Contoh Surat Teguran Karyawan dan Cara Mengisinya

Apa itu surat teguran karyawan

Surat teguran adalah pemberitahuan tertulis dari pemberi kerja kepada karyawan bahwa ia telah melakukan pelanggaran, disertai permintaan memperbaiki. Dalam praktik ada tiga tingkat yang sering dipakai: teguran lisan, teguran tertulis, dan surat peringatan (SP) yang bertingkat SP 1, SP 2, dan SP 3. Pembahasan umum ada di surat peringatan SP1, SP2, SP3.

Teguran bertujuan membina, bukan menghukum semata. Surat yang baik memberi kesempatan karyawan memperbaiki diri, sekaligus menjadi bukti bila masalah berlanjut. Karena itu isinya harus faktual dan proporsional.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

• Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama mengatur jenis pelanggaran dan tingkat sanksi. Surat teguran sebaiknya mengacu kepadanya. Lihat perjanjian kerja bersama dan peraturan perusahaan.
• Menurut peraturan pelaksana ketenagakerjaan, surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga umumnya berlaku paling lama enam bulan, kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama menentukan lain. Periksa teks resmi PP No. 35 Tahun 2021.
• Pelanggaran yang berulang setelah peringatan dapat menjadi dasar pemutusan hubungan kerja (PHK), dengan tetap mengikuti prosedur. Lihat PHK karena pelanggaran perjanjian kerja tanpa surat peringatan dan alasan PHK yang sah.
• Pelanggaran berat memiliki aturan tersendiri dan tidak selalu harus didahului tiga peringatan, tetapi perlu pembuktian. Putusan Mahkamah Konstitusi memengaruhi penerapannya. Lihat PHK karena pelanggaran berat setelah putusan MK.
• Teguran tidak boleh menyerang martabat. Kata-kata kasar, ancaman, atau penghinaan dapat menimbulkan masalah baru.
• Karyawan berhak menyampaikan tanggapan. Surat yang baik memberi ruang tanggapan.
• Hukuman tidak boleh berupa pemotongan upah sembarangan. Periksa aturan pengupahan.

Kerangka surat teguran yang dapat disesuaikan

Berikut kerangka umum. Gunakan kop surat perusahaan. Tanda [....] harus diganti dengan data Anda.

• [KOP SURAT PERUSAHAAN]
• SURAT TEGURAN [atau: SURAT PERINGATAN KE-1/KE-2/KE-3]
• Nomor: [....]
• Kepada: [Nama Lengkap Karyawan], nomor induk [....], jabatan [....], bagian [....].
• Dengan ini perusahaan menyampaikan teguran tertulis sehubungan dengan hal-hal berikut:
• 1. Pelanggaran. Pada tanggal [....], pukul [....], di [tempat], Saudara [uraikan peristiwa secara faktual, misalnya: tidak masuk kerja tanpa keterangan selama .... hari].
• 2. Aturan yang dilanggar. Perbuatan tersebut bertentangan dengan [pasal/butir peraturan perusahaan atau perjanjian kerja ....].
• 3. Riwayat. Sebelumnya Saudara telah [ditegur lisan tanggal .... / menerima SP ke-.... tanggal ....]. (Hapus bila tidak ada.)
• 4. Penjelasan karyawan. Pada tanggal [....], Saudara telah dimintai penjelasan, dan menyampaikan [ringkasan tanggapan]. Menurut penilaian perusahaan, [tanggapan tidak/ cukup menghapus pelanggaran].
• 5. Perbaikan yang diminta. Saudara diminta [uraikan langkah perbaikan] mulai [tanggal].
• 6. Masa berlaku. Surat ini berlaku selama [....] bulan sejak tanggal diterbitkan.
• 7. Akibat bila terulang. Apabila pelanggaran serupa atau pelanggaran lain terjadi pada masa berlaku surat ini, perusahaan dapat menerbitkan peringatan lanjutan atau mengambil tindakan sesuai peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan.
• 8. Hak tanggapan. Saudara dapat menyampaikan tanggapan tertulis kepada [bagian SDM] dalam waktu [....] hari.
• [Kota], [tanggal] [bulan] [tahun]
• [Nama Perusahaan], [tanda tangan dan cap] [Nama Lengkap] [Jabatan]
• Tanda terima: Saya telah menerima dan membaca surat ini. [Setuju/Tidak setuju dengan catatan ....]. Karyawan: [tanda tangan] [nama] [tanggal].

