Daftar Dokumen Nikah di KUA: Formulir N1 sampai N4 dan Fungsinya

Apa itu formulir N1 sampai N4 dan siapa yang terkena

Dalam pendaftaran nikah, "N" biasanya dipahami sebagai singkatan dari "nikah". Formulir ber-kode N1, N2, N3, dan N4 sudah lama dikenal masyarakat dan petugas. Setiap formulir berisi pernyataan tentang satu hal yang perlu dibuktikan sebelum pernikahan dicatat: identitas calon, asal-usul, persetujuan, dan keadaan orang tua. Formulir ini ditujukan bagi calon pengantin yang akan mendaftar ke KUA, yaitu pemeluk Islam, meskipun dokumen pengantar dari kelurahan atau desa juga dibutuhkan pada banyak pendaftaran lain.

Perlu dicatat, peraturan pencatatan nikah terbaru, yaitu Peraturan Menteri Agama Nomor 30 Tahun 2024 tentang Pencatatan Pernikahan, menurut pemahaman umum tidak memakai kode N dalam daftar persyaratannya; periksa teks resmi. Dalam praktik, banyak desa, kelurahan, dan KUA masih memakai istilah N1 sampai N4 sebagai nama kebiasaan. Oleh karena itu, tanyakan ke KUA tempat Anda akan menikah apakah istilah itu masih dipakai dan formulir mana yang diminta.

Fungsi masing-masing formulir

Keterangan lain yang sering ikut disebut adalah N5 untuk izin orang tua bagi calon yang belum berusia 21 tahun dan N6 untuk keterangan kematian suami atau istri terdahulu. Karena penamaan antardaerah dapat berbeda, anggap N5 dan N6 sebagai kebiasaan yang perlu dikonfirmasi ke petugas.

Dalam pandangan hukum, tidak ada yang istimewa dari kode huruf dan angkanya. Yang penting adalah isi pernyataan tersebut benar dan cocok dengan dokumen asli. Bila keterangan palsu, perkawinan dapat dipersoalkan dan pelakunya dapat menghadapi pidana pemalsuan.

Dokumen lain yang biasanya diminta

Selain formulir tadi, Peraturan Menteri Agama Nomor 30 Tahun 2024 memuat persyaratan pendaftaran kehendak nikah yang, menurut keterangan Kementerian Agama di berbagai daerah, antara lain meliputi:

• surat pengantar nikah dari desa atau kelurahan;
• fotokopi akta kelahiran;
• fotokopi kartu tanda penduduk;
• fotokopi kartu keluarga;
• surat rekomendasi nikah dari KUA setempat bila menikah di luar kecamatan tempat tinggal;
• surat keterangan sehat dari fasilitas kesehatan;
• persetujuan calon pengantin;
• izin tertulis orang tua atau wali bagi calon yang belum berusia 21 tahun, dan izin dari pihak lain atau pengadilan dalam keadaan tertentu;
• dispensasi dari pengadilan bagi calon yang belum berusia 19 tahun;
• surat izin atasan atau kesatuan bagi anggota TNI dan Polri;
• penetapan izin poligami dari pengadilan bagi suami yang akan beristri lebih dari satu;
• akta cerai bagi yang pernah bercerai, atau akta kematian bagi janda atau duda yang ditinggal mati.

Daftar ini hendaknya dibaca sebagai gambaran umum. Setiap KUA dapat meminta fotokopi lebih banyak, pas foto dengan latar tertentu, atau dokumen tambahan sesuai keadaan calon. Periksa versi terbaru di kantor.

