Pembentukan Peraturan Perusahaan dan Pengesahan di Dinas Ketenagakerjaan

Apa itu peraturan perusahaan dan siapa yang wajib membuat

Peraturan perusahaan adalah dokumen yang dibuat pengusaha secara tertulis dan memuat syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Di dalamnya ada ketentuan tentang jam kerja, cuti, upah, hak dan kewajiban kedua pihak, disiplin, serta sanksi. Peraturan perusahaan sering disingkat PP, tetapi jangan keliru dengan Peraturan Pemerintah yang juga disingkat PP.

Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit sepuluh pekerja wajib membuat peraturan perusahaan. Peraturan itu mulai berlaku setelah disahkan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk. Kewajiban ini tidak berlaku bagi perusahaan yang sudah memiliki perjanjian kerja bersama (PKB), karena PKB dirundingkan dengan serikat dan memiliki fungsi serupa.

Dengan kata lain, ada tiga kelompok. Pertama, perusahaan dengan kurang dari sepuluh pekerja, yang tidak wajib membuat peraturan perusahaan tetapi tetap dapat membuat aturan internal sederhana. Kedua, perusahaan dengan sepuluh pekerja atau lebih tanpa PKB, yang wajib membuat dan mengesahkan peraturan perusahaan. Ketiga, perusahaan yang sudah punya PKB. Perbandingannya dengan PKB dibahas di perjanjian kerja bersama dan peraturan perusahaan.

Peraturan perusahaan, PKB, dan perjanjian kerja

Ketiganya sering dicampuradukkan.

Perjanjian kerja dan peraturan perusahaan harus sejalan. Bila ada pertentangan, pekerja dapat mempertanyakan ketentuan yang kurang menguntungkan. Syarat kerja dalam peraturan perusahaan tidak boleh lebih rendah daripada yang ditetapkan undang-undang dan peraturan pelaksananya. Contohnya, peraturan perusahaan tidak boleh menetapkan upah di bawah upah minimum atau menghapuskan cuti tahunan.

Isi minimal peraturan perusahaan

Menurut ketentuan UU 13/2003, peraturan perusahaan memuat sekurang-kurangnya:

• hak dan kewajiban pengusaha;
• hak dan kewajiban pekerja;
• syarat kerja;
• tata tertib perusahaan;
• jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.

Dalam praktik, perusahaan menambah bab lain seperti hari kerja dan jam kerja, lembur, cuti, kesehatan dan keselamatan kerja, tunjangan, disiplin dan surat peringatan, pelanggaran mendesak, penyelesaian keluhan, serta PHK. Bab surat peringatan dan pelanggaran mendesak sangat penting karena menjadi dasar PHK, seperti dijelaskan di PHK tanpa surat peringatan. Ketentuan yang tidak tertulis sulit dipakai belakangan.

Peran wakil pekerja

Peraturan perusahaan memang dibuat oleh pengusaha, tetapi pengusaha wajib memperhatikan saran dan pertimbangan dari serikat pekerja atau, bila tidak ada serikat, dari wakil pekerja yang dipilih secara demokratis. Wakil pekerja dipilih oleh pekerja sendiri, bukan ditunjuk atasan.

Saran dan pertimbangan tidak sama dengan persetujuan. Pengusaha berwenang menetapkan isi akhirnya. Namun, jika wakil pekerja tidak diajak sama sekali, pengesahan dapat bermasalah. Karena itu pengusaha biasanya melampirkan bukti bahwa wakil pekerja telah memberi saran, dan pekerja berhak menanyakannya. Dalam praktik, perusahaan menyebarkan draf, mengadakan rapat, dan mencatat masukan dalam berita acara.

