Ijazah Asli Ditahan Pemberi Kerja: Sikap Hukum dan Langkah Pekerja

Mengapa ijazah sering ditahan

Ijazah adalah bukti pendidikan yang dibutuhkan pekerja sepanjang hidupnya. Sebagian pemberi kerja (perusahaan atau orang yang mempekerjakan) meminta ijazah asli sebagai "jaminan" agar pekerja tidak cepat keluar, atau agar pekerja mengganti biaya pelatihan bila berhenti sebelum waktu tertentu. Alasan lain: mengantisipasi pemalsuan dokumen, atau kebiasaan lama di dunia usaha.

Bagi pekerja, akibatnya serius. Tanpa ijazah asli, pekerja sulit melamar pekerjaan lain, mendaftar kuliah, atau mengurus keperluan administrasi. Posisi tawarnya melemah karena merasa terikat. Itulah sebabnya persoalan ini mendapat perhatian pemerintah.

Sikap pemerintah: Surat Edaran Menaker 2025

Pada Mei 2025, Menteri Ketenagakerjaan menerbitkan Surat Edaran (SE) No. M/5/HK.04.00/V/2025 tentang larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi pekerja oleh pemberi kerja. Menurut pemberitaan, isi pokoknya antara lain:

• Pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan untuk bekerja.
• Dokumen yang dimaksud mencakup antara lain sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan buku kepemilikan kendaraan bermotor.
• Pemberi kerja dilarang menghalangi pekerja mencari atau mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.
• SE ditujukan kepada gubernur, bupati, dan wali kota agar melakukan pembinaan, pengawasan, dan penyelesaian kasus penahanan ijazah atau dokumen pribadi di daerah masing-masing.

Perlu dipahami sifat surat edaran. SE adalah pedoman dari kementerian kepada aparat di bawahnya, bukan undang-undang. Karena itu, kekuatan pengikatnya berbeda dari undang-undang, tetapi SE menunjukkan sikap pemerintah dan menjadi dasar bagi pemerintah daerah untuk menindak atau membina. Pekerja dapat memakainya sebagai rujukan ketika mengadu.

Pengecualian: kapan ijazah boleh diserahkan

Menurut pemberitaan atas SE tersebut, ada pengecualian terbatas. Penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi hanya dibolehkan bila ada kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum, dengan syarat:

1. Ijazah atau sertifikat itu diperoleh dari pendidikan atau pelatihan yang dibiayai pemberi kerja, berdasarkan perjanjian kerja tertulis.
2. Pemberi kerja menjamin keamanan dokumen dan memberi ganti rugi bila dokumen rusak atau hilang.

Jadi, untuk ijazah yang diperoleh pekerja sebelum bekerja atas biaya sendiri, penahanan oleh pemberi kerja tidak dibenarkan. Dalam pengecualian pun, penyerahan harus berdasar perjanjian tertulis, bukan lisan. Baca teks resmi SE untuk rumusan lengkap.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

• Ijazah milik pekerja. Pemberi kerja tidak boleh menjadikannya sandera.
• Pemberi kerja boleh memeriksa keaslian ijazah, misalnya meminta salinan yang dilegalisasi dan memverifikasi ke sekolah atau kampus, tanpa menahan aslinya.
• Biaya pelatihan yang dibiayai perusahaan dapat diatur dalam perjanjian ikatan dinas yang wajar. Mekanisme ikatan semacam itu tidak sama dengan menahan ijazah.
• Menandatangani surat yang "mengizinkan" penahanan ijazah tidak serta-merta membuat penahanan sah, terutama bila pekerja berada dalam posisi lemah dan tidak punya pilihan.
• Perjanjian harus memenuhi syarat sah perjanjian, yaitu kesepakatan, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal (Pasal 1320 KUH Perdata). Klausul yang bertentangan dengan peraturan atau kepatutan dapat dipersoalkan.

