Contoh Surat Keterangan Kerja (Paklaring) dan Cara Mengisinya

Apa itu surat keterangan kerja dan paklaring

Paklaring berasal dari kata Belanda yang berarti keterangan. Dalam praktik, istilah ini dipakai untuk surat dari perusahaan tentang pengalaman kerja seseorang. Ada dua jenis yang sering dicampur.

Keduanya bukan surat rekomendasi. Rekomendasi memuat penilaian perusahaan atas kualitas kerja. Paklaring pada dasarnya hanya memuat fakta. Pembahasan umum tentang paklaring ada di surat keterangan kerja (paklaring).

Aturan dalam bahasa sehari-hari

• Hukum perdata Indonesia sejak lama memuat kewajiban pemberi kerja untuk memberi surat keterangan pada pekerja yang hubungan kerjanya berakhir. Periksa teks resmi KUHPerdata mengenai perjanjian kerja.
• Surat umumnya memuat sifat atau jenis pekerjaan dan lama bekerja. Penilaian kinerja bukan keharusan, kecuali diminta pekerja dan disepakati.
• Pemberi kerja tidak boleh menjadikan paklaring sebagai alat tekan. Menahan paklaring karena pekerja menuntut hak, atau karena pekerja berhenti, sering dipersoalkan.
• Pekerja wajib menyelesaikan tanggung jawab kerja yang wajar, misalnya serah terima tugas dan pengembalian inventaris. Tetapi kewajiban itu terpisah dari hak atas surat keterangan.
• Isi surat harus benar. Keterangan yang dipalsukan dapat berakibat pidana. Kitab Undang-Undang Hukum Pidana baru berlaku sejak 2 Januari 2026, sehingga periksa teks resmi bila ada dugaan pemalsuan.
• Keterangan negatif yang tidak benar tentang bekas pekerja dapat menimbulkan sengketa pencemaran nama baik atau perbuatan melawan hukum. Fakta lebih aman daripada opini.
• Penahanan ijazah asli adalah persoalan terpisah. Lihat ijazah asli ditahan pemberi kerja.

Kerangka surat keterangan kerja yang dapat disesuaikan

Berikut kerangka umum. Gunakan kop surat perusahaan. Tanda [....] harus diganti dengan data Anda.

• [KOP SURAT PERUSAHAAN: nama, alamat, nomor telepon]
• SURAT KETERANGAN KERJA
• Nomor: [....]
• Yang bertanda tangan di bawah ini:
• Nama : [Nama Lengkap]
• Jabatan : [....]
• Perusahaan : [Nama Perusahaan]
• Dengan ini menerangkan bahwa:
• Nama : [Nama Lengkap Pekerja]
• Nomor induk karyawan : [....]
• Tempat dan tanggal lahir : [....]
• Alamat : [....]
• Adalah benar [sedang bekerja/pernah bekerja] di perusahaan kami sebagai [jabatan] pada [bagian/divisi], terhitung sejak tanggal [....] sampai dengan tanggal [....] / sampai dengan saat ini.
• Status kerja : [tetap/kontrak/lainnya].
• Selama bekerja, yang bersangkutan [menjalankan tugas pokok berupa ....].
• Hubungan kerja berakhir karena [pengunduran diri/berakhirnya kontrak/lainnya], dengan [tanpa/dengan] ketentuan lain yang perlu dicatat: [....].
• [Opsional: penghasilan per bulan Rp ...., dicantumkan atas permintaan yang bersangkutan.]
• Surat keterangan ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan [....] dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.
• [Kota], [tanggal] [bulan] [tahun]
• [Nama Perusahaan]
• [tanda tangan dan cap perusahaan] [Nama Lengkap] [Jabatan]

Penjelasan tiap bagian

Kop surat dan nomor. Kop membuktikan surat berasal dari perusahaan. Nomor surat membantu pengarsipan dan pengecekan keaslian.

Identitas penanda tangan. Tulis nama dan jabatan pejabat yang berwenang, biasanya manajer SDM atau direksi. Surat yang ditandatangani orang yang tidak berwenang mudah dipertanyakan.

Identitas pekerja. Gunakan nama sesuai KTP dan nomor induk karyawan. Cantumkan alamat bila diperlukan penerima surat.

