Contoh Surat Pengunduran Diri dan Cara Mengisinya

Apa itu pengunduran diri dan siapa yang terkena

Pengunduran diri, sering disebut resign, adalah berakhirnya hubungan kerja karena pekerja sendiri yang memutuskan berhenti. Berbeda dengan pemutusan hubungan kerja (PHK) oleh perusahaan, pekerja yang mundur atas kemauan sendiri umumnya tidak mendapat pesangon. Hak yang tersisa antara lain upah terakhir, cuti yang belum diambil sesuai ketentuan, dan uang penggantian hak bila memenuhi syarat. Pembahasan lebih lengkap tentang perbedaan keduanya ada di PHK dan pengunduran diri.

Yang terkena aturan ini adalah semua pekerja, baik tetap maupun kontrak, serta bagian sumber daya manusia yang menerima surat. Pekerja kontrak (PKWT) yang mundur sebelum kontrak habis memiliki pertimbangan tambahan, misalnya ganti rugi menurut perjanjian. Baca PKWT, kontrak kerja dan batasannya.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Aturan pokok ada pada UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023, dan PP No. 35 Tahun 2021. Isinya secara garis besar sebagai berikut. Periksa teks resmi terbaru.

• Pekerja boleh mengundurkan diri atas kemauan sendiri. Hubungan kerja adalah hubungan sukarela.
• Peraturan menetapkan syarat berupa pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu tertentu sebelum tanggal pengunduran diri. Banyak perusahaan menetapkan sekitar tiga puluh hari. Periksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama karena ada yang mengatur lain.
• Pekerja diminta tetap menjalankan kewajiban sampai tanggal efektif berhenti.
• Pekerja yang mundur atas kemauan sendiri pada umumnya tidak mendapat uang pesangon, tetapi dapat berhak atas uang penggantian hak. Bila perjanjian atau peraturan perusahaan memberi hak lebih, hak itu berlaku.
• Pengusaha tidak boleh menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan. Gaji terakhir tidak boleh ditahan tanpa dasar yang sah.
• Pengunduran diri harus murni sukarela. Pemaksaan, ancaman, atau tipu daya dapat membuat pengunduran diri dipersoalkan.

Pekerja kontrak yang mundur sebelum waktunya dapat terkena ketentuan ganti rugi sesuai perjanjian dan peraturan. Karena itu baca kontrak terlebih dahulu.

Kerangka surat pengunduran diri yang dapat disesuaikan

Ganti tanda [....]. Tulis surat di kertas atau berkas yang rapi. Hapus hal yang tidak perlu.

• [Kota], [tanggal] [bulan] [tahun]
• Kepada Yth. [Nama dan jabatan atasan / bagian sumber daya manusia]
• [Nama perusahaan]
• [Alamat perusahaan]
• Perihal: Pengunduran Diri
• Dengan hormat,
• Yang bertanda tangan di bawah ini:
• Nama : [....]
• Nomor induk karyawan : [....]
• Jabatan : [....]
• Divisi / bagian : [....]
• Dengan surat ini saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya di [nama perusahaan] atas kemauan sendiri, tanpa paksaan dari pihak mana pun, terhitung efektif mulai tanggal [....].
• Surat ini saya sampaikan [....] hari sebelum tanggal efektif sesuai ketentuan perjanjian kerja / peraturan perusahaan.
• Sampai tanggal tersebut saya akan tetap melaksanakan tugas dan membantu serah terima pekerjaan kepada [nama/jabatan].
• Saya mohon agar hak-hak saya, yaitu upah terakhir dan hak lain yang berlaku, diselesaikan sesuai ketentuan.
• Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan kerja sama selama ini.
• Hormat saya,
• [tanda tangan] [nama terang]
• Tembusan: [....], bila ada.

Penjelasan tiap bagian

Tanggal dan tujuan. Tulis tanggal surat dibuat. Alamatkan kepada atasan langsung dan bagian sumber daya manusia agar tidak ada yang merasa dilewati.

Perihal. Cukup "Pengunduran Diri". Tidak perlu panjang.

Identitas. Nama, nomor induk karyawan, jabatan, dan divisi mempermudah bagian personalia mengurus data.

Pernyataan mundur dan sukarela. Kalimat "atas kemauan sendiri, tanpa paksaan" penting. Ini memperjelas bahwa pekerja yang memutuskan. Jangan tulis kalimat ini bila Anda sebenarnya ditekan untuk mundur. Bila ada tekanan, simpan buktinya dan konsultasikan dahulu.

Tanggal efektif. Tulis tanggal pasti, bukan "secepatnya". Hitung jangka pemberitahuan sesuai kontrak.

