Ganti Nama PT: Pemesanan Nama, Perubahan Anggaran Dasar, dan Pembaruan Dokumen Usaha

Apa itu ganti nama PT dan siapa yang terkena

Nama perseroan terbatas (PT) adalah identitas hukum yang tercantum dalam akta pendirian dan anggaran dasar. Mengganti nama berarti mengubah anggaran dasar. Karena PT adalah badan hukum, perubahan itu sah hanya bila memenuhi prosedur undang-undang. Dasar hukumnya adalah Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT) yang diubah antara lain oleh UU 6/2023, serta peraturan pelaksana tentang pemesanan nama dan perubahan anggaran dasar yang dikelola kementerian di bidang hukum melalui sistem Administrasi Hukum Umum (AHU).

Yang terkena: pemegang saham, direksi, dan komisaris PT, serta pihak yang berhubungan dengan PT, seperti bank, mitra dagang, dan instansi perizinan. Perubahan data pengurus dan saham dibahas pada pengalihan saham dan perubahan pengurus PT. Pemilihan nama dari sudut merek dibahas pada nama usaha dan merek.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

• Nama harus tersedia. Nama PT tidak boleh sama dengan nama PT lain yang sudah terdaftar atau sudah dipesan. Nama juga tidak boleh bertentangan dengan ketertiban umum atau kesusilaan, tidak boleh sama atau mirip lembaga negara atau organisasi internasional tanpa izin, dan tidak boleh hanya terdiri dari angka atau tanda baca.
• Susunan nama. Nama PT diawali kata "PT" (dan, bagi perusahaan terbuka, diakhiri "Tbk"). Menurut peraturan yang berlaku, nama PT lazimnya terdiri dari beberapa kata; jumlah minimal dan aturan bahasa perlu dicek pada peraturan terbaru. Nama dalam bahasa asing dapat dibatasi, dan penggunaan bahasa Indonesia didorong.
• Pemesanan nama. Nama dipesan secara elektronik melalui sistem AHU dan hanya dapat dipakai dalam jangka waktu tertentu setelah disetujui. Bila tidak segera dipakai untuk akta, pemesanan dapat hangus. Lama berlakunya perlu dicek pada peraturan yang berlaku.
• Perubahan nama memerlukan persetujuan. Perubahan nama termasuk perubahan anggaran dasar yang memerlukan persetujuan menteri yang membidangi hukum, bukan sekadar pemberitahuan. Perubahan dilakukan lewat akta notaris yang dibuat berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham (RUPS).
• Kuorum dan suara RUPS. Perubahan anggaran dasar memerlukan kehadiran dan persetujuan pemegang saham dengan jumlah tertentu menurut UU PT dan anggaran dasar. Angka tepatnya dapat dibaca pada teks resmi atau anggaran dasar PT.
• Dokumen sesudahnya. Setelah persetujuan terbit, nama baru berlaku bagi PT sejak tanggal tertentu menurut keputusan. PT wajib memperbarui identitas di berbagai tempat.

Pembahasan RUPS secara umum ada pada RUPS dan hak pemegang saham. Kegiatan usaha dan tanggung jawab pengurus pada tanggung jawab direksi dan komisaris.