Langkah praktis mengurus berkas

1. Mulai dari RT dan RW. Mintalah surat pengantar. Sampaikan nama lengkap sesuai KTP dan rencana tanggal pernikahan.
2. Datang ke kelurahan atau desa. Bawa surat RT dan RW, KTP, KK, serta akta kelahiran. Mintalah petugas menerbitkan surat keterangan menikah, asal-usul, dan keterangan orang tua. Biasanya tidak ada biaya resmi untuk surat-surat ini. Bila diminta uang, tanyakan dasarnya.
3. Isi surat persetujuan calon. Kedua calon mengisi dan menandatangani sendiri.
4. Fotokopi seluruh dokumen. Siapkan beberapa rangkap. Simpan satu set cadangan digital.
5. Daftarkan ke KUA. Pendaftaran kehendak nikah dilakukan paling lambat sepuluh hari kerja sebelum akad. Jika kurang dari itu, calon memerlukan surat dispensasi dari camat atau surat pernyataan disertai alasan, menurut peraturan tersebut.
6. Ikuti pemeriksaan. Petugas yang disebut penghulu atau pegawai pencatat memeriksa kelengkapan dan kebenaran data. Calon dapat diminta mengikuti bimbingan perkawinan. Pembahasan bimbingan ada pada kursus calon pengantin.
7. Tentukan tempat dan waktu akad. Akad di kantor atau di luar kantor memengaruhi biaya. Baca nikah di luar KUA, biaya resmi, dan gratifikasi.
8. Periksa bukti pencatatan setelah akad. Pastikan ejaan nama dan data dalam buku nikah benar.

Jika akad akan dilaksanakan di kecamatan lain, KUA tempat tinggal Anda menerbitkan surat rekomendasi nikah. Ketentuan khusus bagi pasangan yang berbeda domisili ada pada syarat menikah di KUA bagi pasangan beda domisili.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Peraturan Menteri Agama Nomor 30 Tahun 2024 (berlaku sejak 30 Desember 2024) menggantikan Peraturan Menteri Agama Nomor 22 Tahun 2024 dan peraturan pencatatan nikah yang lebih lama. Peraturan lama dipakai selama bertahun-tahun, dan formulir N1 sampai N4 melekat pada kebiasaan di masa itu. Peraturan baru memuat tenggat pendaftaran sepuluh hari kerja sebelum akad dan memberi ruang bagi layanan elektronik. Pendaftaran daring melalui sistem informasi nikah yang dikelola Kementerian Agama kini umum ditemui, dan sebagian daerah mewajibkan pengisian data lewat sistem itu sebelum datang ke kantor.

Selain itu, kewajiban mengikuti bimbingan perkawinan, batas usia 19 tahun, dan syarat izin tertulis bagi yang belum 21 tahun juga tampak dalam daftar persyaratan. Bagi pembaca yang pernah mengurus nikah sebelum 2024, jangan berasumsi dokumen yang diminta sama dengan dahulu. Periksa kembali.

Pendaftaran daring dan peran petugas

Banyak KUA kini menerima pendaftaran kehendak nikah secara daring melalui sistem informasi pernikahan yang dikelola Kementerian Agama. Calon mengisi data, mengunggah dokumen pindaian, memilih tanggal dan lokasi akad, lalu mendapat kode pendaftaran. Namun pemeriksaan berkas asli tetap dilakukan di kantor. Karena itu pastikan pindaian jelas, tidak terpotong, dan sesuai dokumen asli.

Petugas yang bertugas disebut pejabat pencatat atau penghulu. Ia berwenang memeriksa kebenaran data, menolak bila persyaratan tidak lengkap, dan menolak bila ada larangan perkawinan. Penolakan harus disertai alasan. Calon yang keberatan dapat meminta penjelasan tertulis, lalu menempuh jalur keberatan sesuai ketentuan. Sikap sopan dan lengkap berkas adalah cara terbaik untuk mempercepat proses.

Pengumuman kehendak nikah dan keberatan pihak lain

Setelah pendaftaran, kehendak nikah diumumkan dengan cara yang ditentukan agar masyarakat dapat mengetahui. Siapa pun yang memiliki alasan sah dapat mengajukan keberatan, misalnya mengetahui calon masih terikat perkawinan lain. Itulah sebabnya data yang jujur penting. Bila ada pihak yang mengajukan keberatan, petugas menunda sampai persoalan dijernihkan. Kisah pencegahan perkawinan dibahas pada pencegahan dan pembatalan perkawinan.

