnya.

Apakah risalah berlaku selamanya? Risalah tidak punya masa berlaku sendiri, tetapi tenggat menggugat PHK tetap berjalan. Segera ajukan gugatan setelah risalah diterima.

Ringkasan

• Ada dua risalah penting: risalah bipartit dan risalah penyelesaian mediasi atau konsiliasi.
• Risalah penyelesaian wajib dilampirkan pada gugatan PHI.
• Risalah bipartit dibutuhkan untuk pencatatan perselisihan.
• Isi risalah harus memuat identitas, pokok masalah, pendapat, hasil, dan tanda tangan.
• Simpan salinan dan jangan menandatangani dokumen yang belum lengkap.
• Aturan materiil PHK telah berubah; periksa teks resmi terbaru.

Dasar hukum

• UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Baca juga

• Perselisihan Hubungan Industrial: Urutan dari Bipartit sampai PHI
• Gugatan ke pengadilan hubungan industrial: yang disiapkan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.