Jabatan dan masa kerja. Ini inti paklaring. Tulis tanggal mulai dan berakhir dengan benar. Kesalahan tanggal sering menyulitkan pekerja saat verifikasi di tempat kerja baru.

Status kerja. Sebutkan apakah tetap atau kontrak. Ini penting bagi pihak yang menilai, misalnya bank.

Tugas pokok. Satu atau dua kalimat cukup. Hindari penilaian subjektif.

Alasan berakhir. Tidak wajib, tetapi dapat dimuat bila netral dan benar. Hindari tuduhan, kecuali ada putusan atau keputusan resmi yang dapat dibuktikan.

Penghasilan. Dicantumkan hanya bila pekerja memintanya, misalnya untuk kredit. Pemberi kerja sebaiknya meminta persetujuan tertulis karena itu data pribadi.

Tujuan. Kalimat tujuan mencegah surat dipakai di luar maksudnya.

Tanda tangan dan cap. Tanda tangan basah atau elektronik tersertifikasi, ditambah cap perusahaan sesuai kebiasaan.

Daftar lampiran yang lazim

• Permintaan tertulis dari pekerja, bisa berupa surel atau formulir.
• Salinan perjanjian kerja atau surat pengangkatan.
• Bukti serah terima tugas dan pengembalian inventaris, bila hubungan kerja berakhir.
• Salinan surat pengunduran diri atau pemberitahuan PHK, bila relevan.
• Salinan KTP pekerja untuk pencocokan data.

Langkah praktis bagi pekerja

1. Minta secara tertulis. Kirim surel atau formulir ke HRD dan simpan buktinya.
2. Sebutkan kebutuhan. Jelaskan apakah Anda butuh paklaring, surat keterangan penghasilan, atau keduanya.
3. Selesaikan serah terima. Ini mempercepat proses dan menghilangkan alasan penundaan.
4. Periksa isi. Cek nama, jabatan, dan tanggal sebelum meninggalkan kantor.
5. Minta perbaikan bila keliru. Mintalah surat direvisi, bukan dicoret tangan.
6. Simpan salinan. Simpan juga bukti penyerahan.
7. Bila ditolak, ikuti langkah di bagian berikutnya.

Bila perusahaan menolak memberi paklaring

Beberapa langkah bertahap berikut lazim ditempuh.

1. Ajukan permintaan tertulis ulang dan sebutkan tenggat yang wajar.
2. Ajak perundingan dengan atasan atau HRD. Perundingan dua pihak ini disebut bipartit. Lihat contoh permohonan perundingan bipartit.
3. Bila macet, laporkan ke pengawas ketenagakerjaan. Lihat contoh pengaduan ke pengawas ketenagakerjaan.
4. Bila masih macet, tanyakan kepada advokat apakah perlu menempuh jalur perselisihan hubungan industrial.
5. Sementara itu, kumpulkan bukti lain yang menunjukkan masa kerja, seperti slip gaji, kartu BPJS, dan perjanjian kerja.

Penyesuaian untuk keperluan khusus

Isi surat dapat disesuaikan menurut tujuan, tanpa mengubah fakta.

• Untuk melamar kerja. Cukup jabatan, tugas pokok, dan masa kerja. Penerima biasanya menghubungi perusahaan untuk memverifikasi.
• Untuk kredit atau sewa. Penerima membutuhkan status kerja aktif dan penghasilan. Cantumkan penghasilan hanya atas permintaan pekerja.
• Untuk visa atau keperluan luar negeri. Kedutaan sering meminta surat berbahasa Inggris, lengkap dengan izin cuti. Tanyakan format yang diminta, dan gunakan terjemahan yang akurat.
• Untuk kelengkapan jaminan sosial. Surat dapat menyebut nomor kepesertaan, bila pekerja menyetujuinya.

Catatan untuk bagian SDM

Perusahaan yang menerbitkan surat dalam jumlah banyak dapat membuat prosedur sederhana. Tetapkan siapa yang berwenang menandatangani, berapa hari kerja penerbitan, dan bagaimana verifikasi keaslian dilakukan. Catat setiap surat dalam buku register atau sistem. Bila ada permintaan verifikasi dari pihak luar, jawab hanya data yang relevan dan sudah disetujui pekerja. Tindakan sederhana ini mengurangi sengketa dan menjaga nama baik perusahaan.