Penjelasan tiap bagian

Judul dan nomor. Bedakan teguran biasa dari SP bertingkat supaya urutannya tertib.

Identitas. Tulis nama, jabatan, dan bagian. Surat yang salah sasaran atau salah nama merusak kredibilitas.

Uraian pelanggaran. Inti surat. Tulis kapan, di mana, dan apa. Gunakan fakta yang dapat dibuktikan, misalnya catatan absensi atau laporan. Hindari penilaian seperti "malas" atau "tidak bertanggung jawab".

Aturan yang dilanggar. Sebut aturannya agar karyawan tahu dasar teguran. Teguran tanpa dasar aturan mudah dipersoalkan.

Riwayat. Mencatat teguran sebelumnya menunjukkan pembinaan bertahap. Pastikan tanggal benar.

Penjelasan karyawan. Menunjukkan karyawan sudah didengar. Ini memperkuat keadilan prosedur.

Perbaikan yang diminta. Rumuskan konkret dan dapat diukur. "Hadir tepat waktu sesuai jadwal" lebih jelas daripada "perbaiki sikap".

Masa berlaku. Sebutkan agar jelas kapan surat dianggap selesai, dengan memperhatikan batas yang diatur.

Akibat bila terulang. Jelaskan secara wajar. Jangan mengancam hal yang tidak sesuai aturan.

Hak tanggapan dan tanda terima. Karyawan boleh menulis keberatan. Tanda tangan tanda terima bukan berarti setuju, kecuali ditulis demikian. Jika karyawan menolak menerima, catat dengan saksi.

Daftar lampiran yang lazim

• Bukti pelanggaran, seperti catatan absensi, laporan, atau rekaman yang sah.
• Salinan peraturan perusahaan yang dirujuk.
• Salinan surat peringatan sebelumnya.
• Catatan pemanggilan dan penjelasan karyawan.
• Tanggapan tertulis karyawan, bila ada.

Langkah praktis

1. Verifikasi fakta. Periksa data dan dengar semua pihak.
2. Cocokkan dengan aturan. Tentukan tingkat sanksi yang sesuai.
3. Panggil karyawan. Beri kesempatan menjelaskan, catat dalam berita acara.
4. Susun surat. Gunakan bahasa tenang dan faktual.
5. Serahkan langsung. Gunakan tanda terima, atau kirim tercatat bila karyawan tidak hadir.
6. Pantau perbaikan. Catat perkembangan.
7. Simpan arsip. Simpan surat dan bukti di berkas karyawan.
8. Tutup dengan jelas. Bila perbaikan berhasil, catat bahwa masalah selesai.

Teguran lisan, teguran tertulis, dan surat peringatan

Urutan ini hanya gambaran. Peraturan perusahaan Anda bisa menentukan lain, dan tidak semua pelanggaran harus melewati semua tingkat.

Contoh redaksi uraian pelanggaran

Uraian yang baik menyebut fakta tanpa menghakimi. Bandingkan.

• Kurang baik: "Saudara sangat tidak disiplin dan sering seenaknya."
• Lebih baik: "Berdasarkan catatan absensi, Saudara terlambat lebih dari 15 menit pada tanggal [....], [....], dan [....]."
• Kurang baik: "Saudara bersikap kasar kepada pelanggan."
• Lebih baik: "Pada tanggal [....], pelanggan menyampaikan keluhan tertulis bahwa Saudara menaikkan nada bicara. Keluhan terlampir."

Contoh redaksi yang faktual memudahkan karyawan memahami apa yang diminta berubah. Redaksi yang menghakimi justru mengundang pembelaan dan pertengkaran.:

Satu catatan tambahan: teguran yang sama untuk pelanggaran yang sama harus diberlakukan secara konsisten kepada semua karyawan. Penerapan yang pilih kasih dapat dipersoalkan sebagai tidak adil dan melemahkan posisi perusahaan bila perkara berlanjut.