Langkah praktis bernomor

1. Tentukan nama dan alternatifnya. Siapkan beberapa pilihan nama. Cek kemiripan dengan nama PT lain dan dengan merek terkenal untuk menghindari sengketa.
2. Cek dan pesan nama. Notaris mengajukan pengecekan dan pemesanan nama pada sistem AHU. Bila nama belum tersedia, ajukan alternatif.
3. Siapkan rapat pemegang saham. Undang pemegang saham sesuai anggaran dasar, siapkan materi perubahan nama, dan pastikan kuorum.
4. Putuskan dalam RUPS. Hasilnya dituangkan dalam risalah atau akta berita acara. Putuskan juga siapa yang diberi kuasa menandatangani akta perubahan.
5. Buat akta perubahan anggaran dasar. Notaris menyusun akta yang memuat nama baru dan menyesuaikan pasal lain yang menyebut nama.
6. Ajukan persetujuan. Notaris mengajukan permohonan persetujuan perubahan melalui sistem AHU dalam batas waktu yang ditentukan undang-undang. Jangan menunda lama; keterlambatan dapat menimbulkan masalah.
7. Terima keputusan dan salinan. Simpan keputusan, akta, dan bukti pembaruan data pada sistem AHU.
8. Perbarui izin dan identitas. Perbarui NIB di sistem OSS, nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan data perpajakan, izin sektor, sertifikat produk, rekening bank, asuransi, dan tanda daftar lain.
9. Beri tahu mitra. Kirim pemberitahuan kepada mitra, pelanggan, pemasok, dan karyawan. Tambahkan catatan "dahulu bernama" pada dokumen selama masa transisi.
10. Perbarui kontrak dan merek. Lampirkan perubahan nama atau amendemen pada kontrak berjalan. Daftarkan merek baru bila nama dipakai sebagai merek.

Dokumen yang lazim disiapkan

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sistem pengurusan PT kini hampir seluruhnya elektronik. Pemesanan nama dan pengajuan perubahan dilakukan lewat notaris pada sistem AHU. UU 6/2023 membuka bentuk perseroan perorangan untuk usaha mikro dan kecil, yang pendiriannya dengan pernyataan pendirian tanpa akta notaris. Nama PT perorangan tunduk pada ketentuan tersendiri; periksa PT perorangan untuk UMKM. Kementerian yang mengelola hukum telah berganti nama menjadi Kementerian Hukum, sehingga tautan lama ke situs Kemenkumham dapat berbeda. Pelaku usaha juga perlu memperhatikan kewajiban pencatatan pemilik manfaat dan pembaruan data setelah perubahan. Nomor peraturan menteri tentang pemesanan nama tidak disebut di sini karena status terbarunya belum diverifikasi pada teks resmi.

Perbedaan nama perusahaan, nama dagang, dan merek

Tiga istilah ini sering tertukar. Nama perusahaan adalah nama badan hukum yang tercantum dalam anggaran dasar, misalnya yang dipakai dalam kontrak dan izin. Nama dagang adalah nama yang dipakai di pasar untuk usaha atau produk, yang dapat berbeda dari nama perusahaan. Merek adalah tanda yang membedakan barang atau jasa, dan perlindungannya timbul melalui pendaftaran pada instansi kekayaan intelektual. Memiliki nama PT tidak memberikan perlindungan merek. Akibatnya, dua perusahaan dengan nama berbeda dapat bersengketa soal merek, dan sebaliknya perusahaan yang namanya sudah tersedia di AHU dapat tetap dituntut karena menyerupai merek terdaftar.

Bagi PT yang hendak berganti nama karena rebranding, urutan yang aman adalah: pastikan nama tersedia di AHU, telusuri kemiripan dengan merek terdaftar, ajukan pendaftaran merek baru bila perlu, baru kemudian memulai perubahan anggaran dasar. Dengan urutan ini, risiko sengketa setelah biaya cetak dan promosi terlanjur dikeluarkan dapat diperkecil. Bila merek lama bernilai, pertimbangkan untuk mempertahankannya sambil mengganti nama badan hukum, karena kedua hal itu tidak harus sama.

Menjaga kesinambungan hubungan hukum

Setelah ganti nama, hal paling praktis adalah memastikan kesinambungan. Kontrak jangka panjang, misalnya sewa gedung, kredit bank, atau perjanjian pasokan, tetap berlaku. Namun pihak lawan mungkin meminta salinan akta perubahan dan keputusan persetujuan untuk arsip mereka. Siapkan paket dokumen yang dapat dikirim sekaligus. Untuk kredit bank yang dijaminkan, bank biasanya meminta addendum atau pemberitahuan resmi, dan perubahan nama pada dokumen jaminan, seperti sertifikat hak atas tanah milik PT, perlu dicatat di kantor pertanahan sesuai prosedur. Jangan menganggap perubahan di AHU otomatis tercermin di semua instansi; sinkronisasi data adalah pekerjaan tersendiri.