Serah terima. Menyatakan kesiapan serah terima menunjukkan itikad baik dan menjaga reputasi.

Hak terakhir. Satu kalimat netral cukup. Rincian bisa dibahas lewat sumber daya manusia, dan diminta tertulis.

Alasan. Alasan tidak wajib dicantumkan. Bila ingin, tulis singkat, netral, dan tidak menyerang. Surat yang memuat tuduhan dapat dipakai terhadap Anda.

Langkah praktis saat resign

1. Baca kontrak dan peraturan perusahaan. Cari ketentuan jangka pemberitahuan, ikatan dinas, dan ganti rugi.
2. Hitung tanggal. Tentukan tanggal efektif yang memenuhi jangka pemberitahuan.
3. Tulis surat. Gunakan kerangka di atas, singkat dan sopan.
4. Serahkan dengan bukti. Minta tanda terima bertanda tangan dan stempel atau konfirmasi tertulis. Surel juga baik, dengan salinan fisik.
5. Bicarakan dengan atasan. Sampaikan secara langsung, lalu serahkan surat.
6. Serah terima pekerjaan. Buat daftar tugas, dokumen, dan akses.
7. Kembalikan barang perusahaan. Laptop, kartu akses, seragam, dan sebagainya. Minta tanda terima.
8. Hitung hak akhir. Minta rincian upah terakhir, sisa cuti yang dapat diuangkan, dan hak lain.
9. Minta surat keterangan kerja. Surat ini berguna untuk pekerjaan berikutnya.
10. Periksa jaminan sosial. Pastikan status kepesertaan dan hak terkait diselesaikan.

Tenggat pemberitahuan dan hal yang sering membingungkan

Banyak pekerja bertanya apakah boleh mundur mendadak. Dalam praktik, mundur tanpa memenuhi jangka pemberitahuan dapat memunculkan konsekuensi, misalnya klaim ganti rugi menurut perjanjian atau penahanan hak tertentu yang sah. Sebaliknya, perusahaan tidak boleh menahan pekerja terus-menerus. Bila perusahaan menolak menerima surat atau memperlambat tanpa alasan, pekerja dapat menyampaikan surat melalui jalur lain yang terbukti diterima, lalu mengonsultasikannya.

Ada juga pertanyaan soal ikatan dinas, yaitu perjanjian bahwa pekerja yang dibiayai pelatihan wajib bekerja beberapa waktu atau mengganti biaya bila keluar lebih awal. Ikatan dinas berlaku bila dibuat dengan jelas dan wajar. Baca isinya sebelum menyerahkan surat. Terakhir, perselisihan soal hak setelah resign diselesaikan melalui perundingan lebih dulu, lalu mediasi di dinas ketenagakerjaan, sebagaimana dijelaskan dalam perselisihan hubungan industrial, tahapan.

Variasi surat untuk situasi yang berbeda

Mundur dengan jangka pemberitahuan lebih singkat. Kadang pekerja perlu berhenti lebih cepat, misalnya karena alasan keluarga. Surat sebaiknya meminta kesepakatan, bukan memberi tahu sepihak. Tambahkan kalimat: "Bila perusahaan berkenan, saya mohon tanggal efektif dipercepat menjadi [....]. Saya siap membantu serah terima sebelum tanggal itu." Kesepakatan yang disetujui perusahaan sebaiknya dibalas tertulis.

Mundur saat masih terikat kontrak PKWT. Tulis rujukan pada nomor kontrak dan sisa masa kontrak. Tambahkan permohonan agar dibahas ketentuan ganti rugi atau pembebasan, bila ada. Jangan berasumsi ketentuan itu otomatis berlaku, karena harus dilihat dari kontrak.

Mundur karena hak tidak dipenuhi. Jika alasan mundur adalah upah tidak dibayar atau perlakuan yang melanggar peraturan, jangan langsung menulis surat resign biasa. Cara hukum lain, seperti permohonan PHK ke pengadilan hubungan industrial dengan alasan tertentu, dapat memberi hak berbeda. Konsultasikan dahulu ke dinas ketenagakerjaan atau advokat sebelum menyerahkan surat.

Mundur saat sedang sakit atau cuti. Sampaikan surat secara tertulis dan minta konfirmasi tanggal efektif. Pastikan hak cuti dan jaminan kesehatan dibahas dalam penyelesaian akhir.

Mundur karena pindah ke pekerjaan baru. Jangan menuliskan nama perusahaan baru bila tidak perlu. Cukup menyatakan akan melanjutkan karier di tempat lain bila ingin menjelaskan.

