Contoh Surat Peringatan Karyawan dan Cara Mengisinya

Apa itu surat peringatan dan siapa yang terkena

Surat peringatan, sering disingkat SP, adalah sarana pembinaan. Pengusaha menegur pekerja yang melanggar aturan kerja dan memberi kesempatan memperbaiki diri. Tingkatannya lazim disebut SP1, SP2, dan SP3. Yang terkena adalah pengusaha atau bagian sumber daya manusia yang menerbitkan, pekerja yang menerima, dan serikat pekerja bila ada. Penjelasan umum ada di surat peringatan SP1, SP2, SP3 dan contoh nyata di studi kasus surat peringatan berlapis dan PHK karena pelanggaran.

Surat peringatan bukan hukuman semena-mena. Isinya harus berdasarkan pelanggaran yang nyata, aturan yang jelas, dan prosedur yang wajar.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Aturan pokok terdapat dalam PP No. 35 Tahun 2021 serta peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Periksa teks resmi terbaru.

• Surat peringatan dikeluarkan atas pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
• Peraturan menyebut surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga, yang masing-masing berlaku paling lama enam bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
• Pengusaha yang ingin melakukan pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran biasanya harus menempuh tahapan surat peringatan sebagaimana diatur, kecuali pelanggaran tertentu yang oleh aturan dianggap mendesak. Rincian bergantung pada teks resmi dan perjanjian. Baca alasan PHK yang sah menurut PP 35 Tahun 2021.
• Pekerja berhak mengetahui pelanggaran yang dituduhkan dan memberi penjelasan.
• Surat peringatan tidak menggantikan pembinaan. Pengusaha sebaiknya membantu pekerja memperbaiki diri.
• Bila pekerja tidak setuju, ia dapat menyampaikan keberatan tertulis dan menempuh perundingan bipartit. Baca perselisihan hubungan industrial, tahapan.

Masa berlaku dan syarat tahapan bisa diatur lebih rinci dalam peraturan perusahaan. Karena itu dokumen internal itu menjadi acuan utama.

Kerangka surat peringatan yang dapat disesuaikan

Ganti tanda [....]. Gunakan kop surat perusahaan. Tanpa nama nyata.

• [Kop surat perusahaan]
• Nomor : [....]
• Perihal : Surat Peringatan [Pertama / Kedua / Ketiga]
• [Kota], [tanggal]
• Kepada Yth. [nama pekerja], [jabatan], [nomor induk karyawan]
• Dengan hormat,
• 1. Berdasarkan hasil pemeriksaan dan fakta yang kami peroleh, pada [tanggal] Saudara/i melakukan pelanggaran berupa: [uraian pelanggaran yang spesifik: apa, kapan, di mana].
• 2. Tindakan tersebut melanggar [pasal/butir] [perjanjian kerja / peraturan perusahaan / perjanjian kerja bersama] yang berbunyi: [kutipan singkat].
• 3. [Bila ini SP kedua/ketiga: Sebelumnya Saudara/i telah menerima Surat Peringatan (Pertama/Kedua) nomor .... tanggal ....].
• 4. Atas pelanggaran tersebut perusahaan memberikan Surat Peringatan [Pertama/Kedua/Ketiga]. Surat peringatan ini berlaku selama [....] bulan, sejak [tanggal] sampai [tanggal].
• 5. Perusahaan mengharapkan Saudara/i memperbaiki sikap dan kinerja dengan cara [langkah perbaikan yang diharapkan].
• 6. Apabila selama masa berlaku Saudara/i melakukan pelanggaran lagi, perusahaan dapat memberikan tindakan lebih lanjut sesuai peraturan yang berlaku.
• 7. Saudara/i berhak memberikan tanggapan tertulis dalam [....] hari kerja sejak menerima surat ini.
• Demikian surat ini disampaikan.
• Hormat kami, [jabatan pejabat berwenang] [tanda tangan, nama terang]
• Tanda terima: diterima pada [tanggal] oleh [nama] [tanda tangan]. Bila menolak menandatangani, dicatat oleh [saksi] pada [tanggal].

Penjelasan tiap bagian

Nomor dan perihal. Penomoran dan perihal yang tertib memudahkan arsip. Tulis tingkat SP dengan jelas.

Uraian pelanggaran. Ini bagian paling penting. Sebutkan apa yang dilakukan, kapan, dan di mana. Hindari kata umum seperti "tidak disiplin". Contoh yang jelas: "Pada [tanggal], Saudara/i terlambat masuk kerja lebih dari [....] menit sebanyak [....] kali dalam bulan [....], sesuai catatan kehadiran".

