Tanggung Jawab Hukum Penggunaan AI di Tempat Kerja

Apa itu AI generatif dan siapa yang terkena

AI generatif adalah jenis kecerdasan buatan yang membuat konten baru, seperti teks, gambar, atau kode, berdasarkan perintah yang diketik pengguna. Perintah itu disebut prompt. Isi prompt dan berkas yang diunggah dapat disimpan atau diproses oleh penyedia layanan, tergantung ketentuan layanannya.

Yang terkena persoalan ini adalah semua pihak di tempat kerja. Karyawan, karena ia yang mengetik dan memakai hasil. Perusahaan, karena ia pemberi kerja dan sering pemegang data pelanggan. Klien atau pelanggan, karena data dan rahasianya bisa terlibat. Pihak ketiga yang karyanya ikut terpakai juga terkena. Gambaran besar aturan AI ada pada kecerdasan buatan dan hukum Indonesia.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada pasal yang berbunyi "karyawan dilarang memakai AI". Yang ada adalah kewajiban umum yang tetap berlaku ketika AI dipakai.

Kerahasiaan. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB) lazimnya memuat kewajiban menjaga rahasia perusahaan. Memasukkan dokumen rahasia ke alat AI publik dapat dianggap membocorkan rahasia, terutama bila penyedia layanan boleh menyimpan atau memakai data itu. Rahasia dagang juga punya perlindungan sendiri dalam UU Rahasia Dagang, dengan syarat informasinya memang dijaga kerahasiaannya.

Data pribadi. Daftar pelanggan, data pelamar, data karyawan, dan rekam medis adalah data pribadi. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pengendali data punya dasar sah dan pengamanan yang memadai. Mengunggah data itu ke alat pihak ketiga tanpa dasar sah dapat menjadi pelanggaran. Lihat kewajiban pengendali data pribadi menurut UU PDP.

Hak cipta dan kekayaan intelektual. Karya yang dibuat karyawan dalam hubungan kerja umumnya dikuasai pemberi kerja menurut aturan hak cipta dan perjanjian. Memakai keluaran AI yang mirip karya orang lain berisiko pelanggaran hak cipta.

Tanggung jawab atas pekerjaan. Kewajiban bekerja dengan cermat tetap ada. Alasan "itu dibuat AI" tidak menghapus tanggung jawab. Dalam hukum perdata, perusahaan dapat bertanggung jawab atas kerugian pihak ketiga yang ditimbulkan karyawan dalam menjalankan tugas, sesuai prinsip tanggung jawab majikan atas bawahan dalam KUH Perdata.

Siapa yang menanggung bila hasil AI salah

Gambaran umum, bukan kepastian putusan:

Sanksi internal terhadap karyawan harus mengikuti aturan ketenagakerjaan: peringatan bertahap sesuai peraturan perusahaan, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) hanya dengan alasan yang sah serta prosedur yang benar. Pembahasan umumnya ada pada panduan PHK, pesangon, dan langkah dari bipartit sampai pengadilan hubungan industrial. Uraian tidak mengubah fakta bahwa aturan ketenagakerjaan sedang berkembang; periksa perkembangan terbaru.

Langkah praktis bagi karyawan

1. Baca kebijakan perusahaan. Cari aturan tentang alat AI, keamanan informasi, dan kerahasiaan. Jika belum ada, tanyakan secara tertulis kepada atasan atau bagian kepatuhan.
2. Pilah data. Bagi informasi menjadi tiga: umum (boleh), internal (hati-hati), rahasia atau pribadi (jangan diunggah ke alat publik).
3. Samarkan bila perlu. Hapus nama, nomor identitas, alamat, dan angka sensitif. Ganti dengan inisial atau nama fiktif.
4. Gunakan alat yang disetujui. Alat versi perusahaan yang punya perjanjian pelindungan data lebih aman daripada akun pribadi gratis.
5. Periksa keluaran. Cek fakta, pasal, angka, dan kutipan. Model AI bisa menghasilkan rujukan yang tampak meyakinkan tetapi tidak ada.
6. Simpan jejak. Catat pemakaian AI untuk pekerjaan penting, siapa yang memeriksa, dan tanggalnya.
7. Lapor bila bocor. Jika terlanjur mengunggah data sensitif, beri tahu atasan atau bagian teknologi informasi hari itu juga.