Setelah surat diserahkan

Beberapa hal terjadi setelah surat diterima. Perusahaan biasanya mengadakan wawancara akhir, meminta pengembalian aset, dan menyiapkan perhitungan hak. Pekerja boleh bertanya bagaimana perhitungan dilakukan dan meminta rinciannya tertulis. Bila angka berbeda dengan perkiraan Anda, bandingkan dengan kontrak, slip upah, dan catatan cuti.

Pekerja juga perlu menyimpan salinan kontrak, slip upah, dan surat keterangan kerja minimal beberapa tahun. Dokumen itu berguna bila kelak ada pertanyaan tentang masa kerja atau hak jaminan sosial. Jangan menghapus akun atau berkas pribadi di perangkat kantor tanpa izin, dan jangan membawa data perusahaan keluar. Membawa data rahasia dapat menimbulkan masalah hukum tersendiri.

Kesalahan umum

Contoh: Seorang staf administrasi menerima tawaran pekerjaan baru. Ia membaca kontraknya dan menemukan pemberitahuan satu bulan. Ia menyerahkan surat singkat dengan tanggal efektif tepat satu bulan kemudian, meminta tanda terima, dan membuat daftar serah terima. Pada hari terakhir, ia menerima upah terakhir dan surat keterangan kerja tanpa masalah.

Contoh: Seorang pekerja kontrak mundur setelah sembilan bulan dari kontrak satu tahun. Kontraknya memuat klausul ganti rugi bila berhenti lebih awal. Ia berbicara dengan bagian sumber daya manusia, dan keduanya menyepakati tanggal berhenti dan penyelesaian secara tertulis, sehingga tidak ada tuntutan setelahnya.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

Aturan pengunduran diri sebelumnya tercantum dalam UU Ketenagakerjaan 2003 yang mengatur syarat pemberitahuan tertulis. Setelah UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021, hak pekerja yang mundur dirumuskan ulang dan rujukan teknis ada di PP tersebut. UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang disahkan DPR pada 6 Oktober 2026 belum berlaku, sehingga aturan di atas tetap menjadi pegangan saat ini. Pantau perkembangan dan periksa teks resmi.

Catatan tentang etika berpisah

Cara berpisah dengan perusahaan memengaruhi reputasi profesional. Tetap sopan dalam surat dan percakapan, selesaikan tugas yang tertunda sebisa mungkin, dan dokumentasikan serah terima. Hindari membawa atau menyebarkan dokumen internal perusahaan. Bila Anda kelak membutuhkan referensi, hubungan baik dengan atasan lama sangat membantu. Di sisi lain, jangan mengorbankan hak Anda demi kesan baik. Hak upah dan hak lain tetap dapat diminta secara sopan dan tertulis.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah resign wajib satu bulan sebelumnya? Aturan ketenagakerjaan mensyaratkan pemberitahuan tertulis paling lambat sekitar tiga puluh hari sebelum tanggal efektif, dan perjanjian atau peraturan perusahaan dapat menetapkan jangka lebih panjang. Periksa kontrak dan peraturan perusahaan Anda.

Apakah resign berhak pesangon? Pada umumnya tidak, tetapi bisa ada uang penggantian hak dan hak lain bila diatur. Periksa peraturan dan perjanjian.

Bolehkah perusahaan menolak surat pengunduran diri? Pengunduran diri adalah hak pekerja. Perusahaan boleh meminta serah terima yang wajar, tetapi tidak boleh menahan pekerja tanpa dasar.

Bagaimana kalau perusahaan tidak membayar hak terakhir? Sampaikan permintaan tertulis, lalu tempuh perundingan dan mediasi di dinas ketenagakerjaan. Untuk menagih upah yang tertunda, lihat pula phk karena mangkir dan dianggap mengundurkan diri.

Ringkasan

• Surat resign singkat, sopan, sukarela, dengan tanggal efektif pasti.
• Cek kontrak untuk jangka pemberitahuan, ikatan dinas, dan ganti rugi.
• Minta tanda terima dan buat serah terima tertulis.
• Pesangon umumnya tidak ada, tetapi hak akhir seperti upah terakhir tetap harus diselesaikan.
• Jangan menandatangani pengunduran diri karena ditekan tanpa konsultasi.
• Contoh ini harus disesuaikan dengan kontrak Anda.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Baca juga

• PHK dan pengunduran diri tidak boleh tertukar di atas kertas
• Kontrak Kerja (PKWT): Batas Waktu, Hak, dan Yang Harus Diperhatikan
• Tahapan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial: Bipartit sampai Pengadilan
• PHK karena Mangkir: Aturan Lima Hari Kerja dan Hak yang Tersisa
• Surat Peringatan SP1, SP2, SP3: Tahapan, Masa Berlaku, dan Hak Pekerja

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.