Dasar aturan. Kutip aturan yang dilanggar. Surat peringatan yang tidak merujuk aturan mudah dibantah.

Riwayat peringatan. Untuk SP2 dan SP3, sebutkan SP sebelumnya beserta nomor dan tanggalnya. Hal ini membuktikan tahapan.

Keputusan dan masa berlaku. Sebutkan tingkat dan masa berlaku dengan tanggal pasti.

Harapan perbaikan. Pembinaan butuh arahan. Jelaskan apa yang diharapkan berubah.

Akibat bila mengulang. Pernyataan netral bahwa tindakan lebih lanjut dapat diambil sesuai aturan. Jangan mengancam PHK secara otomatis kecuali memang sesuai prosedur.

Hak menanggapi. Memberi ruang pekerja menjelaskan menunjukkan itikad baik dan prosedur yang adil.

Tanda terima. Bukti bahwa surat telah disampaikan. Bila pekerja menolak tanda tangan, catat dengan saksi.

Langkah praktis bagi pengusaha

1. Kumpulkan fakta. Catatan kehadiran, laporan atasan, bukti kerja, dan keterangan saksi.
2. Periksa aturan. Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama mana yang dilanggar.
3. Panggil pekerja. Dengarkan penjelasannya, dan catat dalam berita acara.
4. Tentukan tingkat peringatan. Sesuai berat pelanggaran dan riwayat.
5. Susun surat. Gunakan kerangka di atas.
6. Sampaikan secara langsung. Dengan saksi dan tanda terima.
7. Beri kesempatan memperbaiki. Pembinaan dan pantauan.
8. Catat masa berlaku. Beri pengingat saat berakhir.
9. Simpan arsip. Dalam berkas kepegawaian.
10. Pertimbangkan tindakan lanjut dengan hati-hati. Bila mengarah pada PHK, konsultasikan lebih dulu.

Langkah bagi pekerja yang menerima surat peringatan

Pekerja yang menerima surat peringatan sebaiknya tidak langsung marah. Baca isinya dengan teliti. Periksa apakah pelanggaran yang disebutkan benar, apakah aturan yang dikutip memang ada, dan apakah tanggal serta fakta tepat. Jika ada yang salah, sampaikan tanggapan tertulis dengan sopan dan lampirkan bukti. Misalnya catatan kehadiran yang berbeda, izin atasan, atau bukti sakit.

Menandatangani tanda terima biasanya berarti menerima surat, bukan menyetujui isinya. Untuk menghindari salah paham, tulis di samping tanda tangan "diterima, dengan tanggapan tertulis menyusul". Bila perusahaan tidak menanggapi keberatan, ajukan ke serikat pekerja atau perundingan bipartit. Simpan semua dokumen. Bila hubungan kerja berujung PHK, tahapan penyelesaian ada di perselisihan hubungan industrial, tahapan.

Jenis pelanggaran dan pendekatan yang wajar

Tidak semua pelanggaran setara. Pengusaha sebaiknya membedakan pelanggaran ringan, sedang, dan berat dalam peraturan perusahaan, lalu menyesuaikan tingkat peringatan. Pembagian berikut hanya contoh pendekatan, bukan ketentuan baku.

Perhatikan bahwa pelanggaran berat tetap harus dibuktikan. Perusahaan tidak boleh langsung menyimpulkan dan memecat tanpa pemeriksaan. Untuk pekerja yang tidak masuk tanpa keterangan berhari-hari, ada aturan khusus tentang pemanggilan dan konsekuensinya, yang dibahas dalam PHK karena mangkir dan dianggap mengundurkan diri.

Pembinaan sebelum surat peringatan

Surat peringatan sebaiknya menjadi langkah setelah pembinaan biasa. Atasan dapat berbicara empat mata, menjelaskan harapan, dan menawarkan bantuan seperti pelatihan atau penyesuaian beban kerja. Catat pembicaraan itu secara singkat. Bila masalah terkait kesehatan, keluarga, atau kondisi kerja, pendekatan manusiawi sering lebih efektif daripada langsung menghukum.

Bagi pekerja, sikap terbuka ketika diajak bicara dapat mencegah eskalasi. Jelaskan hambatan yang dihadapi, misalnya masalah transportasi atau beban kerja yang tidak wajar, dan minta penyesuaian. Bila hambatan itu berasal dari perusahaan, seperti jadwal yang tidak jelas atau peralatan yang rusak, tunjukkan dengan bukti. Surat peringatan yang menyalahkan pekerja atas hal yang bukan kesalahannya dapat dipersoalkan.

