Gaji Dipotong untuk Ganti Rugi Barang Hilang atau Rusak: Apa Batasnya?

Apa itu pemotongan upah

Upah adalah hak pekerja yang dibayar sebagai imbalan atas pekerjaan. Pemotongan upah berarti pengusaha membayar lebih sedikit dari upah yang seharusnya diterima. Potongan ada yang jelas sah, misalnya iuran jaminan sosial. Ada pula yang bermasalah, misalnya potongan karena barang hilang tanpa pembuktian.

Prinsip dasarnya sederhana. Upah dilindungi hukum, sehingga pengusaha tidak bebas memotongnya hanya karena merasa dirugikan. Pengusaha harus punya dasar tertulis, dan besarnya harus ada batas.

Aturan pokok dalam bahasa sehari-hari

Aturan pengupahan diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah beberapa kali, serta PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Ringkasan yang bisa dipegang:

• Pemotongan upah untuk denda, ganti rugi, atau uang muka upah hanya boleh jika sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB, yaitu kesepakatan antara serikat pekerja dan pengusaha).
• Total seluruh potongan dibatasi paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja.
• Denda baru bisa dikenakan bila jenis pelanggaran, besarannya, dan penggunaan uang dendanya diatur tegas dalam dokumen tersebut.
• Uang denda hanya boleh dipakai untuk kepentingan pekerja.

Satu hal perlu diingat. Pasal-pasal tepatnya dapat berubah karena peraturan diubah, dan sumber yang membahasnya kadang memakai ringkasan berbeda. Karena itu, periksa teks resmi PP tersebut beserta perubahannya sebelum mengutip nomor pasal.

Ganti rugi tidak sama dengan denda

Dua istilah ini sering tertukar.

Ganti rugi pada dasarnya menuntut tiga hal: ada kerugian, kerugian itu benar disebabkan pekerja, dan pekerja memang dapat dimintai tanggung jawab. Selisih stok bisa terjadi karena pencurian pihak lain, salah catat, kesalahan sistem, atau kerusakan wajar. Menyalahkan satu pekerja tanpa pemeriksaan adalah kesalahan umum.

Kapan potongan barang hilang atau rusak bisa dianggap sah

Potongan lebih mungkin sah bila semua syarat berikut terpenuhi:

1. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB mengatur kemungkinan ganti rugi dan caranya.
2. Kerugian benar terjadi dan nilainya dapat dijelaskan, misalnya dengan nota atau hasil stok opname (penghitungan fisik barang).
3. Ada hubungan sebab akibat antara kelalaian atau kesalahan pekerja dan kerugian itu.
4. Pekerja diberi kesempatan menjelaskan dan melihat perhitungannya.
5. Total potongan bulan itu tidak melewati batas 50 persen dari upah yang dibayarkan.

Bila salah satu syarat tidak ada, pekerja punya alasan kuat untuk menolak atau meminta potongan dikembalikan.

Kapan potongan patut dipersoalkan

• Tidak ada aturan tertulis, hanya perintah lisan atasan.
• Potongan dilakukan tanpa rincian atau pemberitahuan.
• Kerugian ditanggung seluruh karyawan satu shift tanpa pembuktian siapa yang lalai.
• Nilai yang dipotong jauh melebihi harga wajar barang, misalnya memakai harga jual, bukan kerugian nyata.
• Potongan melebihi separuh upah.
• Pekerja dipaksa menandatangani surat pernyataan "siap diganti rugi" saat itu juga, padahal belum ada pemeriksaan.
• Barang rusak karena kondisi kerja, alat usang, atau perintah atasan.

Surat pernyataan yang ditandatangani karena tekanan tidak otomatis mengikat. Tetapi tanda tangan itu tetap menyulitkan. Bila diminta menandatangani, minta waktu membaca dan simpan salinannya.