Satu hal lagi layak diingat. Surat keterangan kerja tidak menggantikan dokumen lain yang kadang diminta penerima, seperti slip gaji, bukti potong, atau surat rekomendasi. Tanyakan lebih dahulu dokumen apa yang sebenarnya dibutuhkan, agar Anda tidak bolak-balik meminta surat yang berbeda.

Kesalahan umum

Kapan perlu advokat

Surat keterangan kerja pada dasarnya urusan administratif. Gunakan advokat bila:

• perusahaan menolak berkali-kali meski sudah diminta tertulis;
• surat memuat tuduhan yang merugikan nama baik;
• paklaring dijadikan syarat untuk melepas hak lain secara tidak wajar;
• ada perselisihan PHK yang lebih luas. Lihat di-PHK, panduan lengkap;
• perusahaan ingin membuat kebijakan penerbitan surat keterangan yang baku.

Contoh penerapan

Contoh: Seorang staf administrasi mengundurkan diri setelah empat tahun. Ia mengirim surel ke HRD berisi permintaan paklaring dan menyebutkan keperluan melamar kerja. Ia menyerahkan laptop dan menandatangani serah terima. HRD menerbitkan surat dengan kop, nomor, jabatan, dan masa kerja yang benar dalam beberapa hari. Staf itu memeriksa tanggal, lalu menyimpan salinannya.

Contoh: Seorang pekerja berhenti dan meminta paklaring, tetapi atasan berkata surat baru diberikan bila ia membayar ganti rugi yang tidak jelas dasarnya. Pekerja menyimpan permintaannya, meminta rincian tertulis, dan mengadukan hal itu ke pengawas bila tetap ditolak. Pelajarannya, pisahkan hak atas surat keterangan dari tuntutan lain, dan kumpulkan bukti.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

Kewajiban memberi surat keterangan bersumber pada ketentuan perdata yang sudah lama berlaku dan relatif stabil. Yang berubah adalah praktik: tanda tangan elektronik, verifikasi daring oleh pemberi kerja baru, dan perlindungan data pribadi. Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) menuntut kehati-hatian dalam mencantumkan data seperti gaji. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Pantau apakah undang-undang itu mengatur hal ini secara khusus.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan wajib memberi paklaring? Ketentuan perdata mengenai perjanjian kerja memuat kewajiban memberi surat keterangan kepada pekerja yang hubungan kerjanya berakhir. Periksa teks resmi dan peraturan perusahaan untuk rincian.

Apakah paklaring harus memuat gaji? Tidak. Gaji dimuat hanya bila pekerja memintanya untuk keperluan tertentu. Itu data pribadi sehingga perlu izin.

Bolehkah perusahaan menahan paklaring karena pekerja belum menyerahkan inventaris? Serah terima adalah kewajiban pekerja, tetapi menahan surat sebagai alat tekan sering dipersoalkan. Lebih baik kedua urusan diselesaikan terpisah dan tertulis.

Apakah surat keterangan kerja bisa dibuat elektronik? Bisa, dengan tanda tangan elektronik yang diakui, bila penerima surat menerimanya. Tanyakan kepada pihak penerima.

Ringkasan

• Paklaring adalah surat dari perusahaan yang menerangkan fakta masa kerja dan jabatan.
• Isi surat harus benar, netral, dan tanpa penilaian yang tak terbukti.
• Pekerja sebaiknya meminta secara tertulis dan menyimpan buktinya.
• Gaji dicantumkan hanya atas permintaan pekerja.
• Bila ditolak, tempuh bipartit, pengaduan ke pengawas, lalu konsultasi advokat.
• Contoh dalam artikel harus disesuaikan dengan fakta dan hukum yang berlaku.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek), bagian perjanjian kerja
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Surat Keterangan Kerja (Paklaring): Hak Pekerja Setelah Berhenti dan Cara Menagihnya
• Ijazah Asli Ditahan Pemberi Kerja: Sikap Hukum dan Langkah Pekerja
• Mengundurkan Diri dari Pekerjaan: Hak yang Tetap Didapat
• PHK dan pengunduran diri tidak boleh tertukar di atas kertas
• Hak Pesangon PHK: Berapa yang Seharusnya Anda Terima?

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.