Satu hal lagi yang penting adalah konsistensi. Perusahaan yang menegur satu pekerja atas pelanggaran yang dibiarkan pada pekerja lain membuka peluang tuduhan diskriminasi. Terapkan aturan secara adil dan konsisten, dan dokumentasikan alasan bila ada perlakuan berbeda.

Kesalahan umum

Contoh: Seorang staf gudang beberapa kali tidak menyimpan barang sesuai prosedur sehingga terjadi selisih stok. Atasan mencatat tanggal dan jumlah selisih, memanggil staf itu, dan mendengar penjelasannya. Perusahaan lalu menerbitkan SP1 dengan uraian jelas, kutipan peraturan, langkah perbaikan, dan masa berlaku enam bulan. Staf menerima, memperbaiki cara kerja, dan masa berlaku berakhir tanpa tindakan lanjut.

Contoh: Seorang pekerja menerima SP3 mendadak dengan alasan "kinerja buruk" tanpa SP sebelumnya dan tanpa uraian. Ia menyampaikan keberatan tertulis dan meminta penjelasan dasar aturan. Karena tahapan dan uraian tidak jelas, perusahaan meninjau ulang dan menarik surat itu. Ketelitian prosedur melindungi kedua pihak.

Kapan perlu advokat atau pendamping

Konsultasikan bila surat peringatan berpotensi berujung PHK, melibatkan tuduhan serius seperti penipuan atau penggelapan, atau ada indikasi diskriminasi dan pelecehan. Pekerja dapat meminta pendampingan serikat pekerja atau dinas ketenagakerjaan. Pengusaha dapat meminta advokat memeriksa prosedur dan dokumen. Untuk pelecehan di tempat kerja, baca pelecehan di tempat kerja dan pengaduan.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

Ketentuan surat peringatan pernah diatur dalam UU Ketenagakerjaan 2003 dan peraturan lama, kemudian diperbarui melalui UU Cipta Kerja (UU No. 6 Tahun 2023) dan PP No. 35 Tahun 2021. UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang disahkan DPR pada 6 Oktober 2026 belum berlaku, sehingga pegangan saat ini tetap aturan di atas. Periksa teks resmi dan peraturan perusahaan Anda.

Catatan tentang dokumentasi bagi kedua pihak

Dokumentasi yang rapi menguntungkan kedua belah pihak. Bagi pengusaha, dokumen menunjukkan bahwa tindakan diambil dengan dasar dan prosedur. Bagi pekerja, dokumen membantu menunjukkan bahwa pelanggaran tidak terjadi seperti yang dituduhkan, atau bahwa perusahaan belum menjalankan prosedur. Simpan setiap surat, berita acara, dan bukti penyampaian dalam urutan tanggal. Jangan mengandalkan ingatan, karena sengketa ketenagakerjaan sering muncul berbulan-bulan setelah peristiwa.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama surat peringatan berlaku? Menurut PP 35 Tahun 2021, masing-masing paling lama enam bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian atau peraturan perusahaan. Periksa teks resmi.

Apakah harus berurutan SP1, SP2, SP3? Pada umumnya bertahap sesuai aturan, tetapi pelanggaran tertentu dapat ditangani berbeda. Periksa peraturan perusahaan dan konsultasikan.

Bolehkah pekerja menolak menandatangani? Pekerja boleh menyampaikan keberatan tertulis. Penolakan tanda tangan biasanya dicatat dengan saksi, dan tidak otomatis membatalkan surat.

Apakah surat peringatan memotong gaji? Surat peringatan adalah teguran, bukan potongan. Pemotongan upah hanya sesuai aturan yang berlaku.

Ringkasan

• Surat peringatan adalah teguran tertulis untuk membina pekerja yang melanggar aturan.
• Uraikan pelanggaran dengan fakta, kutip aturan, tulis tingkat dan masa berlaku.
• Masing-masing SP umumnya berlaku paling lama enam bulan; periksa aturan dan perjanjian.
• Beri kesempatan menanggapi dan minta tanda terima.
• Jangan dipakai menekan pekerja; konsultasi bila mengarah ke PHK.
• Contoh ini harus disesuaikan dengan peraturan perusahaan.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja
• Studi Kasus: Surat Peringatan Berlapis SP1 sampai SP3 Lalu PHK Pegawai Gudang
• Alasan PHK yang Sah Menurut PP 35/2021 dan Kewajiban Pemberitahuannya
• Tahapan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial: Bipartit sampai Pengadilan
• Pelecehan Seksual di Tempat Kerja: Jalur Pengaduan dan Perlindungan Korban

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.