Langkah bagi pekerja yang gajinya dipotong

1. Minta rincian tertulis. Tanyakan alasan, perhitungan, dan dasar aturannya. Minta slip gaji.
2. Kumpulkan dokumen. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, slip gaji, chat atau surat teguran, serta bukti pembayaran sebelumnya.
3. Catat kronologi. Tanggal kejadian, siapa yang menyaksikan, dan keadaan barang atau alat yang dipakai.
4. Hitung batasnya. Bandingkan total potongan dengan upah yang diterima. Hitung apakah melebihi 50 persen.
5. Ajukan keberatan tertulis kepada atasan atau bagian personalia. Minta potongan ditinjau ulang.
6. Rundingan bipartit. Ini perundingan antara pekerja (atau serikat) dan pengusaha. Perselisihan hak seperti ini wajib diupayakan lebih dulu lewat bipartit.
7. Mediasi. Bila bipartit gagal, catatan hasil perundingan dibawa ke dinas ketenagakerjaan setempat untuk mediasi.
8. Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Bila mediasi tidak menyelesaikan, gugatan dapat diajukan ke PHI.

Batas waktu setiap tahap diatur undang-undang penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Cek ketentuan terbaru, jangan menunda sampai berbulan-bulan.

Contoh: Rina bekerja sebagai kasir di sebuah toko. Pada akhir bulan, stok kurang sehingga pemilik toko memotong sebagian gajinya. Peraturan perusahaan hanya menyebut denda keterlambatan, tidak menyebut ganti rugi stok. Rina meminta rincian tertulis, menunjukkan bahwa tiga kasir memakai satu laci kas, lalu mengajukan keberatan. Pemilik toko akhirnya mengembalikan potongan dan membuat aturan stok tertulis. Contoh ini fiktif dan hasil tiap kasus bisa berbeda.

Bagi pengusaha: cara memotong yang aman

Pengusaha juga berkepentingan menjaga aturan jelas, karena potongan sepihak mengundang sengketa. Beberapa praktik baik:

• Tulis aturan ganti rugi di peraturan perusahaan atau perjanjian kerja, termasuk cara pemeriksaan dan penghitungan.
• Lakukan pemeriksaan bersama, catat berita acara, dan beri pekerja kesempatan membela diri.
• Batasi cicilan agar total potongan tidak melewati batas.
• Pisahkan kerugian akibat kelalaian pekerja dari kerugian usaha biasa seperti barang kedaluwarsa atau pencurian pihak luar.
• Beri slip yang menjelaskan setiap potongan.

Bila pekerja jelas melakukan penggelapan atau pencurian, itu masalah lain yang dapat diproses secara pidana. Nomor pasal pidana sebaiknya dicek dalam KUHP baru, UU No. 1 Tahun 2023, yang berlaku sejak 2 Januari 2026. Jangan memakai ancaman pidana sebagai alat menekan pekerja membayar ganti rugi.

Contoh perhitungan batas potongan

Misalkan upah yang diterima seorang pekerja pada suatu bulan Rp4.000.000 dan perusahaan ingin mengganti kerugian Rp3.000.000 karena alat yang rusak. Bila batasnya paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah, potongan bulan itu tidak boleh melebihi Rp2.000.000. Sisa Rp1.000.000 hanya dapat dipotong pada bulan berikutnya, jika dasarnya sah. Angka ini hanya ilustrasi untuk memudahkan hitungan.

Perhatikan tiga hal dalam hitungan semacam ini:

• Potongan lain, misalnya cicilan utang atau uang muka upah, ikut dihitung dalam batas total.
• Batas berlaku untuk setiap pembayaran upah, bukan untuk seluruh tahun.
• Pekerja tetap berhak mendapat rincian setiap bulan, termasuk sisa kerugian yang belum terpotong.

Barang hilang di tempat kerja bersama

Di toko, gudang, atau restoran, banyak orang memegang barang yang sama. Pembebanan kepada satu orang atau seluruh pekerja tanpa dasar mudah memicu sengketa. Hal yang dapat membantu menilai keadilannya:

• Siapa yang bertanggung jawab atas barang itu menurut uraian tugas.
• Apakah ada kamera, daftar serah terima shift, atau catatan keluar masuk barang.
• Apakah ada kelalaian nyata, misalnya meninggalkan kasir tanpa penjagaan.
• Apakah pengusaha sudah menyediakan sarana pengamanan yang wajar, seperti loker atau kunci.

Jika semua pekerja dibebani rata tanpa membuktikan siapa yang lalai, pekerja dapat mempersoalkannya. Pengusaha yang menyediakan alat kerja usang atau mengabaikan prosedur keamanan juga sulit menyalahkan pekerja sepenuhnya.