Langkah praktis bagi perusahaan

1. Hitung jumlah pekerja. Jika sepuluh atau lebih dan belum ada PKB, wajib membuat.
2. Susun draf. Gunakan isi minimal di atas dan sesuaikan dengan kegiatan usaha.
3. Pastikan tidak bertentangan dengan undang-undang. Periksa upah minimum, jam kerja, cuti, dan pesangon.
4. Minta saran wakil pekerja. Catat dalam berita acara.
5. Ajukan pengesahan. Permohonan diajukan ke instansi ketenagakerjaan yang berwenang, yaitu pejabat yang ditunjuk menteri sesuai wilayah dan jenis perusahaan. Sebagian layanan tersedia daring. Dokumen yang umumnya diminta: draf peraturan, bukti saran wakil pekerja, daftar pekerja, dan identitas perusahaan.
6. Tunggu pengesahan. Instansi menilai kesesuaian dengan undang-undang dan dapat meminta perbaikan. Jangka waktu penilaian ditetapkan peraturan pelaksana; periksa teks resmi.
7. Sosialisasikan. Setelah disahkan, berikan salinan atau akses kepada seluruh pekerja.
8. Perbarui. Peraturan perusahaan berlaku paling lama dua tahun dan harus diperbarui; ajukan pengesahan baru sebelum habis.

Contoh: PT Maju Jaya, perusahaan fiktif bergerak di bidang percetakan dengan 24 pekerja, belum memiliki PKB. Pemiliknya menyusun draf dengan bantuan konsultan, mengadakan rapat dengan tiga wakil pekerja terpilih, lalu mencatat saran mereka tentang jam kerja shift. Draf diajukan ke instansi ketenagakerjaan untuk disahkan. Setelah disahkan, perusahaan membagikan salinan dan mencatat tanda terima tiap pekerja. Dua tahun kemudian ia memperbarui peraturan itu. Cerita ini rekaan.

Hak pekerja terkait peraturan perusahaan

Pekerja tidak harus pasif. Beberapa hak yang dapat digunakan:

• Meminta salinan peraturan perusahaan dan bukti pengesahannya.
• Menyampaikan saran melalui wakil pekerja saat penyusunan atau pembaruan.
• Mempertanyakan pasal yang bertentangan dengan undang-undang.
• Mengetahui sanksi yang tertulis sebelum dikenai sanksi.
• Menolak penerapan aturan yang belum disahkan atau belum disosialisasikan, setidaknya dengan mencatat keberatan.

Pembahasan hak pekerja saat terkena sanksi ada di pemeriksaan internal dan hak pembelaan. Bila perusahaan wajib tetapi tidak memiliki peraturan perusahaan, pekerja dapat mengadu ke pengawas; lihat pengaduan ke pengawas ketenagakerjaan.

Bila isi peraturan perusahaan bermasalah

Tidak semua pasal dalam peraturan perusahaan sah. Beberapa ciri pasal bermasalah: menetapkan upah di bawah ketentuan, melarang berserikat, memotong upah tanpa dasar, mengharuskan pekerja menyerahkan ijazah asli, atau menetapkan denda yang tidak proporsional. Pasal seperti ini bertentangan dengan peraturan yang lebih tinggi sehingga tidak dapat dipaksakan. Pembahasan penahanan ijazah ada di ijazah asli ditahan pemberi kerja.

Pekerja yang menemukan pasal bermasalah dapat menempuh langkah bertahap. Pertama, sampaikan keberatan tertulis melalui wakil pekerja atau serikat. Kedua, minta penjelasan dasar pasal itu. Ketiga, laporkan ke pengawas ketenagakerjaan bila pasal itu sudah diterapkan dan merugikan. Keempat, bila terjadi sengketa, gugat melalui jalur penyelesaian perselisihan. Pasal bermasalah yang sudah menjadi dasar PHK atau sanksi dapat diperselisihkan sebagai perselisihan hak. Alurnya ada di empat jenis perselisihan hubungan industrial.

Perubahan isi di tengah masa berlaku

Pengusaha kadang ingin mengubah aturan sebelum dua tahun berakhir, misalnya memajukan jam masuk atau mengubah sistem tunjangan. Perubahan semacam itu perlu mengikuti prosedur yang sama: meminta saran wakil pekerja dan mengajukan pengesahan kembali. Perubahan sepihak tanpa pengesahan rentan dipersoalkan, terutama jika merugikan pekerja.