Kesalahan umum

Kapan perlu advokat

Teguran ringan dapat ditangani internal. Gunakan advokat atau konsultan hubungan industrial bila:

• pelanggaran berat yang mungkin berujung PHK atau laporan pidana. Hukum acara pidana baru (UU No. 20 Tahun 2025) berlaku sejak 2 Januari 2026, dan KUHP baru sejak tanggal yang sama;
• karyawan adalah pengurus serikat, hamil, atau dalam keadaan yang dilindungi;
• ada dugaan teguran dipakai untuk menekan karyawan keluar;
• peraturan perusahaan belum ada atau belum jelas;
• karyawan membantah dan menempuh perselisihan hubungan industrial.

Contoh penerapan

Contoh: Seorang staf gudang tiga kali terlambat dalam dua minggu. Atasan mencatat jam datang dari absensi, memanggil staf, dan mendengar bahwa ia mengalami kendala transportasi. Perusahaan menerbitkan surat teguran tertulis dengan merujuk pasal jam kerja dalam peraturan perusahaan, meminta perbaikan, dan menyebut masa berlaku. Staf menandatangani tanda terima dan menulis catatan penjelasan. Setelah masa berlaku berakhir tanpa pengulangan, perusahaan mencatat masalah selesai.

Contoh: Seorang atasan menegur bawahan lewat surat berisi kalimat "kamu bodoh dan tidak berguna" serta ancaman langsung dipecat, tanpa menyebut kejadian atau aturan. Karyawan mengadukannya. Surat itu tidak membantu perusahaan dan menimbulkan masalah baru. Pelajarannya, surat teguran harus faktual dan sopan.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

Dasar hukum PHK dan peringatan berubah melalui UU No. 6 Tahun 2023 dan PP No. 35 Tahun 2021, menggantikan rujukan pada UU Cipta Kerja pertama (UU No. 11 Tahun 2020, tidak berlaku). Putusan Mahkamah Konstitusi juga memengaruhi penafsiran pelanggaran berat. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, yang baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Pantau apakah ada perubahan mengenai sanksi disiplin. Aturan inti bahwa sanksi harus berdasar aturan dan prosedur yang adil relatif stabil.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa beda surat teguran dan surat peringatan? Teguran adalah pemberitahuan tertulis atas pelanggaran. Surat peringatan adalah teguran bertingkat (SP 1 sampai SP 3) yang dapat berujung PHK bila pelanggaran berulang. Cara pemakaiannya mengikuti peraturan perusahaan.

Berapa lama surat peringatan berlaku? Umumnya paling lama enam bulan, kecuali peraturan perusahaan atau perjanjian menentukan lain. Periksa teks resmi.

Apakah karyawan wajib menandatangani surat? Karyawan boleh menandatangani sebagai tanda terima dan menulis keberatan. Bila menolak, pemberi kerja dapat mencatat penolakan dengan saksi.

Bisakah langsung PHK tanpa teguran? Untuk pelanggaran berat tertentu, bisa, tetapi tetap perlu bukti dan prosedur. Konsultasikan sebelum memutuskan.

Ringkasan

• Surat teguran menyampaikan pelanggaran secara tertulis dan meminta perbaikan.
• Isi harus faktual, merujuk aturan, memberi hak tanggapan, dan menyebut masa berlaku.
• Ikuti tahapan peringatan sesuai peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan.
• Dokumentasikan bukti, pemanggilan, dan tanda terima.
• Libatkan advokat untuk pelanggaran berat atau karyawan yang dilindungi.
• Contoh dalam artikel harus disesuaikan dengan fakta dan hukum yang berlaku.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
• UU No. 20 Tahun 2025 tentang Hukum Acara Pidana (berlaku sejak 2 Januari 2026)

Baca juga

• Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja
• Studi Kasus: Surat Peringatan Berlapis SP1 sampai SP3 Lalu PHK Pegawai Gudang
• PHK Tanpa Surat Peringatan: Kapan Diizinkan dan Berapa Pesangon yang Diterima
• Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Peraturan Perusahaan: Bedanya dan Cara Membacanya
• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.