Langkah praktis bagi perusahaan

Perusahaan sebaiknya menyusun kebijakan penggunaan AI yang tertulis. Isinya: alat yang diizinkan, jenis data yang dilarang, kewajiban memeriksa hasil, larangan memakai AI untuk keputusan SDM tanpa peninjauan manusia, dan mekanisme pelaporan insiden. Kebijakan itu perlu disosialisasikan dan dicatat penerimaannya, misalnya dengan tanda tangan atau konfirmasi elektronik.

Jika kebijakan dimasukkan ke peraturan perusahaan, perhatikan prosedur pembuatannya menurut aturan ketenagakerjaan, termasuk pengesahan. Kebijakan yang hanya berupa pengumuman lisan lemah bila nanti dijadikan dasar sanksi. Untuk perusahaan yang mengolah data pribadi, tambahkan penilaian dampak dan kontrak pemrosesan data dengan penyedia alat.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan inti tentang kerahasiaan, kewajiban hati-hati, dan hak cipta relatif stabil. Perubahan yang paling berpengaruh adalah UU PDP, yang sudah berlaku penuh sejak masa transisinya berakhir pada Oktober 2024. Dampaknya bagi kantor: pemakaian alat AI untuk memproses data karyawan atau pelanggan kini harus mengikuti kewajiban pengendali dan prosesor data. Status lembaga pengawas data pribadi perlu dicek pada sumber resmi terbaru.

Di bidang ketenagakerjaan, DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, dan menurut informasi yang dikutip media undang-undang itu baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Nomor dan naskah resminya belum dapat dipastikan, sehingga aturan PHK dan hubungan kerja yang berlaku saat ini tetap menjadi rujukan sementara. Periksa teks resmi sebelum bertindak.

Kesalahan umum

Contoh: draf somasi yang dibuat dengan bantuan AI

Contoh: Rudi (fiktif), staf hukum sebuah perusahaan distribusi, meminta alat AI publik menyusun draf somasi dan menempelkan seluruh kontrak berikut nama serta alamat rekanan. Hasil draf mengutip dua pasal yang ternyata tidak relevan. Atasannya menemukan hal itu sebelum surat terkirim. Perusahaan lalu menilai dua hal: kesalahan substansi yang masih bisa dikoreksi, dan pengunggahan kontrak yang melanggar kebijakan kerahasiaan. Karena kebijakan tertulis sudah ada dan Rudi menerimanya, perusahaan memberi peringatan sesuai tahapan di peraturan perusahaan, bukan langsung PHK. Perusahaan juga menilai apakah rekanan perlu diberi tahu. Cerita ini fiktif dan bukan jaminan hasil.

Pembuktian dan jejak digital

Jika terjadi sengketa, bukti yang berguna meliputi kebijakan penggunaan AI, tanda terima karyawan, catatan akses, riwayat aktivitas pada alat resmi, dan komunikasi internal. Bukti elektronik dapat dipakai, asalkan dapat dipertanggungjawabkan keasliannya. Karyawan yang dituduh sebaiknya meminta salinan aturan dan bukti yang dipakai, mencatat kronologi, dan tetap bersikap kooperatif. Perselisihan hubungan kerja biasanya dimulai dari perundingan bipartit, lalu mediasi, sebelum ke pengadilan hubungan industrial.

Isi kebijakan AI kantor yang layak dimiliki

Kebijakan yang baik tidak harus panjang. Yang penting jelas dan dapat dijalankan. Beberapa unsur yang lazim: tujuan kebijakan, ruang lingkup (siapa dan alat apa), daftar alat yang disetujui, klasifikasi data (umum, internal, rahasia, pribadi), larangan yang tegas, kewajiban verifikasi hasil, pembagian tanggung jawab, prosedur pelaporan insiden, serta sanksi yang merujuk pada peraturan perusahaan. Tambahkan juga pelatihan singkat agar karyawan benar-benar paham.