Bila hubungan kerja berakhir

Kadang pengusaha menahan upah atau pesangon terakhir dengan alasan masih ada kerugian. Ini perlu diperlakukan hati-hati. Penahanan hak tanpa dasar yang jelas dapat dipersoalkan sebagai perselisihan hak. Sebaliknya, pengusaha yang merasa dirugikan dapat menuntut ganti rugi lewat jalur yang sah, bukan dengan menahan seluruh hak pekerja secara sepihak. Hitungan hak akhir dapat berbeda antarkasus, sehingga periksa dokumen kerja dan konsultasikan dengan ahli bila nilainya besar.

Dokumen yang sebaiknya disimpan pekerja

Pembuktian dalam sengketa upah hampir selalu bertumpu pada dokumen. Simpan hal-hal berikut, baik dalam bentuk cetak maupun foto di ponsel:

• perjanjian kerja dan setiap perubahannya;
• peraturan perusahaan atau PKB bila ada;
• slip gaji dan bukti transfer upah;
• surat teguran, surat pernyataan, dan berita acara pemeriksaan kerugian;
• percakapan tertulis dengan atasan tentang barang yang hilang atau rusak;
• catatan nama saksi yang ada di tempat kerja saat kejadian.

Bila dokumen tidak diberikan, minta secara tertulis. Pekerja berhak mengetahui isi perjanjian yang mengikatnya.

Peran serikat pekerja dan pengawas

Pekerja yang tergabung dalam serikat dapat meminta pendampingan saat perundingan bipartit. Serikat biasanya memahami peraturan perusahaan dan praktik di tempat kerja. Pekerja yang tidak berserikat tetap boleh meminta pendamping, misalnya rekan kerja yang dipercaya atau lembaga bantuan hukum. Pengaduan juga dapat disampaikan kepada dinas ketenagakerjaan setempat. Siapkan ringkasan satu halaman berisi kronologi, nilai potongan, dan tuntutan agar pengaduan mudah dipahami petugas.

Kesalahan umum

• Menganggap semua potongan pasti ilegal. Potongan yang sesuai syarat tetap sah.
• Menandatangani surat pernyataan tanpa membaca isinya.
• Tidak menyimpan slip gaji dan perjanjian kerja.
• Mengabaikan batas waktu perundingan dan menunggu terlalu lama.
• Mengambil barang perusahaan sebagai "pengganti" potongan. Tindakan ini dapat berbalik menjadi masalah pidana.
• Pengusaha memotong "untuk jaga-jaga" sebelum kerugian terbukti.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah pengusaha memotong seluruh gaji untuk mengganti barang hilang? Tidak. Total potongan dibatasi paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah, dan harus ada dasar tertulis. Sisa kerugian, bila sah, diselesaikan dengan cara lain seperti cicilan yang disepakati.

Apakah tanda tangan pada surat pernyataan siap ganti rugi membuat potongan pasti sah? Belum tentu. Tanda tangan menjadi bukti yang kuat, tetapi sah atau tidaknya potongan tetap dinilai dari dasar aturan, pembuktian kerugian, dan batas potongan. Surat yang dibuat karena tekanan dapat dipersoalkan.

Ke mana pekerja mengadu bila gajinya dipotong sepihak? Mulai dari perundingan bipartit dengan pengusaha, lalu dinas ketenagakerjaan untuk mediasi, dan terakhir PHI bila belum selesai. Pengawas ketenagakerjaan juga dapat menerima laporan pelanggaran norma upah.

Ringkasan

• Pemotongan upah hanya sah bila ada dasar tertulis di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.
• Total potongan dibatasi paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah.
• Ganti rugi mensyaratkan kerugian nyata, sebab akibat, dan kesempatan pekerja membela diri.
• Minta rincian tertulis, simpan slip gaji, dan tempuh bipartit, mediasi, lalu PHI.
• Pengusaha sebaiknya menuliskan aturan ganti rugi dan memeriksa kerugian secara transparan.
• Periksa teks resmi peraturan terbaru sebelum bertindak.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Gaji Ditahan atau Dipotong Perusahaan: Batas yang Sah dan Cara Mengadu
• Tahapan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial: Bipartit sampai Pengadilan
• Gugatan ke pengadilan hubungan industrial: yang disiapkan
• Klausul Denda dan Ganti Rugi Wanprestasi: Batas, Cara Menghitung, dan Peran Hakim

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.