Langkah pekerja yang ijazahnya ditahan

1. Kumpulkan bukti. Perjanjian kerja, surat penerimaan, tanda terima penyerahan ijazah (bila ada), pesan atau surel terkait, dan saksi.
2. Pastikan fakta. Dokumen apa yang diserahkan, kapan, dan atas dasar apa.
3. Minta secara tertulis dan sopan. Kirim surat permintaan pengembalian dengan tenggat wajar, dan simpan bukti pengiriman.
4. Rujuk SE Menaker dalam surat itu, dan sebut bahwa pemberi kerja dilarang menahan ijazah sebagai jaminan.
5. Bicarakan penyelesaian. Bila ada biaya pelatihan yang dipersoalkan, minta rincian dan perhitungan yang wajar.
6. Adukan ke dinas ketenagakerjaan kabupaten/kota atau provinsi, dan ke pengawas ketenagakerjaan. Lihat jalur Disnaker.
7. Pertimbangkan langkah hukum bila tidak ada hasil: gugatan perdata untuk pengembalian dan ganti rugi, atau laporan pidana bila memenuhi unsur.

Mintalah bantuan serikat pekerja atau lembaga bantuan hukum bila tersedia. Bantuan hukum gratis dibahas di bantuan hukum gratis dan posbakum.

Contoh: Pekerja R diterima di sebuah toko dan diminta menyerahkan ijazah SMA asli "untuk arsip" tanpa tanda terima. Setelah setahun ia ingin pindah kerja, tetapi pemilik toko menolak mengembalikan dan meminta uang "ganti rugi" yang tidak jelas dasarnya. R mengirim surat permintaan pengembalian dengan merujuk SE Menaker, lalu melapor ke dinas ketenagakerjaan setempat sambil membawa bukti chat. Dinas memanggil pemilik toko untuk klarifikasi dan meminta dokumen dikembalikan. Hasil nyata di tiap kasus tergantung respons pihak terkait. Nama dan peristiwa rekaan.

Jalur penyelesaian

Pemberitaan menyebut bahwa penahanan ijazah dapat berimplikasi pidana dalam keadaan tertentu. Apakah suatu kasus memenuhi unsur pidana bergantung fakta, sehingga konsultasikan dengan advokat sebelum melapor.

Bagaimana bila ijazah hilang atau rusak di tangan pemberi kerja

Pemberi kerja yang menerima dokumen wajib menjaganya. Bila ijazah hilang atau rusak, pekerja berhak menuntut ganti rugi, dan untuk urusan administrasi perlu mengurus surat keterangan pengganti dari sekolah atau perguruan tinggi. Simpan bukti bahwa dokumen terakhir berada di pemberi kerja. Bila ada tanda terima, bukti itu menjadi kunci. Sebagai gambaran, mengurus pengganti ijazah memerlukan surat keterangan kehilangan dan prosedur dari institusi penerbit, yang dapat memakan waktu. Karena itu, jangan menyerahkan dokumen asli tanpa tanda terima.

Pekerja baru dan calon pekerja

Ijazah asli sebaiknya tidak diserahkan saat melamar atau bekerja. Beberapa kebiasaan baik:

• Serahkan salinan yang dilegalisasi, bukan asli.
• Bila pemberi kerja perlu verifikasi, tawarkan agar diverifikasi langsung ke institusi pendidikan.
• Baca perjanjian kerja sebelum menandatangani dan tanyakan klausul yang meminta jaminan dokumen. Lihat perjanjian kerja harus tertulis: isi dan bahasa.
• Bila diminta menyerahkan asli karena pelatihan yang dibiayai perusahaan, minta perjanjian tertulis, tanda terima, dan jaminan keamanan dokumen.
• Waspadai lowongan kerja yang meminta dokumen asli atau uang di muka. Baca penipuan online berkedok lowongan kerja.

Ikatan dinas dan biaya pelatihan

Perusahaan yang membiayai pelatihan khusus kadang menginginkan pekerjanya bertahan selama waktu tertentu. Cara yang wajar adalah ikatan dinas atau perjanjian pengembalian biaya pelatihan, yang dibuat tertulis, jelas, dan seimbang. Isi yang baik memuat biaya pelatihan yang sebenarnya, jangka waktu ikatan, rumus pengurangan biaya seiring masa kerja yang dijalani, dan alasan-alasan yang membebaskan pekerja dari kewajiban (misalnya pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan).