Akibat bila prosedur tidak diikuti

PT yang memakai nama baru sebelum persetujuan terbit menanggung risiko. Dokumen yang ditandatangani dengan nama baru dapat dipersoalkan keabsahannya. Bank dapat menolak transaksi, instansi dapat menolak izin, dan mitra dapat meragukan kewenangan. Perubahan yang tidak disetujui kementerian tidak sah sebagai perubahan anggaran dasar. Selain itu, memakai nama yang mirip dengan PT lain atau merek terkenal dapat memicu gugatan pembatalan atau tuntutan ganti rugi. Karena perbedaan antara nama perusahaan dan merek, pemilik nama tidak otomatis memiliki hak merek. Daftarkan merek terpisah bila perlu.

Hal lain: ganti nama tidak mengubah kewajiban. Utang, perjanjian, dan tanggung jawab perusahaan tetap melekat karena badan hukumnya sama. Mitra dan kreditur tidak perlu memperbarui perjanjian dari awal, tetapi sebaiknya mengetahui perubahan melalui pemberitahuan tertulis dan amendemen.

Contoh: PT V awalnya bergerak di bidang perdagangan peralatan dapur dan ingin berganti nama karena menambah kegiatan produksi. Pemegang saham sepakat dalam RUPS. Notaris memesan nama baru di sistem AHU, membuat akta perubahan anggaran dasar, dan mengajukan persetujuan. Setelah terbit, PT V memperbarui NIB, rekening bank, dan izin, lalu mengirim surat pemberitahuan kepada mitra. Ia menambahkan frasa "dahulu bernama" pada faktur selama beberapa bulan agar pelanggan tidak bingung.

Kesalahan umum

• Memakai nama yang mirip PT lain atau merek terkenal.
• Mengganti papan nama tanpa mengubah anggaran dasar.
• Memulai rebranding sebelum persetujuan keluar.
• Lupa memperbarui NPWP, NIB, dan rekening.
• Tidak memberi tahu mitra dan karyawan.
• Tidak memperbarui izin sektor dan sertifikat produk.
• Mengabaikan batas waktu pengajuan persetujuan.
• Tidak mengecek bahwa nama dapat didaftarkan sebagai merek.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ganti nama PT harus lewat notaris? Ya, perubahan anggaran dasar dibuat dengan akta notaris dan diajukan melalui sistem AHU. PT perorangan memiliki mekanisme berbeda.

Berapa lama prosesnya? Bergantung pada kelengkapan dokumen dan antrean sistem. Estimasi pasti tidak dapat dipastikan; tanyakan kepada notaris.

Apakah kontrak lama masih berlaku setelah ganti nama? Ya, karena badan hukumnya sama. Beri tahu mitra dan buat catatan perubahan untuk menghindari kebingungan.

Apakah ganti nama sama dengan ganti pemilik? Tidak. Ganti nama hanya mengubah identitas. Pengalihan saham memiliki prosedur sendiri.

Ringkasan

• Ganti nama PT berarti mengubah anggaran dasar dan memerlukan persetujuan kementerian hukum.
• Nama harus tersedia dan tidak melanggar aturan; pesan melalui sistem AHU lewat notaris.
• Putuskan dalam RUPS, buat akta, ajukan persetujuan.
• Perbarui NIB, NPWP, rekening, izin, dan kontrak setelah persetujuan.
• Badan hukum tidak berubah; kewajiban lama tetap melekat.
• Cek peraturan pemesanan nama terbaru dan jangka waktu berlakunya pemesanan.

Dasar hukum

• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang

Baca juga

• Jual Beli Saham PT dan Perubahan Pengurus: Akta, RUPS, dan Pelaporan
• RUPS dan Hak Pemegang Saham: Kuorum, Pemanggilan, dan Perlindungan Minoritas
• Nama usaha dan merek: dipakai belum tentu terdaftar
• Pindah Alamat Perusahaan: Perubahan Domisili PT atau CV, Data AHU, dan Pembaruan NIB
• PT Perorangan untuk UMKM: Syarat, Cara Mendirikan, dan Tanggung Jawabnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.