Dua hal sering terlupa. Pertama, kebijakan perlu ditinjau berkala karena fitur alat AI berubah cepat. Kedua, kebijakan harus konsisten dengan kontrak yang sudah ada dengan klien. Beberapa klien melarang pemakaian alat pihak ketiga terhadap data mereka, dan pelanggaran klausul itu dapat menjadi wanprestasi, yaitu ingkar janji dalam perjanjian. Pembahasan wanprestasi ada pada wanprestasi dan somasi, panduan menagih utang lewat jalur perdata.

Pekerja lepas, magang, dan konsultan

Aturan kerahasiaan tidak hanya mengikat karyawan tetap. Pekerja lepas, tenaga magang, dan konsultan biasanya terikat perjanjian kerahasiaan atau non-disclosure agreement (NDA). Memasukkan bahan klien ke alat AI tanpa izin dapat melanggar NDA itu. Karena hubungan mereka diatur kontrak perdata dan bukan selalu hubungan kerja, sanksinya berupa ganti rugi atau pemutusan kontrak, bukan PHK. Karena itu, pihak yang memakai jasa mereka sebaiknya menyebut aturan AI secara eksplisit dalam kontrak.

Profesi yang terikat kode etik

Advokat, notaris, akuntan, dokter, dan profesi lain terikat kode etik dan kewajiban menjaga rahasia klien atau pasien. Bagi mereka, memasukkan data klien ke alat AI publik berisiko melanggar kode etik, di luar risiko hukum umum. Organisasi profesi dapat mengeluarkan pedoman sendiri. Periksa pedoman organisasi profesi Anda sebelum memakai AI untuk pekerjaan yang menyangkut rahasia jabatan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah atasan melarang karyawan memakai AI? Boleh, selama larangannya wajar, diketahui karyawan, dan sesuai perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Pelanggaran dapat dikenai sanksi bertahap.

Apakah karyawan bisa dipidana karena hasil AI salah? Kesalahan biasa tidak otomatis pidana. Pidana mensyaratkan unsur perbuatan dan kesalahan, misalnya sengaja memalsukan atau membocorkan rahasia secara melawan hukum. Kesalahan kerja umumnya diselesaikan lewat sanksi internal dan ganti rugi perdata.

Siapa pemilik hasil karya AI yang dibuat saat bekerja? Umumnya perjanjian kerja menentukan hak atas hasil kerja. Untuk keluaran AI, status hak ciptanya masih menimbulkan pertanyaan, sehingga ketentuan kontrak dan ketentuan layanan alat perlu dibaca.

Apakah perusahaan wajib memberi tahu pelamar bila seleksi memakai AI? Tidak ada ketentuan tunggal yang dapat dikutip di sini. Namun UU PDP memberi hak keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pemrosesan otomatis, sehingga transparansi sangat dianjurkan. Periksa teks resmi.

Ringkasan

• AI di kantor tidak dilarang undang-undang, tetapi kewajiban kerahasiaan, data pribadi, dan kehati-hatian tetap berlaku.
• Tanggung jawab melekat pada manusia dan perusahaan, bukan alat.
• Jangan unggah data rahasia atau pribadi ke alat publik.
• Perusahaan sebaiknya punya kebijakan AI tertulis dan prosedur sanksi yang benar.
• Aturan ketenagakerjaan sedang berubah; periksa teks resmi terbaru.

Dasar hukum

• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• UU No. 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang

Baca juga

• Kecerdasan Buatan dan Hukum Indonesia: Aturan yang Berlaku Saat Ini
• Kewajiban Pengendali Data Pribadi menurut UU PDP: Panduan bagi Pelaku Usaha
• Perlindungan Data Pribadi: Hak Anda Berdasarkan UU PDP
• Foto KTP tidak dikirim ke akun yang tidak jelas

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.