Ikatan semacam ini adalah kewajiban keuangan, bukan alasan menahan dokumen pribadi. Bila perusahaan menuntut pengembalian biaya, penyelesaiannya lewat perhitungan dan perundingan, atau lewat pengadilan bila perlu, bukan dengan menyandera ijazah. Minta salinan perjanjian dan bukti biaya yang benar-benar dikeluarkan, lalu bandingkan.

Jaminan lain yang sering diminta

Selain ijazah, ada pemberi kerja yang meminta jaminan berupa BPKB kendaraan, KTP asli, buku nikah, atau uang jaminan. Sikap pemerintah dalam SE yang sama mencakup dokumen pribadi lain seperti akta kelahiran, paspor, dan buku nikah. Uang jaminan juga perlu diwaspadai: tanyakan dasar, jumlah, dan syarat pengembaliannya secara tertulis. Permintaan jaminan yang tidak jelas tujuannya patut ditolak atau dipertanyakan, dan sebaiknya dilaporkan bila memberatkan. Baca juga pekerja harian lepas dan status kerja bila Anda bekerja tanpa kontrak yang jelas.

Menyusun surat permintaan pengembalian

Surat permintaan tidak perlu panjang. Cantumkan identitas Anda, tanggal mulai bekerja, dokumen apa yang diserahkan dan kapan, serta permintaan yang jelas: dokumen dikembalikan dalam jangka waktu tertentu, misalnya tujuh hari. Rujuk sikap pemerintah dalam SE Menaker secara sopan. Lampirkan salinan bukti, kirim lewat cara yang bisa dibuktikan, dan simpan bukti pengirimannya. Surat yang tenang dan faktual meningkatkan peluang penyelesaian damai dan memperkuat posisi Anda bila perkara berlanjut.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyerahkan ijazah asli tanpa tanda terima.
• Menandatangani surat penyerahan tanpa membaca isi.
• Membayar "tebusan" tanpa rincian dan kuitansi.
• Mengancam atau memaki pemberi kerja sehingga menyulitkan penyelesaian.
• Berhenti kerja mendadak tanpa surat pengunduran diri yang baik. Lihat mengundurkan diri dan hak pekerja.
• Menunda mengadu hingga bukti memudar.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh meminta ijazah asli sebagai jaminan? Menurut sikap pemerintah dalam SE Menaker 2025, pemberi kerja dilarang mensyaratkan atau menahan ijazah sebagai jaminan untuk bekerja, dengan pengecualian terbatas untuk pendidikan atau pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian tertulis.

Apakah pekerja harus membayar bila ingin ijazahnya dikembalikan? Tidak ada dasar umum untuk memungut "tebusan". Bila pemberi kerja mengklaim biaya pelatihan, minta dasar perjanjian dan rincian biaya. Besaran yang tidak wajar dapat dipersoalkan.

Ke mana mengadu? Ke dinas ketenagakerjaan kabupaten/kota atau provinsi, serta pengawas ketenagakerjaan. Anda juga dapat meminta pendampingan serikat pekerja atau lembaga bantuan hukum.

Ringkasan

Pemerintah melalui SE Menaker 2025 melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan, dengan pengecualian terbatas untuk pendidikan atau pelatihan yang dibiayai pemberi kerja dan berdasarkan perjanjian tertulis. Pekerja yang ijazahnya ditahan sebaiknya mengumpulkan bukti, meminta pengembalian secara tertulis, mengadu ke dinas ketenagakerjaan, dan mempertimbangkan jalur perdata atau pidana dengan bantuan advokat. Hindari menyerahkan dokumen asli tanpa tanda terima.

Dasar hukum

• Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan No. M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Pekerja oleh Pemberi Kerja
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata)

Baca juga

• Jalan bipartit dan dinas ketenagakerjaan sebelum ke pengadilan
• Mengundurkan Diri dari Pekerjaan: Hak yang Tetap Didapat

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.