Sebaliknya, perubahan yang menguntungkan pekerja relatif mudah diterima. Misalnya penambahan hari cuti atau penyesuaian tunjangan. Meski begitu, tetap lebih baik tertulis. Pekerja yang menerima pemberitahuan perubahan sebaiknya menyimpan salinan dan mencatat tanggal berlakunya. Bila ada pertentangan antara perjanjian kerja individual dan peraturan perusahaan yang baru, ketentuan yang lebih menguntungkan pekerja umumnya diutamakan, kecuali undang-undang menentukan lain.

Terakhir, jika perusahaan kemudian berunding PKB dengan serikat, peraturan perusahaan tidak lagi diperlukan setelah PKB berlaku. Pekerja dapat melihat hubungan antara keduanya di perundingan PKB dan syarat keterwakilan serikat.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Ketentuan dasar dalam UU 13/2003 tetap berlaku setelah diubah UU 6/2023: kewajiban membuat dan mengesahkan peraturan perusahaan ada untuk perusahaan sepuluh pekerja atau lebih, dan pengesahan dilakukan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pelayanan daring dan perizinan terintegrasi membuat prosesnya makin banyak dilakukan secara elektronik.

UU 11/2020 sudah tidak berlaku. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026; undang-undang itu baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan menurut Kementerian Ketenagakerjaan, dan bisa menyentuh syarat peraturan perusahaan. Karena naskah belum ditemukan, uraian di atas memakai aturan yang berlaku sekarang.

Satu hal praktis terakhir: simpan bukti pengesahan dan tanggal berakhirnya masa berlaku di tempat yang mudah ditemukan. Pada saat terjadi sengketa, dokumen pertama yang dicari mediator atau hakim biasanya adalah peraturan perusahaan yang sah beserta bukti pengesahannya. Perusahaan yang dapat menunjukkannya dengan cepat berada pada posisi yang jauh lebih baik.

Kesalahan umum

Pertanyaan yang sering diajukan

Perusahaan saya hanya punya delapan pekerja. Apakah wajib? Tidak wajib membuat peraturan perusahaan, tetapi tetap perlu perjanjian kerja tertulis dan aturan yang jelas.

Bolehkah pekerja menolak peraturan perusahaan? Pekerja dapat menyampaikan keberatan dan mempertanyakan pasal yang melanggar hukum. Penolakan seluruhnya tidak otomatis membebaskan dari aturan yang sah.

Apa bedanya dengan PKB? PKB hasil perundingan dengan serikat dan sering memberi hak lebih besar. Lihat cara membentuk serikat pekerja.

Apakah peraturan perusahaan berlaku untuk pekerja kontrak? Pada dasarnya berlaku bagi seluruh pekerja di perusahaan, termasuk kontrak, kecuali ditentukan lain.

Ringkasan

• Perusahaan dengan sepuluh pekerja atau lebih wajib membuat peraturan perusahaan, kecuali sudah ada PKB.
• Isi minimal: hak dan kewajiban kedua pihak, syarat kerja, tata tertib, dan masa berlaku.
• Pengusaha wajib memperhatikan saran wakil pekerja; peraturan mulai berlaku setelah disahkan.
• Masa berlaku paling lama dua tahun dan harus diperbarui.
• Pekerja berhak meminta salinan dan mempertanyakan pasal yang melanggar hukum.
• UU Pelindungan Ketenagakerjaan baru berlaku satu tahun setelah ditetapkan; cek perkembangannya.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Peraturan Perusahaan: Bedanya dan Cara Membacanya
• Perundingan PKB: Syarat Keterwakilan Serikat, Ambang Anggota, dan Tahapan
• Cara Membentuk Serikat Pekerja di Perusahaan dan Mencatatkannya di Dinas Ketenagakerjaan
• PHK Tanpa Surat Peringatan: Kapan Diizinkan dan Berapa Pesangon yang Diterima

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.