Bila berkas ditolak: apa yang bisa dilakukan

Penolakan berkas biasanya karena data tidak cocok, dokumen kurang, atau salah KUA. Minta petugas menyebutkan alasan dan dokumen yang kurang secara tertulis. Perbaiki dan ajukan kembali. Bila alasannya berupa kekeliruan data di akta lahir atau KK, urus perbaikan di Dukcapil atau penetapan pengadilan lebih dulu. Bila Anda merasa penolakan tidak beralasan, ajukan keberatan kepada kepala KUA atau kantor kementerian di tingkat kabupaten atau kota. Simpan semua bukti komunikasi.

Kesalahan umum

Contoh: Dewi tinggal di satu kelurahan, sedangkan calon suaminya, Rafi, tinggal di kecamatan lain. Mereka sepakat akad di kampung Dewi. Dewi mengurus N1 sampai N4 di kelurahannya. Rafi mengurus keterangan serupa di kelurahannya, lalu meminta surat rekomendasi nikah dari KUA tempat tinggalnya. Mereka mendaftar tiga minggu sebelum akad sehingga tidak perlu dispensasi. Hanya satu dokumen yang terlewat, yaitu fotokopi KK Rafi yang kabur, dan itu dapat diganti saat itu juga. Contoh ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Hal khusus yang kerap ditanyakan

Calon pernah menikah. Janda atau duda wajib melampirkan akta cerai atau akta kematian pasangan sebelumnya. Perhatikan pula masa tunggu, yang dibahas pada masa tunggu menikah bagi janda dan duda.

Calon anggota TNI atau Polri atau PNS. Mereka memerlukan surat izin atasan atau kesatuan. Ulasannya ada pada nikah bagi anggota TNI dan Polri dan nikah sesama PNS dan poligami PNS.

Calon berstatus WNA. Dokumen mereka berbeda dan umumnya memerlukan legalisasi serta terjemahan. Baca nikah dengan WNA di Indonesia.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah formulir N1 sampai N4 bisa diunduh sendiri? Formulir sering disediakan kelurahan atau KUA. Pastikan bentuknya sesuai versi yang dipakai di wilayah Anda, lalu minta ditandatangani pejabat berwenang bila memang memerlukannya. Salinan yang tidak ditandatangani tidak memiliki nilai.

Berapa lama surat dari kelurahan berlaku? Jangka waktunya diatur kebiasaan setempat. Banyak KUA menganggap surat pengantar berlaku untuk periode pendek. Minta surat dalam beberapa minggu sebelum mendaftar dan konfirmasi masa berlakunya.

Apakah pendaftaran harus oleh kedua calon? Pada umumnya pendaftaran dapat diwakilkan kepada keluarga atau wali, namun pemeriksaan identitas dan bimbingan tetap melibatkan kedua calon. Tanyakan kepada KUA.

Apakah ada biaya pendaftaran? Pendaftaran dan akad di kantor pada jam kerja dikenal tidak dipungut biaya. Biaya muncul bila akad di luar kantor atau di luar jam kerja. Periksa tarif resmi terbaru di KUA.

Ringkasan

• N1 sampai N4 adalah sebutan kebiasaan untuk surat keterangan nikah, asal-usul, persetujuan mempelai, dan keterangan orang tua.
• Peraturan terbaru mungkin tidak memakai kode N; konfirmasi formulir yang diminta ke KUA.
• Pendaftaran paling lambat sepuluh hari kerja sebelum akad; bila kurang, ada dispensasi camat atau surat pernyataan.
• Dokumen tambahan tergantung status calon: izin orang tua, dispensasi usia, izin atasan, akta cerai, atau akta kematian.
• Hindari calo dan pungutan tidak resmi.

Dasar hukum

• Peraturan Menteri Agama No. 30 Tahun 2024 tentang Pencatatan Pernikahan
• UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan
• UU No. 16 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan

Baca juga

• Nikah di Luar KUA: Biaya Resmi, PNBP, dan Larangan Gratifikasi bagi Penghulu
• Kursus Calon Pengantin (Bimwin): Fungsi, Sertifikat, dan Kedudukannya
• Masa Tunggu Menikah bagi Janda dan Duda: Aturan Iddah dan Kapan Boleh Menikah Lagi
• Pencatatan Perkawinan di KUA dan Dukcapil: Dokumen, Prosedur, dan Akibat Jika Tidak Tercatat

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.